Refacturer des notes de frais aux clients¶
Lorsqu’ils travaillent sur un projet pour un client, les employés doivent souvent dépenser leurs propre argent pour diverses dépenses liées au projet.
Par exemple, un employé peut avoir besoin de payer un hôtel, alors qu’il fournit un service sur site pour son client. En tant qu’entreprise, cette dépense doit être refacturée au client. Avec Odoo, ce type de dépenses peut rapidement être refacturé au client dans le cadre du projet.
Application Notes de frais¶
Pour pouvoir refacturer une dépense à un client, vous devez installer l’application Notes de frais.
Pour installer l’application Notes de frais, allez au , et cliquez sur Installer sur le bloc de l’application Notes de frais. Lorsque vous cliquez dessus, Odoo installe l’application, actualise la page et revient au tableau de bord principal.
Ajouter des dépenses aux commandes¶
Pour commencer, confirmez une commande dans l’application Ventes, à laquelle vous pouvez ajouter une dépense refacturée. Vous pouvez également créer une nouvelle commande à partir de zéro. Pour ce faire, allez à l’application . Cette opération fait apparaître un formulaire de devis vierge.
Ajoutez ensuite un Client, et ajoutez un produit à l’onglet Lignes de commande en cliquant sur Ajouter un produit. Sélectionnez ensuite un produit dans le menu déroulant.
Cliquez sur Confirmer pour confirmer la commande.
Une fois la commande confirmée, il est temps de créer une note de frais.
Pour ce faire, allez à l’application Notes de frais via le .
Ensuite, dans le tableau de bord des Notes de frais, cliquez sur Nouveau pour ouvrir une note de frais vierge.
Sur la note de frais, ajoutez une Description pour facilement référencer la dépense.
Ensuite, dans le champ Catégorie, sélectionnez l’une des options suivantes dans le menu déroulant :
Communication : toute forme de communication liée à un projet/une commande.
Autres : une dépense qui ne rentre dans aucune autre catégorie.
repas : toute forme de frais de repas liés à un projet/une commande.
Cadeaux : toute forme de frais de cadeaux liés à un projet/une commande.
Kilométrage : toute for de frais de carburant liés à un projet/une commande.
Voyage & Hébergement : toute forme de frais de voyage ou d’hébergement liés à un projet/une commande.
Astuce
Vous pouvez créer de nouvelles catégories de dépenses à partir d’une note de frais en cliquant sur le menu déroulant du champ Catégorie, en sélectionnant Voir tout, et en cliquant sur Nouveau dans la fenêtre contextuelle Recherche : Catégorie.
Pour cet exemple de flux, qui refacture un client pour un bref séjour à l’hôtel, la Catégorie est [TRANS & ACC] Voyage & Hébergement.
Note
L’exemple suivant nécessite que les applications Ventes, Comptabilité et Notes de frais soient installées pour pouvoir voir/modifier tous les champs mentionnés dans le flux.
Sous le champ Catégorie, saisissez le montant que vous voulez refacturer dans le champ Total.
Ensuite, précisez s’il y a des Taxes comprises dans le montant Total. Si un montant de taxe préconfiguré est sélectionné dans le champ Taxes comprises, Odoo calcule automatiquement le montant taxé, en fonction du montant saisi dans le champ Total.
Choisissez ensuite l”Employé qui était responsable de la dépense et choisissez une option dans le champ Payé par : Employé (à rembourser) ou Société.
Dans ce cas, notre employé a payé l’hôtel de son propre argent, donc il faut choisir l’option Employé (à rembourser).
Sur la partie droite de la note de frais, il est possible d’ajouter une Référence de facture. En dessous, les champs Date de la dépense et Compte se remplissent automatiquement.
Note
Vous pouvez modifier les champs Date de la dépense et Compte, si vous le voulez.
Ensuite, dans le champ Client à refacturer, cliquez sur le champ vierge pour faire apparaître un menu déroulant. Dans ce menu déroulant, sélectionnez la commande appropriée à laquelle cette dépense doit être ajoutée. Ce champ doit être complété, pour pouvoir refacturer cette dépense à un client.
Enfin, il est possible de modifier les champs Distribution analytique et Société. Ces champs ne sont pas obligatoires pour compléter une dépense refacturée à un client, mais peuvent être modifiés si nécessaire.
En outre, au bas de la note de frais, il y a une section Notes…, dans laquelle toute note relative à cette note de frais peut être ajoutée, si nécessaire.
En haut de la note de frais, il y a des boutons pour Joindre le reçu, Créer le rapport, et Fractionner la note de frais.
Si vous devez joindre un reçu physique ou numérique à la dépense, cliquez sur Joindre le reçu.
Si le coût de cette dépense doit être fractionné, cliquez sur Fractionner la note de frais. Cette option peut être utilisée pour plusieurs raisons (diviser la note avec un autre employé, prendre en compte des taux d’imposition différents, etc.).
Si aucune de ces options n’est nécessaire, cliquez sur Créer le rapport pour confirmer la note de frais qui vient d’être configurée.
Cette opération fait apparaître un Résumé de la note de frais pour la nouvelle dépense.
Après avoir validé les détails de la note de frais, cliquez sur Soumettre au manager. La note de frais sera envoyée au manager, qui examinera la dépense.
Le manager en charge d’examiner et d’approuver la note de frais vérifiera les détails de la dépense et si tout est en ordre, il cliquera sur le bouton Approuver — qui apparaît uniquement dans la vue du manager du Résumé de la note de frais que l’employé a soumis au manager.
Une fois la note de frais approuvée, les boutons en haut du Résumé de la note de frais changent à nouveau. À ce stade, les boutons en haut du Résumé de la note de frais sont les suivants : Enregistrer les pièces comptables, Rapporter dans la prochaine fiche de paie, Refuser, et Remettre en brouillon.
Lorsque le manager est d’accord avec le Résumé de la note de frais, il doit cliquer sur Enregistrer des pièces comptables.
En cliquant sur Enregistrer des pièces comptables, ce bouton disparaît et la colonne Distribution analytique de l’onglet Note de frais se remplit avec la commande initialement configurée pour la dépense dans le champ Client à refacturer.
Important
By default, the Customer to Reinvoice field is enabled for the [TRANS & ACC] Travel & Accommodation, [COMM] Communication, [FOOD] Meals, and [MIL] Mileage expense category.
It should be noted that not all of the default expense categories that come installed with the Expenses application have reinvoicing policies activated. The setting may have to be manually activated.
To do that, navigate to to view a list of all expense categories in the database.
Look in the Re-Invoice Expenses column to see which selections have been made for each expense category.
To modify an expense category, click the (right arrow) in the Category field, to reveal that specific expense from.
Under the Invoicing section, in the Re-Invoice Expenses field, select either At cost or Sales price.
Refacturer une dépense¶
Une fois ces étapes terminées, il est temps de revenir à la commande pour terminer la refacturation de la dépense au client.
Pour ce faire, allez au , et sélectionnez la commande appropriée qui doit être refacturée pour la dépense.
Sur la commande, la note de frais nouvellement configurée se trouve maintenant dans l’onglet Lignes de commande, avec sa colonne Livré remplie et prête à être facturée.
Après avoir confirmé les détails de la note de frais, cliquez sur Créer une facture en haut de la commande. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une fenêtre contextuelle Créer les factures s’ouvre.
Dans cette fenêtre, laissez le champ Créer une facture sur la sélection Facture normale par défaut et cliquez sur Créer une facture brouillon.
Cette opération fait apparaître une Facture client brouillon, qui montre uniquement la note de frais dans l’onglet Lignes de facture.
Si toutes les informations relatives à la note de frais sont correctes, cliquez sur Confirmer`pour confirmer la facture. Ceci fait passer le statut de la facture de :guilabel:`Brouillon à Comptabilisé.
Pour envoyer la facture au client, cliquez sur Envoyer & Imprimer. Une fenêtre contextuelle Envoyer s’ouvre avec un message préconfiguré et une facture en PDF dans le corps du message. Le message peut être modifié si vous le souhaitez.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer & Imprimer pour envoyer la facture au client. En cliquant sur le bouton, la fenêtre contextuelle disparaît et Odoo envoie le message/la facture au client. De plus, un PDF de la facture est automatiquement téléchargé à des fins d’archivage et/ou d’impression.
De retour sur la Facture client, cliquez sur le bouton Enregistrer un paiement lorsque le client paie la note de frais facturée.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer un paiement, une fenêtre contextuelle Enregistrer un paiement s’ouvre. Dans cette fenêtre contextuelle, les champs nécessaires sont remplis automatiquement avec les bonnes informations. Après avoir vérifié les informations, cliquez sur Créer un paiement.
Une fois que vous avez cliqué sur Créer un paiement, la fenêtre contextuelle disparaît et une bannière verte En paiement apparaît dans le coin supérieur droit de la facture, ce qui signifie que cette facture est entièrement payée. Le flux de travail est ainsi terminé.