Documentos¶

La aplicación Documentos de Odoo le permite almacenar, visualizar y gestionar archivos dentro de Odoo.

Configuración¶

Desde Documentos ‣ Configuración ‣ Ajustes puede habilitar la centralización de archivos adjuntos a un área específica de su actividad. Por ejemplo, si selecciona Recursos humanos, sus documentos de RR. HH. estarán disponibles de forma automática en el espacio de trabajo de esa área, mientras que los documentos relacionados a Nómina estarán disponibles en el subespacio de trabajo correspondiente en automático. Puede cambiar el espacio de trabajo predeterminado con el menú desplegable y editar sus propiedades si hace clic en el icono (Enlace interno).

Espacios de trabajo¶

Los espacios de trabajo son carpetas jerárquicas que tienen su propio conjunto de etiquetas y acciones. Hay espacios de trabajo predeterminados, pero puede crear los suyos propios desde Documentos ‣ Configuración ‣ Espacios de trabajo, luego debe hacer clic en Nuevo. Complete la siguiente información en la nueva página:

• Nombre

• Espacio de trabajo principal: si desea crear un subespacio de trabajo, seleccione su espacio de trabajo principal.

Hay tres pestañas disponibles: Etiquetas, Permisos de acceso y Descripción.

Etiquetas¶

En los espacios de trabajo puede utilizar etiquetas para agregar un nivel de diferenciación entre sus documentos. Estos se organizan por categoría y los filtros son útiles para ordenarlos.

En la pestaña Etiquetas haga clic en Agregar una línea, cree la categoría de la etiqueta y asígnele un nombre a sus etiquetas.

Permisos de acceso¶

Vaya a la pestaña Permisos de acceso para gestionar los permisos de su espacio de trabajo. Puede agregar grupos de escritura que pueden ver, crear y editar los documentos del espacio de trabajo, también puede agregar grupos de lectura que solo podrán ver los documentos.

Descripción¶

En la pestaña Descripción puede agregar información descriptiva al espacio de trabajo.

Gestión de documentos¶

En el panel derecho aparecen diferentes opciones al seleccionar o abrir un documento, por ejemplo:

• (Descargar).

• (Compartir esta selección): Se copia la URL al portapapeles para compartirla.

• (Reemplazar): Seleccione un nuevo archivo para reemplazar el existente. Diríjase a la parte inferior del panel ubicado a la derecha para consultar el historial y restaurar, descargar o eliminar el documento.

• (Bloquear).

• (Split);

• (Open chatter).

To modify the name of your file, edit the Name field. Click the (Move to trash) icon to delete your document.

A Contact or an Owner can be assigned. You can also modify the related Workspace and add Tags.

Hay distintas acciones disponibles en la parte inferior del panel derecho según el espacio de trabajo en el que almacena su documento.

Dividir documentos PDF¶

Seleccione el PDF que desea dividir y luego haga clic en el icono (tijeras). La nueva vista mostrará todas las páginas del documento.

Las páginas del documento se dividirán de manera predeterminada al hacer clic en Dividir. Si desea eliminar una división entre dos páginas haga clic en el icono (tijeras).

Funciones adicionales¶

Select a workspace and click the New button to access additional features:

Upload¶

You can upload any file (max 64MB per file on Odoo Online) to your Documents app. Select the workspace where you want to upload your file, click the New button, then Upload.

Solicitud¶

Puede solicitar archivos y organizarlos como documentos para recordarle a los usuarios que los descarguen.

Select the workspace where the file should be stored, click the New button, then Request. Add the Document Name and select the person you need it from in the Request To field. You can also fill in the Due Date In, confirm the Workspace the document should belong to, and add Tags and a Message. Then, click Request. A placeholder for the missing document is created in the workspace.

Cuando su documento esté disponible, haga clic en el marcador de posición para subirlo.

Puede ver todos los documentos faltantes en la vista de Actividad y en la columna Documento solicitado.

Link¶

To add a link to your documents dashboard, click Link, enter the URL, and Name it.

Hoja de cálculo¶

To create a new spreadsheet, click Spreadsheet. You can select a Blank spreadsheet or an existing template.

Compartir¶

Para hacer que un documento o un espacio de trabajo sea accesible para cualquiera debe compartir la URL.

Compartir un documento¶

To generate a share link to a document, select the document and click the Share button.

En la ventana emergente, puede nombrar el enlace para compartir, configurar una fecha de validez en el campo válido hasta. Si tiene más de un sitio web, seleccione el sitio web que desea para que el nombre de dominio correcto se vea en el URL.

Click Copy Link & Close to copy the URL to your clipboard.

Compartir espacio de trabajo¶

Puede compartir un enlace a un espacio de trabajo para permitir que los usuarios Descarguen el contenido o Descarguen y suban archivos a él.

To do so, go to the left column of your dashboard and select the workspace you want to share. You can also choose one or more tags that will be automatically added to the uploaded documents. Then, click the Share button.

In the pop-up, a share URL you can Copy is displayed. You can Name your share link and set a validity date by filling in the Valid Until field. If you own more than one site, select the Website you want so the share link reflects the right domain name.

Files upload¶

Toggle the Allow upload switch to allow users to upload files to your workspace.

Tick the Upload by Email checkbox to enable users to upload documents sent by email in the workspace.

Enter an alias in the Email Alias field. All documents sent to this email address are uploaded to the workspace using the chosen tags.

Acciones de flujo de trabajo¶

Las acciones del flujo de trabajo ayudan a gestionar documentos y operaciones empresariales. Estas son acciones automatizadas que se pueden crear y personalizar para cada espacio de trabajo, por ejemplo, puede crear, mover, firmar, agregar etiquetas a un documento y procesar facturas con solo un clic.

Cuando un documento cumple con ciertos criterios, las acciones del flujo de trabajo aparecen en el panel derecho.

Crear acciones de flujo de trabajo¶

Para actualizar una acción de flujo de trabajo o crear una nueva, vaya a Documentos ‣ Configuración ‣ Acciones y haga clic en Nuevo.

Establecer las condiciones¶

Define the Action Name and then set the conditions that trigger the appearance of the action button on the right-side panel when selecting a file.

Hay tres tipos principales de condiciones que puede establecer:

1. Etiquetas: puede usar las condiciones contiene y no contiene, lo que significa que los archivos deben tener o no deben tener las etiquetas establecidas.

2. Contacto: los archivos deben estar vinculados al contacto que se estableció aquí.

3. Propietario: los archivos deben estar vinculados al propietario establecido aquí.

Tipo de condición avanzada: dominio¶

The developer mode needs to be activated to enable the Domain Condition type. Once done, click New Rule.

Para crear una regla debe seleccionar un campo, operador y valor. Por ejemplo, si desea agregar una acción de flujo de trabajo a todos los archivos PDF dentro de un espacio de trabajo, establezca el campo como tipo MIME, el operador en contiene, y el valor en pdf.

Haga clic en el icono (Agregar una nueva regla) y en el icono (Agregar rama)para agregar condiciones y subcondiciones. Después podrá especificar si su regla debe coincidir con todas o cualquier condición. También puede editar la regla directamente usando el editor de código.

Configurar las acciones¶

Go to the Actions section to set up your action. You can simultaneously:

• Mover al espacio de trabajo: mueve el archivo a cualquier espacio de trabajo.

• Crear: crea uno de los siguientes elementos vinculados al archivo en su base de datos:

  • Vincular al registro: crear un enlace entre un documento y un registro desde un modelo específico.

  • Plantilla de producto: crea un producto que pueda editar directamente;

  • Tarea: crea una tarea de proyecto que pueda editar directamente;

  • Plantilla de PDF para firma: crea una nueva plantilla de firma para enviar.

  • PDF por firmar: crear una plantilla en la aplicación Firma para firmarlo directamente.

  • Candidato: crea una nueva postulación de recursos humanos que pueda editar directamente;

  • Factura del proveedor: crea una factura del proveedor mediante las tecnologías de OCR y AI para extraer información del contenido del archivo;

  • Factura de cliente: crea una factura mediante OCR y AI para extraer información del archivo.

  • Nota de crédito de proveedor: crea una nota de crédito de proveedor mediante OCR y AI para extraer información del archivo;

  • Nota de crédito: crea una nota de crédito del cliente mediante OCR y AI para extraer información del archivo;

  • Operaciones varias: crea un registro en el diario operaciones varias en contabilidad.

  • Estado de cuenta bancario: importe un estado de cuenta bancario.

  • Recibo de compra: cree un recibo de proveedor.

  • Gastos: cree un gasto en RR. HH.

• Configurar un contacto: agregue un contacto al archivo o reemplace un contacto existente con uno nuevo.

• Establecer propietario: agregar un propietario al archivo, o reemplace el existente con uno nuevo.

• Set Tags: add, remove, and replace any number of tags.

To set up activities related to your actions, go to the Activities section:

• Actividades - Marcar todas como hechas: marca todas las actividades vinculadas al archivo como hechas.

• Actividades - Programar actividad: crea una nueva actividad vinculada al archivo según la configuración de la acción. Puede optar por establecer la actividad en el propietario del documento.

Digitalizar documentos con IA y reconocimiento óptico de caracteres (OCR)¶

Documents available in the Finance workspace can be digitized. Select the document to digitize, click Create Vendor Bill, Create Customer Invoice, or Create Customer Credit Note, and then click Send for Digitization.