Planificación¶

La aplicación Planeación de Odoo le permite planear el horario del equipo y gestionar los turnos y los recursos.

Gestionar la planificación de su equipo viene con requerimientos específicos que pueden variar ampliamente dependiendo de las necesidades de su negocio. Los siguientes conceptos se introdujeron en Planeación de Odoo para satisfacer esas necesidades:

Los turnos se envían a recursos, que pueden ser humanos (empleados) o materiales (por ejemplo, equipos). A los recursos se les asignan funciones, lo que permite organizar el trabajo dentro del equipo.

Una vez que termine la configuración inicial puede planear turnos de manera manual o automática con la función Planeación automática.

La integración entre las aplicaciones Planeación y Ventas permite vincular los servicios vendidos a funciones y turnos en Planeación. Además, la integración con Proyectos permite asignar turnos, tiempo y recursos a proyectos específicos.

Configuración¶

Roles¶

Para definir las funciones que sus recursos realicen (por ejemplo, barman, camarero), vaya a Planeación‣ Configuración ‣ Funciones, después haga clic en Nuevo y llene el Nombre (por ejemplo, asistente, recepcionista, gerente). Después, seleccione la función que realizará este trabajo. Los recursos puede ser ya sea empleados o Materiales.

Campos de propiedad y funciones¶

Las propiedades de los campos le permite agregar campos personalizados a formularios a través de varias aplicaciones de Odoo. La Planeación incluye la posibilidad de agregar campos de propiedad a las funciones de los turnos.

Para crear un campo de propiedad, cambie a la vista de lista desde cualquier calendario. Desde ahí, haga clic en Vista en el turno que quiera editar. Si el campo Función está vacío, llénelo con la función deseada, después haga clic en el icono cog y seleccione Agregar propiedades. Configure el nuevo campo según sus necesidades.

El campo de propiedad está vinculado a la función y está incluido en el formulario de turno de todos los turnos que se tienen que realizar.

Empleados¶

Todos los empleados se pueden incluir en la planeación y en los turnos asignados.

Para adaptar los ajustes de planeación de los empleados Planeación ‣ Configuración ‣ Empleados y seleccione el empleado para el que quiere editar los ajustes. Después, vaya a la pestaña Información de trabajo.

Dos secciones de la pestaña Información Laboral del empleado afectan a la aplicación Planificación: Horario (es decir, el campo Horas laborales) y Planificación.

Horas laborales¶

Las Horas laborales se tienen en cuenta cuando se calcula el Tiempo asignado y su porcentaje para turnos. Si el campo Horas laborales se deja en blanco, se considera que el empleado trabaja en horario flexible.

Para crear Horas laborales individuales, por ejemplo, para empleados que trabajan medio tiempo, haga clic en Buscar más… y después Nuevo.

Planear funciones¶

Una vez que un empleado tiene una o más Funciones:

• Al crear un turno para este empleado, solo se muestra la plantilla de turnos de las funciones elegidas en este campo.

• Cuando se publica un horario, solo se notifica al empleado los turnos abiertos para las funciones que tiene asignadas.

• Cuando se autoasignan turnos abiertos o se planifican pedidos de cliente, al empleado solo se le asignan los turnos correspondientes a las funciones que tiene asignadas.

Además, cuando se define una Función predeterminada.

• Al crear un turno para los empleados, la función se selecciona de forma automática.

• Este rol también tiene preferencia sobre los demás roles del empleado a la hora de autoasignar turnos abiertos o planificar pedidos de venta.

Materiales¶

Los materiales son recursos a los que se pueden asignar turnos y horas de trabajo, pero no son empleados. Por ejemplo, una empresa de construcción podría utilizar materiales para crear turnos para máquinas compartidas (por ejemplo, grúas, carretillas elevadoras).

Como con los empleados, usted puede asignar funciones y horas laborales a los materiales.

Plantillas de turnos¶

Para crear una plantilla de turno, haga clic en Nuevo en cualquier horario y, a continuación, llene los detalles del turno. Para que el turno se guarde como plantilla, seleccione Guardar como plantilla.

También puede ir a Planificación ‣ Configuración ‣ Plantillas de turnos y, a continuación, haga clic en Nuevo. Introduzca la Hora de inicio y la Duración del turno. La Hora de finalización del turno se calcula en base a las Horas de trabajo, teniendo en cuenta el tiempo de trabajo y las pausas.

Además, por cada plantilla de turno también puede configurar:

• Función: para vincular el turno a esta función en específico.

• Proyecto: para rastrear los turnos que son específicos para trabajar en un proyecto.

Planeación de turnos¶

Al abrir la aplicación Planeación, los usuarios ven su propio horario. Los usuarios con funciones de administración también pueden ver Programar por recurso, Función, Proyecto o Orden de ventas, así como los menús de reportes y configuración.

Los siguientes elementos visuales se usan en los turnos en los calendarios:

• Color sólido: los turnos que están planeados y publicados.

• Rayas diagonales*: los turnos que se planearon pero no se han publicado.

• Fondo atenuado: empleados que están en tiempo personal.

• Barra de progreso: los turnos que están en curso y tienen hojas de horas vinculadas a ellos.

• Turno con color atenuado: al copiar turnos, los turnos copiados se muestran en color sólido, mientras que los turnos que ya existían estarán en un color atenuado. El color volverá a ser sólido o con rayas diagonales cuando vuelva a cargar la página o al quitar el filtro.

Crear un turno¶

Para crear un turno, vaya a cualquier calendario y después haga clic en Nuevo. En la ventana emergente que aparece, llene los siguientes detalles:

• Plantillas: si hay una o más plantillas existentes en su base de datos se mostrarán en la sección superior de la ventana emergente. Una vez que la seleccione, la plantilla llenará los datos del turno de forma automática.

• Recurso: los recursos pueden ser tanto empleados como materiales. Si este campo está en blanco, el turno se considera como turno abierto.

• Función: seleccione la función que se le asignará al recurso. Este campo se usa al realizar la planeación automática de turnos. Una vez que seleccione una función, las plantillas de turnos que están asociadas al mismo se mostrarán en la sección superior de la ventana emergente.

• Proyecto: si instaló la aplicación Proyecto en su base de datos, este campo le permite vincular el proyecto a un turno disponible; así podrá planear y monitorear los turnos que se dedican a trabajar en este proyecto.

• Artículo en la orden de venta: si instaló la aplicación Ventas en su base de datos, este campo le permite vincular una orden de vena al turno.

• Repetir: marque la casilla y configure el campo Repetir cada según sus necesidades. Las siguientes reglas aplican a turnos recurrentes:

  • Todos los campos (por ejemplo, Recurso, Función, Proyectot) se copian desde el turno original, a excepción de la fecha, que se ajustará dependiendo de lo que ponga en el campo Repetir cada.

  • Los recursos se planean pero no se publican.

  • Los turnos planeados se crean de forma predeterminada con seis meses de antelación, después se crearán de forma gradual. Para cambiar el plazo, active el modo de desarrollador, vaya a Planeación ‣ Configuración ‣ Ajustes y edite los turnos recurrentes.

• Guardar como plantilla: cuando se marca esta opción, se crea una plantilla para el turno con la misma Hora de inicio y de finalización, Tiempo asignado, Función y Proyecto.

• Nota adicional enviada al empleado: haga clic en este campo para agregar una nota.

• Fecha: seleccione la fecha y hora de su turno. Este es el único campo obligatorio al crear un turno.

• Tiempo asignado: se calcula según la fecha y el Horario laboral del empleado. Para más información consulte plantillas de turnos.

Haga clic en Publicar y guardar para confirmar el turno y enviarle al empleado asignado su horario por correo electrónico.

Turnos abiertos y planeación automática¶

El botón Planeación automática le permite asignar turnos abiertos (turnos que no tienen recursos asignados) y crear y asignar turnos que están vinculados a las órdenes de venta o proyecto.

Las siguientes funciones cambian la planeación automática:

• Funciones: los turnos abiertos solo se le asignan a recursos (empleados o materiales) que tienen la función correspondiente. No es posible usar la función Planeación automática para un empleado sin funciones.

• Funciones predeterminadas: las funciones predeterminadas asignadas a un recurso tienen prioridad sobre las funciones que tienen asignadas.

• Conflictos: no puede asignar varios turnos al mismo tiempo a empleados o materiales.

• Tiempo personal: el tiempo personal del empleado se toma en cuenta, así como los días festivos.

• Horas laborales de la empresa: se toman en cuenta al asignar los turnos a empleados o materiales.

• Contratos: no puede asignar turnos a empleados que no tengan un contrato activo.

Haga clic en Publicar para confirmar el horario y notificar a los empleados de la planeación.

Cambiar y desasignar turnos¶

Hay dos funciones disponibles para que los empleados puedan cambiar su propio horario: cambiar turnos y eliminar asignación.

Cambiar turnos¶

Una vez que se planearon y publicaron los turnos los empleados recibirán una notificación por correo electrónico. Si un empleado desea cambiar un turno, pueden hacer clic en el turno que no quieren y después en Solicitar un cambio.

El turno se le asigna al empleado original, pero en el horario se podrá ver una notificación en la que se indica que el empleado asignado quiere cambiar turnos.

Después el turno se muestra a otros empleados que tienen la misma función y si alguno quiere tomar el turno, solo deben hacer clic en el botón Lo tomo.

Eliminar asignación¶

Para permitir que los empleados puedan eliminar la asignación de turnos vaya a Planeación ‣ Configuración ‣ Ajustes después marque la casilla a un lado de Permitir eliminar asignación. Después especifique el número máximo de días que tiene un empleado antes del turno para poder eliminar la asignación

Una vez que los turnos se planeen y publiquen, los empleados recibirán una notificación por correo electrónico. Si se permite eliminar la asignación los empleados pueden hacer clic en el botón No estoy disponible y el turno volverá a ser un turno abierto.