Nuevos vehículos¶

La aplicación Flota de Odoo gestiona todos los vehículos y los documentos que acompañan al mantenimiento del vehículo y los registros de los conductores.

Al abrir la aplicación Flota, todos los vehículos se organizan dentro del tablero Vehículos, que es el tablero predeterminado para la aplicación Flota. Cada vehículo se muestra en su etapa de kanban correspondiente, según su estado. Las etapas predeterminadas son Nueva solicitud, Por ordenarr, Registrado y Degradado.

Para agregar un nuevo vehículo a la flota desde la página Vehículos haga clic en el botón Nuevo en la esquina superior izquierda y se cargará un formulario en blanco. Después, ingrese la información del vehículo en el formulario de vehículo.

El formulario guarda la información de forma automática a medida de que la va proporcionando. Sin embargo, también puede guardarla de forma manual en cualquier momento si hace clic en la opción guardar de forma manual, la cual se representa con el icono (nube con una flecha hacia arriba) y se enuentra en la esquina superior izquierda de la página..

Campos del formulario de vehículo¶

• Modelo: seleccione el modelo del vehículo en el menú desplegable. Una vez que haya seleccionado el modelo, pueden aparecer campos adicionales en el formulario.

  Si el modelo no está enlistado, ingrese el nombre del modelo y haga clic ya sea en Crear «modelo» o Crear y editar… para crear un nuevo modelo y editar los detalles del modelo.

• Matrícula: ingrese el número de matrícula del vehículo en este campo.

• Etiquetas: seleccione las etiquetas en el menú desplegable o escriba una nueva. Puede seleccionar la cantidad de etiquetas que desee.

Sección sobre el conductor¶

Esta sección del formulario del vehículo está relacionada con la persona que en este momento conduce el automóvil, así como cualquier cambio futuro de conductor y cuándo ocurrirá.

• Conductor: seleccione al conductor desde el menú desplegable, o escriba un nuevo conductor y haga clic ya sea en Crear «conductor» or Crear y editar… para crear un nuevo conductor y editar los detalles del conductor.

  Importante

  Un conductor no tiene que ser un empleado. Cuando crea un nuevo conductor, este se agrega a la aplicación Flota, no a Empleados.

  Si se instala la aplicación Contactos, la información del conductor también se guarda en la aplicación Contactos.

• Tarjeta de movilidad: el número de la tarjeta de movilidad del conductor seleccionado aparecerá en este campo si tiene una tarjeta de movilidad registrada en su tarjeta de empleado en la aplicación Empleados. Si no hay ninguna tarjeta de movilidad registrada y desea agregar una deberá editar el registro del empleado en la aplicación Empleados.

• Próximo conductor: si sabe quién será el siguiente conductor del vehículo, seleccione al siguiente conductor desde el menú desplegable, o escriba al siguiente conductor y haga clic ya sea en Crear «siguiente conductor» o Crear y editar… para crear un siguiente conductor y editar los detalles del conductor.

• Plan para cambiar de automóvil: Seleccione esta casilla si el conductor actual asignado a este vehículo tiene planes de cambiar de vehículo porque está en espera de uno nuevo o porque se trata de una asignación temporal y sabe cuál será el próximo vehículo que conducirá. No la seleccione si el conductor actual no planea cambiar de vehículo.

• Fecha de asignación: con el calendario desplegable seleccione la fecha en la que el vehículo estará disponible para otro conductor. Para elegir la fecha vaya al mes y año correctos con los iconos ⬅️ (flecha izquierda) y ➡️ (flecha derecha), luego haga clic en el día específico. Si el campo está vacío, eso indica que el vehículo está disponible por el momento y que puede asignarlo a otro conductor. Si el campo cuenta con información no podrá asignar el vehículo a otro conductor hasta la fecha que aparece en el campo.

• Empresa: seleccione una empresa del menú desplegable. Este campo solo aparecerá en bases de datos multiempresa.

Crear un conductor nuevo¶

Si un conductor no está en el sistema, primero debe agregarlo a la base de datos y configurarlo. Puede hacer esto con los campos Conductor o Próximo conductor en el formulario del vehículo.

Primero, escriba el nombre del próximo conductor ya sea en el campo Conductor o Futuro conductor y después haga clic en Crear y editar…. Aparecerá un formulario para Crear conductor o Crear próximo conductor, dependiendo de en qué campo se inició el formulario.

Los formularios para Crear conductor y Crear próximo conductor son idénticos.

Información general¶

Complete la siguiente información en la parte superior del formulario:

• Individual o Empresa: seleccione si el conductor que está agregando es una persona o una empresa. Haga clic en el botón de radio para hacer la selección.

  Al hacer una selección, es posible que algunos campos desaparezcan del formulario. Si cualquiera de los campos de abajo no es visible, es porque se seleccionó Empresa en lugar de Individual.

• Nombre: escriba el nombre del conductor o la empresa en este campo.

• Nombre de la empresa…: seleccione a la empresa asociada con el conductor desde el menú desplegable.

  Si el botón de radio de la Empresa se selecciona en la parte superior del formulario, este campo no aparecerá.

• Contacto: ingrese la información de contacto en esta sección.

  Si así lo desea, puede cambiar el campo Contacto a un tipo de contacto diferente. Haga clic en Contacto para mostrar el menú desplegable. Las opciones disponibles para seleccionar son Contacto, Dirección de factura, Dirección de entrega, Dirección de seguimiento, o Otra dirección.

  Si así lo desea, seleccione una de las siguientes opciones para el campo Contacto e ingrese la información correspondiente.

  Si se seleccionó el botón de radio de Empresa en la parte superior del formulario, este campo se llamará Dirección y no se puede modificar.

• RFC: ingrese el RFC, NIT, CUIT, RIF, RUT, RNC, TIN, RUC, RTN de la empresa en este campo.

• Puesto de trabajo: ingrese el puesto de trabajo del conductor en esta campo. Si el botón de radio de Empresa se selecciona en la parte superior del formulario, es probable que este campo no aparezca.

• Teléfono: ingrese el número telefónico de la empresa o el conductor en este campo.

• Móvil: ingrese el número de celular del conductor o la empresa en este campo.

• Correo electrónico: ingrese el correo electrónico del conductor o la empresa en este campo.

• Sitio web: ingrese la dirección del sitio web del conductor o la empresa en este campo.

• Título: seleccione el tratamiento de este conductor en este campo con el menú desplegable. Las opciones predeterminadas son Doctor, Sra., Srita., Sr. y Profesor.

  Si el botón de radio de la Empresa se selecciona en la parte superior del formulario, este campo no aparecerá.

• Etiquetas: seleccione todas las etiquetas que apliquen a este conductor o a esta empresa desde el menú desplegable.

  Para agregar una nueva etiqueta, haga clic en Crear «etiqueta».

  No existe un límite sobre cuántas etiquetas puede seleccionar.

Pestaña de contactos y direcciones¶

Después de completar la parte superior del formulario Crear conductor o Crear próximo conductor, en esta pestaña agregue otros contactos y direcciones asociados con este conductor o empresa.

Para agregar un nuevo contacto, haga clic en el botón Agregar y aparecerá una ventana emergente Crear contacto.

Antes de ingresar la información necesaria al formulario, seleccione el tipo de contacto que se va a agregar con una serie de botones que están ubicadas en la parte superior del formulario. Estas opciones son:

• Contacto: seleccione esta opción para agregar detalles de contacto generales para los empleados asociados a esta empresa.

• Dirección de facturación: seleccione esta opción para agregar una dirección preferida para todas las facturas. Cuando se agregue desde el formulario, esta dirección se selecciona de manera automática al enviar una factura a la empresa asociada.

• Dirección de entrega: seleccione esta opción para agregar una dirección preferida para todas las entregas. Cuando se agregue desde el formulario, esta dirección se selecciona de manera automática al entregar una orden a la empresa asociada.

• Dirección de seguimiento: seleccione esta opción para agregar una dirección preferida para toda la comunicación de seguimiento. Cuando se agregue desde el formulario, esta dirección se selecciona de manera automática al enviar recordatorios sobre facturas sin pagar.

• Otra dirección: seleccione esta opción para agregar cualquier otra dirección necesaria para la empresa o el conductor.

Dependiendo del Tipo de contacto es posible que algunos campos opcionales no sean visibles. Los campos disponibles son idénticos a los campos de la sección información general del formulario de conductor nuevo.

Agregue cualquier nota a la sección Notas internas… del formulario.

Después de ingresar toda la información, haga clic ya sea en Guardar y cerrar para agregar un nuevo contacto o en Guardar y nuevo para agregar el nuevo registro de dirección y crear otra dirección de correo.

Conforme los contactos se agreguen a esta pestaña, cada contacto aparecerá en una caja separada, con un icono que indicará qué tipo de contacto se está enlistando.

Example

La dirección de facturación muestra el icono 💲 (signo de peso) adentro de esa caja de dirección específica, mientras que una Dirección de entrega muestra un icono de 🚚 (camión) adentro.

Pestañas de venta y compra¶

Ingrese la siguiente información sobre venta y compras en la pestaña Ventas y compra del formulario emergente para Crear conductor o Crear próximo conductor para las secciones que se describen a continuación.

Dependiendo en qué otras aplicaciones tenga instaladas, es posible que aparezcan campos y secciones adicionales. Los siguientes son los campos predeterminados solo para la aplicación Flota.

Sección de ventas¶

• Vendedor: con el menú desplegable, seleccione el usuario que es el punto de contacto principal para ventas en la empresa del conductor.

  Esta persona debe ser un usuario interno de la empresa, por lo que deben iniciar sesión en la base de datos como un usuario.

Varios¶

• ID de la empresa: si la empresa tiene un número de ID que no sea su NIT, CUIT, RIF, RUT, RNC, TIN, RUC, RFC, RTN.

• Referencia: ingrese cualquier texto para brindar más información sobre la persona de contacto. Esta es una nota interna con la que se debe brindar información adicional.

  Example

  Una empresa tiene varias personas con el mismo nombre, Juan Pérez. El campo Referencia podría ser Juan Pérez de X205 - comprador para brindar información adicional.

Pestaña de notas internas¶

Agregue las notas relacionadas con el conductor o cualquier otra información necesaria en esta pestaña.

Sección sobre el vehículo¶

Esta sección del formulario de vehículo se relaciona con los detalles físicos del vehículo.

Si en el campo de Modelo se seleccionó un vehículo ya existente en la base de datos, es posible que algunos campos se llenen en automático y que aparezcan campos adicionales.

Complete los siguientes campos del formulario:

• Categoría: Seleccione la categoría a la que pertenece el vehículo de entre las opciones disponibles en el menú desplegable. Para crear una nueva categoría, escriba el nuevo nombre y luego haga clic en Crear «categoría».

• Fecha de la orden: seleccione la fecha en la que se ordenó el vehículo desde el calendario desplegable.

• Fecha de registro: seleccione la fecha en la que se registró el vehículo desde el calendario desplegable.

• Fecha de cancelación: seleccione la fecha en la que el arrendamiento del vehículo vence desde el calendario desplegable.

• Número de chasis: escriba el número de chasis en este campo. En algunos países, a esto se le conoce como el VIN o NIV.

• Último odómetro: proporcione la última lectura conocida del odómetro en el campo numérico. Con el menú desplegable ubicado junto al campo numérico seleccione si la lectura del odómetro está en kilómetros (km) o en millas (mi).

• Gerente de flota: seleccione al gerente de la flota desde el menú desplegable o escriba uno nuevo y haga clic en Crear o en Crear y editar.

• Ubicación: escriba una ubicación específica donde normalmente se encuentra el vehículo. Este campo debe explicar claramente dónde pueden encontrar el vehículo, como Garaje principal o Estacionamiento del edificio 2.

Pestaña de información fiscal¶

Dependiendo de los ajustes de localización de la base de datos, y qué aplicaciones adicionales están instaladas, es probable que haya otros campos en el formulario.

Las siguientes secciones son predeterminadas y aparecen para todos los vehículos sin importar de qué aplicaciones tenga instaladas o cuáles sean sus ajustes de localización.

Fiscalidad¶

• Impuestos sobre caballos de fuerza: proporcione el importe gravado en función del tamaño del motor del vehículo. Esto se determina a través de los impuestos y regulaciones locales, además varía según la ubicación. Le recomendamos que consulte a su departamento de contabilidad para asegurarse de que el valor es correcto.

Contrato¶

• Fecha del primer contrato: con el calendario desplegable seleccione la fecha de inicio del primer contrato del vehículo. Por lo general es el día en que lo compró o alquiló.

• Valor del catálogo (IVA incluido): proporcione el precio de venta sugerido del vehículo por el fabricante en el momento de la compra o el alquiler.

• Valor de compra: proporcione el precio de compra o el valor del alquiler del vehículo.

• Valor residual: escriba el valor actual del vehículo.

Pestaña de modelo¶

Si el modelo del nuevo vehículo ya está configurado en la base de datos, entonces la pestaña Modelo se completará con la información correspondiente. Si el modelo aún no está en la base de datos y debe configurar la pestaña Modelo, entonces configure el modelo del nuevo vehículo.

Verifique la información en la pestaña Modelo para comprobar que sea correcta. Algunos de los ejemplos de la información que puede necesitar una actualización son el color del vehículo o si hay un enganche de remolque instalado.

Pestaña de nota¶

Escriba cualquier nota relacionada con el vehículo en esta sección.