Visitantes¶

En la aplicación Recepción un visitante es cualquier persona que no sea un empleado (por ejemplo, alguien de reparación, un candidato a un puesto de trabajo, etcétera). Estos visitantes pueden registrarse al entrar y al salir por cuestiones de seguridad, de esta forma, contará con una lista precisa de las personas que se encuentran en las instalaciones.

Lista de visitantes¶

Para consultar la lista completa de visitantes registrados, vaya a Recepción ‣ Visitantes.

Todos los visitantes aparecen en una vista de lista con los detalles que proporcionaron al registrar su entrada, que son:

• Nombre: el nombre del invitado.

• Empresa del visitante: la empresa a la que representa el invitado.

• Teléfono: el número telefónico del invitado.

• Bebidas*: la bebida que solicitó el invitado.

• Anfitrión: la persona a la que el invitado visita.

• Entrada: la fecha y hora en que el visitante registró su entrada.

• Salida*: la fecha y hora en que el invitado se fue. En la vista predeterminada solo aparecen los visitantes con los estados Entrada registrada o Planeado. Los invitados que ya registraron su salida solo son visibles si el filtro Hoy no está activo.

• Duración: la cantidad de tiempo que el invitado estuvo en las instalaciones hasta registrar su salida.

• Estación: la ubicación en donde se registró el invitado.

• Status: the status of the guest. The options are Checked-In, Planned, Checked-Out, or Cancelled.

• Correo electrónico*: la dirección de correo electrónico del invitado.

* Estos campos no son visibles en la lista predeterminada Visitante. Estos se deben activar usando el icono (ajustes) en la parte superior derecha de la lista.

Del lado derecho de las columnas con título en la página de Visitantes hay una columna sin título, allí puede actualizar el estado de los invitados.

Cuando un invitado se retira, haga clic en el botón Registrar salida para actualizar su registro y almacenar la fecha y hora en que se fue.

Si llega un invitado que estaba programado y no se registra con el quiosco de Recepción, puede registrarse si hace clic en el botón disponible Registrar entrada para registrar la fecha y hora de su llegada.

Junto a la columna de estado sin título aparece el botón Bebida servida, pero solo en caso de que ese visitante haya solicitado una.

Después de haber entregado la bebida, haga clic en el botón Bebida servida para indicar que ya se las entregó. El botón desaparece después de hacer clic en él.

Si cualquier columna no es visible, o si prefiere ocultar una columna visible, haga clic en el icono (opciones adicionales), ubicado al final de la columna de nombre de la lista. Al hacer esto se mostrará un menú desplegable con opciones para activar o desactivar. Un icono de (marca de verificación) aparecerá para indicar que la columna es visible.

Visitantes planificados¶

Si quiere ingresar la información de un visitante que espera antes de que este llegue, cree un visitante planeado en la aplicación Recepción.

Vaya a Recepción ‣ Visitantes y haga clic en Nuevo para crear un visitante programado. Luego, en el formulario de visitante que aparece, proporcione la misma información que proporcionaría cualquier otro visitante. Los únicos campos obligatorios son el nombre del visitante y la estación a la que se espera que llegue.

Flujo del visitante¶

Registrar la entrada de un visitante¶

Cuando un visitante llega a sus instalaciones, deberá acercarse a un quiosco de recepción y haga clic en Registrar entrada. La información que se le solicita es la que configuró para esa estación de recepción en específico. Si algún dato es obligatorio, el campo incluirá un asterisco rojo (*). El visitante debe proporcionar la información necesaria para poder registrar su entrada.

Después de que el visitante completa todos los campos necesarios deberá tocar el botón Registrar entrada.

Bebidas¶

Si configuró bebidas para la estación, la pregunta ¿Le gustaría algo de beber? aparecerá en la pantalla de confirmación de registro después de hacer clic en el botón Registrar entrada.

El visitante puede elegir entre Sí, por favor y No, gracias.

Si selecciona Sí, por favor, entonces aparece una pantalla de selección de bebidas con las opciones preconfiguradas. El visitante deberá tocar la bebida que desee y si cambió de opinión puede tocar el botón Ninguna, gracias ubicado en la parte inferior de la pantalla.

Si eligió una bebida, en la pantalla aparecerá el mensaje ¡Gracias por registrarse! Su bebida ya está en camino.

Notificaciones¶

Una vez que el visitante registró su entrada, se le notificará a la persona que fue a visitar y a cualquier otro usuario que haya configurado para recibir un aviso al registrar entradas en el quiosco. La notificación es por correo electrónico, mensaje SMS, un chat de Conversaciones o cualquier combinación con alguna de esas tres opciones.

Si el visitante solicitó una bebida, los usuarios configurados en el campo Personas a notificar del formulario de la bebida, recibirán una notificación a través de la aplicación Conversaciones. El mensaje que aparece es (Nombre del visitante) acaba de registrar su entrada. Solicitó una bebida: (Nombre de la bebida).

Una vez el invitado tiene la bebida que solicitó, la persona que se la entregó es responsable de marcarla como entregada.

To mark a drink as delivered, navigate to Frontdesk app ‣ Stations, and choose the desired station card displaying (#) Drinks to serve.

Esa acción abrirá la lista con todos los visitantes registrados en esa estación que están en espera de una bebida. Haga clic en el botón Bebida servida ubicada al final de la línea del visitante correspondiente. El visitante desaparece de la lista después de que marca la bebida como servida.

Registrar salida¶

Es importante que registre la salida del visitante después de que sale de sus instalaciones para que todos los registros estén en orden.

Para registrar las salidas de forma correcta, vaya a Recepción ‣ Estaciones y seleccione la tarjeta de la estación correspondiente donde se muestre (#) Bebidas por servir. Así se abrirá una lista de todos los visitantes que registraron su entrada en la estación.

Haga clic en el botón Registrar salida ubicado cerca del final de la línea del visitante que se retiró. Después de que lo presiona, el visitante desaparece de la lista.