Programar entrevistas¶

Con la aplicación Reclutamiento de Odoo podrá programar entrevistas en persona, virtuales y por teléfono.

Hay dos formas de programar una entrevista: con el equipo de reclutamiento o con el postulante.

Entrevistas programadas por el equipo de reclutamiento¶

Cuando el postulante llega a la etapa de entrevista, el equipo de reclutamiento debería coordinar una fecha y hora adecuadas con el postulante para programar una entrevista.

Para programar una entrevista, vaya a la tarjeta del postulante en la aplicación Reclutamiento y haga clic en la tarjeta del puesto relevante. Así abrirá la página Postulaciones de ese puesto de trabajo. Después, haga clic en la tarjeta del postulante que quiera para ver un formulario de información detallado.

Para programar une entrevista telefónica, virtual o en persona, haga clic en el botón inteligente Sin reuniones en la parte superior del registro del postulante.

Al hacer clic en el botón inteligente Reuniones carga un calendario en el que se mostrará las reuniones y eventos programados para el usuario cuya sesión está iniciada, así como para los empleados que están enlistados en la sección Asistentes que se ubica a la derecha del calendario.

Para cambiar las juntas y eventos que se cargaron y se muestran, quite la marca a un lado del asistente cuyo calendario quiere ocultar. Solo los asistentes marcados aparecerán en el calendario.

Para agregar una reunión al calendario cuando esté en la vista de día o semana, haga clic en la hora de inicio de la reunión y arrástrela hasta la hora final, para seleccionar la fecha, el tiempo y duración de la reunión.

También puede agregar una reunión desde esta vista si hace clic en el día y en el tiempo en el que la reunión se llevará a cabo.

Ambos métodos harán que aparezca una ventana emergente Nuevo evento.

Ventana emergente de nuevo evento.¶

Al hacer clic en la tabla que corresponda con el tiempo y la fecha se abrirá una ventana emergente de Nuevo evento para programar una reunión.

Ingrese la información en el formulario. Los únicos campos obligatorios de ingresar son el título de la reunión, así como los campos Inicio (fecha y hora de finalización).

Una vez que se ingresen los detalles de la tarjeta, haga clic en Guardar y cerrar los cambios y cree la entrevista.

Después de ingresar el nombre requerido en la reunión, los campos que puede modificar en Nuevo evento son:

• Título de la reunión: ingrese de qué se tratará la reunión. Debe indicar el propósito de la reunión claramente; el asunto automático es el Asunto/Nombre de la postulación en la tarjeta del empleado.

• Inicio: seleccione la fecha y hora de inicio y fin para la junta. Si hace clic en uno de los campos aparecerá una ventana emergente de calendario. Para cerrar la ventana, haga clic en Aplicar.

• Todo el día: marque esta casilla si la junta es una entrevista de todo el día. Si marca esta casilla, el campo Inicio cambiará a Fecha de inicio.

• Asistentes: seleccione las personas que deben asistir, la persona que cree la reunión se agregará de forma automática. Puede agregar el numero de personas que quiera.

• URL de la videollamada: si la reunión es virtual o si hay una opción virtual disponible, haga clic en Reunión de Odoo para crear una URL personalizada para la reunión que llenará el campo.

• Descripción: introduzca una breve descripción en este campo. Existe la opción de introducir texto con formato, como listas numeradas, encabezados, tablas, enlaces, fotos, etc. Solo escriba /, y se le presentarán una lista de opciones.

  Desplácese por las opciones y haga clic en el elemento deseado, que aparecerá en el cuadro de texto y podrá modificar. Cada comando presenta una ventana emergente diferente. Siga las instrucciones de cada comando para completar la entrada.

Más opciones¶

Para agregar información adicional a la reunión, haga clic en el botón Más opciones en la esquina inferior derecha de la ventana emergente Evento nuevo. Llene cualquiera de los campos adicionales:

• Duración: este campo se llena de forma automática dependiendo de lo que haya puesto en Inicio (y fin). Si ajusta el tiempo de la junta, el campo también se ajustará de forma automática para corregir la duración. La duración predeterminada de una reunión es una hora.

• Recurrente: Si la reunión debe repetirse en un intervalo seleccionado (lo cual no es usual para una primera entrevista), seleccione la casilla ubicada junto a Recurrente. Al habilitar esta opción aparecen otros campos:

  • Zona horaria: en el menú desplegable seleccione la Zona horaria para las reuniones recurrentes.

  • Repetir: seleccione Diario, Semanalmente, Mensual, Anualmente, o Personalizado para reuniones recurrentes. Si selecciona personalizado aparecerá el campo Repetir cada debajo, junto con otros parámetros de frecuencia temporal (Días, Semanas, Meses, o Años). Ingrese un número en el campo en blanco y seleccione el rango de tiempo con el menú desplegable.

  • Repetiren: se activa cuando se selecciona la opción Semanal en el campo Repetir. Seleccione el día de la semana en el que cae la junta.

  • Día del mes: configure las dos opciones del menú desplegable para seleccionar un día concreto del mes, independientemente de la fecha (por ejemplo, el primer martes de cada mes). Para establecer una fecha concreta del calendario, seleccione Fecha del mes e introduzca la fecha del calendario en el campo (por ejemplo, 15 para establecer que la reunión se celebre el día quince de cada mes).

  • Hasta: Con el menú desplegable seleccione cuándo se dejarán de repetir las reuniones. Las opciones disponibles son Número de repeticiones, Fecha de finalización y Siempre. Si selecciona Número de repeticiones ingrese el número total de reuniones que deben ocurrir en el campo vacío que se encuentra a la derecha. Si selecciona Fecha de finalización, especifique la fecha con la ventana emergente de calendario o escriba la fecha en formato XX/XX/XXXX. Siempre configurará las reuniones para que ocurran indefinidamente.

• Ubicación: proporcione la ubicación de la reunión.

• Etiquetas: seleccione las etiquetas para la reunión en el menú desplegable, o comience a escribir una etiqueta y haga clic en Create «etiqueta» para crear una nueva. Puede seleccionar la cantidad de etiquetas que desee.

• Cita: si se asocia una cita a con esta reunión, selecciónela desde el menú desplegable, o cree una cita nueva. Para esto escriba el nombre de la cita en el campo del nombre y haga clic en Crear y editar… en el menú desplegable que aparece. Esto hará que cargue un formulario para crear una cita. Una vez que haya llenado el formulario haga clic en Guardar y cerrar.

• Privacidad: en el menú desplegable seleccione si el organizador aparecerá como Disponible u Ocupado durante la reunión. Ahora seleccione la visibilidad de la reunión a un lado de la primera selección. Las opciones son Pública, Privada y Solo usuarios internos. Pública permite que todo el mundo vea la reunión, Privada permite que solo la vean los asistentes incluidos y Solo usuarios internos permite que la vea cualquier persona que haya iniciado sesión en la base de datos de la empresa.

• Organizador: en este campo aparece el empleado que creó la reunión. Utilice el menú desplegable para cambiar el empleado seleccionado.

• Recordatorios: seleccione un recordatorio del menú desplegable. Las opciones predeterminadas incluyen Notificación, Correo electrónico y Mensaje de texto SMS, cada una con un periodo específico antes del evento (horas, días, etc.). El recordatorio que elija alertará a los participantes de la reunión con la opción seleccionada en la hora que haya especificado. Puede seleccionar varios recordatorios en el campo.

Enviar la reunión a los asistentes¶

Una vez que se ingresen los detalles de la reunión en la ventana emergente Evento nuevo y estos sean correctos, puede enviársela a los asistentes por correo electrónico o mensaje de texto desde el formulario del evento expandido (lo que se ve cuando se hace clic al botón Más opciones en la ventana emergente Evento nuevo).

Para enviar la reunión por correo electrónico, haga clic en el botón Correo electrónico a un lado del campo Asistentes en el formulario de reunión expandido.

Aparece una ventana emergente del configurador de correo electrónico Contactar a los asistentes. En el campo del cuerpo del mensaje encontrará el correo electrónico preformateado, utilizando la plantilla predeterminada Calendario: actualización de evento.

Los destinatarios predeterminados son los seguidores del documento (solicitud de empleo) y el usuario que creó la reunión. Si lo necesita, agregue la dirección de correo electrónico del postulante a la lista para que también reciba el correo. Realice cualquier otra modificación en el correo electrónico. Si necesita adjuntar un archivo, haga clic en el botón Adjuntar un archivo, diríjase al archivo y haga clic en Abrir. Haga clic en Enviar una vez que haya terminado de redactar el mensaje.

Para enviar la reunión por mensaje de texto, haga clic en el botón SMS a un lado del campo Asistentes en el formulario de reunión expandido. Aparecerá una ventana emergente Enviar mensaje de texto SMS.

En la parte superior aparecerá un listón azul si los asistentes no tienen números telefónicos válidos y enlista cuántos registros so inválidos. Si un contacto no tiene un número telefónico válido registrado, haga clic en Cerrar y edite el registro del asistente, después, vuelva a seguir estos pasos.

Si no aparece ningún mensaje de advertencia, escriba el mensaje que se le debe enviar a los asistentes en el campo Mensaje. Para agregar emojis al mensaje, haga clic en el icono Agregar emoji en el lado derecho de la ventana emergente.

El número de caracteres y la cantidad de mensajes de texto necesarios para enviar el mensaje (según los criterios GSM7) aparecen debajo del campo Mensaje. Haga clic en Poner en la cola para que el texto se envíe más tarde, después de programar otros mensajes, o haga clic en Enviar ahora para enviar el mensaje inmediatamente.

Entrevistas programadas por el postulante¶

De forma predeterminada, las etapas de entrevista de reclutamiento no están configuradas para que los mismos postulantes programen sus entrevistas.

Sin embargo, si modificó la etapa Primera entrevista o Segunda entrevista para que se envíe una plantilla de correo electrónico de Reclutamiento: agendar entrevista cuando el postulante llegue a esta etapa, el candidato recibirá un enlace al calendario del equipo de reclutamiento y puede agendar una entrevista por sí mismo. La disponibilidad del equipo de reclutamiento se verá reflejada en el calendario.

Para que los candidatos puedan programar sus propias entrevistas debe modificar una etapa en la aplicación Reclutamiento.

Modificar etapa¶

Para modificar ya sea la etapa Primera entrevista o Segunda entrevista, primero vaya al tablero principal de la aplicación Reclutamiento. Después, haga clic en la tarjeta de trabajo deseada para ir a la página Postulaciones de ese puesto de trabajo.

Coloque el cursor sobre el nombre de la etapa, aparecerá un icono (engranaje) en la parte superior derecha de la etapa, haga clic en él para abrir un menú. Luego, haga clic en la opción Editar, aparecerá el formulario Editar etapa.

El campo Plantilla de correo está vacío de forma predeterminada. En el menú desplegable del campo Plantilla de correo electrónico seleccione Reclutamiento: Agendar entrevista y haga clic en Guardar y cerrar cuando haya terminado.

Enviar correo electrónico¶

Después de que las etapas Primera entrevista o Segunda entrevista se modifiquen para enviar el correo electrónico Reclutamiento: programar entrevista al candidato al mover su tarjeta de candidato a una de esas etapas, el candidato recibe el siguiente correo electrónico:

Sujeto: ¿Podemos planear una entrevista juntos para su postulación para (puesto de trabajo)?

¡Felicidades! Su postulación nos pareció muy interesante y nos gustaría agendar una entrevista con usted. ¿Puede hacer clic en el botón de abajo para agendar una entrevista con uno de nuestros reclutadores?

Planear mi entrevista

Agendar una entrevista¶

Cuando el candidato recibe el correo electrónico, hace clic en el botón Planificar mi entrevista situado en la parte inferior del correo electrónico. Esto lleva al candidato a una página privada para agendar citas en línea, a la que solo se puede acceder a través del enlace enviado por correo electrónico.

Esta página muestra los DETALLES DE LA REUNIÓN en la parte derecha de la pantalla, incluyendo el formato y duración de la reunión. En este ejemplo la reunión es virtual ( En línea) y la duración es de media hora ( 30 minutos).

En primer lugar, si existe la opción de con quién reunirse, el usuario selecciona con quién va a programar su reunión, haciendo clic en su icono y nombre. Si solo hay una persona disponible para entrevistar al candidato, este paso no está disponible. Si el candidato no desea elegir un entrevistador, puede hacer clic en Ver toda la disponibilidad .

Después, el candidato hace clic en un día disponible del calendario, que se mostrará como una fecha dentro de un cuadrado. Una vez que se seleccione un día, harán clic en uno de los horarios disponibles para seleccionar esa fecha y ese día.

Una vez que seleccione una fecha y horario, el candidato irá a una página Agregue más detalles sobre usted. Esta página le pedirá al candidato ingresar su Nombre completo, Correo electrónico y Número de teléfono. La información de contacto que el candidato ingrese en este formulario será la forma en la que nos comunicaremos con el candidato para la entrevista.

Cuando todo se haya ingresado en la página Agregue más detalles sobre usted, el candidato hará clic en el botón Confirmar cita y la entrevista se programará.

Después de confirmar la entrevista el candidato irá a una página de confirmación donde todos los detalles de la entrevista estarán a la vista. El candidato tendrá la opción de agregar la reunión a su calendario personal con los botones Agrregar a iCal u Outlook y Agregar al calendario de Google, debajo de los detalles de la entrevista.

El candidato también podrá cancelar o reprogramar su entrevista si es necesario con el botón Cancelar/Reagendar.