Contactos¶

Todas las bases de datos de Odoo ya vienen con la aplicación Contactos instalada de forma predeterminada. Los contactos se crean para cada persona con la que usted trabaja a través de Odoo, como sus clientes. Un contacto es un repositorio de información empresarial vital con la que se facilita la comunicación y las transacciones empresariales.

Formulario de contacto¶

Para crear un nuevo contacto vaya a la aplicación Contactos y haga clic en Crear. Aparecerá un nuevo formulario donde podrá agregar información de contacto.

Tipo de contacto¶

Odoo es compatible con contactos individuales y de empresa. Dependiendo del tipo de contacto que esté agregando, seleccione ya sea individual o empresa.

Nombre¶

Primero escriba el nombre de la persona o la empresa, que será como verá el nombre en toda la base de datos y es un campo obligatorio.

Dirección¶

Después, ingrese la dirección de la empresa o individual.

Campos adicionales¶

En el formulario inicial también se incluyen detalles adicionales. Los campos disponibles son:

• RFC: RFC, CUIT, NIT, RUT, TIN, RUC, CIF, NIF, etc.

• Citizen Identification (identificación de ciudadano): número de identificación del gobierno (solo disponible en Individual).

• Puesto de trabajo: el puesto de trabajo del Individual (solo disponible en Individual).

• Teléfono: número telefónico con cualquier código de país que se usará para realizar llamadas, enviar mensajes de texto o de WhatsApp. Solo pase el cursor por encima del campo en el formulario guardado y haga clic en la opción que quiera.

• Teléfono celular: número telefónico móvil con cualquier código de país que se usará para realizar llamadas, enviar mensajes de texto o de WhatsApp. Solo pase el cursor por encima del campo en el formulario guardado y haga clic en la opción que quiera.

• Correo electrónico: ingrese el correo electrónico con el dominio.

• Sitio web: escriba la dirección del sitio web completa, empezando por http o https.

• Título: seleccione Doctor, Sra., Srita., Sr., Profesor, o cree un título nuevo directamente desde este campo.

• Etiquetas: para agregar etiquetas configuradas empiece a escribir en el campo, o haga clic en el menú desplegable y seleccione una de las opciones. Para crear una etiqueta nueva comience a escribir en el campo y haga clic en Crear en el menú desplegable que aparecerá.

Pestaña de contactos y direcciones¶

En la parte inferior del formulario de contrato hay varias pestañas. En la pestaña Contactos y direcciones puede agregar contactos que están asociados a la Empresa y sus direcciones relacionadas. Por ejemplo, aquí puede enlistar una persona de contacto específica para la empresa.

Puede agregar varias direcciones en los contactos Individual y Empresa. Para hacerlo seleccione Añadir, ubicado en la pestaña Contactos y direcciones. Al hacerlo, aparecerá el formulario emergente Crear contacto, en el que podrá establecer direcciones adicionales.

En el formulario emergente Crear contacto, haga clic en el campo predeterminado Otra dirección para ver el menú desplegable con opciones relacionadas a las direcciones.

Seleccione una de las siguientes opciones:

• Contacto: añade otro contacto al formulario existente del contacto.

• Dirección de factura: añade una dirección de factura específica al formulario existente de contacto.

• Dirección de entrega: añade una dirección de entrega específica al formulario existente de contacto.

• Otra dirección: añade una dirección de entrega alterna al formulario existente de contacto.

• Dirección privada: añade una dirección privada al formulario de contacto existente.

Una vez que seleccione una opción deberá introducir la información de contacto correspondiente que debe utilizarse para el tipo de dirección específica.

Agregue el Nombre de contacto, Dirección, Correo electrónico y los números de teléfono o Celular debajo.

Configure el Puesto de trabajo, que aparece si el tipo de dirección de Contacto se seleccionó. Es smiliar que al contacto Individual.

Para agregar una nota, haga clic en el cuadro de texto a un lado de Notas y escriba lo que sea aplicable al cliente o contacto.

A continuación, haga clic en Guardar y cerrar para guardar la dirección y cerrar la ventana Crear contacto. O haga clic en Guardar y nuevo para guardar la dirección e introducir una nueva inmediatamente.

Pestaña de venta y compra¶

Sigue la pestaña Ventas y compra, que solo aparecerá si tiene instaladas las aplicaciones Ventas, Compra o Punto de venta.

Puede configurar la posición fiscal en la pestaña Ventas y compra tab desde el menú desplegable.

Sección de ventas¶

En el encabezado Ventas puede asignar un Vendedor a un contacto, solo haga clic en el menú desplegable y seleccione uno. Para crear un Vendedor escriba el nombre de usuario y haga la selección apropiada.

Si lo necesita también puede configurar Términos de pago o Listas de precios. Haga clic en el menú desplegable a un lado de Términos de pago y cámbielo a uno de los Términos de pago preseleccionados, o cree uno nuevo. Seleccione el menú desplegable de la Lista de precios para elegir una Lista de precios apropiada.

Haga clic en el campo Método de entrega para seleccionar una opción desde el menú desplegable.

Sección del punto de venta¶

En el encabezado Punto de venta ingrese el Código de barras con el que puede identificar el contacto. Use el campo Puntos de lealtad para rastrear los puntos que el usuario ganó como parte del Programa de lealtad.

Sección de compra¶

Aquí debe especificar los términos de pago y el método de pago. También puede enviar un Recordatorio de entrega.

Sección varios¶

Use el campo Referencia de la sección Varios para agregar cualquier información adicional para este contacto. Si este contacto solo debe estar disponible para una de las empresas en una base de datos multiempresa, use el campo Empresa para seleccionarla. Use el menú desplegable Sitio web publicar este contacto en un solo sitio web (en caso de que la base de datos tenga varios). Seleccione una o más etiquetas de sitio web para facilitar el filtrado de los clientes publicados en la página web /clientes. Seleccione un sector para este contacto con el menú desplegable correspondiente y use el campo Políticas SLA para asignar una política de SLA de Soporte al cliente.

Pestaña de contabilidad¶

La pestaña Contabilidad aparece cuando se instala la aplicación Contabilidad. Aquí un usuario puede agregar Cuentas bancarias relacionadas o configurar asientos contables.

En el encabezado varios use el campo LEI para ingresar el identificador de entidad jurídica si es necesario

Pestaña de notas internas¶

Después de la pestaña Contabilidad está la pestaña Notas internas donde puede dejar notas para esta contacto.

Pestaña de Asignación de partner¶

Después está la pestaña Asignación de contacto que incluye la sección Geolocalización de forma predeterminada y otras opciones para los contactos, como Activación de contacto y Revisión de contacto. Estas opciones solo están disponibles cuando el módulo Distribuidores está instalado.

Pestaña de membresía¶

Por último está la pestaña Membresía en los formularios de contacto, que es útil para que los usuarios gestionen las membresías que se le ofrecen a este contacto en específico. Tome en cuenta que esta pestaña solo aparece cuando la aplicación Miembros está instalada.

Activar una membresía¶

Para activar la membresía de un contacto, vaya a la pestaña Membresía del formulario correspondiente y haga clic en Comprar membresía. En la ventana emergente que aparece, seleccione una membresía del menú desplegable y después configure el precio de la membresía. Haga clic en Facturar membresía cuando haya completado ambos campos.

Como alternativa, puede seleccionar la casilla Miembro gratuito en la pestaña Membresía de un formulario de contacto para ofrecerle una membresía gratuita.

Botones inteligentes¶

En la parte superior del formulario de contacto hay opciones adicionales disponibles conocidas como botones inteligentes.

Aquí, Odoo muestra muchos registros relacionados a este contacto que se hayan creado en otra aplicación. Odoo integra información de todas las aplicaciones, así que hay varios botones inteligentes.

Los usuarios pueden ver las reuniones, ventas, órdenes del PdV, suscripciones y tareas de proyecto. Además, el botón inteligente Más muestra otras opciones en un menú desplegable. También es posible acceder con rapidez a compras, tareas de soporte al cliente, tasas de puntualidad de las entregas, información de facturación, facturas de proveedores y el libro mayor de clientes asociado a este contacto.

Las entregas, documentos, tarjetas de lealtad y domiciliaciones bancarias también cuentan con sus respectivos botones inteligentes en caso de que aplique para este contacto.

El usuario puede visitar la página del contacto en el sitio web creado con Odoo si hace clic en el botón inteligente Ir a sitio web.

Archivar contactos¶

Si un usuario decide que ya no quiere tener este contacto activo es posible archivar el registro. Para hacerlo, vaya al menú Acción en la parte superior del formulario de contacto y haga clic en Archivar.

Después, haga clic en De acuerdo en la ventana emergente de confirmación.

Cuando haya archivado el contacto se agregará un listón en la parte superior y ya no aparecerán en la página principal de contactos, pero los puede encontrar con el filtro Archivado.