Creador de cotizaciones en PDF¶

El creador de cotizaciones en PDF de Ventas le permite enviar a sus clientes un archivo PDF totalmente personalizado para las cotizaciones, en el que se muestren la empresa y los productos, con distintos elementos de información y diseño, en lugar de limitarse a mostrar el precio y el total.

El creador de cotizaciones en PDF agrupa las páginas de encabezado, las descripciones de los productos, los precios y las páginas de pie de página para crear una cotización detallada. También puede introducir textos dinámicos en el PDF para personalizar la cotización para el cliente.

Disponer de un PDF personalizado en las cotizaciones aporta una mejor experiencia de compra para los clientes y añade un toque elegante de profesionalidad a la empresa.

Configuración¶

Si desea añadir archivos PDF personalizados a las cotizaciones, debe configurar la función creador de cotizaciones PDF.

Para ello, vaya a la aplicación Ventas ‣ Configuración ‣ Ajustes. Después, en la página Ajustes, vaya a la sección cotizaciones y órdenes y busque la función creador de cotizaciones en PDF.

Aquí puede subir encabezados y pies de página personalizados. Para hacerlo, haga clic en el botón Subir archivo o en el icono ✏️ (lápiz) del lado derecho del campo que desea y luego ubique, seleccione y suba el archivo PDF que quiera.

Al hacer clic en el icono de 🗑️ (papelera), se eliminan los archivos PDF actuales y se reemplazan por un campo en blanco y un botón de Subir archivo.

Una vez que suba los archivos PDF que desea en los campos correctos en la sección de Creador de cotizaciones en PDF de la página de Ajustes en Ventas, asegúrese de guardar sus cambios.

Los archivos que suba serán los PDF predeterminados que se usarán en todas las cotizaciones.

Texto dinámico en archivos PDF¶

Al crear PDF personalizados para las cotizaciones, use el texto dinámico para que Odoo complete automáticamente el contenido del archivo PDF con información relacionada a la cotización de la base de datos de Odoo, como nombres, precios, etc.

Los valores del texto dinámico vienen de componentes (entradas de texto) que se pueden añadir a un archivo PDF y Odoo completa automáticamente esos valores con información relacionada a la cotización.

Valores de texto dinámico¶

A continuación le presentamos valores comunes de texto dinámico que se usan en archivos PDF personalizados y lo que representan:

• name: Referencia de la orden de ventas

• partner_id__name: Nombre del cliente

• user_id__name: Nombre del vendedor

• amount_untaxed: Subtotal

• amount_total: Total

• delivery_date: Fecha de envío

• validity_date: Fecha de vencimiento

• client_order_ref: Referencia del cliente

A continuación se muestran los valores del texto dinámico específico del producto:

• description: Descripción del producto

• quantity: Cantidad

• uom: Unidad de medida (UdM)

• price_unit: Precio unitario

• discount: Descuento

• product_sale_price: Lista de precio del producto

• taxes: Nombre de los impuestos separados con coma (,)

• tax_excl_price: Precio con impuesto excluido

• tax_incl_price: Precio con impuesto incluido

Example

Cuando se crea un PDF, es mejor usar valores comunes de texto dinámico (name y partner_id_name). Cuando se sube a la base de datos, Odoo completa automáticamente esos campos con la información de sus respectivos campos.

En este caso, Odoo completará de forma automática la referencia de la orden de ventas en el campo de texto dinámico name y el nombre del cliente en el campo partner_id_name.

Una vez que los archivos PDF están completos, guárdelos en el disco duro de su computadora y súbalos a Odoo desde la aplicación Ventas ‣ Configuración ‣ Ajustes ‣ Creador de cotizaciones en PDF.

Suba los archivos PDF que creó en el campo Encabezados o Pies de página.

Una vez que los haya subido, haga clic en Guardar.

Agregar un archivo PDF a un producto¶

En la aplicación Ventas de Odoo también es posible agregar un PDF personalizado al formulario de un producto. Cuando lo agrega y ese producto se usa en una cotización, también se inserta ese archivo PDF en el PDF final.

Para agregar un archivo PDF personalizado a un producto, vaya a la aplicación Ventas ‣ Productos ‣ Productos y seleccione el producto al que desea agregar el PDF personalizado.

En la página del producto, haga clic en el botón inteligente de Documentos en la parte superior de la página.

La acción anterior abrirá una página separada de Documentos para ese producto, allí puede subir archivos relacionados. Desde esta página, haga clic en Nuevo o Cargar.

Al hacer clic en Subir puede cargar el documento que desee y luego puede proporcionarle una configuración más avanzada desde la tarjeta del documento. También puede hacer clic en el icono de tres puntos ubicado en la esquina superior derecha de la tarjeta del documento y después en Editar.

Al hacer clic en Nuevo se abre un formulario para documentos en blanco, allí puede cargar el PDF que desee con el botón Suba su archivo. Este se encuentra ubicado en el campo Contenido del archivo del formulario.

Desde aquí puede modificar la información y la configuración relacionada con el documento que subió.

El primer campo en el formulario de documentos es para el Nombre del documento y aparece en color gris (además de que no puede hacer clic allí) hasta que suba un documento. Una vez que haya subido un PDF, el campo Nombre se completa de forma automática con el nombre del PDF, puede editarlo después.

Antes de subir un documento, desde el campo con el menú desplegable Tipo puede elegir si es un archivo o una URL.

Luego, en la sección Ventas, en el campo Visible en, haga clic en el menú desplegable y seleccione alguna de las siguientes opciones: Cotización, Orden confirmada o Dentro de la cotización.

• Cotización: los clientes reciben el documento y pueden acceder a él en cualquier momento.

• Orden confirmada: los clientes reciben el documento al momento de confirmar su orden, es muy útil para los usuarios manuales y para otros documentos complementarios.

• Dentro de la cotización: el documento está incluido en el PDF de la cotización, entre las páginas de cabecera y la sección correspondiente a los precios.

Por último, en la sección Comercio electrónico, elija si desea mostrarlo en la página del producto o no desde el frontend (en la tienda en línea).

Cotización en PDF¶

Una vez que confirma una cotización con un PDF preconfigurado, Odoo le ofrece la opción de imprimirla para verificar si hay errores o para almacenarla en sus registros.

Para imprimirla, vaya a la cotización confirmada y haga clic en el icono ⚙️ (de engranaje) que abrirá un menú desplegable. Desde allí, seleccione Imprimir y luego Cotización en PDF.

En ese instante comenzará la descarga instantánea de la cotización. Al abrirla, puede ver e imprimir la cotización en PDF y el PDF del producto configurado que estableció para poder visualizar dentro de la cotización.