Servicios¶

Para preservar de manera óptima una flota de vehículos, es necesario llevar a cabo mantenimiento con regularidad y reparaciones periódicas. Es muy importante que programe reparaciones y gestione los servicios para toda la flota, esto garantizará que todos los vehículos se encuentren en buen estado de funcionamiento cuando se requieran.

Crear registros de servicio¶

Para registrar un servicio para un vehículo, vaya al tablero principal Servicios desde la aplicación Flota ‣ Flota‣ Servicios. Haga clic en el botón Nuevo en la esquina superior derecha para abrir un nuevo formulario de servicios

Llene la información que se le pide en el formulario. Los únicos dos campos requeridos son el Tipo de servicio y el Vehículo.

El formulario de servicio guarda la información de forma automática a medida de que la va proporcionando. Sin embargo, también puede guardarla de forma manual en cualquier momento si hace clic en Guardar de forma manual. Este botón está representado con un icono (subir a la nube).

Los campos del formulario son:

• Descripción: escriba una breve descripción del servicio.

• Tipo de servicio: seleccione el tipo de servicio realizado en el menú desplegable o escriba uno nuevo y haga clic en Crear «servicio» o en Crear y editar… para agregar el tipo de servicio y configurarlo.

  Importante

  Los Tipos de servicios no están preconfigurados en Odoo. Al registrar un servicio por primera vez, necesita crear el tipo de servicio antes de poder seleccionarlo.

• Fecha: Seleccione la fecha en que el servicio se proporcionó o está programado para realizarse con el calendario emergente. Vaya al mes deseado a través de los iconos < > (flecha) y luego haga clic en la fecha para seleccionarla.

• Costo: proporcione el costo del servicio.

• Proveedor: seleccione el proveedor que realizó el servicio con el menú desplegable. Si el proveedor aún no forma parte del sistema, escriba su nombre y haga clic en Crear para agregarlo o en Crear y editar… para agregarlo y configurarlo.

• Vehículo: seleccione el vehículo al que se le proporcionó servicio desde el menú desplegable. Al seleccionar el vehículo, el campo Conductor se completa y aparece la unidad de medida para el campo Valor del odómetro.

• Conductor: el conductor actual asignado al vehículo seleccionado se completa al seleccionar el Vehículo. Si es necesario cambiar al conductor, puede seleccionar otro desde el menú desplegable.

• Valor del odómetro: ingrese el valor que indica el odómetro cuando termine el servicio. Las unidades de medida deben ser ya sea en kilómetros (km) o en millas (mi), según cómo se configuró el vehículo seleccionado.

  Al seleccionar Vehículo se llena la unidad de medida para este campo. Esto viene del formulario de vehículo.

  Truco

  Para cambiar de kilómetros a millas (o viceversa) haga clic en el botón Enlace interno a la derecha del vehículo seleccionado en el campo Vehículo.

  Cambie la unidad de medida, después regrese al formulario de servicio usando las migas de pan. La unidad de medida debería estar actualizada en el campo Valor del odómetro.

• Notas: escriba las notas para la reparación en la parte inferior del formulario de servicio.

Crear tipos de servicio¶

Los tipos de servicio se debe crear desde el formulario de servicio. No hay otra forma de acceder a la lista de tipos de servicio.

En el formulario de servicio escriba el nombre del nuevo Tipo de servicio en el campo correspondiente. Después, haga clic en Crear y editar… y aparecerá un formulario emergente Crear tipo de servicio .

El tipo de servicio que se ingrese en el formulario hará que se llene de forma automática el campo Nombre, que puede modificar si así lo desea.

Después, seleccione la Categoría para el nuevo tipo de servicio desde el menú desplegable de ese campo. Las dos opciones predeterminadas de las que puede elegir son Contrato o Servicio. No puede crear categorías adicionales.

Si el servicio aplica solo a contratos o servicios, seleccione la Categoría correspondiente. Si el servicio aplica a tanto a contratos como a servicios, deje este campo en blanco.

Por último, haga clic en Guardar y cerrar.

Crear un proveedor¶

Cuando un servicio se haya completado por primera vez, es común que el proveedor no esté en la base de datos todavía. Lo mejor es agregar detalles completos para un proveedor en la base de datos, así toda la información necesaria se puede recuperar.

En el formulario de servicio escriba el nombre del nuevo Proveedor en el campo correspondiente. Después, haga clic en Crear y editar… y aparecerá un formulario emergente Crear proveedor .

El nombre de proveedor que se ingrese en el formulario hará que se llene de forma automática el campo Nombre, que puede modificar si así lo desea.

Información general¶

Complete la siguiente información en la parte superior del formulario:

• Individual o Empresa: seleccione si el proveedor que está agregando es una persona o una empresa. Haga clic en el botón de radio para hacer la selección.

  Al hacer una selección, es posible que algunos campos desaparezcan del formulario. Si cualquiera de los campos de abajo no es visible, es porque se seleccionó Empresa en lugar de Individual.

• Nombre: escriba el nombre de la persona o la empresa en este campo.

• Nombre de la empresa: seleccione a la empresa asociada con el proveedor desde el menú desplegable, si es necesario

  Si el botón de radio de la Empresa se selecciona en la parte superior del formulario, este campo no aparecerá.

• Contacto: ingrese la información de contacto en esta sección.

  Si así lo desea, puede cambiar el campo Contacto a un tipo de contacto diferente. Haga clic en Contacto para mostrar el menú desplegable. Las opciones disponibles para seleccionar son Contacto, Dirección de factura, Dirección de entrega, Dirección de seguimiento, o Otra dirección.

  Si así lo desea, seleccione una de las siguientes opciones para el campo Contacto e ingrese la información correspondiente.

  Si se selecciona Empresa en el campo Individual or Empresa, este campo se llamará Dirección y no se podrá modificar.

• RFC: ingrese el NIT, CUIT, RIF, RUT, RNC, TIN, RUC, RFC, RTN en este campo.

• Puesto de trabajo: ingrese el puesto de trabajo del proveedor en esta campo. Si el botón de radio de Empresa se selecciona en la parte superior del formulario, es probable que este campo no aparezca.

• Teléfono: ingrese el número telefónico del proveedor en este campo.

• Celular: ingrese el número de celular del proveedor en este campo.

• Correo electrónico: escriba el correo electrónico del proveedor en este campo.

• Sitio web: escriba la dirección del sitio web del proveedor en este campo.

• Título: seleccione el tratamiento de este proveedor en este campo con el menú desplegable. Las opciones predeterminadas son Doctor, Sra., Srita., Sr. y Profesor.

  Si el botón de radio de la Empresa se selecciona en la parte superior del formulario, este campo no aparecerá.

• Etiquetas: seleccione todas las etiquetas que apliquen a este proveedor desde el menú desplegable.

  Para agregar una nueva etiqueta, haga clic en Crear «etiqueta».

  No existe un límite sobre cuántas etiquetas puede seleccionar.

• Imagen: una foto ya sea de la persona principal de contacto o el logo de la empresa para agregarse al formulario. Pase el cursor por encima de la caja con una 📷 (cámara) en la parte superior derecha del formulario para mostrar un icono de ✏️ (lápiz) y haga clic en él, en este momento aparecerá una ventana para ver los archivos. Busque el archivo deseado y haga clic en Abrir para seleccionarlo.

Pestaña de contactos y direcciones¶

Una vez que haya llenado la parte superior del formulario Crear proveedor agregue cualquier otro contacto o dirección asociadas al proveedor en esta pestaña.

Haga clic en el botón Agregar para agregar un contacto nuevo y aparecerá una ventana para Crear contacto.

Seleccione una de las opciones de tipo de contacto apropiadas con los botones de radio que se encuentran en la parte superior de la ventana emergente. Las opciones son:

• Contacto: seleccione esta opción para agregar detalles de contacto generales para los empleados asociados a este proveedor.

• Dirección de facturación: seleccione esta opción para agregar una dirección preferida para todas las facturas. Cuando se agregue desde el formulario, esta dirección se selecciona de manera automática al enviar una factura al proveedor asociado.

• Dirección de entrega: seleccione esta opción para agregar una dirección preferida para todas las entregas. Cuando se agregue desde el formulario, esta dirección se selecciona de manera automática al entregar una orden al proveedor asociado.

• Dirección de seguimiento: seleccione esta opción para agregar una dirección preferida para toda la comunicación de seguimiento. Cuando se agregue desde el formulario, esta dirección se selecciona de manera automática al enviar recordatorios sobre facturas sin pagar.

• Otra dirección: seleccione esta opción para agregar cualquier otra dirección necesaria para el proveedor.

Agregue cualquier nota a la sección Notas internas… del formulario.

Después de agregar toda la información, haga clic ya sea en Guardar y cerrar para agregar un nuevo contacto o en Guardar y nuevo para agregar el nuevo registro de dirección y crear otra dirección de correo.

Conforme los contactos se agreguen a esta pestaña, cada contacto aparecerá en una caja separada, con un icono que indicará qué tipo de contacto se está enlistando.

Example

La dirección de entrega muestra el icono ⛟ (camión) adentro de esa caja de dirección específica, mientras que una Dirección de facturación muestra un icono de 💵 (billete) adentro.

Pestañas de venta y compra¶

Ingrese la siguiente información sobre ventas y compra para las secciones descritas abajo. Según las otras aplicaciones instaladas, es posible que aparezcan campos y secciones adicionales. Los siguientes son los campos predeterminados solo para la aplicación Flota.

Ventas¶

• Vendedor: con el menú desplegable, seleccione al usuario que es el punto de contacto principal para las ventas con este proveedor.

  Esta persona debe ser un usuario interno de la empresa, por lo que deben iniciar sesión en la base de datos como un usuario.

Varios¶

• ID de la empresa: si la empresa tiene un número de ID que no sea su NIT, CUIT, RIF, RUT, RNC, TIN, RUC, RFC, RTN.

• Referencia: ingrese cualquier texto para brindar más información sobre el contacto. Esta es una nota interna con la que se debe brindar información adicional.

  Example

  Una empresa tiene varias personas con el mismo nombre, Juanita Pérez. El campo Referencia podría ser Juanita Pérez de X108 - devolución para brindar información adicional.

Pestaña de notas internas¶

Agregue las notas relacionadas con el proveedor o cualquier otra información necesaria en esta pestaña.

Lista de servicios¶

Para ver todos los servicios registrados en la base de datos, entre ellos las solicitudes antiguas y nuevas, vaya a Flota ‣ Flota ‣ Servicios. Todos los servicios aparecerán en una vista de lista junto a sus detalles correspondientes.

Los registros del servicio se agrupan por tipo de servicio. El número de reparaciones de cada tipo de servicio aparece en paréntesis después del nombre del tipo de servicio.

Todos los servicios muestran la siguiente información:

• Fecha: la fecha en que se realizó o solicitó el servicio o la reparación (o se solicitó que se lleve a cabo).

• Descripción: una breve descripción del tipo específico de servicio o reparación que se realizó para puntualizar el servicio en específico.

• Tipo de servicio: el servicio o la reparación que se realizó. Este dato se selecciona de la lista de servicios que debe configurar.

• Vehículo: el vehículo específico que recibió el servicio.

• Conductor: el conductor actual del vehículo.

• Proveedor: el proveedor específico que realizó el servicio o la reparación.

• Notas: cualquier información relacionada con el servicio o reparación que se documenta para agregar explicaciones.

• Costo: el costo total del servicio o la reparación.

• Stage: the status of the service, or repair. Options are New, Running, Done, or Cancelled.

En la parte inferior de la columna Costo se muestran el costo total de todos los servicios y reparaciones.

Ver servicios¶

Le recomendamos visualizar la lista de servicios en alguna de las formas preconfiguradas para ver mejor la información presentada. En la esquina superior derecha de la lista hay varios iconos disponibles en los que puede hacer clic, estas opciones presentarán los datos de diferentes maneras.

Vista de lista¶

La vista predeterminada de los registros del servicio es una vista de lista donde se muestran todos los servicios, primero en orden alfabético por tipo de servicio y después agrupados por estado.

La información se puede ordenar por cualquier columna. Al pasar el cursor sobre el nombre en la parte superior de la columna aparecerá una flecha en el extremo derecho de la misma. Haga clic en ella para ordenar los datos por esa columna específica.

La clasificación predeterminada es en orden alfabético descendiente (de la A a la Z), que se representa con el icono ⌄ (flecha hacia abajo) y que puede usar para revertir el orden alfabético (de la Z a la A). El icono ⌄ (flecha hacia abajo) cambia a ^ (flecha hacia arriba.

Las dos excepciones a esta organización son la columna predeterminada Fecha y la columna Costo. La columna Fecha acomoda la información en orden cronológico (de enero a diciembre), en lugar de hacerlo en orden alfabético. La columna Costo acomoda la información por precio de reparación, del menor al mayor.

Agregar un servicio¶

Para agregar un registro de servicio desde la vista de lista, haga clic en el botón Nuevo y cargará un formulario de servicio. Ingrese toda la información en el formulario de servicio.

El formulario guarda de forma automática la información que ingrese.

Vista de kanban¶

Para visualizar los servicios por etapa haga clic en el botón de kanban, es el segundo icono en la esquina superior derecha y está representado por dos barras de diferentes longitudes abajo de una línea.

Todos los servicios se organizan por tipo de servicio y aparecen en la columna de kanban correspondiente.

El número de reparaciones para cada tipo de servicio aparece en la derecha de cada encabezado de una columna de kanban.

El estado colectivo de las actividades programadas para cada tipo de servicio aparece en la barra de código de color abajo de cada título de columna en la vista de kanban. Las reparaciones con actividades programadas en el futuro aparecen en verde, las actividades programadas para hoy aparecen en amarillo, las actividades atrasadas aparecen en rojo y las reparaciones sin actividades programadas aparecen en gris.

Cada tarjeta de kanban tiene un icono siguiendo el código de color relacionado a la actividad, como un icono de 🕘 (reloj) o 📞 (teléfono), por ejemplo. Estos iconos indican tanto la fecha programada de la actividad como el estado. El estado de la actividad corresponde a los colores en la barra de estado. Haga clic en cada icono de actividad para ver los detalles de esta actividad específica.

La longitud de la barra de color corresponde al número de actividades que tengan el mismo estado y se encuentren en esa misma etapa. Pase el cursor por encima de una de las secciones de color para mostrar el número de registros de servicio que están en ese grupo en específico.

Para ver solo registros con un estado específico, haga clic en el color deseado en la barra. El color de fondo de la columna cambiará a una tonalidad más pálida del mismo color (ya sea verde, amarillo, rojo o gris) y el color en la barra aparecerá con rayas. Solo las reparaciones y los servicios con el estado seleccionado aparecen en la columna.

Planear actividades¶

Para programar una actividad para una reparación o servicio desde la vista de kanban, haga clic en el icono de actividad en la esquina inferior derecha del registro de servicio y haga clic en + Programar una actividad. Aparecerá la ventana emergente Programar actividad.

Proporcione la siguiente información en el formulario:

• Tipo de actividad: seleccione el tipo de actividad que está programando con el menú desplegable. Las opciones predeterminadas son Correo electrónico, Reunión, Por hacer y Subir documento.

• Resumen: ingrese una descripción corta de la actividad, como Programar cambio de aceite.

• Fecha de vencimiento: con la ventana emergente de calendario, seleccione la fecha en la que debe de completar la actividad. Con los iconos de flecha < (izquierda) y > (derecha) puede navegar al mes deseado. Haga clic en él para seleccionarlo.

• Asignado a: seleccione el usuario responsable de la actividad en el menú desplegable.

• Notas: agregue notas o detalles en la parte en blanco en la parte inferior del formulario.

Cuando se complete la Actividad programada, haga clic en Programar para programar una actividad, o haga clic en Hecho y programar siguiente para guardar la actividad actual y programar otra actividad o la misma reparación.

Agregar un servicio¶

Puede agregar una nueva reparación desde esta vista. Haga clic en ➕ (icono de más) en la esquina superior derecha de la columna kanban y aparecerá un nuevo bloque en la parte superior de la columna, debajo del título.

Ingrese un Título para el servicio o la reparación y después haga clic en Agregar. En una ventana emergente aparecerá el formulario para crear el servicio. Ingrese toda la información en el formulario de servicio y después haga clic en Guardar y cerrar para agregar el registro. El nuevo registro aparecerá en la columna de Kanban.

Vista de gráfico¶

Otra forma de ver los datos es en un gráfico. Para cambiar a la vista de gráfico haga clic en el icono de gráfico, es el tercer icono en la esquina superior derecha y está representado por un pequeño gráfico.

La vista de gráfico predeterminada muestra la información del servicio en un gráfico de barras apilado y agrupado por tipo de servicio, El eje X representa el tipo de servicio y el eje Y representa el Costo.

Cada columna representa el costo total de todas las reparaciones y servicios para ese tipo de servicio específico. Pase el cursor por encima de cualquier barra para mostrar una ventana donde se vea el costo total de las reparaciones y servicios que representa esa barra.

El gráfico puede cambiar ya sea a gráfico de línea o a gráfico de círculo si hace clic en el botón correspondiente arriba de la gráfica. Además, el gráfico puede mostrar la información ya sea en orden apilado, descendente, o ascendente, solo debe hacer clic en lis botones correspondientes.

Vista de tabla dinámica¶

Otra forma de visualizar los datos del servicio es en una tabla dinámica de hoja de cálculo. Haga clic en el icono de Tabla dinámica, es el cuarto icono en la esquina superior derecha y está representado por una pequeña hoja de cálculo.

La forma predeterminada de presentar los datos muestra el coste total de cada tipo de servicio. Las filas horizontales representan los diversos tipos de servicio, con un tipo de servicio diferente en su propia línea. Las columnas verticales representan los costos totales de cada tipo específico de servicio, divididos a su vez por el tipo de servicio.

Puede insertar la tabla en una hoja de cálculo o descargarla si así lo desea.

Para agregar una tabla dinámica a una hoja de cálculo en Odoo, primero debe cambiar la apariencia de la tabla dinámica. La vista predeterminada de la tabla dinámica no permite insertarla en la hoja de cálculo (el botón Insertar en hoja de cálculo está bloqueado).

primero, haga clic en el icono ➖ (menos) a la izquierda del Total en la parte superior de la tabla dinámica. Esto hará que se colapsen los tipos de servicio y la única columna visible será Costo.

Después, haga clic en el botón Insertar en hoja de cálculo, que ya no estará bloqueado, y aparecerá una ventana emergente Seleccione una hoja de cálculo para insertar su tabla dinámica. En esta ventana emergente aparecen dos pestañas, una Hojas de cálculo y otra Tableros.

Haga clic en la pestaña deseada para indicar dónde se debe colocar la hoja de cálculo, ya sea en una Hoja de cálculo o en un Tablero. Después de hacer clic en la opción deseada, presione Confirmar. La hoja de cálculo cargará en la pantalla.

Haga clic en Servicios en la esquina superior izquierda para regresar a la vista anterior de la tabla dinámica.

Para descargar la tabla en formato xlsx haga clic en el icono de descarga xlsx, ⬇️ (flecha apuntando hacia abajo arriba de una línea).

Vista de actividad¶

Para ver las actividades programadas para servicios o reparaciones, haga clic en el icono de actividad 🕗 (reloj) en la esquina superior derecha de la pantalla. Esto presenta todas las actividades, organizadas por vehículo y tipo de actividad.

Las columnas verticales se organizan por tipo de actividad y las líneas horizontales se organizan por vehículo.

Las entradas tienen un código de color que depende del estado de cada actividad. Las actividades verdes están programadas para el futuro, las amarillas vencen hoy y las rojas están atrasadas.

El usuario responsable de la actividad aparece en una foto en la esquina inferior izquierda de cada entrada de actividad.

La fecha de vencimiento de cada actividad está escrita en la parte superior central de cada entrada de actividad.

Una barra de color en la parte superior de cada columna de actividad indica el estado de las actividades dentro de esa columna.

El número de actividades para cada tipo de actividad está escrito en la parte derecha de la barra de colores, debajo del nombre de la columna.

Planificar una actividad¶

Para agregar un registro de servicio desde la vista de una actividad, haga clic en + Programar actividad y cargará una ventana emergente Buscar: servicios. Haga clic en el servicio para el que va a programar la actividad y cargará un formulario Programar actividad.

Ingrese toda la información en el formulario de la actividad.

Cuando el formulario esté completo, haga clic en el botón Programar. Ambas ventanas emergentes se cerrarán y la actividad ahora aparecerá en la vista de actividad.