Facturación electrónica (EDI)¶

EDI, o intercambio electrónico de datos, es la comunicación entre empresas de documentos empresariales, como órdenes de compra y facturas, en formato estándar. Si envía documentos que cumplen con el estándar EDI se podrá asegurar de que la máquina que reciba el mensaje podrá interpretar la información de manera correcta. Hay muchos formatos EDI que están disponibles dependiendo del país de su empresa.

La función EDI permite automatizar la administración entre empresas, además de que es posible que algunos gobiernos lo pidan para facilitar el control fiscal y la administración

Uno de los usos de EDI es que podrá crear facturas y notas de crédito en formato electrónico.

Los siguientes formatos, entre otros, son compatibles con Odoo.

Configuración¶

De forma predeterminada, el formato disponible en la ventana de envío depende del país de su cliente.

Puede definir un formato de factura electrónica específico para cada cliente. Para ello, vaya a Contabilidad ‣ Clientes ‣ Clientes, abra el formulario correspondiente, vaya a la pestaña Contabilidad y seleccione el formato adecuado.

Facturación electrónica nacional¶

Según el país de su empresa (por ejemplo, Italia, España, México, etc.), es posible que deba emitir sus facturas mediante documentos de facturación electrónica con un formato específico. En este caso, puede definir un formato predeterminado de facturación electrónica para su diario de ventas.

Para hacerlo, vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Diarios, abra su diario de ventas, diríjase a la pestaña Ajustes avanzados y habilite los formatos necesarios para este diario.

Generar facturas electrónicas¶

Desde una factura confirmada, haga clic en Enviar e imprimir para abrir la ventana de envío, luego seleccione la opción de facturación electrónica para generar y adjuntar el archivo con la factura electrónica.

Peppol¶

La red Peppol garantiza el intercambio de documentos e información entre las empresas y las autoridades del gobierno. Se usa principalmente para la facturación electrónica y sus puntos de acceso (conectores a la red de Peppol) le permiten a las empresas intercambiar documentos electrónicos.

Ahora Odoo es un punto de acceso y un SMP, lo que permite realizar transacciones de facturación electrónica sin la necesidad de enviar facturas por correo electrónico o postal.

Si todavía no lo ha hecho, instale el módulo Peppol (account_peppol).

Registro¶

Go to Accounting ‣ Configuration ‣ Settings. If you do not have the Peppol module installed, first tick the Enable PEPPOL checkbox and then manually save. Click Start sending via Peppol to open the registration form.

You can register either as a sender or a receiver. A sender can only send invoices and credit notes on Odoo via Peppol, without ever registering as a Peppol participant on Odoo SMP. If you have an existing Peppol registration elsewhere that you want to keep, but want to send invoices from your Odoo database and receive other documents in another software, register as a sender.

Complete la siguiente información:

• Check the receiver box if you want to register on Odoo SMP. If you are migrating from another service provider, insert the Migration key from the previous provider (the field becomes visible after you tick the checkbox).

• E-Address Scheme: the Peppol Electronic Address Scheme usually depends on your company’s country. Odoo often prefills this with the most commonly used EAS code in your country. For example, the preferred EAS code for most companies in Belgium is 0208.

• Endpoint: this is usually a Company Registry number or a VAT number.

• Phone: phone number including the country code (e.g., +32 in Belgium).

• Email: this is the email Odoo can use to contact you regarding your Peppol registration.

If you want to explore or demo Peppol, you can choose to register in Demo mode. Otherwise, select Live.

Truco

• Selecting Demo simulates everything in Odoo. There is no sending, receiving, or partner verification.

• For advanced users only, it is possible to run tests on Peppol’s test network. The server allows to register on Peppol and send/receive test invoices to/from other participants. To do so, enable the Modo de desarrollador (modo de depuración), open the Settings app, go to Technical ‣ System Parameters, and search for account_peppol.edi.mode. Click the parameter and change the Value to test. Go back to the Peppol setup menu in the Settings app. The option Test is now available.

When set up, request a verification code to be sent to you by clicking Send a registration code by SMS. A text message containing a code is sent to the phone number provided to finalize the verification process.

Once you enter the code and click Register, your Peppol participant status is updated. If you chose to only send documents, then the status changes to Can send but not receive. If you opted to receive documents as well, the status changes to Can send, pending registration to receive. In that case, it should be automatically activated within a day.

Then, set the default journal for receiving vendor bills in the Incoming Invoices Journal.

Your receiver application status should be updated soon after you are registered on the Peppol network.

Todas las facturas y facturas de proveedor se envían directamente usando la red de Peppol.

Configure Peppol services¶

Once you are registered on Odoo SMP, the Configure Peppol Services button becomes visible to allow you to enable or disable document formats that other participants can send you via Peppol. By default, all document formats supported by Odoo are enabled (depending on the installed modules).

Verificación de contactos¶

Antes de enviar una factura a un contacto con la red Peppol, es necesario verificar que también están registrados como un participante en Peppol.

Para hacerlo, vaya a Contabilidad ‣ Clientes ‣ Clientes y abra el formulario del cliente. Después, vaya a la pestaña de contabilidad ‣ facturación electrónica, seleccione el formato correcto y asegúrese de que el código EAS de Peppol y el punto de conexión estén llenos. Haga clic en Verificar. Si el contacto existe en la red, la validez de su punto de conexión de Peppol será Válido.

Puede verificar el estado de participación de Peppol de varios clientes a la vez. Para hacerlo, vaya a Contabilidad ‣ Clientes ‣ Clientes y cambie a vista de lista. Seleccione los contactos a los que quiere verificar y después haga clic en Acciones ‣ Verificar Peppol.

If the participant is registered on the Peppol network but cannot receive the format you selected for them, the Peppol endpoint validity label changes to Cannot receive this format.

Enviar facturas¶

Una vez listo, para enviar una factura con la red Peppol solo haga clic en Enviar e imprimir que se encuentra en el formulario de la factura. Para preparar varias facturas, selecciónelas y después haga clic en Acciones ‣ Enviar e imprimir, se enviarán en lote más tarde. Tanto las casillas BIS Billing 3.0 como Enviar mediante PEPPOL deben estar marcadas.

Las facturas publicadas que se pueden enviar mediante Peppol están marcadas como Listo para Peppol. Para mostrarlas, use el filtro Listo para Peppol o ingrese al tablero de Contabilidad y haga clic en Facturas listas para Peppol en el diario de ventas correspondiente.

Una vez que las facturas se envíen a través de Peppol, el estatus cambiará a Procesando. El estado cambiará a Listo después de que las facturas se hayan entregado al punto a acceso del contacto.

Un cron se ejecuta de forma regular para revisar el estado de estas facturas. Puede revisar el estado antes de que el cron se ejecute, solo tiene que hacer clic en Obtener el estado de las facturas de Peppol en el dierio de ventas correspondientes en el tablero de contabilidad.

Recibir las facturas de proveedor¶

Una vez al día, el cron revisa si hay documentos nuevos que se le hayan enviado a través de la red Peppol. Estos documentos se importan y las facturas de proveedor correspondientes se crean de forma automática en borradores.

Si quiere recuperar los documentos Peppol antes de que el cron se ejecute, lo puede hacer desde el tablero de Contabilidad en el diario de compra principal de Peppol que configuró en los ajuistes. Solo haga clic en Obtener de Peppol.