Limpieza de datos¶

La aplicación Limpieza de datos de Odoo mantiene la base limpia y organizada con las siguientes funciones:

• Deduplicación: fusiona o elimina entradas duplicadas para que los datos en la base de datos sean únicos.

• Reciclaje: identifica registros desactualizados para archivarlos o eliminarlos.

• Fusión: fusiona varias entradas similares en un solo registro.

• Formato: homologa los datos de texto al encontrar y sustituir el mismo de acuerdo a necesidades específicas.

Las reglas automatizadas personalizables (e incluso las acciones manuales) mantienen los registros en la base de datos y sus datos de texto actualizados y con el formato correcto adaptados a las especificaciones de la empresa.

Instalación de módulos¶

La aplicación Limpieza de datos consiste de varios módulos. Instale los siguientes para poder acceder a todas las funciones:

Deduplicación¶

En el tablero de duplicados (Limpieza de datos ‣ Deduplicación) Odoo le sugerirá agrupar los registros similares para fusionarlos si coinciden con las condiciones dentro del conjunto de registros establecidas por las reglas de deduplicación.

La barra lateral REGLA incluye todas las reglas de deduplicación activas y muestra el número total de duplicados detectados junto a ellas.

La regla Todos está seleccionada de forma predeterminada. Los registros que aparecen están agrupados por regla, con una calificación de similitud (fuera del 100%) en la vista de lista, con las siguientes columnas:

• Creado el: la fecha y hora de creación del registro original.

• Nombre: el nombre o título del registro original.

• Valores de campo: los valores del registro original de los campos que se utilizan para detectar duplicados.

• Se utiliza en: incluye otros modelos que hacen referencia al registro original.

• ID: el ID único del registro original.

• Es el registro maestro: los registros duplicados se fusionan con el registro maestro. Solo puede haber un registro maestro en un grupo de registros similares.

Seleccione una regla específica en la barra lateral REGLA para filtrar los registros duplicados.

Fusionar registros duplicados¶

Para fusionar los registros primero debe elegir un registro maestro en el grupo de registros similares. El registro principal es la base con la que se fusiona toda la información adicional de los registros similares.

No seleccione ningún registro como maestro para que Odoo elija uno aleatorio para fusionarlo.

Primero haga clic en el botón Fusionar ubicado en la parte superior del grupo de registros similares y después haga clic en De acuerdo para confirmar la fusión.

Al fusionar un registro, se registra un mensaje en el chatter del registro maestro que describe la fusión. Algunos registros, como las tareas de un proyecto, se registran en el chatter con un enlace al registro anterior para poder referenciarlos.

Reglas de deduplicación¶

En la página de reglas de deduplicación (Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Reglas: Deduplicación) puede establecer las condiciones necesarias para detectar registros como duplicados.

Puede configurar estas reglas para todos los modelos de la base de datos y cada una puede tener distintos niveles de especificidad.

Modificar reglas de deduplicación¶

Seleccione una regla predeterminada para editarla o cree una con el botón Nuevo en la página de reglas de deduplicación (Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Reglas: Deduplicación).

Primero elija un modelo para esta regla. Esta acción actualizará el título de la regla en el modelo elegido.

También puede configurar un dominio para especificar los registros elegibles para esta regla. El número de registros correspondientes aparece en el enlace # de registros.

El campo Eliminación de duplicados aparece según el modelo que haya seleccionado. Elija si desea archivar o eliminar los registros fusionados.

Después, seleccione un modo de fusión:

• Manual: deberá fusionar los grupos duplicados de manera manual. También habilita el campo Notificar usuarios.

• Automático: los grupos duplicados se fusionan en automático sin notificar a los usuarios, basándose en los registros con un porcentaje de similitud superior al umbral establecido en el campo Umbral de similitud.

Habilite el botón Activo para comenzar a incluir los registros duplicados con esta regla en cuanto la guarde.

Por último, cree al menos una regla de deduplicación en el campo Reglas de deduplicación. Haga clic en Agregar una línea en la columna Campo de ID único.

• Seleccione uno de los campos del modelo con el menú desplegable Campo de ID único. Este campo se referenciará para registros similares.

• Seleccione una condición en el campo Coincide si para aplicar la regla de deduplicación según el texto en el Campo de ID único:

  • Coincidencia exacta: los caracteres del texto coinciden de manera exacta.

  • Coincidencia que no distingue entre mayúsculas, minúsculas y acentos: los caracteres del texto coinciden sin importar si están en mayúsculas, minúsculas o si tienen acentos.

Cierre el formulario de la regla una vez que haya terminado de configurarla o ejecútela de forma manual para encontrar los registros duplicados.

Ejecutar una regla de deduplicación manualmente¶

Para ejecutar una regla de deduplicación específica de forma manual en cualquier momento, vaya a Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Reglas: Deduplicación y seleccione la regla a ejecutar.

Luego, en el formulario de la regla, presione el botón Deduplicar en la parte superior izquierda. Al hacerlo, el botón inteligente Duplicados mostrará el número de duplicados capturados.

Haga clic en el botón inteligente Duplicados para gestionar estos registros.

Reciclar registros¶

Utilice la función Reciclar registros para eliminar los registros antiguos (y los que no están actualizados) de la base de datos.

En el tablero de registros de reciclado de campos (Limpieza de datos ‣ Reciclar registros) Odoo detectará los registros que puede archivar o eliminar si coinciden con las condiciones dentro de los registros establecidas por las reglas de reciclaje de registros.

La barra lateral REGLAS DE RECICLADO incluye todas las reglas de registro de reciclado activas y muestra el número total de registros detectados junto a ellas.

La opción Todos está seleccionada de forma predeterminada. Los registros aparecen en una vista de lista con las siguientes columnas:

• ID del registro: El ID del registro original.

• Nombre del registro: El nombre o título del registro original.

Seleccione una regla específica en la barra lateral REGLAS DE RECICLADO para filtrar los registros duplicados.

Para reciclar registros, haga clic en el botón Validar ubicado en la fila del registro.

El registro se recicla después de presionar ese botón. Según la manera en que esté configurada la regla, se archivará o eliminará de la base de datos.

Reglas de reciclado de registros¶

En la página de reglas de reciclaje de registros (Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Reglas: Reciclar registros) puede establecer las condiciones necesarias para reciclar registros.

Puede configurar estas reglas para todos los modelos de la base de datos y cada una puede tener distintos niveles de especificidad.

No existen reglas de reciclaje de registros de forma predeterminada. Haga clic en el botón Nuevo para crear una.

Primero elija un modelo para esta regla en el formulario de regla de reciclaje de registro. Esta acción actualizará el título de la regla en el modelo elegido.

También puede configurar un filtro para especificar los registros elegibles para esta regla. El número de registros correspondientes aparece en el enlace # de registros.

Luego, configure el campo y el intervalo para que la regla detecte los registros a reciclar:

• Campo de tiempo: Seleccione un campo del modelo para basar el tiempo (Delta).

• Delta: Escriba la duración del tiempo. Debe ser un número entero (por ejemplo, 7).

• Unidad delta: Seleccione la unidad de tiempo (días, semanas, meses o años).

Después, seleccione un modo de reciclado:

• Manual: Deberá reciclar de forma manual los registros detectados y habilita el campo Notificar usuarios.

• Automático: Fusiona los grupos reciclados en automático sin notificar a los usuarios.

Por último, seleccione una acción de reciclaje para archivar o eliminar registros. Si selecciona Eliminar, elija si desea incluir los registros archivados en la regla.

Cierre el formulario de la regla una vez que haya terminado de configurarla o ejecútela de forma manual para encontrar los registros a reciclar.

Example

Es posible configurar una regla de reciclaje para eliminar oportunidades y leads archivados que tuvieron su última actualización hace un año y que cuentan con un motivo de pérdida de la siguiente manera:

• Modelo: Lead/Oportunidad

• Filtro:

  • Activo es no establecido

  • Motivo de pérdida está en Demasiado caro

• Campo de tiempo: Última actualización el (Lead/Oportunidad)

• Delta: 1

• Unidad delta: Años

• Modo de reciclado: Automático

• Accion de reciclar: Eliminar

• Incluir archivados:

Ejecutar una regla de reciclado manualmente¶

Para ejecutar una regla de reciclado específica de forma manual en cualquier momento, vaya a Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Reglas: Reciclar registros y seleccione la regla a ejecutar.

Luego, en el formulario de la regla, presione el botón Ejecutar ahora en la parte superior izquierda. Al hacerlo, el botón inteligente Registros mostrará el número de registros capturados.

Haga clic en el botón inteligente Registros para gestionar estos registros.

Limpieza de campos¶

En el tablero de limpieza de campos (Limpieza de datos ‣ Limpieza de campos) Odoo sugerirá cambios de formato a los datos de los campos de un registro para seguir la convención establecida en las reglas de limpieza de campos.

Gestor de acciones de fusión¶

El gestor de acciones de fusión (Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Gestor de acciones de fusión) habilita o deshabilita la acción Fusionar disponible en el menú Acciones para los modelos en la base de datos.