Reparaturaufträge verarbeiten¶

Manchmal gehen Produkte, die an Kunden geliefert werden, während des Transports kaputt oder werden beschädigt und müssen gegen Erstattung des Kaufpreises, Lieferung eines Ersatzprodukts oder Reparatur zurückgeschickt werden.

In Odoo können Reparaturen von Produkten, die von Kunden zurückgegeben wurden, in der Reparatur-App nachverfolgt werden. Sobald die Produkte repariert sind, können sie wieder an den Kunden ausgeliefert werden.

Der Retouren- und Reparaturprozess für beschädigte Produkte erfolgt in der Regel in den folgenden Schritten:

1. Retourenauftrag für beschädigtes Produkt verarbeiten

2. Reparaturauftrag für retourniertes Produkt erstellen

3. Repariertes Produkt an Kunden retournieren

Auftrag retournieren¶

Retouren können in Odoo über Transfer rückgängig machen abgewickelt werden, die direkt aus einem Verkaufsauftrag erstellt werden, nachdem die Produkte an einen Kunden geliefert wurden.

Um eine Retoure zu erstellen, navigieren Sie zur Verkaufsapp, und klicken Sie auf einen Verkaufsauftrag, von dem ein Produkt retourniert werden soll. Klicken Sie dann im Verkaufsauftragsformular auf die intelligente Schaltfläche Lieferung. Dadurch wird das Formular für den Lieferauftrag geöffnet

Klicken Sie auf diesem Formular auf Retoure. Dadurch wird ein Pop-up-Fenster Transfer rückgängig machen geöffnet.

Dieses Pop-up-Fenster listet das Produkt auf, das im Auftrag enthalten ist, die Menge, die an den Kunden geliefert wurde, und die Maßeinheit, in der das Produkt geliefert wurde.

Klicken Sie auf den Wert im Feld Menge, um die Menge des zurückzusendenden Produkts zu ändern, falls erforderlich.

Klicken Sie auf das Symbol 🗑️ (Papierkorb) ganz rechts in der Produktzeile, um es ggf. aus der Retoure zu entfernen.

Klicken Sie dann auf Retoure, um die Retoure zu bestätigen. Dies erzeugt einen neuen Wareneingang für die zurückgegebenen Produkte.

Sobald das Produkt an das Lager zurückgeschickt wurde, kann der Eingang der Retoure in der Datenbank registriert werden, indem Sie im Rückbuchungsformular auf Validieren klicken.

Tipp

Sobald eine Rückbuchung für eine Retoure validiert wurde, wird der Wert in der Spalte Geliefert auf dem ursprünglichen Verkaufsauftrag aktualisiert, um die Differenz zwischen der ursprünglich bestellten Menge und der vom Kunden zurückgegebenen Menge wiederzugeben.

Reparaturauftrag erstellen¶

Sobald die Produkte retourniert wurden, können ihre Reparaturen durch die Erstellung eines Reparaturauftrags verfolgt werden.

Um einen neuen Reparaturauftrag zu erstellen, navigieren Sie zur Reparaturapp und klicken auf Neu. Dies öffnet ein leeres Formular für einen Reparaturauftrag.

Beginnen Sie in diesem Formular mit der Auswahl eines Kunden. Der ausgewählte Kunde sollte derjenige sein, für den der Auftrag in Rechnung gestellt und geliefert werden soll.

Klicken Sie im Feld Zu reparierendes Produkt auf das Dropdown-Menü, um das zu reparierende Produkt auszuwählen. Klicken Sie gegebenenfalls auf Mehr suchen …, um ein Suchen: Zu reparierendes Produkt zu öffnen und alle Produkte in der Datenbank zu durchsuchen.

Sobald Sie ein zu reparierendes Produkt ausgewählt haben, erscheint darunter ein neues Feld Produktmenge. Geben Sie in diesem Feld die Menge des zu reparierenden Produkts ein (im Format 0.00).

Klicken Sie rechts neben diesem Wert auf die Dropdown-Liste, um die Maßeinheit für das Produkt auszuwählen.

In the Return field, click the drop-down menu and select the return order from which the product to be repaired comes from.

Tick the Under Warranty checkbox, if the product being repaired is covered by a warranty. If ticked, the Customer is not charged for all the parts used in the repair order.

In the Scheduled Date field, click the date to reveal a calendar popover window. From this calendar, select a date for the repair, and click Apply.

In the Responsible field, click the drop-down menu and select the user who should be responsible for the repair.

In the Company field, if in a multi-company environment, select which company this RO belongs to.

In the Tags field, click the drop-down menu and select which tags should be applied to this RO.

Parts tab¶

Add, remove, or recycle parts in the Parts tab. To do so, click Add a line at the bottom of the form.

In the Type column, click the box to reveal three options to choose from: Add (selected by default), Remove, and Recycle.

Choosing Add adds this part to the RO. Adding parts lists components for use in the repair. If the components are used, the user completing the repair can record they were used. If they were not used, the user can indicate that, too, and the components can be saved for another use.

Choosing Remove removes this part from the RO. Removing parts lists components that should be removed from the product being repaired during the repair process. If the parts are removed, the user completing the repair can indicate they were removed.

Choosing Recycle recycles this part from the RO, designating it for later use or to be repurposed for another use in the warehouse.

In the Product column, select which product (part) should be added, removed, or recycled. In the Demand column, change the quantity, if necessary, to indicate what quantity of this part should be used in the repair process.

In the Done column, change the value (in a 0.00 format) once the part has been successfully added, removed, or recycled.

In the Unit of Measure column, select the UoM for the part.

Finally, in the Used column, tick the checkbox once the part has been used in the repair process.

To add additional columns to the line, click the (optional columns drop-down) icon, at the far-right of the header row. Select the desired options to add to the line.

Repair Notes and Miscellaneous tabs¶

Click the Repair Notes tab to add internal notes about this specific RO, and anything the user performing the repair might need to know.

Click the blank text field to begin writing notes.

Click the Miscellaneous tab to see the Operation Type for this repair. By default, this is set to YourCompany: Repairs, indicating this is a repair type operation.

Once all desired configurations have been made on the RO form, click Confirm Repair. This moves the RO to the Confirmed stage, and reserves the necessary components needed for the repair.

A new Forecasted column appears on the product lines under the Parts tab, displaying the availability of all components needed for the repair.

Once ready, click Start Repair. This moves the RO to the Under Repair stage (in the upper-right corner). If the RO should be cancelled, click Cancel Repair.

Once all products have been successfully repaired, the RO is completed. To register this in the database, click End Repair.

Bemerkung

If all parts added to the RO were not used, clicking End Repair causes an Uncomplete Move(s) pop-up window to appear.

The pop-up window informs the user that there is a difference between the initial demand and the actual quantity used for the order.

If the Used quantity should be changed, click Discard or close the pop-up window. If the order should be confirmed, click Validate.

This moves the RO to the Repaired stage. A Product Moves smart button also appears above the form.

Click the Product Moves smart button to view the product’s moves history during and after the repair process.

Return product to customer¶

Product is under warranty¶

Once the product has been successfully repaired, it can be returned to the customer.

Product is not under warranty¶

If the product is not under warranty, or should the customer bear the repair costs, click Create Quotation. This opens a new SO form, pre-populated with the parts used in the RO, with the total cost of the repair calculated.

If this SO should be sent to the customer, click Confirm, and proceed to invoice the customer for the repair.

To return the product to the customer, navigate to the Sales app, and select the original SO from which the initial return was processed. Then, click the Delivery smart button.

From the resulting list of operations, click the reverse transfer, indicated by the Source Document, which should read Return of WH/OUT/XXXXX.

This opens the return form. At the top of this form, a Repair Orders smart button now appears, linking this return to the completed RO.

Click Return at the top of the form. This opens a Reverse Transfer pop-up window.

Dieses Pop-up-Fenster listet das Produkt auf, das im Auftrag enthalten ist, die Menge, die an den Kunden geliefert wurde, und die Maßeinheit, in der das Produkt geliefert wurde.

Klicken Sie auf den Wert im Feld Menge, um die Menge des zurückzusendenden Produkts zu ändern, falls erforderlich.

Klicken Sie auf das Symbol 🗑️ (Papierkorb) ganz rechts in der Produktzeile, um es ggf. aus der Retoure zu entfernen.

Once ready, click Return to confirm the return. This creates a new delivery for the returned products.

Wenn die Lieferung bearbeitet und das Produkt an den Kunden zurückgeschickt wurde, klicken Sie auf Validieren, um die Lieferung zu bestätigen.