E-Signatur¶
Mit Odoo E-Signatur können Sie Dokumente mittels elektronischer Signaturen online versenden, unterschreiben und genehmigen.
Eine elektronische Signatur zeigt das Einverständnis einer Person mit dem Inhalt eines Dokuments. Genau wie eine handschriftliche Unterschrift stellt die elektronische Unterschrift eine rechtliche Bindung an die Bedingungen des unterzeichneten Dokuments dar.
Mit E-Signatur können Sie eine beliebige PDF-Datei hochladen und ihr per Drag-and-Drop Felder hinzufügen. Diese Felder werden automatisch mit den Angaben des Benutzers ausgefüllt, wenn dieser angemeldet ist.
Gültigkeit von elektronischen Signaturen¶
Mit der E-Signatur-App unterzeichnete Dokumente sind in der Europäischen Union und den Vereinigten Staaten von Amerika gültige elektronische Signaturen. Sie erfüllen auch die Anforderungen für elektronische Signaturen in den meisten Ländern. Die rechtliche Gültigkeit von elektronischen Signaturen, die mit Odoo generiert werden, hängt von der Gesetzgebung Ihres Landes ab. Unternehmen, die im Ausland tätig sind, sollten auch die Gesetze anderer Länder für elektronische Signaturen berücksichtigen.
Wichtig
The below information has no legal value; it is only provided for general informational purposes. As laws governing electronic signatures rapidly evolve, we cannot guarantee that all information is up-to-date. We advise contacting a local attorney for legal advice regarding electronic signature compliance and validity.
Europäische Union¶
Die eIDAS-Verordnung <http://data.europa.eu/eli/reg/2014/910/oj>`_ legt den Rahmen für elektronische Signaturen in den 27 Mitgliedsstaaten der Europäischen Union fest. Es wird zwischen drei Arten von elektronischen Signaturen unterschieden:
Einfache elektronische Signaturen
Fortgeschrittene elektronische Signaturen
Qualifizierte elektronische Signaturen
Odoo generiert die erste Art, einfache elektronische Signaturen; diese Signaturen sind in der EU rechtsgültig, wie in der eIDAS-Verordnung festgelegt.
Elektronische Signaturen werden möglicherweise nicht automatisch als gültig anerkannt. Möglicherweise müssen Sie Nachweise für die Gültigkeit einer Unterschrift erbringen. Während die E-Signatur-App eine einfache elektronische Unterschrift liefert, werden einige Nachweise automatisch während des Signaturvorgangs gesammelt, wie z. B.:
E-Mail- und SMS-Validierung (falls aktiviert)
Sicherer Identitätsnachweis durch itsme® (verfügbar in Belgien und den Niederlanden)
Zeitgestempelte, IP- und geografisch rückverfolgbare Zugriffsprotokolle zu den Dokumenten und den zugehörigen Signaturen
Rückverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit von Dokumenten (jede Änderung eines unterzeichneten Dokuments wird von Odoo mit Hilfe von kryptographischen Beweisen erkannt)
Vereinigte Staaten von Amerika¶
Der ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) auf zwischenstaatlicher und internationaler Ebene und der UETA (Uniform Electronic Transactions Act) auf staatlicher Ebene bilden den rechtlichen Rahmen für elektronische Signaturen. Es sei darauf hingewiesen, dass „Illinois <https://www.ilga.gov/legislation/ilcs/ilcs5.asp?ActID=89&>`_ und „New York <https://its.ny.gov/electronic-signatures-and-records-act-esra>`_ nicht das UETA, sondern ähnliche Gesetze übernommen haben.
Um als gültig anerkannt zu werden, müssen elektronische Signaturen insgesamt fünf Kriterien erfüllen:
Der Unterzeichner muss seinen **Willen zur Unterzeichnung* deutlich machen. Zum Beispiel kann die Verwendung einer Maus zum Zeichnen einer Unterschrift den Willen zeigen. Der Unterzeichner muss auch die Möglichkeit haben, sich gegen die elektronische Unterzeichnung eines Dokuments zu entscheiden.
Der Unterzeichner muss zunächst seine Zustimmung zur elektronischen Abwicklung von Geschäften geben.
Die Signatur muss eindeutig zugeteilz werden. In Odoo werden der Signatur Metadaten, wie z. B. die IP-Adresse des Unterzeichners, hinzugefügt, die als Nachweis verwendet werden können.
Die Signatur muss mit dem zu unterzeichnenden Dokument verknüpft sein, z. B. durch Aufzeichnung, wie die Unterschrift erfasst wurde.
Elektronisch unterzeichnete Dokumente müssen von allen Beteiligten aufbewahrt und gespeichert werden, z. B. indem der Unterzeichner entweder eine vollständig ausgefüllte Kopie erhält oder die Möglichkeit hat, eine Kopie herunterzuladen.
Other countries¶
Ein zu unterzeichnendes Dokument versenden¶
Echtzeitsignatur¶
You can click Upload a PDF to sign from your dashboard for a one-time signature. Select your document, open it, and drag and drop the required fields in your document. You can modify the role assigned to a field by clicking on it and selecting the one you want.
When ready, click Send, and fill in the required fields. Once sent, your document remains available. Go to to see your document and the status of the signatures.
Gültigkeitsdaten und Erinnerungen¶
You can set validity dates on limited-duration agreement documents or send automatic email reminders to obtain signatures on time. From your dashboard, click Send on your document. On the new page, go to the Options section, fill in the Valid Until field, toggle the Reminder switch, and click the value to edit the default number of days between reminders.
Vorlagen¶
You can create document templates when you have to send the same document several times. From your dashboard, click Upload a PDF template. Select the document and add the required fields. You can modify the role of a field by clicking on it and selecting the one you want.
Click Template Properties to add Tags to your template, define a Signed Document Workspace, add Signed Document Tags, set a Redirect Link that will be available in the signature confirmation message received after the signature, or define Authorized Users if you want to restrict the use of your template to specific authorized users or groups.
Your templates are visible by default on your dashboard. You can click Send to quickly send a document template to a signer or Sign Now if you are ready to sign your document immediately.
Tipp
You can create a template from a document that was previously sent. To do so, go to . On the document you want to retrieve, click on the the vertical ellipsis (⋮), then Template. Click on the vertical ellipsis (⋮) again, then Restore. Your document now appears on your dashboard next to your other templates.
Rollen¶
Jedes Feld in einem E-Signatur-Dokument ist mit einer Rolle verbunden, die einer bestimmten Person entspricht. Wenn ein Dokument unterzeichnet wird, muss die der Rolle zugeordnete Person die ihr zugewiesenen Felder ausfüllen und das Dokument unterzeichnen.
Die Rollen finden Sie unter .
Es ist möglich, bestehende Rollen zu aktualisieren oder neue Rollen zu erstellen, indem Sie auf Neu klicken. Wählen Sie einen Namen der Rolle, fügen Sie einen Zusätzlichen Authentifizierungsschritt hinzu, um die Identität der unterzeichnenden Person zu bestätigen, und wenn das Dokument einem anderen Kontakt zugewiesen werden kann, wählen Sie Änderung autorisiert für die Rolle. Für die Rolle kann auch eine Farbe gewählt werden. Diese Farbe kann bei der Konfiguration einer Vorlage helfen zu verstehen, welche Rolle für welches Feld zuständig ist.
Sichere Identifikation¶
As the owner of a document, you may request an Extra Authentication Step through SMS verification or via Itsme® (available in Belgium and the Netherlands). Both authentication options require credits. If you do not have any credits left, the authentication steps will be skipped.
Siehe auch
SMS-Verifizierung¶
Gehen Sie zu . Klicken Sie in die Spalte Zusätzlicher Authentifizierungsschritt der Rolle und wählen Sie Einmaliger Code über SMS.
Bemerkung
Bevor Sie SMS-Nachrichten versenden können, müssen Sie Ihre Telefonnummer registrieren. Gehen Sie dazu zu und klicken Sie auf Guthaben kaufen unter Per SMS authentifizieren.
Go to the document to sign, add the field for which the SMS verification is required, for example, the Signature field, and click Send. On the new page, select the customer and click Send.
The person signing the document fills in the Signature field, then Sign, and clicks Validate & Send Completed Document. A Final Validation page pops up where to add their phone number. One-time codes are sent by SMS.
Bemerkung
Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert.
Sobald der Extra-Authentifizierungsschritt für eine Rolle gilt, wird dieser Validierungsschritt für jedes Feld, das dieser Rolle zugewiesen ist, angefordert.
Itsme®¶
Itsme® authentication can be used to allow signatories to provide their identity using itsme®. This feature is only available in Belgium and the Netherlands.
The feature can be enabled in Sign Settings and applies automatically to the Customer (identified with itsme®) role. To enable it for other roles, go to . Click in the Extra Authentication Step column for the role, and select Via itsme®.
Go to the document that needs to be signed and add the Signature field. Switch to any role configured to use the feature, and click Validate and Send.
Upon signing the document, the signer completes the Signature field and proceeds by clicking on Validate & Send Completed Document, triggering a Final verification page where authentication via itsme® is required.
Hash des Unterzeichners:¶
Each time someone signs a document, a hash - a unique digital signature of the operation - is generated to ensure traceability, integrity, and inalterability. This process guarantees that any changes made after a signature is affixed can be easily detected, maintaining the document’s authenticity and security throughout its lifecycle.
A visual security frame displaying the beginning of the hash is added to the signatures. Internal users can hide or show it by turning the Frame option on or off when signing the document.
Auftrag unterzeichnen¶
When a document needs to be signed by different parties, the signing order lets you control the order in which your recipients receive it for signature.
After uploading a PDF with at least two signature fields with two different roles and clicking Send, toggle the Specify Signing Order switch and search for the signer’s name or email information to add them. You can decide on the signing order by typing 1 or 2 in the first column.
Each recipient receives the signature request notification only once the previous recipient has completed their action.
Feldtypen¶
Felder werden in einem Dokument verwendet, um anzugeben, welche Informationen von den Unterzeichnern ausgefüllt werden müssen. Sie können Ihrem Dokument Felder hinzufügen, indem Sie sie einfach per Drag-and-drop in die linke Spalte Ihres Dokuments ziehen.
Zum Unterzeichnen von Dokumenten können verschiedene Feldtypen verwendet werden (Platzhalter, Autovervollständigung usw.). Durch die Konfiguration Ihrer eigenen Feldtypen, auch bekannt als Typen des Signaturelements, kann der Signiervorgang für Ihre Kunden, Partner und Mitarbeiter noch schneller erfolgen.
Um Feldtypen zu erstellen und zu bearbeiten, gehen Sie zu .
Sie können ein bestehendes Feld auswählen, indem Sie darauf klicken, oder Sie können ein neues Feld erstellen. Bearbeiten Sie zunächst den Feldnamen. Wählen Sie dann einen Feldtyp:
Signatur: Der Benutzer wird aufgefordert, seine Unterschrift einzugeben, indem er sie entweder zeichnet, eine automatische Unterschrift auf der Grundlage seines Namens erstellt oder eine lokale Datei (normalerweise ein Bild) hochlädt. Jeder nachfolgende Signatur-Feldtyp verwendet dann die im ersten Feld eingegebenen Daten wieder.
Initialie: Benutzer werden aufgefordert, ihre Initialen einzugeben, ähnlich wie im Feld Signatur.
Text: Benutzer geben Text in einer einzelnen Zeile ein.
Mehrzeiliger Text: Benutzer geben Text in mehreren Zeilen ein.
Kontrollkästchen: Benutzer können ein Kästchen ankreuzen (z. B. um ihre Zustimmung oder ihr Einverständnis zu signalisieren).
Auswahl: Benutzer wählen eine einzelne Option aus einer Vielzahl von Möglichkeiten.
Die Einstellung Partnerfeld automatisch ausfüllen wird verwendet, um ein Feld während des Signaturprozesses automatisch auszufüllen. Dabei wird der Wert eines der Felder des Kontaktmodells (res.partner) der Person verwendet, die das Dokument unterschreibt. Geben Sie dazu den technischen Namen des Kontaktmodellfeldes ein.
Tipp
Um den technischen Namen eines Feldes zu erfahren, aktivieren Sie den Entwicklermodus und fahren Sie mit der Maus über das Fragezeichen neben dem Feld.
Bemerkung
Die automatisch ausgefüllten Werte sind Vorschläge und können von der Person, die das Dokument unterzeichnet, nach Bedarf geändert werden.
Die Größe der Felder kann auch durch Bearbeiten der Felder Standardbreite und Standardhöhe geändert werden. Beide Größen sind als Prozentsatz der gesamten Seite definiert und werden als Dezimalzahl ausgedrückt, wobei 1 der Breite oder Höhe der gesamten Seite entspricht. Standardmäßig wird die Breite neuer Felder, die Sie erstellen, auf 15 % (0,150) der Breite einer ganzen Seite festgelegt, während ihre Höhe auf 1,5 % (0,015) der Höhe einer ganzen Seite festgelegt wird.
Als nächstes schreiben Sie einen Tipp. Tipps werden in Pfeilen auf der linken Seite des Bildschirms des Benutzers während des Signaturvorgangs angezeigt, um ihm zu helfen, zu verstehen, was der Schritt bedeutet (z. B. „Unterschreiben Sie hier“ oder „Geben Sie Ihr Geburtsdatum ein“). Sie können auch einen Platzhalter-Text verwenden, der innerhalb des Feldes angezeigt wird, bevor es ausgefüllt wird.