Veranstaltungen erstellen¶

Mit der Veranstaltungen-App können Organisatoren von Veranstaltungen persönliche oder Online-Veranstaltungen in Odoo erstellen und konfigurieren. Jede neue Veranstaltung enthält eine Reihe von anpassbaren Optionen, die sich an der spezifischen Veranstaltungslogistik orientieren, wie z. B. Ticketverkauf und Anmeldeschalter, Stände, Beiträge, Sponsoren, Räume und mehr.

Verantaltungen können manuell von Grund auf neu erstellt werden oder auf vorgefertigten Vorlagen aufbauen. Sobald die Veranstaltungsapp gestartet ist, wird sie mit der Website-App für die Frontend-Werbung und die Registrierung der Veranstaltung für die Teilnehmer, mit der Verkaufsapp für die Möglichkeit, bezahlte Tickets zu kaufen, und mit der CRM-App durch anpassbare Regeln zur Lead-Generierung integriert.

Neue Veranstaltung¶

Um eine neue Veranstaltung zu erstellen, navigieren Sie zunächst zur Veranstaltungsapp und landen auf dem Standarddashboard Veranstaltungen in der Kanban-Ansicht. Von dort aus oder alternativ aus den Ansichten Liste oder Gantt klicken Sie auf die Schaltfläche Neu in der oberen linken Ecke des Dashboards, um ein neues Veranstaltungsformular zu öffnen.

Veranstaltungsformular¶

Am oberen Rand des Veranstaltungsformulars befinden sich eine Reihe von intelligenten Schaltflächen, die sich auf verschiedene Veranstaltungskennzahlen beziehen und automatisch mit den entsprechenden Daten gefüllt werden, sobald sich Teilnehmer registrieren, Stände gebucht werden und Sponsoren sich für die Veranstaltung anmelden, die Veranstaltung stattfindet und so weiter.

Diese intelligenten Schaltflächen werden in erster Linie als logistische Portale verwendet, um bestimmte Aktionen für die Veranstaltung durchzuführen. Die numerischen Anzeigen dienen in erster Linie als schnelle Referenzpunkte.

Diese visuellen Kennzahlen sind zwar nützlich, können aber auch angeklickt werden, um zu bestimmten veranstaltungsbezogenen Seiten zu navigieren und dort Änderungen vorzunehmen und/oder gewünschte Aktionen durchzuführen.

Unterhalb der intelligenten Schaltflächen befindet sich das Veranstaltungsformular, das verschiedene Felder und anklickbare Reiter enthält, die zur Konfiguration der ersten, notwendigen Details der Veranstaltung dienen.

Die folgenden Felder sind in einem Veranstaltungsformular zu finden:

• Veranstaltungname: der Titel der Veranstaltung. Dies ist ein Pflichtfeld.

  Bemerkung

  Rechts neben dem eingegebenen Veranstalrungsname befindet sich ein Sprach-Tooltip, der durch einen abgekürzten Sprachindikator dargestellt wird (z. B. DE). Wenn Sie darauf klicken, erscheint ein Pop-up-Fenster Übersetzen: Name, in dem verschiedene vorkonfigurierte Sprachübersetzungsoptionen angezeigt werden, die in der Datenbank verfügbar sind.

• Datum: wann, die Veranstaltung stattfindet. Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, kann aber bearbeitet werden und ist ein Pflichtfeld.

• Zeitzone: die entsprechende Zeitzone der Veranstaltung. Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, kann aber bearbeitet werden und ist ein Pflichtfeld.

• Sprache: Geben Sie eine bestimmte Sprache an, in die alle veranstaltungsbezogenen Mitteilungen übersetzt werden sollen, falls erforderlich. Dieses Feld ist standardmäßig leer. Wenn also veranstaltungsbezogene Mitteilungen an Empfänger gesendet werden, die eine andere Sprache sprechen, sollten Sie dieses Feld entsprechend konfigurieren.

• Twitter-Wall: erstellt eine separate Seite auf der Veranstaltungswebsite, um bestimmte Social-Media-Beiträge auf X (früher Twitter) zu veröffentlichen, die vorher festgelegte gewünschte Elemente enthalten.

  Tipp

  Um eine Twitter-Wall zu erstellen und anzupassen, geben Sie den Namen der gewünschten Wall in das Feld ein und wählen Sie Erstellen und bearbeiten … aus dem daraufhin angezeigten Dropdown-Menü.

  Dadurch wird das Pop-up-Fenster Twitter-Wall erstellen angezeigt.

  

  Geben Sie in diesem Fenster ein Wall-Name ein. Wählen Sie dann ein bestimmtes Wort oder einen Hashtag aus, nach dem Odoo auf X suchen soll, z. B. #WoodWorkingExpo24.

  Bestimmen Sie als nächstes die Art der Tweets, die Odoo nach den vorgegebenen Kriterien anzeigen soll. Die Auswahlmöglichkeiten in diesem Feld sind: Neueste, Beliebt, oder Gemischt.

  Die Benutzer haben auch die Möglichkeit, der Wall eine kurze Beschreibung hinzuzufügen.

  Schließlich wird das ausgegraute, nicht veränderbare Feld Website-URL automatisch mit der vollständigen URL ausgefüllt, die für den Zugriff auf das Dokument über die Veranstaltungswebsite erforderlich ist.

  Sie können der Wall auch ein Bild hinzufügen, indem Sie auf das Symbol (Bleistift) klicken, das erscheint, wenn Sie den Mauszeiger über das Platzhalterbild (Kamera) in der oberen rechten Ecke des Pop-up-Fensters bewegen.

  Wählen Sie dann im daraufhin angezeigten Datei-Explorer-Fenster das gewünschte Bild aus, das der Wall hinzugefügt werden soll.

  This Twitter Wall field only appears on the event form if the Social Marketing app is installed, and an X account has been added as a stream on the application. To learn more, check out the Social Marketing documentation.

• Vorlage: Wählen Sie eine vorkonfigurierte Veranstaltungsvorlage aus dem erscheinenden Dropdown-Menüs aus.

  Oder erstellen Sie direkt in diesem Feld eine neue Vorlage, indem Sie den Namen der neuen Vorlage eingeben und entweder:

  • Erstellen (wodurch die Vorlage erstellt und später bearbeitet werden kann) oder

  • Erstellen und bearbeiten … (wodurch die Vorlage erstellt wird und eine separate Vorlagenseite angezeigt wird, auf der Sie die Vorlage im Detail konfigurieren können).

• Stichwörter: Fügen Sie die entsprechenden Stichwörter hinzu, um die Veranstaltung kurz zu beschreiben (z. B. Online, Konferenz usw.). Es können mehrere Stichwörter pro Veranstaltung hinzugefügt werden.

  Tipp

  Stichwörter können auf Veranstaltungen angezeigt werden, die auf der Website aufgeführt sind, indem Sie das Kontrollkästchen Auf Website anzeigen unter Veranstaltungen ‣ Konfiguration ‣ Stichwortkategorien für Veranstaltungen aktivieren.

• Organisator: Bestimmen Sie den Organisator der Veranstaltung (ein Unternehmen, Kontakt oder Mitarbeiter).

• Verantwortlich: Wählen Sie einen Mitarbeiter in der Datenbank aus, der für diese Veranstaltung verantwortlich ist.

• Unternehmen: Geben Sie an, auf welches Unternehmen in der Datenbank sich diese Veranstaltung bezieht. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie in einer Umgebung mit mehreren Unternehmen arbeiten. Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, kann aber bearbeitet werden und ist ein Pflichtfeld.

• Website: Wählen Sie, ob die Veröffentlichung dieser Veranstaltung auf eine bestimmte in Odoo erstellte Website beschränkt werden soll. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, kann die Veranstaltung auf allen Websites in der Datenbank veröffentlicht werden. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zu Mehreren Websites.

• Veranstaltungsort: Geben Sie Details zum Veranstaltungsort ein. Dieses Feld bezieht die entsprechenden Informationen aus der Kontakte-App. Alternativ können Sie die Informationen zum Veranstaltungsort auch manuell in dieses Feld eingeben. Zumindest muss der Name des Veranstaltungsortes, die Adresse, die Stadt, die Postleitzahl/Region und das Land eingegeben werden.

• Ausstellungsplan: Wenn Sie möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Ihre Datei hochladen, um ein Bild der Karte des Veranstaltungsorts hochzuladen.

• Registrierungen beschränken: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird der Veranstaltung eine Begrenzung der Anzahl der Registrierungen hinzugefügt und diese gewünschte Begrenzung muss in das leere Feld vor Teilnehmer eingegeben werden.

• Maße des Veranstaltungsausweises: Wählen Sie das gewünschte Papierformat für Veranstaltungsausweise. Die Optionen sind: A4 faltbar, A6, oder 4 pro Blatt.

• Hintergrund des Veranstaltungsausweises: Wenn Sie möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Ihre Datei hochladen, um ein benutzerdefiniertes Hintergrundbild für Veranstaltungsausweise hochzuladen.

Wenn Sie die obigen Felder im Veranstaltungsformular ausreichend ausgefüllt haben, gehen Sie zu den vier Reitern am unteren Rand des Veranstaltungsformulars, um weitere Anpassungen vorzunehmen.

Diese Reiter sind: Tickets, Kommunikation, Fragen, und Notizen.

Reiter „Tickets“¶

Erstellen Sie benutzerdefinierte Tickets (und Ticketstufen) für Veranstaltungen im Reiter Tickets in einem Veranstaltungsformular.

Um ein Ticket zu erstellen, klicken Sie auf Zeile hinzufügen im Reiter Tickets. Geben Sie dann in das Feld Name einen Namen für das Ticket ein (z. B. Basisticket oder VIP).

Wählen Sie im Feld Produkt entweder das vorkonfigurierte Produkt Veranstaltungsregistrierung oder erstellen Sie ein neues Produkt, indem Sie den Namen des neuen Veranstaltungsregistrierungsprodukts eingeben und dann entweder Erstellen oder Erstellen und bearbeiten … aus dem sich öffnenden Dropdown-Menü wählen.

Als nächstes legen Sie die Kosten für die Registrierung des Tickets im Feld Preis fest.

Als nächstes legen Sie in den entsprechenden Feldern ein Datum für Verkaufsstart und Verkaufsende fest. Klicken Sie dazu in das leere Feld, um ein Kalender-Popover zu öffnen. Wählen Sie dort das gewünschte Datum und die Uhrzeit und klicken Sie dann auf Anwenden.

Legen Sie dann, falls gewünscht, ein Maximum für dieses spezielle Ticket fest, das verkauft werden kann.

Die Spalte Vergeben wird mit der Anzahl der verkauften Tickets gefüllt.

Optional können Sie in der Spalte Farbe eine benutzerdefinierte Farbe zur Unterscheidung der Ticketausweise hinzufügen. Die gewählte Farbe wird beim Druck auf den Ticketausweisen angezeigt.

Um Tickets im Reiter Tickets zu löschen, klicken Sie auf das Symbol (Mülleimer) in der entsprechenden Zeile des zu löschenden Tickets.

Reiter „Kommunikation“¶

Im Reiter Kommunikation eines Veranstaltungsformulars können Sie verschiedene Marketingmitteilungen erstellen, die in bestimmten Abständen vor und nach der Veranstaltung versendet werden können.

Um eine Mitteilung im Reiter Kommunikation hinzuzufügen, klicken Sie auf Zeile hinzufügen. Wählen Sie dann im Feld Senden die gewünschte Art der Kommunikation aus. Die Optionen sind: E-Mail, SMS, Social-Media-Beitrag oder WhatsApp.

Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Mitteilungen, die im Reiter Kommunikation eines Veranstaltungsformulars hinzugefügt werden können.

Um eine Mitteilung im Reiter Kommunikation zu löschen, klicken Sie auf das Symbol (Mülleimer) in der entsprechenden Zeile der Mitteilung. Auf diese Weise wird die Mitteilung vollständig aus der Veranstaltung entfernt.

E-Mail¶

Wählen Sie eine bestehende E-Mail-Vorlage aus dem Dropdown-Menü Vorlage aus.

Bestimmen Sie als nächstes ein Intervall, eine Einheit und einen Auslöser aus den entsprechenden Dropdown-Feldern aus, sodass Odoo weiß, welche Mitteilung gesendet werden soll.

Die Optionen für Einheit sind: Sofort, Stunden, Tage, Wochen und Monate.

Wählen Sie dann eine Option aus dem Dropdown-Menü Auslöser. Die Optionen sind: Nach jeder Registrierung, Vor der Veranstaltung und Nach der Veranstaltung.

Die Spalte Gesendet wird mit der Anzahl der gesendeten Mitteilungen gefüllt. Neben der Anzahl werden verschiedene Symbole angezeigt, die vom Status der jeweiligen Mitteilung abhängen.

Der Status Laufend wird durch ein Symbol (drei Zahnräder) dargestellt. Der Status von Gesendet wird durch ein Symbol (Häkchen) dargestellt. Und der Status Geplant wird durch ein Symbol (Sanduhr) dargestellt.

Reiter „Fragen“¶

Im Reiter Fragen eines Veranstaltungsformulars können Benutzer kurze Fragebögen erstellen, mit denen die Teilnehmer interagieren und die sie beantworten können, nachdem sie sich für die Veranstaltung angemeldet haben.

Diese Fragen können sich darauf konzentrieren, grundlegende Informationen über den Teilnehmer zu sammeln, seine Vorlieben, Erwartungen und andere Dinge dieser Art zu erfahren. Diese Informationen können auch verwendet werden, um detailliertere Berichtsmetriken zu erstellen und um spezielle Regeln für die Lead-Generierung zu erstellen.

Um eine Frage im Reiter Fragen hinzuzufügen, klicken Sie auf Zeile hinzufügen. Daraufhin öffnet sich ein Pop-up-Fenster Frage erstellen. Von hier aus können Benutzer ihre Frage erstellen und konfigurieren.

Geben Sie zunächst die Frage in das Feld am oberen Rand des Formulars ein. Entscheiden Sie dann, ob eine Antwort erforderlich ist und/oder ob Odoo Einmal pro Bestellung fragen soll, indem Sie die entsprechenden Kästchen ankreuzen, falls gewünscht.

Wenn das Kontrollkästchen Einmal pro Bestellung fragen angekreuzt ist, wird die Frage nur einmal gestellt und ihr Wert wird an jeden Teilnehmer in der Bestellung weitergegeben (wenn mehrere Tickets auf einmal gekauft werden). Wenn das Kontrollkästchen für diese Einstellung nicht aktiviert ist, stellt Odoo die Frage für jeden Teilnehmer, der mit dieser Registrierung verbunden ist.

Wählen Sie dann eine Option für den Fragetyp aus:

• Auswahl: bietet Antwortoptionen für die Frage, aus denen die Teilnehmer wählen können. Die auswählbaren Antwortoptionen können in der Spalte Antworten am unteren Rand des Pop-up-Fensters verwaltet werden.

• Texteingabe: Der Benutzer muss eine persönliche Antwort auf die Frage in einem Textfeld eingeben.

• Name: Teilnehmer können ihren Namen eingeben.

• E-Mail: Teilnehmer können ihre E-Mail-Adresse eingeben.

• Telefon: Teilnehmer können ihre Telefonnummer eingeben.

• Unternehmen: Teilnehmer können ein Unternehmen, zu dem sie gehören, eingeben.

Wenn Sie alle erforderlichen Konfigurationen vorgenommen haben, klicken Sie entweder auf Speichern & schließen, um die Frage zu speichern und gehen Sie auf dem Veranstaltungsformular zum Reiter Fragen zurück, oder klicken Sie auf Speichern & neu, um die Frage zu speichern und sofort eine neue Frage in einem neuen Pop-up-Fenster Frage erstellen zu erstellen.

Wenn Fragen zum Reiter Fragen hinzugefügt werden, zeigen die informativen Spalten die Konfigurationen der einzelnen Fragen an.

Die informativen Spalten sind folgende:

• Bezeichnung

• Erforderlich

• Einmal pro Bestellung

• Typ

• Antworten (falls zutreffend)

Bei den Typen Auswahl und Texteingabe erscheint eine Schaltfläche Statistik auf der rechten Seite der Fragezeile. Wenn Sie darauf klicken, öffnet Odoo eine separate Seite, auf der die Antwortmetriken zu dieser speziellen Frage angezeigt werden.

Um Fragen im Reiter Fragen zu löschen, klicken Sie auf das Symbol (Mülleimer) in der entsprechenden Fargenzeile.

Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Fragen, die im Reiter Fragen eines Veranstaltungsformulars hinzugefügt werden können.

Reiter „Notizen“¶

Im Reiter Notizen eines Veranstaltungsformulars können Benutzer detaillierte interne Notizen und/oder veranstaltungsbezogene Anweisungen/Informationen für die Teilnehmer hinterlassen.

Im Feld Notiz des Reiters Notizen können Benutzer interne Notizen für andere Mitarbeiter der Veranstaltung hinterlassen, wie z. B. To-Do-Listen, Kontaktinformationen, Anweisungen usw.

Im Feld Ticketanweisungen im Reiter Notizen können Benutzer spezielle Anweisungen für die Teilnehmer der Veranstaltung hinterlassen, die auf dem Ticket der Teilnehmer erscheinen.

Veranstaltungen veröffentlichen¶

Sobald alle Konfigurationen und Änderungen im Veranstaltungsformular abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, die Veranstaltung auf der Website zu veröffentlichen. Auf diese Weise wird die Veranstaltung für die Besucher der Website sichtbar und es ist möglich, sich für die Veranstaltung zu registrieren.

Um eine Veranstaltung zu veröffentlichen, nachdem alle Anpassungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf die intelligente Schaltfläche Gehe zu Website am oberen Rand des Veranstaltungsformulars. Daraufhin wird die Webseite der Veranstaltung angezeigt, die Sie wie jede andere Webseite auf der Website über die Schaltfläche Bearbeiten anpassen können.

Wenn Sie mehr über die Funktionen und Optionen des Website-Designs erfahren möchten, lesen Sie die Dokumentation zu Bausteinen.

Sobald die Veranstaltungswebseite zur Freigabe bereit ist, klicken Sie auf den roten Schalter Unveröffentlicht im Kopfmenü und ändern ihn in einen grünen Schalter Veröffentlicht. Jetzt ist die Veranstaltungswebseite veröffentlicht und für alle Besucher der Website sichtbar/zugänglich.

Veranstaltungseinladungen versenden¶

Um Einladungen zu einer Veranstaltung an potenzielle Teilnehmer zu senden, navigieren Sie über Veranstaltungen ‣ Veranstaltungen zum gewünschten Veranstaltungsformular und klicken auf die gewünschte Veranstaltung. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Einladen in der oberen linken Ecke des Veranstaltungsformulars.

Daraufhin wird ein leeres E-Mail-Formular angezeigt, das Sie nach Belieben ausfüllen können. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie E-Mails wie diese erstellen und anpassen können, lesen Sie die Dokumentation Eine E-Mail erstellen.

Fahren Sie mit dem Erstellen und Anpassen einer E-Mail-Nachricht fort, die Sie als Einladung an potenzielle Teilnehmer versenden. Vergessen Sie nicht, einen Link zur Registrierungsseite auf der Veranstaltungswebsite einzufügen, damit sich interessierte Empfänger schnell registrieren können.