Belgien¶

Konfiguration¶

Install the 🇧🇪 Belgium fiscal localization package to get all the default accounting features of the Belgian localization, following the IFRS rules.

Kontenplan¶

Sie erreichen den Kontenplan, indem Sie zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Buchhaltung: Kontenplan gehen.

Der belgische Kontenplan enthält vorkonfigurierte Konten, die im Mindestkonteneinheitsplan beschrieben sind. Um ein neues Konto hinzuzufügen, klicken Sie auf Neu. Es erscheint eine neue Zeile. Füllen Sie sie aus, klicken Sie auf Speichern und dann auf Einrichten, um sie weiter zu konfigurieren.

Steuern¶

Belgische Standardsteuern werden automatisch erstellt, wenn die Module Belgien - Buchhaltung und Belgien - Buchhaltungsberichte installiert werden. Jede Steuer wirkt sich auf den belgischen Steuerbericht aus, den Sie unter Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Kontoauszugsberichte: Steuerbericht.

In Belgien beträgt der Standard-Mehrwertsteuersatz 21 %, aber es gibt niedrigere Sätze für einige Kategorien von Waren und Dienstleistungen. Ein Zwischensatz von 12 % wird auf Sozialwohnungen und Lebensmittel in Restaurants angewandt, während ein ermäßigter Satz von 6 % für die meisten grundlegenden Güter wie Lebensmittel, Wasserversorgung, Bücher und Medikamente gilt. Ein Steuersatz von 0 % gilt für einige außergewöhnliche Waren und Dienstleistungen, wie z. B. einige Tages- und Wochenzeitungen sowie recycelte Waren.

Nichtabzugsfähige Steuern¶

In Belgien sind einige Steuern nicht vollständig abzugsfähig, z. B. die Steuern auf den Unterhalt von Autos. Das bedeutet, dass ein Teil dieser Steuern als Ausgabe betrachtet wird.

In Odoo können Sie nichtabzugsfähige Steuern konfigurieren, indem Sie Steuerregeln für diese Steuern erstellen und sie mit den entsprechenden Konten verknüpfen. Auf diese Weise berechnet das System automatisch die Steuern und ordnet sie den entsprechenden Konten zu.

Um eine neue nichtabzugsfähige Steuer zu konfigurieren, gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Buchhaltung: Steuern und klicken Sie auf Neu:

1. Klicken Sie auf Zeile hinzufügen und wählen Sie Basis in der Spalte Basisert auf;

2. Klicken Sie auf Zeile hinzufügen, wählen Sie dann in der Spalte Basiert auf die Option der Steuer und geben Sie den nichtabzugsfähigen Prozentsatz in der Spalte % ein;

3. Wählen Sie in der Zeile der Steuer die Steuerraster für Ihre Steuer;

4. Klicken Sie auf Zeile hinzufügen und geben Sie den abzugsfähigen Prozentsatz in der Spalte % ein;

5. Stellen Sie in Basiert auf der Steuer ein;

6. Wählen Sie 411000 MwSt. erstattungsfähig als Konto und wählen Sie das entsprechende Steuerraster.

Sobald Sie eine nichtabzugsfähige Steuer erstellt haben, können Sie diese auf Ihre Transaktionen anwenden, indem Sie bei der Codierung von Rechnungen und Gutschriften die entsprechende Steuer auswählen. Das System berechnet automatisch den Steuerbetrag und ordnet ihn den entsprechenden Konten zu, basierend auf den konfigurierten Steuerregeln.

Example

Bei der belgischen Lokalisierung wird standardmäßig die 21%ige Kfz-Steuer erhoben (50 % nicht abzugsfähig).

Berichte¶

Hier finden Sie die Liste der verfügbaren Berichte speziell für Belgien:

• Bilanz;

• Gewinn & Verlust;

• Steuerbericht;

• Jährliche Kundenliste;

• EG-Verkaufsliste;

• Intrastat.

Sie können auf die belgischen Versionen der Berichte zugreifen, indem Sie bei einem Bericht auf das Buch-Symbol klicken und die belgische Version des Berichts auswählen: (BE).

Bericht über unzulässige Spesen¶

Unzulässige Spesen sind Ausgaben, die von Ihrem buchhalterischen Ergebnis abgezogen werden können, aber nicht von Ihrem steuerlichen Ergebnis.

Den Bericht über unzulässige Spesen finden Sie unter Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Verwaltung: Unzulässige Spesen. Er ermöglicht Finanzergebnisse in Echtzeit und periodische Änderungen. Dieser Bericht wird auf der Grundlage der Unzulässige Spesenkategorien erstellt, die Sie unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Verwaltung: Unzulässige Spesenkategorien erreichen können. Einige Kategorien sind bereits standardmäßig vorhanden, haben aber keine Sätze. Klicken Sie auf Sätze festlegen, um eine bestimmte Kategorie zu aktualisieren.

To link a disallowed expenses category with a specific account, go to Accounting ‣ Configuration ‣ Accounting: Chart of Accounts. Find the account you want, and click on Setup. Add the Disallowed Expense category in the Disallowed Expenses field. From now, when an expense is created with this account, the disallowed expense is calculated based on the rate mentioned in the Disallowed Expense category.

Nehmen wir ein Beispiel, das die Ausgaben für Restaurant und Auto widerspiegelt.

Restaurantausgaben¶

In Belgien sind 31 % der Ausgaben für Restaurants nicht absetzbar. Erstellen Sie eine neue Unzulässige Spesenkategorie und setzen Sie sowohl Verbundene Konten als auch Aktueller Satz.

Fahrzeugausgaben: Fahrzeugaufteilung¶

In Belgien ist der Prozentsatz der Selbstbeteiligung von Fahrzeug zu Fahrzeug unterschiedlich und sollte daher für jedes Fahrzeug angegeben werden. Öffnen Sie dazu Fuhrpark und wählen Sie ein Fahrzeug aus. Gehen Sie zu den Reiter Steuerinfo zum Abschnitt Satz für unzulässige Spesen und klicken Sie auf Zeile hinzufügen. Fügen Sie ein Startdatum und ein % hinzu. Die Beträge werden auf demselben Konto für alle Autokosten verbucht.

Wenn Sie eine Rechnung für Fahrzeugkosten erstellen, können Sie jede Ausgabe mit einem bestimmten Fahrzeug verknüpfen, indem Sie die Spalte Fahrzeug ausfüllen, damit der richtige Prozentsatz angewandt wird.

Mit der Option Fahrzeugaufteilung, die im Bericht über unzulässige Spesen verfügbar ist, können Sie den Satz und den unzulässigen Betrag für jedes Auto sehen.

Gebührenkarte 281.50 und Karte 325¶

Gebührenkarte 281.50¶

Jährlich muss eine Gebührenkarte 281.50 an die Finanzbehörden gemeldet werden. Zu diesem Zweck muss das Stichwort 281.50 auf dem Kontaktformular der von der 281.50-Gebühr betroffenen Personen hinzugefügt werden. Um das Stichwort hinzuzufügen, öffnen Sie Kontakte, wählen Sie die Person oder das Unternehmen aus, für die Sie eine 281,50-Gebührenkarte erstellen möchten, und fügen Sie das Stichwort 281,50 im Feld Stichwörter hinzu.

Fügen Sie dann, je nach Art der Ausgabe, das entsprechende Stichwort 281.50 auf den entsprechenden Konten hinzu. Gehen Sie dazu auf Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Buchhaltung: Kontenplan, und klicken Sie auf Einrichten, um das entsprechende Stichwort 281.50 in den betroffenen Konten hinzuzufügen, d. h. 281.50 - Provisionen, je nach Art der Ausgabe.

Karte 325¶

Sie können eine Verzeichnis 325 erstellen, indem Sie auf Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Belgien: Verzeichnis 325 erstellen. Es öffnet sich eine neue Seite: Wählen Sie die richtigen Optionen aus und klicken Sie auf Verzeichnis 325 generieren. Um ein bereits erstelltes Verzeichnis 325 zu öffnen, gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Belgien: Verzeichnisse 325 öffnen.

CODA- und SODA-Kontoauszüge¶

CODA¶

CODA is an electronic XML format used to import Belgian bank statements. You can download CODA files from your bank and import them directly into Odoo by clicking Import file from your Bank journal on your dashboard.

SODA¶

SODA ist ein elektronisches XML-Format, das für den Import von Buchhaltungseinträgen im Zusammenhang mit Gehältern verwendet wird. SODA-Dateien können in das Journal importiert werden, das Sie für die Erfassung von Gehältern verwenden. Gehen Sie dazu zu Ihrem Buchhaltungsdashboard und klicken Sie im entsprechenden Journalkartenformular auf Hochladen.

Once your SODA files are imported, the entries are created automatically in your salary journal.

CodaBox¶

CodaBox is a service that allows Belgian accounting firms to access their clients‘ bank information and statements. Odoo provides a way to import such statements automatically.

Konfiguration¶

The configuration must be done on each client database. In the following instructions, we will refer to your client’s company as Company and to your accounting firm as Accounting Firm.

You must first install CodaBox to start.

Configure the journals¶

For CODA filesFor SODA files

1. Create a new bank journal.

2. Set the right IBAN in the Account Number field.

3. Select CodaBox synchronization as the Bank Feed.

Tipp

When working with bank transactions that use different currencies, it is recommended to create multiple journals with the same bank account but different currencies.

Configure the connection¶

1. Go to Accounting ‣ Configuration ‣ Settings, then go to the CodaBox section.

2. Click on Manage Connection to open the connection wizard, which shows the Accounting Firm VAT number and the Company VAT number that will be used for the connection.

3. If this is your first connection, click on Create connection. The wizard confirms that the connection has been created on Odoo’s side. Follow the steps to validate the connection on CodaBox’s side, too.

   If this is not your first connection, the Accounting Firm Password provided by Odoo during the first connection will be requested to create a new connection.

   Bemerkung

   This Accounting Firm Password is unique to Odoo and must be stored securely on your side.

The Status should have now switched to Connected.

Synchronisierung¶

Once the connection is established, Odoo can be synchronized with CodaBox.

Potential issues¶

• CodaBox is not configured. Please check your configuration.

  Either the Company VAT or the Accounting Firm VAT is not set.

• No connection exists with these accounting firms and company VAT numbers. Please check your configuration.

  This can happen when checking the connection status, and the Accounting Firm VAT and Company VAT combination still needs to be registered. This may happen if you have changed the Company VAT after the connection was established. For security reasons, you have to recreate a connection for this Company VAT.

• It seems that your CodaBox connection is not valid anymore. Please connect again.

  This can happen if you revoke Odoo’s access to your CodaBox account or still need to complete the configuration process. In this case, you must revoke the connection and create a new one.

• The provided password is not valid for this accounting firm. You must reuse the password you received from Odoo during your first connection.

  The password you provided is different from the one you received from Odoo during your first connection. You must use the password you received from Odoo during your first connection to create a new connection for this accounting firm. If you have lost your password, you must first revoke the Odoo connection on CodaBox’s side (i.e., on your myCodaBox portal). Then, you can revoke the connection on Odoo’s side and create a new one.

• It seems that the company or accounting firm VAT number you provided is not valid. Please check your configuration.

  Either the Company VAT or the Accounting Firm VAT is not in a valid Belgian format.

• It seems that the accounting firm VAT number you provided does not exist in CodaBox. Please check your configuration.

  The Accounting Firm VAT number you provided is not registered in CodaBox. You may not have a valid CodaBox license linked to this VAT number.

• It seems you have already created a connection to CodaBox with this accounting firm. To create a new connection, you must first revoke the old one on myCodaBox portal.

  You must go to your myCodaBox portal and revoke Odoo’s access to your CodaBox account. Then, you can create a new connection on Odoo’s side.

Elektronische Rechnungsstellung¶

Odoo supports the Peppol BIS Billing 3.0 (UBL) electronic invoicing format. To enable it for a customer, go to Accounting ‣ Customers ‣ Customers, open their contact form, and under the Accounting tab, select the Peppol BIS Billing 3.0 format.

Skonto¶

Wenn in Belgien ein Frühzahlerrabatt auf eine Rechnung gewährt wird, wird die Steuer auf der Grundlage des rebattierten Gesamtbetrags berechnet, unabhängig davon, ob der Kunde von dem Rabatt profitiert oder nicht.

Um den richtigen Steuerbetrag anzuwenden und ihn korrekt in Ihrer MwSt.-Erklärung auszuweisen, setzen Sie die Steuerermäßigung auf Immer (auf Rechnung).

Steuerzertifizierung: Restaurant im Kassensystem¶

In Belgien ist der Inhaber eines Gastronomiebetriebs wie eines Restaurants oder eines Foodtrucks gesetzlich verpflichtet, ein staatlich zertifiziertes Kassensystem für seine Einnahmen zu verwenden. Dies gilt, wenn ihre jährlichen Einnahmen (ohne Mehrwertsteuer, Getränke und Essen zum Mitnehmen) 25.000 Euro übersteigen.

Dieses von der Regierung zertifizierte System beinhaltet die Verwendung eines zertifizierten Kassensystems, zusammen mit einem Gerät namens Fiscal Data Module (oder Blackbox) und einer VAT Signing Card.

Zertifiziertes Kassensystem¶

Odoo Kassensystem ist für die wichtigsten Versionen der auf Odoo Online und Odoo.sh gehosteten Datenbanken zertifiziert. Bitte beachten Sie die folgende Tabelle, um sicherzustellen, dass Ihr Kassensystem zertifiziert ist.

Ein zertifiziertes Kassensystem muss sich an strenge gesetzliche Vorschriften halten, was bedeutet, dass es anders funktioniert als ein nichtzertifiziertes Kassensystem.

• In einem zertifizierten Kassensystem können Sie Folgendes nicht tun:

  • Die Funktion globale Rabatte einrichten und verwenden (das Modul pos_discount steht auf der schwarzen Liste und kann nicht aktiviert werden).

  • Die Funktion Treueprogramme einrichten und verwenden (das Modul pos_loyalty steht auf der schwarzen Liste und kann nicht aktiviert werden).

  • Kassenbons erneut drucken (das Modul pos_reprint steht auf der schwarzen Liste und kann nicht aktiviert werden).

  • Preise in Auftragszeilen ändern.

  • Auftragszeilen in Kassenaufträgen ändern und löschen.

  • Produkte ohne gültige MwSt.-Nummer verkaufen.

  • Ein Kassensystem verwenden, das nicht mit einer IoT-Box verbunden ist.

• Die Funktion Bargeldrundung muss aktiviert und auf eine Rundungsgenauigkeit von 0,05 und eine Rundungsmethode von AUF NÄCHSTE HALBE ZAHL eingestellt sein.

• Steuern müssen als im Preis enthalten festgelegt werden. Um dies einzurichten, gehen Sie zu Kassensystem ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen und öffnen Sie im Abschnitt Buchhaltung das Formular Standardumsatzsteuer, indem Sie auf den Pfeil neben dem Feld Standardumsatzsteuer klicken. Klicken Sie dort auf Erweiterte Optionen und aktivieren Sie Im Preis inbegriffen.

• Zu Beginn einer Kassensitzung müssen Benutzer auf Anmelden klicken, um sich einzuloggen. Dies ermöglicht die Registrierung von Kassenaufträgen. Wenn Benutzer nicht eingeloggt sind, können sie keine Kassenaufträge verarbeiten. Ebenso müssen sie auf Abmelden klicken, um sich am Ende der Sitzung abzumelden.

Steuerdatenmodul (Fiscal Data Module, FDM)¶

Ein FDM, oder eine Blackbox, ist ein von der Regierung zertifiziertes Gerät, das mit der Kassensystem-App zusammenarbeitet und die Informationen Ihrer Kassenaufträge speichert. Konkret wird für jeden Kassenauftrag ein Hash (eindeutiger Code) generiert und dem Kassenbon hinzugefügt. So kann die Regierung überprüfen, ob alle Einnahmen angegeben wurden.

Konfiguration¶

Bevor Sie Ihre Datenbank für die Arbeit mit einem FDM einrichten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über die folgende Hardware verfügen:

• a Boîtenoire.be (certificate number BMC04) FDM;

• ein serielles RS-232-Nullmodemkabel pro FDM;

• einen RS-232 Seriell-USB-Adapter pro FDM;

• eine IoT-Box (eine IoT-Box pro FDM); und

• einen Bondrucker.

Blackbox-Modul¶

Als Voraussetzung müssen Sie das Modul Belgische Registrierkasse aktivieren (technischer Name: pos_blackbox_be).

Sobald das Modul aktiviert ist, fügen Sie Ihre MwSt.-Nummer zu Ihren Unternehmensdaten hinzu. Gehen Sie dazu auf Einstellungen ‣ Unternehmen ‣ Info aktualisieren, und füllen Sie das Feld MwSt. aus. Geben Sie dann für jeden Mitarbeiter, der das Kassensystem bedient, eine nationale Registrierungsnummer ein. Gehen Sie dazu zur App Mitarbeiter und öffnen Sie ein Mitarbeiterformular. Gehen Sie dort auf den Reiter HR-Einstellungen ‣ Anwesenheit/Kassenssystem, und füllen Sie das Feld INSZ oder BIS-Nummer aus.

IoT-Box¶

Um ein FDM verwenden zu können, benötigen Sie eine registrierte IoT-Box. Um Ihre IoT-Box zu registrieren, müssen Sie uns über unser Support-Kontaktformular kontaktieren und die folgenden Informationen angeben:

• Ihre MwSt.-Nummer;

• der Name, die Adresse und Rechtsform Ihres Unternehmen und

• die MAC-Adresse Ihrer IoT-Box.

Once your IoT box is certified, connect it to your database. To verify that the IoT Box recognizes the FDM, go to the IoT homepage and scroll down the IOT Device section, which should display the FDM.

Dann fügen Sie die IoT-Box zu Ihrem Kassensystem hinzu. Gehen Sie dazu auf Kassensystem ‣ Konfiguration ‣ Kassensystem, wählen Sie Ihr Kassensystem, scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Verbundene Geräte und aktivieren Sie IoT-Box. Schließlich fügen Sie das FMD im Feld Fiscal Data Module hinzu.

VAT signing card¶

Wenn Sie eine Kassensitzung eröffnen und Ihre erste Transaktion durchführen, werden Sie aufgefordert, die PIN einzugeben, die Sie mit Ihrer VSC erhalten haben. Die Karte wird vom FÖD bei der Registrierung zugestellt.