Richtlinien zur Rechnungskontrolle

In Odoos Einkaufsapp bestimmt die Richtlinie zur Rechnungskontrolle die vom Lieferanten abgerechneten Mengen auf jeder Bestellung, für entweder bestellte oder erhaltene Mengen.

Die Richtlinie in den Einstellung der Einkaufsapp fungiert als Standardwert und wird auf jeden neu erstellte Produkt angewendet.

Konfiguration

Um die Richtlinie für die Rechnungskontrolle zu konfigurieren, gehen Sie zu Einkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen und scrollen Sie zum Abschnitt Rechnungsstellung. Hier finden Sie die beiden Optionen Rechnungskontrolle: Bestellte Mengen und Erhaltene Mengen. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Einstellungen zu den Richtlinien zur Rechnungskontrolle in der Einkaufsapp.
  • Bestellte Mengen: erstellt eine Lieferantenrechnung, sobald eine Bestellung bestätigt wird. Die Produkte und Mengen in der Bestellung werden verwendet, um einen Rechnungsentwurf zu erstellen.

  • Enthaltene Mengen: Eine Rechnung wird erst erstellt, nachdem ein Teil des gesamten Auftrags eingegangen ist. Die erhaltenen Produkte und Mengen werden verwendet, um einen Rechnungsentwurf zu erstellen. Es erscheint eine Fehlermeldung, wenn versucht wird, eine Lieferantenrechnung zu erstellen, ohne etwas erhalten zu haben.

    Fehlermeldung für Richtlinie zur Rechnungskontrolle eines Rechnungsentwurfs.

Bemerkung

Wenn für ein bestimmtes Produkt eine andere Kontrollrichtlinie als die in den Einstellungen der Einkaufsapp gewählte verwendet werden soll, kann die Richtlinie zur Rechnungskontrolle für dieses Produkt über sein Produktformular geändert werden.

Gehen Sie dazu zu Einkauf ‣ Produkte ‣ Produkte und wählen Sie ein Produkt aus. Klicken Sie auf dem Produktformular auf den Reiter Einkauf. Ändern Sie im Abschnitt Lieferantenrechnungen die Auswahl im Feld Kontrollrichtlinie.

3-Wege-Abstimmung

Die Funktion 3-Wege-Abstimmung stellt sicher, dass Lieferantenrechnungen erst dann bezahlt werden, wenn einige (oder alle) der in der Bestellung enthaltenen Produkte eingegangen sind.

Um diesen 3-Wege-Abstimmung zu aktivieren, navigieren Sie zu Einkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Rechnungsstellung. Klicken Sie dann auf das Kontrollkästchen neben 3-Wege-Abstimmung und klicken Sie auf Speichern.

Aktivierung der Funktion für 3-Wege-Abstimmung in den Einkaufseinstellungen.

Wichtig

Die Funktion 3-Wege-Abstimmung ist nur für die Richtlinie zur Rechnungskontrolle mit der Einstellung Erhaltene Mengen vorgesehen.

Lieferantenrechnungen mit 3-Wege-Abstimmung bezahlen

Wenn 3-Wege-Abstimmung aktiviert ist, wird auf den Lieferantenrechnungen das Feld Sollte bezahlt werden im Reiter Weitere Informationen angezeigt. Wenn eine neue Lieferantenrechnung erstellt wird, wird das Feld auf Ja gesetzt, da eine Rechnung erst dann erstellt werden kann, wenn zumindest einige der in der Bestellung enthaltenen Produkte eingegangen sind.

Um eine Lieferantenrechnung aus einer Bestellung zu erstellen, navigieren Sie zu Einkaufsapp ‣ Aufträge ‣ Bestellungen. Wählen Sie auf der Seite Bestellungen die gewünschten Bestellung aus der Liste aus. Klicken Sie dann auf Rechnung erstellen. Daraufhin wird ein neues Formular Lieferantenrechnung in der Phase Entwurf geöffnet. Klicken Sie auf den Reiter Weitere Informationen und suchen Sie das Feld Sollte bezahlt sein.

Wichtig

Die aus der Liste ausgewählte Bestellung darf noch nicht abgerechnet sein, sonst erscheint ein Pop-up-Fenster Ungültiger Vorgang. Dies gilt für Bestellungen mit der Richtlinie Erhaltene Mengen und dem Abrechnungsstatus Vollständig abgerechnet.

Pop-up-Fenster „Ungültiger Vorgang“ für abgerechnete Bestellung.

Klicken Sie auf das Drop-down-Menü neben Sollte bezahlt sein, um die verfügbaren Optionen anzuzeigen: Ja, Nein, und Ausnahme.

Status des Felds „Sollte bezahlt sein“ auf Entwurf einer Lieferantenrechnung.

Bemerkung

Wenn die Gesamtmenge der Produkte aus einer Bestellung noch nicht eingegangen ist, nimmt Odoo nur die Produkte in den Entwurf der Lieferantenrechnung auf, die erhalten wurden.

Entwürfe von Lieferantenrechnungen können bearbeitet werden, um die abgerechnete Menge zu erhöhen, den Preis der Produkte in der Rechnung zu ändern und zusätzliche Produkte in die Rechnung aufzunehmen.

Wenn Daten auf dem Rechnungsentwurf geändert werden, wird der Feldstatus Sollte bezahlt sein auf Ausnahme gesetzt. Das bedeutet, dass Odoo die Diskrepanz bemerkt, aber die Änderungen nicht blockiert oder eine Fehlermeldung anzeigt, da es einen triftigen Grund für die Änderungen am Rechnungsentwurf geben könnte.

Um die Lieferantenrechnung zu bearbeiten, wählen Sie ein Datum im Feld Rechnungsdatum und klicken Sie auf Bestätigen, gefolgt von Zahlung registrieren.

Dadurch wird ein Pop-up-Fenster Zahlung registrieren geöffnet. In diesem Pop-up-Fenster werden Buchhaltungsdaten vorab auf der Grundlage der Buchhaltungseinstellungen der Datenbank ausgefüllt. Klicken Sie auf Zahlung erstellen, um die Lieferantenrechnung zu verarbeiten.

Sobald die Zahlung für eine Lieferantenrechnung registriert wurde und das grüne Banner Bezahlt angezeigt wird, wird der Feldstatus Sollte bezahlt werden auf Nein gesetzt.

Tipp

Der Status Sollte bezahlt werden auf Rechnungen wird von Odoo automatisch gesetzt. Sie können den Status jedoch manuell ändern, indem Sie auf das Drop-down-Menü des Feldes im Reiter Weitere Informationen klicken.

Rechnungsstatus eines Einkaufsauftrags ansehen

Wenn eine Bestellung bestätigt wird, können Sie ihren Abrechnungsstatus im Reiter Weitere Informationen im Formular der Bestellung einsehen.

Um den Abrechnungsstatus einer Bestellung einzusehen, navigieren Sie zu Einkauf ‣ Aufträge ‣ Bestellungen und wählen Sie eine Bestellung aus, die Sie ansehen möchten.

Klicken Sie auf den Reiter Weitere Informationen und suchen Sie nach dem Feld Abrechnungsstatus.

Feld „Abrechnungsstatus auf einem Bestellformular.

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit den unterschiedlichen Werten, die der Abrechnungsstatus haben kann, und wann sie angezeigt werden, je nach der verwendeten Richtlinie zur Rechnungskontrolle.

Abrechnungsstatus

Auf erhaltene Mengen

Auf bestellte Mengen

Nichts abzurechnen

EA bestätigt; keine Produkte erhalten

Nicht anwendbar

Wartende Rechnungen

Alle/einige Produkte erhalten; Rechnung nicht erstellt

EA bestätigt

Vollständig abgerechnet

Alle/einige Produkte erhalten; Rechnungsentwurf erstellt

Rechnungsentwurf erstellt