Elektronische Rechnungsstellung (EDI)¶

EDI, oder elektronischer Datenaustausch, ist die unternehmensübergreifende Kommunikation von Geschäftsdokumenten, wie z. B. Bestellungen und Rechnungen, in einem Standardformat. Das Versenden von Dokumenten gemäß einem EDI-Standard stellt sicher, dass das Gerät, das die Nachricht empfängt, die Informationen richtig interpretieren kann. Es gibt verschiedene EDI-Dateiformate, die je nach Land Ihres Unternehmens verfügbar sind.

Die EDI-Funktion ermöglicht die Automatisierung der Verwaltung zwischen Unternehmen und kann auch von einigen Regierungen zur Steuerkontrolle oder zur Erleichterung der Verwaltung verlangt werden.

Die elektronische Rechnungsstellung für Ihre Dokumente wie Kundenrechnungen, Gutschriften oder Lieferantenrechnungen ist eine der Anwendungen von EDI.

Odoo unterstützt unter anderem folgende Formate.

Konfiguration¶

Das im Senden-Fenster verfügbare Format hängt standardmäßig vom Land Ihres Kunden ab.

Sie können für jeden Kunden ein bestimmtes Format zur elektronischen Rechhnungsstellung festlegen. Gehen Sie dazu auf Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Kunden, öffnen Sie das Kundenformular, gehen Sie zum Reiter Buchhaltung und wählen Sie das entsprechende Format.

Nationale elektronische Rechnungsstellung¶

Je nach Land Ihres Unternehmens (z. B. Italien, Spanien, Mexiko usw.) müssen Sie möglicherweise elektronische Rechnungsdokumente in einem bestimmten Format für alle Ihre Rechnungen ausstellen. In diesem Fall können Sie ein Standardformat für die elektronische Rechnungsstellung für Ihr Verkaufsjournal festlegen.

Gehen Sie dazu zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Journale, öffnen Sie Ihr Verkaufsjournal, gehen Sie zum Reiter Erweiterte Einstellungen und aktivieren Sie die erforderlichen Formate für dieses Journal.

Generierung von elektronischen Rechnungen¶

Klicken Sie bei einer bestätigten Rechnung auf Senden & drucken, um das Senden-Fenster zu öffnen. Aktivieren Sie die Option zur elektronischen Rechnungsstellung, um die elektronische Rechnungsdatei zu erstellen und anzuhängen.

Peppol¶

Das Netzwerk Peppol sorgt für den Austausch von Dokumenten und Informationen zwischen Unternehmen und Regierungsbehörden. Es wird in erster Linie für die elektronische Rechnungsstellung verwendet und seine Zugangspunkte (Konnektoren zum Peppol-Netzwerk) ermöglichen Unternehmen den Austausch elektronischer Dokumente.

Odoo ist ein Zugangspunkt und ein SMP, der elektronische Rechnungstransaktionen ermöglicht, ohne dass Sie Rechnungen per E-Mail oder Post versenden müssen.

Falls noch nicht geschehen, installieren Sie das Modul Peppol (account_peppol).

Registrierung¶

Go to Accounting ‣ Configuration ‣ Settings. If you do not have the Peppol module installed, first tick the Enable PEPPOL checkbox and then manually save. Click Start sending via Peppol to open the registration form.

You can register either as a sender or a receiver. A sender can only send invoices and credit notes on Odoo via Peppol, without ever registering as a Peppol participant on Odoo SMP. If you have an existing Peppol registration elsewhere that you want to keep, but want to send invoices from your Odoo database and receive other documents in another software, register as a sender.

Füllen Sie folgende Informationen aus:

• Check the receiver box if you want to register on Odoo SMP. If you are migrating from another service provider, insert the Migration key from the previous provider (the field becomes visible after you tick the checkbox).

• E-Address Scheme: the Peppol Electronic Address Scheme usually depends on your company’s country. Odoo often prefills this with the most commonly used EAS code in your country. For example, the preferred EAS code for most companies in Belgium is 0208.

• Endpoint: this is usually a Company Registry number or a VAT number.

• Phone: phone number including the country code (e.g., +32 in Belgium).

• Email: this is the email Odoo can use to contact you regarding your Peppol registration.

If you want to explore or demo Peppol, you can choose to register in Demo mode. Otherwise, select Live.

Tipp

• Selecting Demo simulates everything in Odoo. There is no sending, receiving, or partner verification.

• For advanced users only, it is possible to run tests on Peppol’s test network. The server allows to register on Peppol and send/receive test invoices to/from other participants. To do so, enable the Entwicklermodus (Fehlerbeseitigungsmodus), open the Settings app, go to Technical ‣ System Parameters, and search for account_peppol.edi.mode. Click the parameter and change the Value to test. Go back to the Peppol setup menu in the Settings app. The option Test is now available.

When set up, request a verification code to be sent to you by clicking Send a registration code by SMS. A text message containing a code is sent to the phone number provided to finalize the verification process.

Once you enter the code and click Register, your Peppol participant status is updated. If you chose to only send documents, then the status changes to Can send but not receive. If you opted to receive documents as well, the status changes to Can send, pending registration to receive. In that case, it should be automatically activated within a day.

Then, set the default journal for receiving vendor bills in the Incoming Invoices Journal.

Your receiver application status should be updated soon after you are registered on the Peppol network.

Alle Ein- und Ausgangsrechnungen können jetzt direkt über das Peppol-Netzwerk verschickt werden.

Configure Peppol services¶

Once you are registered on Odoo SMP, the Configure Peppol Services button becomes visible to allow you to enable or disable document formats that other participants can send you via Peppol. By default, all document formats supported by Odoo are enabled (depending on the installed modules).

Kontaktverifizierung¶

Bevor Sie eine Rechnung an einen Kontakt senden, der das Peppol-Netzwerk nutzt, müssen Sie überprüfen, ob dieser auch als Peppol-Teilnehmer registriert ist.

Gehen Sie dazu zu Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Kunden und öffnen Sie das Formular des Kunden. Gehen Sie dann zum Reiter Buchhaltung ‣ Elektronische Rechnungsstellung, wählen Sie das richtige Format und vergewissern Sie sich, dass ihr Peppol-EAS-Code und der Endpunkt ausgefüllt sind. Klicken Sie dann auf Verifizieren. Wenn der Kontakt im Netzwerk existiert, wird die Gültigkeit des Peppol-Endpunkts auf Gültig gesetzt.

Es ist möglich, den Peppol-Teilnehmerstatus mehrerer Kunden auf einmal zu überprüfen. Gehen Sie dazu zu Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Kunden und wechseln Sie zur Listenansicht. Wählen Sie die Kunden aus, die Sie überprüfen möchten, und klicken Sie dann auf Aktionen ‣ Peppol verifizieren.

If the participant is registered on the Peppol network but cannot receive the format you selected for them, the Peppol endpoint validity label changes to Cannot receive this format.

Rechnungen versenden¶

Sobald Sie bereit sind, eine Rechnung über das Peppol-Netzwerk zu versenden, klicken Sie im Rechnungsformular einfach auf Senden & Drucken. Um mehrere Rechnungen in die Warteschlange zu stellen, wählen Sie sie in der Listenansicht aus und klicken Sie auf Aktionen ‣ Senden & drucken; sie werden dann später in einem Stapel versendet. Die beiden Kontrollkästchen BIS Billing 3.0 und Via PEPPOL senden müssen aktiviert sein.

Gebuchte Rechnungen, die über Peppol versendet werden können, sind als Peppol bereit gekennzeichnet. Um sie anzuzeigen, verwenden Sie den Filter Peppol bereit oder rufen Sie das Buchhaltungsdashboard auf und klicken Sie auf Peppol-Rechnungen bereit im entsprechenden Verkaufsjournal.

Sobald die Rechnungen über Peppol versendet wurden, wird der Status auf Verarbeitung geändert. Der Status wird auf Erledigt geändert, nachdem sie erfolgreich an den Zugangspunkt des Kontakts zugestellt wurden.

Ein Cron läuft regelmäßig, um den Status dieser Rechnungen zu überprüfen. Sie können den Status überprüfen, bevor der Cron läuft, indem Sie im entsprechenden Verkaufsjournal auf dem Buchhaltungsdashboard auf Peppol-Rechnungsstatus abrufen klicken.

Lieferantenrechnung erhalten¶

Einmal am Tag prüft ein Cron, ob neue Dokumente über das Peppol-Netzwerk an Sie gesendet wurden. Diese Dokumente werden importiert, und die entsprechenden Lieferantenrechnungen werden automatisch als Entwürfe erstellt.

Wenn Sie eingehende Peppol-Dokumente abrufen möchten, bevor der Cron läuft, können Sie dies über das Buchhaltungsdashboard auf dem Haupt-Peppol-Einkaufjournal tun, das Sie in den Einstellungen eingerichtet haben. Klicken Sie einfach auf Aus Peppol abrufen.