Documenten¶

met *Odoo Documenten* kun je bestanden opslaan, bekijken en beheren in Odoo.

Configuratie¶

Door naar :menuselectie:`Documenten --> Configuratie --> Instellingen` te gaan, kun je de centralisatie inschakelen van bestanden die aan een specifiek gebied van je activiteit zijn gekoppeld. Door bijvoorbeeld Medewerkers aan te vinken, zijn je HR-documenten automatisch beschikbaar in de HR-werkruimte, terwijl documenten met betrekking tot salarisadministratie automatisch beschikbaar zijn in de subwerkruimte voor salarisadministratie. Je kunt de standaardwerkruimte wijzigen met het vervolgkeuzemenu en de eigenschappen ervan bewerken door op het pictogram (Internal link) te klikken.

Werkruimtes¶

Workspaces zijn hiërarchische mappen met hun eigen set tags en actions. Er bestaan standaard workspaces, maar je kunt je eigen workspaces maken door naar Documents ‣ Configuration ‣ Workspaces te gaan en op New te klikken. Vul op de nieuwe pagina de volgende informatie in:

• naam

• Parent Workspace: als je een subwerkruimte wilt maken, selecteer je de Parent Workspace ervan.

Er zijn drie tabbladen beschikbaar: Tags, Access Rights, en Description.

Labels¶

Tags worden binnen werkruimten gebruikt om een niveau van differentiatie tussen documenten toe te voegen. Ze zijn georganiseerd per categorie en er kunnen filters worden gebruikt om ze te sorteren.

Klik op het Tags tabblad op Een regel toevoegen, maak de Tag Categorie aan en Naam je tags.

Toegangsrechten¶

Ga naar het tabblad Toegangsrechten om de toegangsrechten voor je werkruimte te beheren. Je kunt Schrijfgroepen toevoegen die de documenten in de werkruimte kunnen bekijken, maken en bewerken. Je kunt ook Read Groups toevoegen die alleen de documenten van de werkruimte kunnen bekijken.

Omschrijving¶

Je kunt beschrijvende informatie aan je werkruimte toevoegen door naar het tabblad Beschrijving te gaan.

Documentbeheer¶

Wanneer je een document selecteert of opent, worden in het rechterpaneel verschillende opties weergegeven, bijvoorbeeld:

• (Download);

• (Deel deze selectie): een URL voor delen wordt naar je klembord gekopieerd;

• (Vervangen): selecteer een nieuw bestand om het bestaande te vervangen. Scroll naar beneden in het rechterpaneel om de geschiedenis te zien en herstel, download of verwijder het document;

• (Lock);

• (Split);

• (Open chatter).

To modify the name of your file, edit the Name field. Click the (Move to trash) icon to delete your document.

A Contact or an Owner can be assigned. You can also modify the related Workspace and add Tags.

Verschillende Acties zijn beschikbaar onderaan het rechterpaneel, afhankelijk van de werkruimte waar je document is opgeslagen.

PDF-documenten splitsen¶

Selecteer de PDF die je wilt splitsen en klik op het (schaar) pictogram. Een nieuwe weergave toont alle pagina’s van het document.

Standaard worden alle pagina’s gesplitst als je op Split klikt. Om een splitsing tussen twee pagina’s te verwijderen, klik je op het (schaar) pictogram.

Extra opties¶

Select a workspace and click the New button to access additional features:

Upload¶

You can upload any file (max 64MB per file on Odoo Online) to your Documents app. Select the workspace where you want to upload your file, click the New button, then Upload.

Verzoek¶

Je kunt bestanden opvragen en ze organiseren als documenten om gebruikers eraan te herinneren ze te downloaden.

Select the workspace where the file should be stored, click the New button, then Request. Add the Document Name and select the person you need it from in the Request To field. You can also fill in the Due Date In, confirm the Workspace the document should belong to, and add Tags and a Message. Then, click Request. A placeholder for the missing document is created in the workspace.

Als je document beschikbaar is, klik je op de plaatshouder om het te uploaden.

Je kunt alle ontbrekende documenten zien door naar de Activiteit-weergave en de kolom Verzocht document te gaan.

Link¶

To add a link to your documents dashboard, click Link, enter the URL, and Name it.

Spreadsheet¶

To create a new spreadsheet, click Spreadsheet. You can select a Blank spreadsheet or an existing template.

Delen¶

Je kunt een document of een werkruimte voor iedereen toegankelijk maken door een URL te delen.

Een document delen¶

To generate a share link to a document, select the document and click the Share button.

In het pop-upvenster kun je Naam de share link, een geldigheidsdatum instellen door het Valid Until veld in te vullen en als je meer dan één site hebt, selecteer dan de Website die je wilt zodat de juiste domeinnaam wordt weergegeven in de URL.

Click Copy Link & Close to copy the URL to your clipboard.

Een werkruimte delen¶

Je kunt een link naar een werkruimte delen en gebruikers toestaan om de inhoud ervan te Downloaden of Downloaden en uploaden naar bestanden.

To do so, go to the left column of your dashboard and select the workspace you want to share. You can also choose one or more tags that will be automatically added to the uploaded documents. Then, click the Share button.

In the pop-up, a share URL you can Copy is displayed. You can Name your share link and set a validity date by filling in the Valid Until field. If you own more than one site, select the Website you want so the share link reflects the right domain name.

Files upload¶

Toggle the Allow upload switch to allow users to upload files to your workspace.

Tick the Upload by Email checkbox to enable users to upload documents sent by email in the workspace.

Enter an alias in the Email Alias field. All documents sent to this email address are uploaded to the workspace using the chosen tags.

Werkstroom acties¶

Workflowacties helpen bij het beheren van documenten en algemene bedrijfsactiviteiten. Dit zijn geautomatiseerde acties die voor elke werkruimte kunnen worden aangemaakt en aangepast. Met één klik kun je bijvoorbeeld documenten maken, verplaatsen, ondertekenen, tags aan een document toevoegen en facturen verwerken.

Als een document aan de ingestelde criteria voldoet, verschijnen deze workflowacties in het rechterpaneel.

Workflow-acties maken¶

To update an existing workflow action or create a new one, go to Documents ‣ Configuration ‣ Actions and click New.

Stel de voorwaarden¶

Define the Action Name and then set the conditions that trigger the appearance of the action button on the right-side panel when selecting a file.

Er zijn drie basistypen voorwaarden die je kunt instellen:

1. Tags: you can use the Contains and Does not contain conditions, meaning the files must have or must not have the tags set here;

2. Contact: de bestanden moeten worden gekoppeld aan het contact dat hier is ingesteld;

3. Owner: de bestanden moeten geassocieerd zijn met de eigenaar die hier is ingesteld.

Geavanceerde conditie type: domein¶

The developer mode needs to be activated to enable the Domain Condition type. Once done, click New Rule.

Om een regel te maken, selecteer je meestal een veld, een operator en een waarde. Als je bijvoorbeeld een workflowactie wilt toevoegen aan alle PDF-bestanden in een workspace, stel je het veld in op Mime Type, de operator op bevat en de pdf waarde.

Klik op het (Add New Rule) pictogram en het (Add branch) pictogram om voorwaarden en subvoorwaarden toe te voegen. Je kunt dan aangeven of je regel moet voldoen aan all of any voorwaarden. Je kunt de regel ook rechtstreeks bewerken met de Code editor.

De acties configureren¶

Go to the Actions section to set up your action. You can simultaneously:

• Verplaats naar werkruimte: verplaats het bestand naar een willekeurige werkruimte;

• Create: maak een van de volgende items die aan het bestand zijn gekoppeld aan in je database:

  • Link to record: create a link between a document and a record from a specific model;

  • Productsjabloon: maak een product dat je direct kunt bewerken;

  • Task: create a Project task you can edit directly;

  • Handtekening PDF sjabloon: maak een nieuw Handtekening sjabloon om te versturen;

  • PDF om te ondertekenen: maak een sjabloon om direct te ondertekenen;

  • Applicant: create a new HR application you can edit directly;

  • Vendor bill: create a vendor bill using OCR and AI to scrape information from the file content;

  • Customer invoice: create an invoice using OCR and AI to scrape information from the file;

  • Vendor credit note: create a vendor credit note using OCR and AI to scrape information from the file;

  • Credit note: create a customer credit note using OCR and AI to scrape information from the file;

  • Diverse werkzaamheden: maak een boeking in het dagboek Diverse werkzaamheden;

  • Bankafschrift: importeer een bankafschrift;

  • Koopbon: maak een leveranciersbon;

  • Expense: maak een HR-uitgave.

• Contact instellen: voeg een contact toe aan het bestand of vervang een bestaand contact door een nieuw contact;

• Set Owner: voeg een eigenaar toe aan het bestand of vervang een bestaande eigenaar door een nieuwe;

• Set Tags: add, remove, and replace any number of tags.

To set up activities related to your actions, go to the Activities section:

• Activities - Mark all as Done: markeer alle activiteiten gekoppeld aan het bestand als gedaan;

• Activiteiten - Activiteit plannen: maak een nieuwe activiteit aan die gekoppeld is aan het bestand zoals geconfigureerd in de actie. Je kunt ervoor kiezen om de activiteit in te stellen op de documenteigenaar.

Digitize documents with AI and optical character recognition (OCR)¶

Documents available in the Finance workspace can be digitized. Select the document to digitize, click Create Vendor Bill, Create Customer Invoice, or Create Customer Credit Note, and then click Send for Digitization.