标志

通过**Odoo 签署**,您可以使用电子签名在线发送、签署和批准文件。

**电子签名**表示个人同意文件内容。如同手写签名,电子签名表示受所签署文件条款的法律约束。

通过“签署”应用程序,您可以上传任何 PDF 文件并添加字段。这些字段可以自动填入数据库中的用户详细信息。

电子签名的有效性

在欧盟和美国,通过 Sign 应用程序签署的文件是有效的电子签名。它们也符合大多数国家对电子签名的要求。Odoo 生成的电子签名的法律效力取决于您所在国家/地区的法律。在国外开展业务的公司也应考虑其他国家/地区的电子签名法律。

重要

以下信息不具有法律价值,仅供一般参考之用。随着管理电子签名的法律迅速发展,我们无法保证所有信息的及时更新。建议咨询当地律师,以获取有关电子签名合规性和有效性的法律建议。

欧盟

`eIDAS条例<http://data.europa.eu/eli/reg/2014/910/oj>`__确立了欧盟 27 个成员国 <https://europa.eu/european-union/about-eu/countries_en>`_的电子签名框架。该条例将电子签名分为三类:

  1. 简易电子签名

  2. 高级电子签名

  3. 合格的电子签名

Odoo 生成第一种类型,即**简易电子签名**;根据 eIDAS 规定,这些签名在欧盟具有法律效力。

电子签名可能不会被自动认定为有效。您可能需要携带证明签名有效性的辅助证据。虽然“签署”应用程序提供了简单的电子签名,但在签名过程中会自动收集一些辅助证据,例如:

  1. 电子邮件和短信验证(如启用)

  2. 通过 itsme® 提供强有力的身份证明(比利时和荷兰适用)

  3. 文件及其相关签名的时间戳、IP 和地理位置可追踪的访问日志

  4. 文件的可追溯性和不可篡改性(Odoo 可通过加密证明检测对已签署文件的任何篡改)

美国

`《全球与全国商务电子签字法案》(ESIGN Act)<https://www.fdic.gov/regulations/compliance/manual/10/X-3.1.pdf>`_和`《统一电子交易法案》(UETA)<https://www.uniformlaws.org/committees/community-home/librarydocuments?communitykey=2c04b76c-2b7d-4399-977e-d5876ba7e034&tab=librarydocuments>`_分别在州际和国际层面、州层面规定了电子签名法律框架。请注意,`伊利诺伊州<https://www.ilga.gov/legislation/ilcs/ilcs5.asp?ActID=89&>`_和`纽约州<https://its.ny.gov/electronic-signatures-and-records-act-esra>`_未实施《统一电子交易法案》,而是实施类似法案。

总的来说,如果要被认为有效,电子签名必须满足五个标准:

  1. 签署人必须显示出明确的**签名意图**。例如,使用鼠标绘制签名就可以表明意图。签署人还必须可以选择退出签署电子文件。

  2. 签署人必须首先表达或表明其**同意以电子方式开展业务**。

  3. 签名必须清楚地注明出处。。在 Odoo 中,签名中会添加元数据,如签名者的 IP 地址,可以作为佐证。

  4. 签名必须与所签署的文件相关联,例如,保存一份记录,详细说明如何获取签名。

  5. 电子签名文件需要由所有相关方**保存和存储,例如,为签署人提供一份完整的副本或下载副本的选项。

其他国家/地区

发送要签署的文件

一次签署

您可以从仪表板点击 上传 PDF 以签名,进行一次签署。选择您的文档,打开它,然后将所需的 字段 拖放到文档中。您可以修改分配给字段的 角色,方法是点击该字段并选择所需的角色。

准备就绪后,点击:guilabel:发送,并填写必填字段。发送后,您的文档仍然可用。进入 文档 ‣ 所有文档 查看您的文档和签名状态。

签名状态

有效期和提醒

您可以在限期协议文档上设置**有效日期**,或发送**自动电子邮件提醒**,以便按时获得签名。在仪表板上点击文档上的 发送。在新页面上,转到 :guilabel:`选项`部分,填写 :guilabel:`有效期至`和 :guilabel:`提醒`字段。

模板

当您需要多次发送同一文档时,可以创建文档模板。在仪表板上单击 上传 PDF 模板。选择文档并添加所需的 字段。您可以修改字段的 角色,方法是点击字段并选择您想要的字段。

点击:guilabel:模板属性 为模板添加 标签,定义 已签署文件工作区,添加 已签署文件标签,设置一个 重定向链接,该链接将在签名后收到的签名确认消息中可用,或者如果您想要限制模板的使用仅适用于特定的授权用户或组,则可以定义 授权用户

您的模板默认在仪表板上可见。您可以点击 发送 将文件模板快速发送给签名者,如果您准备立即签署文件,也可以点击 立即签署

小技巧

您可以 从以前发送的文件中创建模板。要执行此操作,请转到 文件 ‣ 所有文件。在要检索的文件上,点击垂直省略号(),然后点击:guilabel:模板。再次点击垂直省略号(),然后点击 恢复。现在,您的文档将出现在仪表板上,与其他模板相邻。

角色

签署文件中的每个字段都与特定人员的角色相关。在签署文件时,被指定为该角色的人必须填写指定字段并签署文件。

角色可通过 签署 ‣ 配置 ‣ 角色 访问。

点击 新建 可以更新现有角色或创建新角色。选择:guilabel:角色名称,添加:guilabel:额外验证步骤 以确认签署人的身份,如果文件可以重新分配给其他联系人,请为角色选择:guilabel:更改授权。还可为角色选择 颜色。这种颜色有助于在配置模板时了解哪个角色负责哪个字段。

安全身份认证

作为文件所有者,您可以通过 SMS 验证Itsme®。如果您没有剩余信用点数,则将跳过验证步骤。

短信验证

进入 签署 ‣ 配置 ‣ 角色。点击角色的 额外验证步骤 列,然后选择 通过短信发送唯一代码

注解

在发送 SMS 短信之前,您需要注册您的电话号码。要执行此操作,请进入 签署 ‣ 配置 ‣ 设置 并点击 购买点数 下的 通过短信验证

转到要签署的文档,添加需要短信验证的字段,例如 签署 字段,然后点击 发送。在新页面中,选择 客户,然后点击 发送

签署人填写 签署 字段,然后 签署 并点击 验证并发送完成的文件。这时会弹出一个 最终验证 页面,在此添加电话号码。一次性代码将通过 SMS 发送。

在文件中添加哈希值

注解

  • 该功能默认为启用。

  • 一旦 额外验证步骤 应用于角色,就会请求对分配给该角色的任何字段执行此验证步骤。

Itsme®

Itsme® 身份验证可用于允许签署人使用 itsme® 提供其身份信息。该功能仅适用于**比利时**和**荷兰**。

该功能可在 签署设置 中启用,并自动应用于 客户(使用 itsme®进行身份验证)`角色。要为其他角色启用该功能,请转到 :menuselection:`签署 –> 配置 –> 角色。点击角色的 额外验证步骤 列,然后选择 通过 itsme® 验证

转到需要签署的文档,添加 签署 字段。切换到配置为使用该功能的任何角色,然后单击 验证发送

选择使用 itsme® 进行身份验证的客户

签署人在签署文件后,填写:guilabel:签名`字段,然后点击:guilabel:`验证和发送完成的文件,触发:guilabel:`最终验证`页面,该页面要求通过 itsme® 进行身份验证。

签署人的哈希值

每次有人签署文件时,都会生成一个**哈希**,即操作的唯一数字签名,以确保可追溯性、完整性和不可篡改性。这一过程可确保在签名后所做的任何更改都能被轻松检测出来,从而在整个生命周期内维护文件的真实性和安全性。

签名中会添加一个显示哈希值开头的可视化安全框架。内部用户可以在签署文件时通过打开或关闭 框架 选项来隐藏或显示该框架。

为签名添加可视化安全框。

标签

标签可用于对文档进行分类和组织,使用户能够根据特定条件快速搜索和筛选文件。

您可以通过 配置 ‣ 标签 管理标签。要创建标签,请点击 新建。在新行中添加 标签名称,并为标记选择 :guilabel:` 颜色索引`。

要在文件中应用标签,请使用文件中可用的下拉列表。

注解

您可以通过进入 文件 ‣ 所有文件,点击文件上的垂直省略号(),然后点击 详情,修改 标签 来修改已签名文件的标记。

签署订单

当文件需要由不同方签署时,签署顺序可让您控制收件人接收文档的顺序。

上传包含至少两个不同角色签名字段的 PDF 文件并点击 发送 后,切换 指定签署顺序 开关并搜索签署人姓名或电子邮件信息以添加他们。您可以在第一栏输入**1**或**2**来决定签署顺序。

切换开关以指定签署顺序。

只有在前一个接收者完成操作后,每个接收者才会收到签名请求通知。

字段类型

字段用于在文件中指明签字人必须填写的信息。您只需将左栏中的字段拖放到文件中,即可将其添加到文件中。

各种字段类型可用于签署文件(占位符、自动完成等)。通过配置自己的字段类型(也称为签名项类型),可以为客户、合作伙伴和员工提供更快捷的签署流程。

要创建和编辑字段类型,请访问 签署 ‣ 配置 ‣ 设置 ‣ 编辑字段类型

您可以点击现有字段来选择它,也可以 创建 新字段。首先,编辑 字段名称。然后,选择 字段类型

  • 签名:提示用户手写签名、自动生成签名或上传本地文件(通常是图像)来完成签名。其他每个 签署 字段类型都会重复使用在第一个字段中输入的数据。

  • 首字母:提示用户输入姓名首字母,方法与 签署 字段类似。

  • 文本:用户在单行上输入文本。

  • 多行文本:用户在多行上输入文本。

  • 复选框:用户可以勾选一个方框(例如,标记批准或同意)。

  • 选择:用户从多个选项中选择一个。

自动填写合作伙伴字段 设置用于在签名过程中自动填写字段。它使用签署文件者的联系人(res.partner)模型字段之一的值。为此,请输入联系人模型字段的技术名称。

小技巧

要了解字段的技术名称,请启用开发者模式,并将鼠标悬停在字段旁边的问号上。

注解

自动填写的值是建议值,签署人可根据需要进行修改。

字段的大小也可以通过编辑 默认宽度默认高度 来改变。这两个尺寸都是以整页的百分比定义的,用小数表示,1 等于整页的宽度或高度。默认情况下,创建的新字段宽度设置为整页宽度的 15%(0.150),高度设置为整页高度的 1.5%(0.015)。

接下来,编写 提示。提示会在用户签名过程中显示在屏幕左侧的箭头内,以帮助他们了解该步骤的内容(例如,“在此签名” 或 “填写出生日期”)。您还可以使用 占位符 文本,在字段完成之前显示在字段内。

Odoo签名中的提示和占位符示例