เอกสารการบัญชี¶

สิ่งที่เป็นเจ้าของ (สินทรัพย์) ได้รับการสนับสนุนทางการเงินผ่านหนี้สินเพื่อชดใช้ (หนี้สิน) หรือส่วนของผู้ถือหุ้น (กำไร ทุน)

ความแตกต่างเกิดขึ้นระหว่าง สินทรัพย์ และ ค่าใช้จ่าย:

• สินทรัพย์ คือทรัพยากรที่มีมูลค่าทางเศรษฐกิจที่บุคคล บริษัท หรือประเทศเป็นเจ้าของหรือควบคุมโดยคาดหวังว่าจะให้ผลประโยชน์ในอนาคต สินทรัพย์จะถูกรายงานในงบดุลของบริษัท สิ่งเหล่านี้ถูกซื้อหรือสร้างขึ้นเพื่อเพิ่มมูลค่าของบริษัทหรือเป็นประโยชน์ต่อการดำเนินงานของบริษัท

• ค่าใช้จ่าย คือต้นทุนการดำเนินงานที่บริษัทต้องแบกรับเพื่อสร้างรายได้

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของผู้ถือหุ้น

ผังบัญชี¶

ผังบัญชี แสดงรายการบัญชีทั้งหมดของบริษัท: ทั้งบัญชีงบดุลและบัญชี P&L ทุกธุรกรรมจะถูกบันทึกโดยการเดบิตและเครดิตหลายบัญชีในรายการสมุดรายวัน ผังบัญชีก็เปรียบเสมือน DNA ของบริษัท!

ทุกบัญชีที่อยู่ในผังบัญชีอยู่ในหมวดหมู่เฉพาะ ใน Odoo แต่ละบัญชีจะมีรหัสที่ไม่ซ้ำกันและอยู่ในประเภทใดประเภทหนึ่งเหล่านี้:

• ตราสารทุนและหนี้ด้อยสิทธิ

  • ทุน คือจำนวนเงินที่ผู้ถือหุ้นของบริษัทลงทุนเพื่อใช้ในกิจกรรมของบริษัท

  • หนี้ด้อยสิทธิ คือจำนวนเงินที่บุคคลที่สามให้บริษัทยืมเพื่อใช้ในกิจกรรมของบริษัท ในกรณีที่บริษัทเลิกกิจการ บุคคลที่สามเหล่านี้จะได้รับเงินคืนก่อนผู้ถือหุ้น

• สินทรัพย์ถาวร คือรายการหรือทรัพย์สินที่จับต้องได้ (เช่น เป็นรูปธรรม) ที่บริษัทซื้อและใช้ในการผลิตสินค้าและบริการ สินทรัพย์ถาวรเป็นสินทรัพย์ระยะยาว ซึ่งหมายความว่าสินทรัพย์มีอายุการให้ประโยชน์มากกว่าหนึ่งปี นอกจากนี้ยังรวมถึงคุณสมบัติ โรงงาน และอุปกรณ์ (หรือที่เรียกว่า "PP&E") และจะถูกบันทึกไว้ในงบดุลตามการจัดประเภทนั้น

• สินทรัพย์และหนี้สินหมุนเวียน

  • บัญชี สินทรัพย์หมุนเวียน คือรายการในงบดุลที่แสดงอยู่ในส่วนสินทรัพย์ ซึ่งบัญชีสำหรับสินทรัพย์ทั้งหมดของบริษัทที่สามารถแปลงเป็นเงินสดได้ภายในหนึ่งปี สินทรัพย์หมุนเวียน ได้แก่ เงินสด รายการเทียบเท่าเงินสด ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ หลักทรัพย์ในความต้องการของตลาด หนี้สินจ่ายล่วงหน้า และสินทรัพย์สภาพคล่องอื่นๆ

  • หนี้สินหมุนเวียน คือภาระผูกพันทางการเงินระยะสั้นของบริษัทที่ครบกำหนดชำระภายในหนึ่งปี ตัวอย่างของความรับผิดในปัจจุบันคือเงินที่เป็นหนี้กับซัพพลายเออร์ในรูปแบบของบัญชีเจ้าหนี้

• บัญชีธนาคารและเงินสด

  • บัญชีธนาคาร คือบัญชีทางการเงินที่ธนาคารหรือสถาบันการเงินอื่นดูแล ซึ่งมีการบันทึกธุรกรรมทางการเงินระหว่างธนาคารและลูกค้าไว้

  • บัญชีเงินสด หรือสมุดเงินสด อาจหมายถึงบัญชีแยกประเภทซึ่งมีการบันทึกธุรกรรมเงินสดทั้งหมด บัญชีเงินสดมีทั้งใบเสร็จรับเงินและสมุดรายวันการจ่ายเงินสด

• ค่าใช้จ่ายและรายได้

  • ค่าใช้จ่าย คือต้นทุนการดำเนินงานที่บริษัทต้องแบกรับเพื่อสร้างรายได้ มันถูกกำหนดง่ายๆว่าเป็นต้นทุนที่ต้องใช้เพื่อให้ได้มาซึ่งบางสิ่งบางอย่าง ค่าใช้จ่ายทั่วไป ได้แก่ การจ่ายเงินให้กับซัพพลายเออร์ ค่าจ้างพนักงาน สัญญาเช่าโรงงาน และค่าเสื่อมราคาอุปกรณ์

  • โดยทั่วไปคำว่า "รายได้" หมายถึงจำนวนเงิน ทรัพย์สิน และการโอนมูลค่าอื่นๆ ที่ได้รับในช่วงเวลาที่กำหนดเพื่อแลกกับบริการหรือผลิตภัณฑ์

ตัวอย่าง¶

รายการสมุดรายวัน¶

เอกสารทางการเงินทุกฉบับของบริษัท (เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอดธนาคาร สลิปเงินเดือน สัญญาเพิ่มทุน) จะถูกบันทึกเป็นรายการสมุดรายวัน ซึ่งมีผลกระทบต่อบัญชีหลายบัญชี

เพื่อให้รายการสมุดรายวันมีความสมดุล ยอดรวมของเดบิตทั้งหมดจะต้องเท่ากับผลรวมของเครดิตทั้งหมด

การกระทบยอด¶

การกระทบยอด เป็นกระบวนการเชื่อมโยงรายการสมุดรายวันของบัญชีเฉพาะและการจับคู่เครดิตและเดบิต

วัตถุประสงค์หลักคือเพื่อเชื่อมโยงการชำระเงินกับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องเพื่อทำเครื่องหมายว่าชำระเงินแล้ว ซึ่งทำได้โดยการกระทบยอดบัญชีลูกหนี้และ/หรือบัญชีเจ้าหนี้

ระบบจะดำเนินการกระทบยอดโดยอัตโนมัติเมื่อ:

• การชำระเงินจะถูกลงทะเบียนโดยตรงในใบแจ้งหนี้

• ตรวจพบการเชื่อมโยงระหว่างการชำระเงินและใบแจ้งหนี้ในกระบวนการจับคู่ของธนาคาร

การกระทบยอดธนาคาร¶

การกระทบยอดธนาคารคือการจับคู่รายการใบแจ้งยอดจากธนาคาร (จัดทำโดยธนาคารของคุณ) กับธุรกรรมที่บันทึกไว้ภายใน (การชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์หรือจากลูกค้า) สำหรับแต่ละรายการในใบแจ้งยอดจากธนาคาร อาจเป็น:

• จับคู่กับการชำระเงินที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้: การชำระเงินจะถูกลงทะเบียนเมื่อได้รับเช็คจากลูกค้า จากนั้นจะถูกจับคู่เมื่อตรวจสอบใบแจ้งยอดธนาคาร

• บันทึกเป็นการชำระเงินใหม่: รายการบันทึกการชำระเงินถูกสร้างขึ้นและกระทบยอดกับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องเมื่อประมวลผลใบแจ้งยอดจากธนาคาร

• บันทึกเป็นธุรกรรมอื่น: การโอนเงินผ่านธนาคาร การเรียกเก็บเงินโดยตรง และอื่นๆ

Odoo ควรกระทบยอดธุรกรรมส่วนใหญ่โดยอัตโนมัติ มีเพียงไม่กี่รายที่ควรได้รับการตรวจสอบโดยเจ้าหน้าที่ เมื่อกระบวนการกระทบยอดธนาคารเสร็จสิ้น ยอดคงเหลือในบัญชีธนาคารใน Odoo ควรตรงกับยอดคงเหลือของใบแจ้งยอดจากธนาคาร