เอกสาร¶
เอกสาร Odoo ช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บ ดู และจัดการไฟล์ภายใน Odoo ได้
คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ใดก็ได้ (สูงสุด 64MB ต่อไฟล์บน Odoo Online) และจัดระเบียบในเวิร์กสเปซต่างๆ
การกำหนดค่า¶
คุณสามารถเปิดใช้งานการรวมไฟล์ที่แนบกับพื้นที่เฉพาะของกิจกรรมของคุณได้โดยไปที่ ตัวอย่างเช่น หากคุณทำเครื่องหมายที่ ทรัพยากรบุคคล เอกสาร HR ของคุณจะพร้อมใช้งานในพื้นที่ทำงาน HR โดยอัตโนมัติ ในขณะที่เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือนจะพร้อมใช้งานในพื้นที่ทำงานย่อยการจ่ายเงินเดือนโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเปลี่ยนพื้นที่ทำงานเริ่มต้นได้โดยใช้เมนูแบบเลื่อนลงและแก้ไขคุณสมบัติได้โดยคลิกไอคอน (ลิงค์ภายใน)
Note
หากคุณเปิดใช้งานการรวมศูนย์ของไฟล์และเอกสารทางบัญชีของคุณ จำเป็นต้องคลิกที่ สมุดรายวัน และกำหนดแต่ละสมุดรายวันแยกจากกันเพื่อให้สามารถซิงโครไนซ์อัตโนมัติได้
If you select a new workspace, existing documents are not moved. Only newly created documents will be found under the new workspace.
เวิร์กสเปซ¶
Workspaces are hierarchical folders having their own set of tags and actions. Default workspaces exist, but you can create your own by going to and clicking New. On the new page, fill in the following information:
ชื่อ
Parent Workspace: if you want to create a sub-workspace, select its Parent Workspace.
Three tabs are available: Tags, Access Rights, and Description.
สิทธิ์การเข้าถึง¶
To manage your workspace access rights, go to the Access Rights tab. You can add Write Groups that can view, create, and edit the workspace's documents. You can also add Read Groups that only view the workspace's documents.
Tip
Enable Own Documents Only to limit Read Groups and Write Groups to the documents of which they are owner.
คำอธิบาย¶
You can add descriptive information to your workspace by going to the Description tab.
Note
Workspaces can also be created and edited by clicking the (gear) icon on the left panel.
การจัดการเอกสาร¶
When selecting or opening a document, the right panel displays different options, including, for example:
(Download);
(Share this selection): a share URL is copied to your clipboard;
(Replace): select a new file to replace the existing one. Scroll down to the bottom of the right panel to see the History and restore, download, or delete the document;
(Lock);
(Split).
คุณยังสามารถ เปิดช่องแชท หรือลบเอกสารได้โดยการคลิกไอคอน (ย้ายไปที่ถังขยะ)
Note
Items moved to the trash are permanently deleted after 30 days.
To modify the name of your file, click on Name. A Contact or an Owner can be assigned. The related Workspace can be modified and it is possible to access the related Journal Entry or add Tags.
Note
The Contact is a person related to the document who only has read access rights to the document, e.g., an existing supplier in your database;
The creator of a document is automatically assigned as its Owner and is granted full access rights to it. To replace the owner of a document, select the required user from the dropdown list in the Owner field.
Tip
An employee must be a user and the owner of a document to view it in My Profile.
ส่วน การดำเนินการ ที่แตกต่างกันจะมีอยู่ที่ด้านล่างของแผงด้านขวา ขึ้นอยู่กับเวิร์กสเปซที่เก็บเอกสารของคุณ
แยกเอกสาร PDF¶
Select the PDF you want to split, and click the (scissors) icon. A new view displays all the pages of the document.
By default, all pages are split when you click Split. To remove a split between two pages, click the (scissors) icon.
Tip
To merge documents from your dashboard, select them and click the (scissors) icon. Click on the scissors between the two documents and click Split to merge the documents.
ฟีเจอร์เพิ่มเติม¶
Select a workspace and click the (down arrow) next to the Upload button to access additional features:
คำร้องขอ¶
You can request files and organize them as documents to remind users to download them.
เลือกพื้นที่ทำงานที่จะเก็บไฟล์ คลิก (ลูกศรลง) ถัดจากปุ่ม อัปโหลด จากนั้นคลิก คำขอ เพิ่ม ชื่อเอกสาร และเลือกบุคคลที่คุณต้องการในฟิลด์ คำขอถึง คุณยังสามารถกรอก วันครบกำหนดส่ง ยืนยัน พื้นที่ทำงาน ที่เอกสารควรเป็นของ และเพิ่ม แท็ก และ ข้อความ จากนั้นคลิก คำขอ พื้นที่ว่างสำหรับเอกสารที่หายไปจะถูกสร้างขึ้นในพื้นที่ทำงาน
เมื่อเอกสารของคุณพร้อมใช้งาน ให้คลิกตัวยึดตำแหน่งเพื่ออัปโหลด
You can see all missing documents by going to the Activity view and the Requested Document column.
Tip
จากมุมมอง กิจกรรม คุณสามารถส่ง อีเมลเตือนความจำ ไปยังผู้ใช้ที่คุณคาดว่าจะได้รับเอกสารได้ ไปที่คอลัมน์ เอกสารที่ร้องขอ แล้วคลิกไอคอน (ellipsis) จากนั้นคลิก คำขอเอกสาร: เตือนความจำ คลิกวันที่เพื่อดูรายละเอียดของคำขอเฉพาะ คุณสามารถอัปเดตได้โดยคลิกไอคอน (ปากกา) คลิก ตัวอย่าง เนื้อหาของอีเมลเตือนความจำ หรือ ส่งตอนนี้ เพื่อส่งอีเมลเตือนความจำ
เพิ่มลิงก์¶
To add a link to your documents dashboard, click Add a Link, enter the URL, and Name it.
อัปโหลดทางอีเมล¶
เลือกตัวเลือก ดาวน์โหลดและอัปโหลด เพื่อให้ผู้ใช้สามารถอัปโหลดไฟล์ไปยังพื้นที่ทำงานของคุณโดยใช้ ชื่ออีเมล หากต้องการสร้างนามแฝงอีเมล ให้ป้อนชื่อในฟิลด์ ชื่ออีเมล ควรตั้งค่า ชื่อโดเมน ตามค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถแก้ไขได้โดยคลิกที่ชื่อดังกล่าว
เอกสารที่ส่งไปยังชื่ออีเมลนี้จะถูกอัปโหลดไปยังพื้นที่ทำงานโดยใช้ แท็ก ที่เลือก
Note
By default, the Document Owner is the person who uploads a file to a workspace, but you can select another user. You can also set a Contact, usually an external person, such as a partner.
Enable Create a new activity to automatically create an activity when a document is uploaded. Select the Activity type from the dropdown list and set the Due Date In field. You can also add a Summary and a Responsible person assigned to the activity.
Tip
Go to to see and manage your share links. Select a line and click Delete to disable the URL. People who have received this link will no longer be able to access the document(s) or workspace.
สเปรดชีตใหม่¶
หากต้องการสร้าง สเปรดชีต ให้คลิก สเปรดชีตใหม่ คุณสามารถเลือก สเปรดชีตเปล่า หรือ เทมเพลตที่มีอยู่
การดำเนินการเวิร์กโฟลว์¶
Workflow actions help manage documents and overall business operations. These are automated actions that can be created and customized for each workspace. With a single click you can, for example, create, move, sign, add tags to a document, and process bills.
When a document meets the set criteria, these workflow actions appear on the right panel.
สร้างการดำเนินการเวิร์กโฟลว์¶
To update an existing workflow action or create a new one, go to and click New.
Note
การดำเนินการจะมีผลกับ เวิร์กสเปซย่อย ทั้งหมดภายใต้ เวิร์กสเปซที่เกี่ยวข้อง ที่คุณเลือก
กำหนดเงื่อนไข¶
Define the Action Name and then set the conditions that trigger the appearance of the (play) icon on the right-side panel when selecting a file.
มีเงื่อนไขพื้นฐานสามประเภทที่คุณสามารถกำหนดได้:
Tags: you can use the Contains and Does not contain conditions, meaning the files must have or must not have the tags set here;
Contact: the files must be associated with the contact set here;
เจ้าของ: ไฟล์จะต้องเชื่อมโยงกับเจ้าของที่ตั้งไว้ที่นี่
Tip
If you do not set any conditions, the action button appears for all files inside the selected workspace.
ประเภทเงื่อนไขขั้นสูง: โดเมน¶
Important
แนะนำให้มีความรู้เกี่ยวกับการพัฒนา Odoo เพื่อกำหนดค่าตัวกรอง โดเมน อย่างเหมาะสม
The developer mode needs to be activated to access the Domain condition from the Actions tab. Once done, select the Domain condition type and click New Rule.
หากต้องการสร้างกฎ โดยทั่วไปคุณจะเลือก ฟิลด์, ตัวดำเนินการ และ ค่า ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเพิ่มการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ให้กับไฟล์ PDF ทั้งหมดภายในพื้นที่ทำงาน ให้ตั้งค่า ฟิลด์ เป็น ประเภท Mime, ตัวดำเนินการ เป็น ประกอบด้วย และ pdf ค่า
Click the (Add New Rule) icon and the (Add branch) icon to add conditions and sub-conditions. You can then specify if your rule should match all or any conditions. You can also edit the rule directly using the Code editor.
Configure the actions¶
Select the Actions tab to set up your action. You can simultaneously:
Move to Workspace: move the file to any workspace;
Create: create one of the following items attached to the file in your database:
Link to record: create a link between a document and a record from a specific model;
Product template: create a product you can edit directly;
งาน: สร้างงานโปรเจ็กต์ที่คุณสามารถแก้ไขได้โดยตรง
Signature PDF template: create a new Sign template to send out;
PDF to sign: create a Sign template to sign directly;
Applicant: create a new HR application you can edit directly;
Vendor bill: create a vendor bill using OCR and AI to scrape information from the file content;
Customer invoice: create an invoice using OCR and AI to scrape information from the file;
Vendor credit note: create a vendor credit note using OCR and AI to scrape information from the file;
Credit note: create a customer credit note using OCR and AI to scrape information from the file;
Miscellaneous Operations: create an entry in the Miscellaneous Operations journal;
Bank Statement: import a bank statement;
Purchase Receipt: create a vendor receipt;
Expense: create an HR expense.
Set Contact: add a contact to the file, or replace an existing contact with a new one;
Set Owner: add an owner to the file, or replace an existing owner with a new one;
Set Tags: add, remove, and replace any number of tags;
Activities - Mark all as Done: mark all activities linked to the file as done;
Activities - Schedule Activity: create a new activity linked to the file as configured in the action. You can choose to set the activity on the document owner.
Digitize documents with AI and optical character recognition (OCR)¶
Documents available in the Finance workspace can be digitized. Select the document to digitize, click Create Bill, Create Customer Invoice, or Create credit note, and then click Send for Digitization.
See also