ใบแจ้งหนี้ของลูกค้า¶

จากใบแจ้งหนี้ของลูกค้าไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน¶

Odoo รองรับเวิร์กโฟลว์การออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงินที่หลากหลาย คุณจึงสามารถเลือกและใช้เวิร์กโฟลว์ที่ตรงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณได้ ไม่ว่าคุณต้องการยอมรับการชำระเงินครั้งเดียวสำหรับใบแจ้งหนี้ใบเดียว หรือประมวลผลการชำระเงินที่ครอบคลุมใบแจ้งหนี้หลายใบและรับส่วนลดสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนด คุณก็สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำ

จากร่างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการทำบัญชีกำไรและขาดทุน¶

หากเรารับสินค้าในตอนท้ายของสถานการณ์ 'สั่งซื้อเป็นเงินสด' โดยทั่วไป หลังจากที่สินค้าได้ถูกจัดส่งแล้ว คุณจะ: ออกใบแจ้งหนี้; รับการชำระเงิน ฝากการชำระเงินนั้นไว้ที่ธนาคาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปิดใบแจ้งหนี้ลูกค้าแล้ว ติดตามผลหากลูกค้าชำระเงินล่าช้า และสุดท้ายนำเสนอรายได้ของคุณในรายงานกำไรขาดทุน และแสดงการลดลงของสินทรัพย์ในรายงานงบดุล

การออกใบแจ้งหนี้ในประเทศส่วนใหญ่เกิดขึ้นเมื่อปฏิบัติตามข้อผูกพันตามสัญญา หากคุณจัดส่งกล่องให้กับลูกค้า แสดงว่าคุณปฏิบัติตามเงื่อนไขของสัญญาและสามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้ หากซัพพลายเออร์ของคุณส่งพัสดุถึงคุณ แสดงว่าซัพพลายเออร์ได้ปฏิบัติตามเงื่อนไขของสัญญาและสามารถเรียกเก็บเงินจากคุณได้ ดังนั้นเงื่อนไขของสัญญาจึงจะสมบูรณ์เมื่อกล่องเคลื่อนเข้าหรือออกจากรถบรรทุก ณ จุดนี้ Odoo สนับสนุนการสร้างสิ่งที่เรียกว่าร่างใบแจ้งหนี้โดยเจ้าหน้าที่คลังสินค้า

การสร้างใบแจ้งหนี้¶

สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างได้ด้วยตนเองจากเอกสารอื่น เช่น ใบสั่งขาย ใบสั่งซื้อ แม้ว่าคุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างได้โดยตรงหากต้องการ

ต้องจัดเตรียมใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าพร้อมข้อมูลที่จำเป็นเพื่อชำระค่าสินค้าและบริการที่สั่งซื้อและส่งมอบ นอกจากนี้ยังต้องมีข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นในการชำระใบแจ้งหนี้อย่างทันท่วงทีและแม่นยำ

ร่างใบแจ้งหนี้¶

ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้ซึ่งเริ่มแรกจะตั้งค่าเป็นสถานะฉบับร่าง แม้ว่าใบแจ้งหนี้เหล่านี้ยังคงไม่ได้รับการตรวจสอบ แต่ก็ไม่มีผลกระทบทางบัญชีภายในระบบ ไม่มีอะไรที่จะหยุดผู้ใช้จากการสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างของตนเองได้

มาสร้างใบแจ้งหนี้ของลูกค้าโดยมีข้อมูลต่อไปนี้:

• ลูกค้า: Agrolait

• สินค้า: iMac

• จำนวน: 1

• ราคาต่อหน่วย: 100

• ภาษี: ภาษี 15%

เอกสารประกอบด้วยสามส่วน:

• ด้านบนของใบแจ้งหนี้พร้อมข้อมูลลูกค้า

• ส่วนหลักของใบแจ้งหนี้ พร้อมด้วยบรรทัดใบแจ้งหนี้โดยละเอียด

• ที่ด้านล่างของหน้าพร้อมรายละเอียดเกี่ยวกับภาษีและยอดรวม

ใบแจ้งหนี้ที่เปิดหรือ Pro-forma¶

โดยปกติใบแจ้งหนี้จะประกอบด้วยปริมาณและราคาของสินค้าและ/หรือบริการ วันที่ ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน และข้อมูลภาษีต่างๆ

คลิก "ถูกต้อง" ใบแจ้งหนี้เมื่อคุณพร้อมที่จะอนุมัติ จากนั้นใบแจ้งหนี้จะย้ายจากสถานะแบบร่างเป็นสถานะเปิด

เมื่อคุณตรวจสอบใบแจ้งหนี้แล้ว Odoo จะให้หมายเลขเฉพาะจากลำดับที่กำหนดและแก้ไขได้

รายการทางบัญชีที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้นี้จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณตรวจสอบใบแจ้งหนี้ คุณสามารถดูรายละเอียดได้โดยคลิกที่รายการในช่องรายการบันทึกประจำวันในแท็บ "ข้อมูลอื่นๆ"

ส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า¶

หลังจากตรวจสอบใบแจ้งหนี้ของลูกค้าแล้ว คุณสามารถส่งให้กับลูกค้าได้โดยตรงผ่านฟังก์ชัน 'ส่งทางอีเมล'

รายการสมุดรายวันทั่วไปที่สร้างจากใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการตรวจสอบจะมีลักษณะดังนี้:

การชำระเงิน¶

ใน Odoo จะถือว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระเมื่อรายการบัญชีที่เกี่ยวข้องได้รับการกระทบยอดกับรายการการชำระเงินแล้ว หากไม่มีการกระทบยอด ใบแจ้งหนี้จะยังคงอยู่ในสถานะเปิดจนกว่าคุณจะกรอกข้อมูลการชำระเงิน

รายการสมุดรายวันทั่วไปที่สร้างจากการชำระเงินจะมีลักษณะดังนี้:

รับการชำระเงินบางส่วนผ่านใบแจ้งยอดธนาคาร¶

คุณสามารถป้อนใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารใน Odoo ด้วยตนเอง หรือคุณสามารถนำเข้าจากไฟล์ csv หรือจากรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าอื่นๆ หลายรูปแบบตามการประยุกต์ใช้ระบบบัญชีของคุณ

สร้างใบแจ้งยอดจากธนาคารจากแดชบอร์ดระบบบัญชีที่มีสมุดรายวันที่เกี่ยวข้อง และกรอกจำนวนเงิน $100

กระทบยอด¶

มาเริ่มกระทบยอดกันเลย!

ตอนนี้คุณสามารถตรวจดูได้ทุกธุรกรรมและกระทบยอดหรือกระทบยอดเป็นกลุ่มโดยมีคำแนะนำด้านล่าง

หลังจากการกระทบยอดรายการในแผ่นงาน ใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องจะแสดง "คุณมียอดค้างชำระสำหรับลูกค้ารายนี้ คุณสามารถกระทบยอดเพื่อชำระใบแจ้งหนี้นี้ได้"

ใช้การชำระเงิน ด้านล่างนี้คุณจะเห็นว่ามีการเพิ่มการชำระเงินลงในใบแจ้งหนี้แล้ว

ติดตามการชำระเงิน¶

มีแนวโน้มมากขึ้นที่ลูกค้าจะจ่ายบิลในภายหลัง ดังนั้นผู้ทวงถามจึงต้องพยายามทุกวิถีทางเพื่อรวบรวมเงินและเก็บเงินให้เร็วขึ้น

Odoo จะช่วยคุณกำหนดกลยุทธ์การติดตามผลของคุณ เพื่อเตือนให้ลูกค้าชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ คุณสามารถกำหนดการดำเนินการต่างๆ ขึ้นอยู่กับว่าลูกค้าเกินกำหนดชำระมากน้อยเพียงใด การดำเนินการเหล่านี้รวมอยู่ในระดับการติดตามผลที่จะถูกกระตุ้นเมื่อวันครบกำหนดของใบแจ้งหนี้เกินจำนวนวันที่กำหนด หากมีใบแจ้งหนี้ที่พ้นกำหนดชำระอื่นๆ สำหรับลูกค้ารายเดียวกัน การดำเนินการของใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดชำระมากที่สุดจะถูกดำเนินการ

เมื่อไปที่บันทึกลูกค้าและไปที่ "การชำระเงินที่เกินกำหนด" คุณจะเห็นข้อความติดตามผลและใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดทั้งหมด

รายงานอายุของลูกค้า:¶

รายงานอายุของลูกค้าจะเป็นเครื่องมือสำคัญเพิ่มเติมสำหรับนักรวบรวมในการทำความเข้าใจปัญหาเครดิตของลูกค้า และเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานของพวกเขา

ใช้รายงานอายุหนี้เพื่อพิจารณาว่าลูกค้ารายใดที่เลยกำหนดชำระและเริ่มดำเนินการเรียกเก็บเงินของคุณ

กำไรและขาดทุน¶

งบกำไรขาดทุนจะแสดงรายละเอียดรายได้และค่าใช้จ่ายของคุณ ท้ายที่สุดแล้ว สิ่งนี้จะทำให้คุณมีภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับกำไรและขาดทุนสุทธิของคุณ บางครั้งเรียกว่า "งบกำไรขาดทุน" หรือ "งบรายได้และค่าใช้จ่าย"

งบดุล¶

งบดุลจะสรุปหนี้สิน สินทรัพย์ และส่วนของผู้ถือหุ้นของบริษัทคุณในช่วงเวลาหนึ่ง

ตัวอย่างเช่น หากคุณจัดการสินค้าคงคลังโดยใช้วิธีการบัญชีถาวร คุณควรคาดหวังว่าบัญชี "สินทรัพย์หมุนเวียน" จะลดลงเมื่อวัสดุถูกจัดส่งให้กับลูกค้าแล้ว