Nya medarbetare¶

När en ny medarbetare anställs är det första steget att skapa en ny medarbetarpost. Denna post är en central plats där all viktig information om den anställde lagras, inklusive allmän information, jobbhistorik och kompetens, variabel arbetsinformation, personliga detaljer, dokument och mycket mer.

Börja med att öppna appen Employees och klicka sedan på knappen New i det övre vänstra hörnet. Då visas ett tomt formulär för anställda.

Fortsätt med att fylla i den information som krävs, tillsammans med eventuella ytterligare uppgifter.

Allmän information¶

Anställningsformuläret sparas automatiskt när data matas in. Formuläret kan dock sparas manuellt när som helst genom att klicka på alternativet Spara manuellt, som representeras av en (moln med en pil uppåt)-ikon.

Obligatoriska fält¶

• Employee’s Name: ange den anställdes namn.

• Company: välj det företag som den nyanställde anställdes av i rullgardinsmenyn i detta fält, eller skapa ett nytt företag genom att skriva namnet i fältet och klicka på Create eller Create and edit… i den lilla rullgardinsmenyn som visas.

Valfria fält¶

• Foto: Klicka på redigeringsikonen ✏️ (penna) i den övre högra bildrutan i medarbetarformuläret för att välja ett foto att ladda upp.

• Job Position: ange den anställdes jobbtitel under namnet, eller välj den från Job Position rullgardinsmenyn nedan för att automatiskt fylla i det övre fältet. Fältet Job Position under den anställdes namn kan ändras, och behöver inte matcha det val som görs i rullgardinsmenyn Job Position i fältet nedan.

  Example

  Även om det är rekommenderat att matcha befattningarna, kan den inskrivna beskrivningen i det övre fältet innehålla mer specifik information än den valda rullgardinsmenyn Job Position, om så önskas.

  Om någon t.ex. anställs för en tjänst som försäljningsrepresentant som är konfigurerad som Sales Representative i appen Recruitment, kan den tjänsten väljas i rullgardinsmenyn Job Position.

  I det inskrivna fältet Job Position under fältet Employee’s Name kan befattningen vara mer specifik, till exempel Sales Representative - Subscriptions om den anställde endast fokuserar på abonnemangsförsäljning.

  

• Tags: välj en tagg från rullgardinsmenyn för att lägga till relevanta taggar till den anställde. Alla taggar kan skapas i det här fältet genom att skriva in dem. När den har skapats är den nya taggen tillgänglig för alla anställdas poster. Det finns ingen gräns för hur många taggar som kan läggas till.

• Work Contact Information: ange den anställdes Work Mobile, Work Phone, Work Email och/eller Company namn, om det inte redan fyllts i automatiskt.

• Department: välj den anställdes avdelning från rullgardinsmenyn.

• Jobbposition: välj den anställdes jobbposition från rullgardinsmenyn. När ett val har gjorts uppdateras fältet Job Position under fältet Employee’s Name automatiskt för att återspegla den valda positionen. Dessa positioner kommer från applikationen Rekrytering och återspeglar de för närvarande konfigurerade jobbpositionerna.

• Manager: välj den anställdes chef från rullgardinsmenyn.

• Coach: välj den anställdes coach från rullgardinsmenyn.

• Next Appraisal Date: detta fält är bara synligt om applikationen Appraisals är installerad. Datumet fylls automatiskt i med ett datum som beräknas enligt de inställningar som konfigurerats i Appraisals-applikationen. Detta datum kan ändras med hjälp av kalenderväljaren.

Ytterligare information flikar¶

Fliken Sammanfattning¶

Sammanfattning¶

Ange sedan den anställdes arbetshistorik på fliken Resumé. Varje CV-rad måste anges individuellt. När du skapar en post för första gången klickar du på Create a new entry, och formuläret Create Resumé lines visas. När du har lagt till en post ersätts knappen Create a new entry med en knapp Add. Ange följande information för varje post.

• Title: skriv in titeln på den tidigare arbetslivserfarenheten.

• Employee: välj den anställde från rullgardinsmenyn.

• Typ: välj antingen Erfarenhet, Utbildning, Sidoprojekt, Intern certifiering, Avslutad intern utbildning i rullgardinsmenyn eller skriv in en ny post och klicka sedan på Create ”(Type)”.

• Display Type: välj i rullgardinsmenyn Classic för typisk arbetslivserfarenhet, Certification för erfarenhet som erhållits genom en certifiering eller Course för icke-certifierade kurser.

• Duration: ange start- och slutdatum för arbetslivserfarenheten. För att välja ett datum klickar du på det första tomma fältet för att visa ett popup-fönster med en kalender. Använd ikonerna < (vänsterpil) och > (högerpil) för att bläddra till önskad månad och klicka sedan på dagen för att välja den. Upprepa denna process för att hitta och välja slutdatum. När du har valt önskade datum klickar du på ✔️ Apply.

• Description: ange alla relevanta detaljer i detta fält.

När all information är inmatad klickar du på knappen Spara & Stäng om det bara finns en post att lägga till, eller på knappen Spara & Ny om du vill spara den aktuella posten och skapa en ny CV-rad.

Skills¶

En anställds färdigheter kan anges på fliken Resumé på samma sätt som en CV-rad skapas.

För att kunna lägga till en färdighet i en medarbetares post måste färdighetstyperna först konfigureras. Om inga färdighetstyper har konfigurerats visas knappen Create new Skills i avsnittet Skills på fliken Resumé. Konfigurera färdighetstyperna innan du lägger till några färdigheter i den anställdes post.

Om färdighetstyperna är konfigurerade visas istället knappen Välj en färdighet från listan. Klicka på knappen Välj en färdighet från listan och välj följande information för varje färdighet.

• Färdighetstyp: välj en färdighetstyp genom att klicka på radioknappen bredvid färdighetstypen.

• Skill: när du har valt en Skill Type visas motsvarande färdigheter som är kopplade till den valda Skill Type i en rullgardinsmeny. Om du t.ex. väljer Language som Skill Type visas en mängd olika språk att välja mellan i fältet Skills. Välj lämplig förkonfigurerad färdighet eller skriv in en ny färdighet och klicka sedan på Create ”(new skill)”.

• Skill Level: fördefinierade färdighetsnivåer som associeras med den valda Skill Type visas i en rullgardinsmeny. Välj först en Skill Level, sedan visar förloppsindikatorn automatiskt den fördefinierade förloppet för den specifika färdighetsnivån. Färdighetsnivåer och framsteg kan ändras i popup-formuläret Skill Level, som nås via pilen Internal Link bredvid fältet Skill Level.

Klicka på knappen Spara & Stäng om det bara finns en färdighet att lägga till, eller klicka på knappen Spara & Ny för att spara den aktuella posten och omedelbart lägga till en annan färdighet.

Radera en rad från fliken Resumé genom att klicka på ikonen 🗑️ (papperskorgen) för att radera posten. Lägg till en ny rad genom att klicka på knappen Add bredvid motsvarande avsnitt.

Typer av färdigheter¶

För att kunna lägga till en färdighet i en anställds formulär måste Skill Types konfigureras. Gå till App Anställda ‣ Konfiguration ‣ Anst: Färdighetstyper för att visa de färdighetstyper som för närvarande är konfigurerade och skapa nya färdighetstyper.

Klicka på New och ett nytt Skill Type-formulär visas. Fyll i alla uppgifter för den nya färdighetstypen. Upprepa detta för alla nödvändiga färdighetstyper.

• Skill Type: ange namnet på färdighetstypen. Denna fungerar som överordnad kategori för mer specifika färdigheter och bör vara generisk.

• Skills: klicka på Add a line, och ange Name för den nya färdigheten, upprepa sedan för alla andra nödvändiga färdigheter.

• Nivåer: klicka på Lägg till en linje, och ange Namn för nivån. Klicka sedan i fältet Framsteg och ange en procentsats (0-100) för den aktuella nivån. Upprepa för alla ytterligare nivåer efter behov.

• Default Level: klicka på knappen på nivåraden för att ange den nivån som standard. Vanligtvis sätts den lägsta nivån som standard, men vilken nivå som helst kan väljas. Växeln blir grön, vilket indikerar att det är standardnivån för färdigheten. Endast en nivå kan ställas in som standard.

  Example

  Om du vill lägga till en uppsättning mattekunskaper anger du Math i fältet Name. I fältet Skills anger du sedan Algebra, Calculus och Trigonometry. I fältet Levels anger du Beginner, Intermediate och Expert, med Progress angivet som 25, 50 respektive 100. Klicka till sist på Set Default på raden Beginner för att ange detta som förvald färdighetsnivå.

  

Formuläret Skill Type sparas automatiskt när data matas in.

Fliken Arbetsinformation¶

På fliken Work Information finns den anställdes specifika jobbrelaterade information. Deras arbetsschema, olika roller, vem som godkänner deras specifika önskemål (ledighet, tidrapporter och utgifter), deras schema för distansarbete och specifik information om arbetsplatsen listas här.

Klicka på fliken Work Information för att komma till detta avsnitt, och ange följande information för den nya medarbetaren:

• Location: välj Work Address från rullgardinsmenyn. För att ändra adressen, håll muspekaren över den första raden (om det finns flera rader) i adressen för att visa en Internal Link-pil. Klicka på pilen Internal Link för att öppna företagsformuläret och göra eventuella ändringar.

  Använd brödsmulelänkarna för att navigera tillbaka till formuläret för nyanställd när du är klar.

  Om du behöver en ny arbetsadress lägger du till adressen genom att skriva den i fältet och sedan klicka på Create (new address) för att lägga till adressen, eller Create and edit… för att lägga till den nya adressen och redigera adressformuläret.

• Approvers: för att se detta avsnitt måste användaren ha antingen Administrator eller Officer: Hantera alla anställda för applikationen Employees. Använd rullgardinsmenyerna för att välja vilka användare som ska godkänna Expense, Time Off, Timesheet och Attendance för den anställde.

  Håll muspekaren över något av urvalen för att visa pilen Internal Link.

  Klicka på pilen Intern länk för att öppna ett formulär med godkännarens fält Namn, E-postadress, Företag, Telefon, Mobil och Förvald lagerplats. Dessa kan modifieras vid behov.

  Använd brödsmulelänkarna för att navigera tillbaka till formuläret för nyanställd när du är klar.

  Viktigt

  De användare som visas i rullgardinsmenyn för avsnittet Approvers måste ha Administrator-rättigheter för motsvarande HR-roll.

  För att kontrollera vem som har dessa rättigheter, gå till Inställningar app ‣ Användare ‣ → Hantera användare. Klicka sedan på en anställd och kontrollera avsnittet Human Resources på fliken Access Rights.

  • För att användaren ska visas som godkännare för Expenses, must de har antingen Team Approver, All Approver, eller Administrator inställd för Expenses roll.

  • För att användaren ska kunna visas som godkännare för Time Off, måste de ha antingen Officer:Manage all Requests eller Administrator inställt för rollen Time Off.

  • För att användaren ska visas som godkännare för Timesheets, måste de ha antingen Manager, Officer:Manage all contracts, eller Administrator inställd för rollen Payroll.

• Remote Work: använd rullgardinsmenyn för att välja den standardplats som den anställde arbetar från varje dag i veckan. Standardalternativen är Home, Office, eller Other.

  En ny plats kan skrivas in i fältet, klicka sedan på antingen Create (new location) för att lägga till platsen, eller Create and edit… för att lägga till den nya platsen och redigera formuläret.

  När redigeringarna är klara klickar du på Save & Close, så läggs den nya platsen till och fältet fylls i.

  Lämna fältet tomt (Unspecified) för helgfria dagar som lördag och söndag.

  Observera

  Det är också möjligt att lägga till eller ändra arbetsplatser genom att navigera till Medarbetarapp ‣ Konfiguration ‣ Medarbetare: Arbetsplatser. För att ändra en plats klickar du på en befintlig plats och gör sedan eventuella ändringar i formuläret.

  Klicka på New för att skapa en ny plats och ange sedan följande information i formuläret. Alla fält är obligatoriska.

  • Arbetsplats: ange namnet på arbetsplatsen. Detta kan vara så allmänt eller så specifikt som behövs, till exempel Home eller Building 1, Second Floor, respektfullt.

  • Work Address: använd rullgardinsmenyn för att välja adress för arbetsplatsen.

  • Cover Image: klicka på ikonen för att välja den som Cover Image. Alternativen är en hus-ikon, en kontorsbyggnad-ikon och en GPS-platsmarkör-ikon.

  • Company: Använd rullgardinsmenyn för att välja det företag som platsen gäller för. Det aktuella företaget fyller i detta fält som standard.

  

• Schedule: välj Arbetstid och Timezone för den anställde. Pilen Intern länk öppnar en detaljerad vy över den specifika dagliga arbetstiden. Arbetstiderna kan ändras eller tas bort här.

  Observera

  Arbetstider är relaterade till ett företags arbetsscheman, och en anställd kan inte ha arbetstider som ligger utanför ett företags arbetsschema.

  Varje enskilt arbetsschema är företagsspecifikt. För databaser med flera företag måste därför varje företag ha sina egna arbetsscheman.

  Om en medarbetares arbetstider inte är konfigurerade som ett arbetsschema för företaget kan nya arbetsscheman läggas till eller befintliga arbetsscheman ändras.

  Arbetstiderna kan ändras i programmet Payroll, där de kallas Working Schedules.

  Mer information om hur du skapar eller ändrar Arbetsscheman i programmet Payroll finns i dokumentationen Löner.

• Planering: välj en roll från rullgardinsmenyn för både Roller och Default Role-fälten. Om Default Role väljs som roll läggs den automatiskt till i listan över Roles.

Fliken Privat information¶

Ingen information på fliken Privat information krävs för att skapa en anställd, men viss information i detta avsnitt kan vara kritisk för företagets löneavdelning. För att kunna behandla lönebeskeden korrekt och se till att alla avdrag redovisas, bör den anställdes personliga information anges.

Här anges den anställdes Private Contact, Family Status, Emergency contact, Education, Work Permit, och Citizenship information. Fälten fylls i antingen med hjälp av en rullgardinsmeny, genom att markera en kryssruta eller genom att skriva in informationen.

• Privat kontakt: ange Privat adress, E-post och Telefon för den anställde. Ange sedan den anställdes Bank Account Number med hjälp av rullgardinsmenyn.

  Om banken inte redan är konfigurerad (den typiska situationen när du skapar en ny anställd), ange bankkontonumret och klicka på Create and edit... Ett Create Bank Account Number formulär laddas. Fyll i nödvändig information och klicka sedan på Spara & Stäng.

  Välj sedan den anställdes önskade Språk från rullgardinsmenyn. Ange sedan Home-Work Distance i fältet. Detta fält är endast nödvändigt om den anställde får någon typ av pendlingsförmån.

  Slutligen anger du den anställdes registreringsskylt i fältet Private Car Plate.

• Familjestatus: välj aktuell Marital Status med hjälp av rullgardinsmenyn, antingen Single, Married, Legal Cohabitant, Widower, eller Divorced. Om den anställde har några underhållsberättigade barn, ange Antal underhållsberättigade barn i fältet.

• Emergency: ange Contact Name och Contact Phone för den anställdes kontaktperson i nödsituationer i respektive fält.

• Education: välj den högsta utbildningsnivå som den anställde har avslutat från rullgardinsmenyn Certificate Level. Standardalternativen är Graduate, Bachelor, Master, Doctor eller Other.

  Ange Field of Study, och namnet på School i respektive fält.

• Arbetstillstånd: om den anställde har ett arbetstillstånd, ange informationen i detta avsnitt. Skriv in Visa No (viseringsnummer), och/eller Work Permit No (arbetstillståndsnummer) i motsvarande fält.

  Använd kalenderväljaren och välj Visa Expiration Date, och/eller Work Permit Expiration Date, för att ange utgångsdatumet/utgångsdatumen.

  Ladda upp en digital kopia av dokumentet Work Permit om det finns tillgängligt. Klicka på Upload your file, navigera till arbetstillståndsfilen i filutforskaren och klicka på Open.

• Medborgarskap: Detta avsnitt innehåller all information som är relevant för den anställdes medborgarskap. Vissa fält använder en rullgardinsmeny, som fälten Nationalitet (Land), Kön och Födelseland gör.

  I Födelsedatum används en kalenderväljare för att välja datum. Klicka först på månadens namn och sedan på året för att komma åt årtalen. Använd pilikonerna < (vänster) och > (höger) för att navigera till rätt årsintervall och klicka på året. Klicka sedan på månaden. Klicka till sist på dagen för att välja datum.

  Skriv in informationen för fälten Identification No (identifikationsnummer), Passport No (passnummer) och Place of Birth (födelseort).

  Slutligen, om den anställde inte är bosatt i det land där han eller hon arbetar, aktiverar du kryssrutan bredvid Non-resident-fältet.

  Observera

  Beroende på lokaliseringsinställningen kan andra fält förekomma. För USA finns till exempel ett SSN No (Social Security Number)-fält.

Fliken HR-inställningar¶

På denna flik finns olika fält för olika information, beroende på i vilket land företaget är beläget. Olika fält är konfigurerade för olika platser, men vissa avsnitt visas oavsett.

• Status: välj en Employee Type och, om tillämpligt, en Related User med hjälp av rullgardinsmenyerna. Alternativen för Employee Type inkluderar Employee, Student, Trainee, Contractor, eller Freelancer.

  Viktigt

  Anställda behöver inte också vara användare. Anställda räknas inte med i Odoo-abonnemangets fakturering, medan Användare räknas med i faktureringen. Om den nya medarbetaren också ska vara användare måste användaren skapas.

  När den anställde har skapats klickar du på ikonen ⚙️ (gear) och sedan på Create User. Formuläret Create User visas.

  Skriv in Namn och E-postadress. Välj sedan Company från rullgardinsmenyn.

  Ange sedan Telefonnummer och Mobilnummer i respektive fält.

  Om ett foto finns tillgängligt, klicka på Redigera-ikonen (som visas som en ✏️ (penna)-ikon) i det nedre vänstra hörnet av bildrutan, som finns i det övre högra hörnet av formuläret.

  En filutforskare visas. Navigera till filen och klicka sedan på Öppna för att välja den. Klicka slutligen på Spara när all information är inmatad, så uppdateras medarbetarregistret automatiskt med den nyskapade användaren i Relaterad användare-fältet.

  Användare kan också skapas manuellt. Mer information om hur du lägger till en användare manuellt finns i dokumentet Användare.

• Närvaro/försäljningsställe/tillverkning: den anställdes PIN-kod och Badge-ID kan anges här, om den anställde behöver/har ett sådant. Klicka på Generera bredvid Badge ID för att skapa ett badge-ID.

  PIN-koden används för att logga in och ut från Attendance app-kiosken, och ett POS-system.

• Payroll: om tillämpligt, ange Registreringsnummer för den anställde i detta avsnitt.

  Beroende på lokaliseringsinställningen varierar de andra objekten som visas i det här fältet beroende på plats. Dessutom kan andra avsnitt visas på den här fliken beroende på plats. Vi rekommenderar att du kontaktar löne- och/eller ekonomiavdelningen för att säkerställa att detta avsnitt, samt eventuella andra avsnitt som rör löner som kan visas, är korrekt ifyllda.

• Application Settings: enter the employee’s Billing Time Target for the billing rate leader board in the Timesheets application. Next, enter the Hourly Cost in a XX.XX format. This is factored in when the employee is working at a work center.

  Ange i förekommande fall numret på Fleet Mobility Card.

Dokument¶

Alla dokument som rör den anställde lagras i appen Dokument. Antalet tillhörande dokument visas i smartknappen Dokument ovanför den anställdes post. Klicka på smartknappen för att komma åt alla dokument.

Mer information finns i documentation i appen Dokument.