Skapa och skicka offerter¶

När ett kvalificerat lead har omvandlats till en möjlighet är nästa steg att skapa och leverera en offert. Denna process kan enkelt hanteras genom Odoo’s CRM applikation.

Skapa en ny offert¶

För att skapa en ny offert öppnar du CRM app och visar sidan Pipeline på huvudpanelen i CRM.

Klicka sedan på en möjlighet för att öppna den. Granska den befintliga informationen och uppdatera eventuella fält om det behövs.

Klicka på knappen New Quotation längst upp till vänster i formuläret.

När du klickar på denna knapp visas ett nytt offertformulär. Bekräfta informationen i den övre halvan av formuläret och uppdatera eventuella saknade eller felaktiga fält:

• Kund: det företag eller den kontaktperson för vilken offerten skapades.

• Referrer: om denna kund hänvisades av en annan kund eller kontakt, välj den från rullgardinsmenyn i detta fält.

• Invoice Address: fysisk adress dit fakturan ska skickas.

• Delivery Address: fysisk adress dit eventuella produkter ska levereras.

• Offertmall: om tillämpligt, välj en förkonfigurerad offertmall från detta fält.

• Expiration: datum då denna offert inte längre är giltig.

• Quotation Date: skapandedatum för orderutkast/sända order, bekräftelsedatum för bekräftade order. Observera att detta fält endast är synligt om Utvecklarläge (felsökningsläge) är aktivt.

• Recurring Plan: om denna offert gäller en återkommande produkt eller prenumeration, välj den konfiguration för återkommande plan som ska användas.

• Pricelist: välj en prislista som ska tillämpas på denna order.

• Payment Terms: välj alla tillämpliga betalningsvillkor för denna offert.

Orderrader¶

När du har uppdaterat informationen om kund, betalning och deadline för den nya offerten kan fliken Orderrader uppdateras med lämplig produktinformation.

Klicka på Lägg till en produkt på fliken Orderrader.

Skriv sedan in namnet på en artikel i fältet Product för att söka i produktkatalogen. Välj sedan en produkt från rullgardinsmenyn, eller skapa en ny genom att välja Create eller Create and Edit.

När du har valt en produkt, uppdatera Quantity, om det behövs. Bekräfta informationen i de återstående fälten.

Om du vill ta bort en rad från citatet klickar du på (papperskorg)-ikonen.

För att organisera produkter i sektioner klickar du på Lägg till en sektion och skriver in ett namn för sektionen. Klicka sedan på ikonen (drag) till vänster om namnet och dra för att flytta avsnittet till rätt plats. Flytta varje produkt med samma metod för att slutföra organiseringen av offertorderraderna.

Produktkatalog¶

Om du snabbt vill lägga till flera produkter i offerten kan du klicka på knappen Katalog för att öppna produktkatalogen.

Alla produkter i databasen listas som kort och kan sorteras i den vänstra panelen efter Produktkategori och Attribut.

Lägg till en produkt genom att klicka på knappen Add på produktkortet. Ange antalet artiklar med hjälp av knapparna (add) eller (subtract), eller skriv in antalet i nummerfältet mellan de två knapparna. Om du vill ta bort en artikel klickar du på knappen Remove på produktkortet.

När alla produktkvantiteter har angetts klickar du på knappen Back to Quotation för att återgå till offerten. De artiklar som valts i produktkatalogen visas nu på fliken Order Lines.

Förhandsgranska och skicka offert¶

För att se en förhandsvisning av offerten som kunden kommer att se den, klicka på knappen Preview. Då öppnas en förhandsgranskning i Kundportalen.

När du har granskat kundförhandsvisningen klickar du på Return to edit mode för att återgå till offertformuläret i backend.

När offerten är klar att skickas till kunden klickar du på knappen Send by Email.

Då öppnas ett popup-fönster med ett förkonfigurerat e-postmeddelande. Information från offerten, inklusive kontaktinformation, totalkostnad och offerttitel importeras från offerten.

En PDF-fil med offerten läggs till som en bilaga i e-postmeddelandet.

Gör eventuella ändringar i e-postmeddelandet och klicka sedan på Send. En kopia av meddelandet läggs till i Chatter i posten.

När en offert har skickats uppdateras den ursprungliga opportunityens Quotations smartknapp med ett nytt antal. Den här offerten och alla andra offerter kan nås via den här smarta knappen högst upp på möjligheten i CRM-appen.

Alla offerter som är kopplade till möjligheten och som har bekräftats, och därför har konverterats till försäljningsorder, kommer att dras av från det antal som anges på smartknappen Quotations. Istället kommer värdet på försäljningsordern att visas i smartknappen Orders som finns i samma kontrollpanel.

Markera en vunnen eller förlorad möjlighet¶

För att hålla pipelinen uppdaterad och korrekt måste möjligheter identifieras som vunna eller förlorade när en kund har svarat på en offert.

För att markera en möjlighet som vunnen eller förlorad, gå tillbaka till möjligheten med hjälp av brödsmulorna längst upp till vänster i offertformuläret. Eller navigera till CRM app ‣ Sales ‣ My Pipeline och klicka på rätt möjlighet för att öppna den.

Klicka på en av knapparna Won eller Lost längst upp till vänster i formuläret.

Om möjligheten markeras som vunnen, läggs en grön Won-banner till på skivan, och den flyttas till Won-scenen.

Om du markerar en möjlighet som förlorad med knappen Lost öppnas ett popup-fönster Mark Lost, där du kan ange en Lost Reason.

I rullgardinsmenyn Lost Reason väljer du en befintlig orsak. Om det inte finns någon giltig orsak kan du skapa en ny genom att ange den i fältet Lost Reason och klicka på Create.

Ytterligare anteckningar och kommentarer kan läggas till i fältet Closing Note.

När all önskad information har angetts i popup-fönstret Mark Lost klickar du på Mark as Lost.

När du klickar på Mark as Lost försvinner popup-fönstret och Odoo återgår till opportunity-formuläret, där en ny röd Lost banner nu finns i det övre högra hörnet av opportunity.

När en Opportunity markeras som lost anses den inte längre vara aktiv och tas bort från pipelinen.

För att se en förlorad möjlighet från pipelinen, klicka på pil ned till höger om sökfältet och välj antingen Lost eller Archived i rullgardinsmenyn som visas.