New appraisals¶

To create a new appraisal for an employee, first navigate to the main Appraisals dashboard by opening the Appraisals app. The Appraisals dashboard is the default view.

Appraisals dashboard¶

All appraisals are displayed on the dashboard in a default Kanban view, with a list of groupings on the left side of the dashboard, including COMPANY, DEPARTMENT, and STATUS.

Klicka på ett grupperingsalternativ för att visa värderingar för endast det valda urvalet.

Varje bedömningskort visar följande information:

• Name: the employee’s name.

• Department: the department the employee is associated with.

• Company: the company the employee works for. This only appears in a multi-company database.

• Date: the date the appraisal was requested, or is scheduled for in the future.

• Activities: any activities that are scheduled for the appraisal, such as Meetings or Phone Calls.

• Manager: the employee’s manager, indicated by the profile icon in the bottom-right corner of an appraisal card.

• Status banner: the status of the appraisal. A banner appears if an appraisal is marked as either Canceled or Done. If no banner is present, that means the appraisal has not happened, or has not been scheduled yet.

För att se detaljerna i en bedömning, klicka på kortet för att öppna bedömningsformuläret.

Create an appraisal¶

To create a new appraisal, click the New button in the upper-left corner of the Appraisals dashboard. Doing so reveals a blank appraisal form. After entering a name in the first blank field, proceed to enter the following information on the form:

• Manager: select the employee’s manager from the drop-down menu. The manager is responsible for completing the Manager’s Feedback section of the appraisal. This field auto-populates after the employee is selected, if they have a manager set on their employee profile.

• Appraisal Date: the current date is automatically entered in this field. This field is automatically updated once the appraisal is completed or cancelled, with the corresponding date of completion or cancellation.

• Avdelning: välj den anställdes avdelning från rullgardinsmenyn. Detta fält fylls i automatiskt efter att den anställde har valts, om de har en avdelning inställd i sin medarbetarprofil.

• Company: välj den anställdes företag från rullgardinsmenyn. Detta fält fylls i automatiskt efter att den anställde har valts, om de har ett företag inställt på sin medarbetarprofil.

När formuläret är ifyllt klickar du på knappen Confirm för att bekräfta utvärderingsbegäran.

När detta har bekräftats får medarbetaren ett e-postmeddelande om att en utvärdering har begärts, och uppmanas sedan att schemalägga ett utvärderingsdatum.

Statusen ändras till Bekräftad, och avsnittet Medarbetarens feedback på fliken Utvärdering är nedtonat. Informationen i det avsnittet visas först efter att självutvärderingen har publicerats av den anställde. Fältet Final Rating visas också när begäran om utvärdering har bekräftats.

Om det finns några befintliga utvärderingar för den anställde visas en smart knapp Appraisal högst upp på sidan, med en lista över det totala antalet utvärderingar som finns för den anställde.

Be om feedback¶

Som en del av utvärderingsprocessen kan chefen begära feedback om en anställd från vem som helst på företaget. Feedback begärs vanligtvis från kollegor och andra personer som interagerar med, eller arbetar med, den anställde. Syftet är att få en mer allsidig bild av medarbetaren och hjälpa chefen att göra en helhetsbedömning.

För att begära feedback måste utvärderingen bekräftas. När den har bekräftats visas en Ask Feedback-knapp högst upp i formuläret.

När du klickar på knappen Ask Feedback visas ett Ask Feedback popup-formulär med e-postmallen Appraisal: Ask Feedback, som skickar 360 Feedback-enkäten.

Ange de anställda som ombeds att fylla i enkäten i fältet Mottagare. Flera anställda kan väljas.

E-postmallen har dynamiska platshållare för att anpassa meddelandet. Lägg till ytterligare text i e-postmeddelandet om så önskas.

Vid behov kan även en Ansvarsfrist läggas till.

If any attachments are needed, click the Attachments button, and a file explorer window appears. Navigate to the file(s), select them, then click Open.

När e-postmeddelandet är klart att skickas klickar du på Sänd.

Formulär för utvärdering¶

Once an appraisal is confirmed, the next steps require the employee to fill out the self-assessment, after which the manager completes their assessment.

Återkoppling från anställda¶

För att slutföra sin del av feedbacken ska medarbetarna navigera till huvudpanelen Appraisals application, där de enda poster som syns är utvärderingar för medarbetaren, dem själva och/eller alla som de hanterar och måsttill exempel feedback till chefen för.

Klicka på utvärderingen för att öppna utvärderingsformuläret. Ange svar i avsnittet Employee’s Feedback under fliken Appraisal.

När du är klar klickar du på Not Visible to Manager (standardinställningen när en bedömning har bekräftats). När du klickar ändras växeln till Visible to Manager.

Feedback från chefen¶

När medarbetaren har fyllt i avsnittet Medarbetarens feedback, under fliken Utvärdering, är det dags för chefen att fylla i avsnittet Chefens feedback.

Chefen skriver in svaren i fälten i på samma sätt som för medarbetaren.

När feedbackavsnittet är klart klickar du på Not Visible to Employee (standardinställningen när en utvärdering har bekräftats). När du klickar ändras växeln till Visible to Employee.

Fliken Färdigheter¶

Part of an appraisal is evaluating an employee’s skills, and tracking their progress over time. The Skills tab of the appraisal form auto-populates with the skills from the employee form, once an appraisal is confirmed.

Varje färdighet är grupperad med liknande färdigheter, och Färdighetsnivå, Framsteg och Motivering visas för varje färdighet.

Uppdatera färdigheter eller lägg till nya färdigheter på fliken Färdigheter.

Om en färdighetsnivå har höjts, kan en anledning till det förbättrade betyget anges i Justification-fältet, till exempel tagit ett språktest eller fått Javascript-certifiering.

När en bedömning har slutförts och färdigheterna har uppdaterats, nästa gång en bedömning bekräftas, kommer de uppdaterade färdigheterna att fyllas i på fliken Färdigheter.

Private Note tab¶

If managers want to leave notes that are only visible to other managers, they can be entered in the Private Note tab. This can be done before or after meeting with the employee to discuss the appraisal.

The employee being evaluated does not have access to this tab, and the tab does not appear on their appraisal.

Boka ett möte¶

När båda delarna av utvärderingen är klara (feedbackavsnitten medarbetare och chef) är det dags för medarbetaren och chefen att träffas och diskutera utvärderingen.

Ett möte kan schemaläggas på två sätt: antingen från applikationspanelen Appraisals eller från ett enskilt bedömningskort.

To schedule an appraisal from the dashboard of the Appraisals application, first navigate to Appraisals app ‣ Appraisals.

Click the (clock) icon, beneath the appraisal date on the desired appraisal card, and a pop-up window appears. Then, click Schedule an activity to create an activity from a Schedule Activity pop-up form that appears.

Välj Möte för Aktivitetstyp i rullgardinsmenyn. Då ändras formuläret så att endast fälten Activity Type och Summary visas.

Enter a brief description in the Summary field of the Schedule Activity pop-up form, such as Annual Appraisal for (Employee).

Klicka sedan på knappen Öppna kalender. Från den kalendersida som visas navigerar du till och dubbelklickar på önskat datum och tid för mötet.

Doing so opens a New Event pop-up form. From this pop-up form, make any desired modifications, such as designating a Start time, or modifying the default Title to the meeting.

Add the appraisee in the Attendees section, and include anyone else who should also be in the meeting, if necessary.

To make the meeting a video call, instead of an in-person meeting, click Odoo meeting, and a Videocall URL link appears in the field.

När alla önskade ändringar är klara klickar du på Spara & Stäng.

Mötet visas nu i kalendern och de inbjudna parterna informeras via e-post.

The other way to schedule a meeting is from the individual appraisal form. To do this, navigate to the Appraisal app dashboard, then click on an appraisal card.

Next, click on the Meeting smart button, and the calendar loads. Follow the same directions above to create the meeting.

For more detailed information on how to schedule activities, refer to the activities documentation.

Complete an appraisal¶

After the appraisal is complete, and both the manager and employee have met to discuss the appraisal, the appraisal can be marked as Done. When completed, click the Mark as Done button on the appraisal form, located in the top-left corner.

Once the appraisal is marked as Done, the Mark as Done button disappears, and a Reopen button appears.