Angajați noi¶

Atunci când este angajat un nou angajat, primul pas este crearea unei noi evidențe de angajat. Această înregistrare este un loc centralizat în care sunt stocate toate informațiile importante despre angajat, inclusiv informații generale, istoricul postului și competențele, :ref: diverse informații despre muncă <employees/work-info-tab>, detalii personale, documente și multe altele.

Pentru a începe, deschideți aplicația Angajați, apoi faceți clic pe butonul Nou din colțul din stânga sus. Procedând astfel, se dezvăluie un formular de angajat gol.

Continuați să completați informațiile necesare, împreună cu orice detalii suplimentare.

Informații generale¶

Formularul de angajat se salvează automat pe măsură ce sunt introduse datele. Cu toate acestea, formularul poate fi salvat manual în orice moment făcând clic pe opțiunea Salvați manual, reprezentată de o pictogramă (nor cu săgeată în sus).

Câmpuri obligatorii¶

• Numele angajatului: introduceți numele angajatului.

• Companie: din meniul derulant din acest câmp, selectați compania la care a fost angajat noul angajat sau creați o companie nouă introducând numele în câmp și făcând clic pe Creați sau: guilabel:Creați și editați... din mini-meniul drop-down care apare.

Câmpuri opționale¶

• Foto: în caseta de imagine din dreapta sus a formularului de angajat, faceți clic pe pictograma de editare ✏️ (creion) pentru a selecta o fotografie de încărcat.

• Posiție de muncă: introduceți titlul postului angajatului sub numele acestuia sau selectați-l din meniul drop-down câmp Posiție de muncă de mai jos pentru ca acest câmp de sus să fie completat automat. Câmpul Poziție de loc de muncă de sub numele angajatului poate fi modificat și nu trebuie să se potrivească cu selecția făcută în meniul derulant Posiție de muncă din câmpul de mai jos.

  Example

  Deși se recomandă ca posturile să se potrivească, descrierea introdusă în acest câmp de sus poate conține informații mai specifice decât meniul derulant selectat Poziție de muncă, dacă se dorește.

  De exemplu, dacă cineva este angajat pentru o poziție de reprezentant de vânzări configurată ca Reprezentant de vânzări în aplicația Recrutare, aceasta poate fi selectată în câmpul drop-down Posiție de muncă.

  În câmpul introdus Poziția locului de muncă de sub câmpul Numele angajatului, postul ar putea fi mai specific, cum ar fi Reprezentant de vânzări - Abonamente, dacă angajatul se concentrează exclusiv pe vânzările de abonamente.

  

• Etichete: selectați o etichetă din meniul derulant pentru a adăuga etichete relevante pentru angajat. Orice etichetă poate fi creată în acest câmp prin introducerea acesteia. Odată creată, noua etichetă este disponibilă pentru toate înregistrările angajaților. Nu există limită pentru numărul de etichete care pot fi adăugate.

• Informații de contact pentru serviciu: introduceți numele angajatului Work Mobile, Telefonul de serviciu, E-mailul de lucru și/sau numele companiei, dacă nu este deja autopopulat.

• Departament: selectați departamentul angajatului din meniul drop-down.

• Posiție de muncă: selectați postul de muncă al angajatului din meniul derulant. Odată ce este făcută o selecție, câmpul Posiție de sub câmpul Numele angajatului se actualizează automat pentru a reflecta postul de muncă selectat în prezent. Aceste posturi provin din aplicația Recruitment și reflectă posturile configurate în prezent.

• Manager: selectați managerul angajatului din meniul derulant.

• Coach: selectați antrenorul angajatului din meniul derulant.

• Data următoarei evaluări: acest câmp este numai vizibil dacă este instalată aplicația Evaluări. Data se completează automat cu o dată care este calculată conform setărilor configurate în aplicația Evaluări. Această dată poate fi modificată folosind selectorul de calendar.

File cu informații suplimentare¶

Fila CV¶

Resumé¶

Apoi, introduceți istoricul de lucru al angajatului în fila Resumé. Fiecare rând de CV trebuie introdus individual. Când creați o intrare pentru prima dată, faceți clic pe Creați o intrare nouă și apare formularul Creați linii CV. După ce o intrare este adăugată, butonul Creați o nouă intrare este înlocuit cu un buton Adăugați. Introduceți următoarele informații pentru fiecare intrare.

• Titlu: introduceți titlul experienței de muncă anterioare.

• Angajat: selectați angajatul din meniul derulant.

• Tip: din meniul derulant, selectați fie Experiență, Educație, Proiecte secundare, Certificare internă, :guilabel:` Training intern finalizat`, sau introduceți o intrare nouă, apoi faceți clic pe Creați „(Tip)”.

• Tipul de afișare: din meniul derulant, alegeți Clasic pentru experiența de lucru tipică, Certificare pentru experiența dobândită printr-o certificare sau Curs pentru non- clase certificate.

• Durata: introduceți datele de început și de sfârșit pentru experiența de lucru. Pentru a selecta o dată, faceți clic pe primul câmp gol pentru a afișa o fereastră pop-up a calendarului. Continuați să utilizați pictogramele < (săgeata la stânga) și > (săgeata dreapta) pentru a derula la luna dorită, apoi faceți clic pe zi pentru a o selecta. Repetați acest proces pentru a localiza și selecta data de încheiere. Când datele dorite au fost selectate, faceți clic pe ✔️ Aplică.

• Descriere: introduceți orice detalii relevante în acest câmp.

Odată ce toate informațiile sunt introduse, faceți clic pe butonul Salvare și închidere dacă există o singură intrare de adăugat sau faceți clic pe butonul Salvare și nou pentru a salva intrarea curentă și a crea o altă linie de CV.

Aptitudini¶

Aptitudinile unui angajat pot fi introduse în fila Cv-ul în același mod în care este creată o linie de CV.

Pentru a adăuga o abilitate la înregistrarea unui angajat, tipurile de abilități trebuie mai întâi configurate. Dacă nu sunt configurate tipuri de abilități, va apărea un buton Creați abilități noi în secțiunea Competențe din fila Resume. Configurați tipurile de abilități înainte de a adăuga orice abilități la înregistrarea angajaților.

Dacă tipurile de abilități sunt configurate, apare un buton Alegeți o abilitate din listă. Faceți clic pe butonul Alegeți o abilitate din listă și selectați următoarele informații pentru fiecare abilitate.

• Tipul de calificare: selectați un tip de abilitate făcând clic pe butonul radio de lângă tipul de calificare.

• Skill: după selectarea unui Skill Type, abilitățile corespunzătoare asociate cu acel Skill Type selectat apar într-un meniu drop-down. De exemplu, selectarea Language ca Skill Type prezintă o varietate de limbi pentru a selecta sub câmpul Skills. Selectați abilitatile preconfigurate corespunzătoare sau introduceți o nouă abilitate, apoi faceți clic pe Creați „(nouă abilitate)”.

• Nivel de calificare: nivelurile de calificare predefinite asociate cu Tipul de abilitate selectat apar într-un meniu derulant. Mai întâi, selectați un Nivel de calificare, apoi bara de progres afișează automat progresul predefinit pentru acel nivel de calificare specific. Nivelurile de calificare și progresul pot fi modificate în formularul pop-up Nivel de calificare, care este accesat prin săgeata Legătură internă de lângă câmpul Nivel de abilitate.

Faceți clic pe butonul Salvați și închideți dacă există o singură abilitate de adăugat sau faceți clic pe butonul Salvați și închideți pentru a salva intrarea curentă și pentru a adăuga imediat o altă abilitate.

Pentru a șterge orice rând din fila Resumé, faceți clic pe pictograma 🗑️ (coș de gunoi) pentru a șterge intrarea. Adăugați o linie nouă făcând clic pe butonul Adăugați de lângă secțiunea corespunzătoare.

Tipuri de aptitudini¶

Pentru a adăuga o abilitate la formularul unui angajat, trebuie configurate Tipuri de competențe. Accesați Aplicația pentru angajați ‣ Configurare ‣ Angajat: tipuri de abilități pentru a vedea tipurile de abilități configurate în prezent și pentru a crea noi tipuri de abilități.

Faceți clic pe Nou și va apărea un formular nou Tipul de abilitate. Completați toate detaliile pentru noul tip de abilitate. Repetați acest lucru pentru toate tipurile de abilități necesare.

• Tipul de abilitate: introduceți numele tipului de abilitate. Aceasta acționează ca categorie de părinte pentru abilități mai specifice și ar trebui să fie generică.

• Skills: faceți clic pe Adăugați o linie și introduceți Nume pentru noua abilitate, apoi repetați pentru toate celelalte abilități necesare.

• Niveluri: faceți clic pe Adăugați o linie și introduceți Numele nivelului. Apoi, faceți clic în câmpul Progress și introduceți un procent (0-100) pentru acel nivel. Repetați pentru toate nivelurile suplimentare, după cum este necesar.

• Nivel implicit: faceți clic pe comutatorul de pe linia de nivel pentru a seta acel nivel ca implicit. De obicei, cel mai scăzut nivel este setat ca implicit, dar orice nivel poate fi ales. Comutatorul devine verde, indicând că este nivelul implicit pentru abilitate. Doar un nivel poate fi setat ca implicit.

  Example

  Pentru a adăuga un set de abilități matematice, introduceți Math în câmpul Name. Apoi, în câmpul Skills, introduceți Algebra, Calculus și Trigonometrie. În sfârșit, în câmpul Niveluri introduceți Începător, Intermediar și Expert, cu Progres listat ca 25, 50 și, respectiv, 100. În sfârșit, faceți clic pe Set Default pe linia Beginner pentru a seta acest nivel ca nivel de abilitate implicit.

  

Formularul Tipul de abilitate se salvează automat pe măsură ce datele sunt introduse.

Fila de informații despre muncă¶

Fila Informații despre muncă este locul în care se găsesc informațiile specifice legate de locul de muncă ale angajatului. Programul lor de lucru, diferitele roluri, cine le aprobă solicitările specifice (timp liber, pontaj și cheltuieli), programul lor de lucru la distanță și detalii specifice locației de lucru sunt enumerate aici.

Faceți clic pe fila Informații despre muncă pentru a accesa această secțiune și introduceți următoarele informații pentru noul angajat:

• Locație: selectați Adresa de lucru din meniul drop-down. Pentru a modifica adresa, plasați cursorul peste prima linie (dacă există mai multe rânduri) a adresei pentru a afișa o săgeată Legătură internă. Faceți clic pe săgeata Legătură internă pentru a deschide formularul companiei și a face orice modificări.

  Folosiți linkurile de breadcrumb pentru a naviga înapoi la formularul pentru noul angajat când ați terminat.

  Dacă este nevoie de o nouă adresă de serviciu, adăugați adresa introducând-o în câmp, apoi faceți clic pe Creați (adresă nouă) pentru a adăuga adresa sau Creați și editați… pentru a adăuga adresă nouă și editați formularul de adresă.

• Aprobatori: pentru a vedea această secțiune, utilizatorul trebuie să aibă fie Administrator, fie Ofițer: Gestionați drepturile tuturor angajaților setate pentru aplicația *Angajați*. Folosind meniurile derulante, selectați utilizatorii responsabili pentru aprobarea unei :guilabel:`Cheltuieli, a unei cereri Timp liber, a intrărilor Foaie de pontaj și Înregistrările de `Prezență pentru angajat .

  Plasați cursorul peste oricare dintre selecții pentru a afișa săgeata Legătură internă.

  Faceți clic pe săgeata Legătură internă pentru a deschide un formular cu Numele, Adresa de e-mail, Companie, Telefon, Companie, Telefon Câmpurile Mobile` și Default Warehouse. Acestea pot fi modificate, dacă este necesar.

  Folosiți linkurile de breadcrumb pentru a naviga înapoi la formularul pentru noul angajat când ați terminat.

  Important

  Utilizatorii care apar în meniul drop-down pentru secțiunea Aprobatori trebuie să aibă drepturi de Administrator setate pentru rolul corespunzător de resurse umane.

  Pentru a verifica cine are aceste drepturi, accesați Settings app ‣ Users ‣ → Manage Users. Apoi, faceți clic pe un angajat și verificați secțiunea Resurse umane din fila Drepturi de acces.

  • Pentru ca utilizatorul să apară ca aprobator pentru Cheltuieli, el trebuie să aibă fie Team Approver, All Approver, fie Administrator pentru rolul Cheltuieli.

  • Pentru ca utilizatorul să apară ca aprobare pentru Time Off, el trebuie să aibă fie Ofițer:Manage all Requests sau Administrator setat pentru :guilabel: Rolul Time Off.

  • Pentru ca utilizatorul să apară ca aviz pentru Foile de pontaj, el trebuie să aibă fie Manager, Ofițer:Gestionați toate contractele, fie Administrator ` setat pentru rolul :guilabel:`Salarizare.

• Remote Work: utilizați meniul drop-down pentru a selecta locația implicită în care lucrează angajatul din fiecare zi a săptămânii. Opțiunile implicite sunt Acasă, Office sau Altele.

  O nouă locație poate fi introdusă în câmp, apoi faceți clic fie pe Creați (nouă locație) pentru a adăuga locația, fie pe Creați și editați… pentru a adăuga noua locație și a edita formularul.

  După ce s-au efectuat modificările, faceți clic pe Salvați și închideți, iar noua locație este adăugată și populează câmpul.

  Lăsați câmpul necompletat (Nespecificat) pentru zilele nelucrătoare, cum ar fi sâmbăta și duminica.

  Notă

  De asemenea, este posibil să adăugați sau să modificați locații de lucru navigând la Aplicația angajaților ‣ Configurare ‣ Angajat: Locații de lucru. Pentru a modifica o locație, faceți clic pe o locație existentă, apoi faceți orice modificări în formular.

  Faceți clic pe Nou pentru a crea o locație nouă, apoi introduceți următoarele informații în formular. Toate câmpurile sunt necesare**.

  • Locația de lucru: introduceți numele locației. Acest lucru poate fi la fel de general sau specific, după cum este necesar, cum ar fi „Casa” sau „Clădirea 1, etaj al doilea”, cu respect.

  • Adresa serviciului: folosind meniul derulant, selectați adresa locației.

  • Imagine de copertă: faceți clic pe pictogramă pentru a o selecta pentru Imagine de copertă. Opțiunile sunt o pictogramă casă, o pictogramă clădire de birouri și o pictogramă marcator de locație GPS.

  • Companie: folosind meniul derulant, selectați compania căreia i se aplică locația. Compania actuală populează acest câmp, în mod implicit.

  

• Program: selectați Ore de lucru și Fus orar pentru angajat. Săgeata Internal Link deschide o vizualizare detaliată a orelor de lucru zilnice specifice. Programul de lucru poate fi modificat sau șters aici.

  Notă

  Orele de lucru sunt legate de programul de lucru al unei companii, iar un Angajat nu poate să aibă ore de lucru care sunt în afara programului de lucru al unei companii.

  Fiecare program de lucru individual este specific companiei. Deci, pentru bazele de date cu mai multe companii, fiecare companie trebuie să aibă propriile programe de lucru stabilite.

  Dacă programul de lucru al unui angajat nu este configurat ca program de lucru pentru companie, pot fi adăugate noi programe de lucru sau pot fi modificate programele de lucru existente.

  Programul de lucru poate fi modificat în aplicația Salarizare, unde sunt denumite Programe de lucru.

  Pentru mai multe informații despre cum să creați sau să modificați Programele de lucru în aplicația Salarizare, consultați documentația Stat de plată.

• Planificare: selectați un rol din meniul derulant atât pentru câmpurile Roluri, cât și pentru câmpurile Rol implicit. Dacă Rol implicit este selectat ca rol, acesta este adăugat automat la lista de Roluri.

Fila de informații private¶

Nu sunt necesare informații din fila Informații private pentru a crea un angajat, cu toate acestea, unele informații din această secțiune pot fi critice pentru departamentul de salarizare al companiei. Pentru a procesa corect fișele de plată și pentru a vă asigura că toate deducerile sunt contabilizate, informațiile personale ale angajatului trebuie introduse.

Aici, Contact privat, Starea familiei, Contact de urgență al angajatului, Educație, Permis de muncă și Cetățenie sunt introduse informații. Câmpurile sunt introduse fie folosind un meniu derulant, bifând o casetă de selectare, fie introducând informațiile.

• Contact privat: introduceți Adresa privată, E-mail și Telefon pentru angajat. Apoi, introduceți Numărul contului bancar al angajatului folosind meniul derulant.

  Dacă banca nu este deja configurată (situația tipică la crearea unui nou angajat), introduceți numărul contului bancar și faceți clic pe Creați și editați…. Se încarcă formularul Creează un număr de cont bancar. Completați informațiile necesare, apoi faceți clic pe Salvați și închideți.

  Apoi, selectați Limba preferată de angajat din meniul derulant. Apoi introduceți Distanța acasă-muncă în câmp. Acest câmp este necesar numai dacă angajatul primește orice tip de beneficii pentru navetiști.

  În cele din urmă, introduceți informațiile despre plăcuța de înmatriculare a angajatului în câmpul Placă de mașină privată.

• Starea familiei: selectați Starea civilă curentă folosind meniul derulant, fie Singur`, Căsătorit, Cohabitant legal, :guilabel :Văduv, sau Divorțat. Dacă angajatul are copii în întreținere, introduceți Numărul de copii aflați în întreținere în câmp.

• Urgenta: introduceți Numele contactului și Numărul de telefon de contact al contactului de urgenta al angajatului în câmpurile respective.

• Educație: selectați cel mai înalt nivel de educație absolvit de angajat din meniul derulant Nivel de certificat. Opțiunile implicite includ Graduate, Bachelor, Master, Doctor sau Altele.

  Introduceți Domeniul de studiu și numele Școala în câmpurile respective.

• Permis de munca: daca angajatul are permis de munca, introduceți informațiile ni aceasta secțiune. Introduceți Visa No (numărul vizei) și/sau Work Permit No (numărul permisului de muncă) în câmpurile corespunzătoare.

  Folosind selectorul de calendar, selectați Data de expirare a vizei și/sau Data de expirare a permisului de muncă, pentru a introduce data (date) de expirare.

  Dacă este disponibil, încărcați o copie digitală a documentului Permis de muncă. Faceți clic pe Încărcați fișierul, navigați la fișierul permisului de lucru în exploratorul de fișiere și faceți clic pe Deschidere.

• Cetățenie: această secțiune conține toate informațiile relevante pentru cetățenia angajatului. Unele câmpuri folosesc un meniu derulant, precum câmpurile Naționalitate (Țară), Sex și Țara de naștere.

  Data Nașterii folosește un selector de calendar pentru a selecta data. Mai întâi, faceți clic pe numele lunii, apoi pe an, pentru a accesa intervalele de ani. Utilizați pictogramele săgeți < (stânga) și > (dreapta), navigați la intervalul de ani corect și faceți clic pe an. Apoi, faceți clic pe lună. În sfârșit, faceți clic pe zi pentru a selecta data.

  Introduceți informațiile pentru câmpurile Numărul de identificare (numărul de identificare), Numărul pașaportului (numărul pașaportului) și Locul nașterii.

  În cele din urmă, dacă angajatul nu este rezident al țării în care lucrează, activați caseta de selectare de lângă câmpul Nerezident.

  Notă

  În funcție de setarea de localizare, pot fi prezente alte câmpuri. De exemplu, pentru Statele Unite, este prezent un câmp SSN No (Număr de securitate socială).

Fila Setări HR¶

Această filă oferă diverse câmpuri pentru informații diferite, în funcție de țara în care se află compania. Diferite câmpuri sunt configurate pentru diferite locații, totuși unele secțiuni apar indiferent.

• Stare: selectați un Tip de angajat și, dacă este cazul, un Utilizator asociat, cu meniurile drop-down. Opțiunile Tipul de angajat includ Angajat, Student, Stragiar, Contractant, sau Frelancer.

  Important

  De asemenea, angajații nu trebuie să fie utilizatori. Angajații nu iau în calcul facturarea abonamentului Odoo, în timp ce Utilizatorii nu contează la facturare. Dacă noul angajat ar trebui să fie și utilizator, utilizatorul trebuie să fie creat.

  După ce angajatul este creat, faceți clic pe pictograma ⚙️ (roată), apoi faceți clic pe Creați utilizator. Apare un formular Creați utilizator.

  Introduceți Nume și Adresa de e-mail. Apoi, selectați Companie din meniul drop-down.

  Apoi, introduceți numerele Telefon și Mobil în câmpurile respective.

  Dacă o fotografie este disponibilă, dați clic pe pictograma Editați (care apare ca o pictogramă ✏️ (creion)) în colțul din stânga jos al casetei de imagine, care se află în colțul din dreapta sus. colțul formularului.

  Apare un explorator de fișiere. Navigați la fișier, apoi faceți clic pe Open pentru a-l selecta. În cele din urmă, faceți clic pe Salvați după ce toate informațiile sunt introduse, iar înregistrarea angajatului este actualizată automat cu utilizatorul nou creat populând câmpul Utilizator asociat.

  Utilizatorii pot fi creați și manual. Pentru mai multe informații despre cum să adăugați manual un utilizator, consultați documentul Utilizatori.

• Prezență/Punctul de vânzare/Producție: aici se pot introduce Codul PIN și ID badge ale angajatului, dacă angajatul are nevoie/are. Faceți clic pe Generează lângă ID insignă pentru a crea un ID insignă.

  Codul PIN este folosit pentru a vă conecta și deconecta din chioșcul aplicației Prezență și un sistem POS.

• Statul de plată: dacă este cazul, introduceți Numărul de înregistrare al angajatului în această secțiune.

  În funcție de setarea de localizare, celelalte elemente care apar în acest câmp variază în funcție de locație. În plus, în această filă pot apărea și alte secțiuni în funcție de locație. Se recomandă să verificați cu departamentele de salarizare și/sau contabilitate pentru a vă asigura că această secțiune, precum și orice alte secțiuni referitoare la salarizare care pot apărea, sunt completate corect.

• Setări aplicație: introduceți Timpul țintă de facturare al angajatului pentru clasamentul ratei de facturare în aplicația Foile de pontaj. Apoi, introduceți Cost orar într-un format XX.XX. Acest lucru este luat în considerare atunci când angajatul lucrează la un centru de lucru.

  Dacă este cazul, introduceți numărul Fleet Mobility Card.

Documente¶

Toate documentele legate de angajați sunt stocate în aplicația Documente. Numărul de documente asociate este afișat în butonul inteligent Documente de deasupra evidenței angajatului. Faceți clic pe butonul inteligent pentru a accesa toate documentele.

Consultați documentația din aplicația Documente pentru mai multe informații.