Urmăriți și facturați timpul¶
Odoo Helpdesk oferă echipelor capacitatea de a urmări numărul de ore petrecute lucrând la un bilet și de a factura unui client pentru acel timp. Prin integrări cu aplicațiile Vânzări, Foaie de pontaj, Proiect și Contabilitate, clienții pot fi taxați odată ce lucrarea este finalizată sau chiar înainte de a începe.
Atenționare
Deoarece funcțiile Track & Bill Time necesită integrarea cu alte aplicații, activarea acestora poate duce la instalarea de module sau aplicații suplimentare.
Instalarea unei noi aplicații într-o bază de date One-App-Free declanșează o perioadă de încercare de 15 zile. La sfârșitul perioadei de încercare, dacă un abonament plătit nu a fost adăugat în baza de date, acesta nu va mai fi activ sau accesibil.
Configurați funcțiile de urmărire și timp de facturare¶
Înainte ca un client să poată fi facturat pentru servicii de asistență, funcțiile Track & Bill Time trebuie să fie activate în fiecare echipă Helpdesk în mod individual.
Activați timpul de urmărire și facturare într-o echipă de asistență¶
Pentru a vizualiza și a activa funcțiile Urmărire și timp de facturare într-o echipă Helpdesk, mai întâi navigați la . Apoi, selectați o echipă din listă sau creați o una nouă. Aceasta dezvăluie pagina de setări a unei echipe.
Pe pagina de setări a echipei, derulați la secțiunea Track & Bill Time. Bifați casetele etichetate Foaie de pontaj și Facturare timp.
Odată bifată caseta Foi de pontaj, apare un câmp nou, etichetat Proiect.
Notă
Dacă aceasta este prima dată când această caracteristică este activată în această bază de date, este posibil ca pagina să fie salvată și reîmprospătată manual înainte să apară câmpul Proiect.
Proiectul selectat în acest câmp reprezintă locul unde sunt înregistrate toate foile de pontaj pentru biletele acestei echipe. Faceți clic în meniul derulant Proiect pentru a selecta un proiect.
Pentru a crea un nou proiect în care sunt înregistrate foile de pontaj, faceți clic în meniul derulant Proiect, introduceți un nume pentru proiect, apoi faceți clic pe Creare din meniul drop-down de mai jos.
Configurați produsele de service¶
Când funcția Facturare în timp este activată, se creează un produs nou în aplicația Vânzări numită Service on Timesheets. Acest produs poate fi găsit în . Apoi, căutați Service on Timesheets în bara Search…. Acesta este produsul care este utilizat la facturarea pentru servicii de asistență post-plătită după că acestea au fost finalizate.
Selectați Service on Timesheets din pagina produsului. Aceasta dezvăluie formularul cu detaliile produsului. Produsul este configurat cu Tipul de produs setat la Service și cu Politica de facturare setat la Based on Timesheets. Efectuați orice modificări necesare în înregistrarea produsului, cum ar fi Cost sau Prețul de vânzare.
Pentru a factura pentru serviciile de asistență înainte de finalizarea lucrărilor (cunoscute și ca servicii de asistență preplătite), trebuie creat un produs separat cu o politică de facturare diferită.
Pentru a crea un nou produs de serviciu, accesați și faceți clic pe Nou. Aceasta dezvăluie un formular necompletat cu detaliile produsului.
Pe noul formular de produs, adăugați un Nume produs și setați Tipul de produs la Serviciul. Apoi, setați Politica de facturare la Preplătit anticipat/Preț fix. Aceasta înseamnă că poate fi generată o factură și plata poate fi primită pentru acest produs înainte ca orice înregistrări de pontaj să fie înregistrate pentru aceste servicii.
În cele din urmă, setați Prețul de vânzare și confirmați că Unitatea de măsură este setată la Ore.
Facturați servicii de asistență preplătite¶
Când serviciile de asistență sunt facturate la un preț fix, o factură poate fi creată înainte de finalizarea oricărei lucrări privind problema. În acest caz, va fi utilizat un produs de serviciu cu Politica de facturare setată la Preplătit/Fixed, la fel ca secțiunea de mai sus.
Creați o comandă de vânzare cu un produs preplătit¶
Pentru a factura unui client pentru servicii de asistență preplătite, creați mai întâi o comandă de vânzare (SO) cu produsul de servicii de asistență. Pentru a face acest lucru, accesați . Apoi, faceți clic pe Nou pentru a dezvălui un formular de ofertă necompletat.
Apoi, completați formularul de ofertă cu informațiile despre client.
Accesați fila Linii de comandă a ofertei și faceți clic pe Adăugați un produs. Apoi, selectați produsul de servicii preplătite configurat în pașii de mai sus. Actualizați câmpul Cantitate cu numărul de ore.
După actualizarea oricăror alte informații necesare, Confirmați oferta. Aceasta transformă oferta într-un SO.
Creați și trimiteți o factură pentru servicii preplătite¶
Odată ce SO a fost confirmată, faceți clic pe butonul Creează factură. Aceasta deschide o fereastră pop-up Creați facturi.
Dacă nu se colectează avans, tipul Creează factură poate rămâne ca Factură obișnuită. Dacă se încasează un avans, alegeți între Acont (procent) sau Avans (sumă fixă).
După ce au fost introduse informațiile necesare, faceți clic pe Creați Ciornă de Factură.
Factura poate fi apoi trimisă clientului pentru plată.
Creați bilet de serviciu de asistență pentru servicii preplătite¶
Pentru a crea un bilet Helpdesk pentru servicii preplătite, navigați la și faceți clic pe butonul Bilete pentru a dezvălui conducta unei anumite echipe. Faceți clic pe Nou pentru a crea un bilet nou.
Pe formularul de bilet necompletat, creați un bilet Titlu și introduceți informațiile Customer.
Când se adaugă numele clientului, câmpul Articol de comandă de vânzare se completează automat cu cel mai recent articol de comandă de vânzări plătită în avans care mai are timp.
Urmăriți orele pe biletul de asistență¶
Timpul petrecut lucrând la un bilet Helpdesk este urmărit în fila Foaie de pontaj de pe biletul specific.
În formularul de detalii ale biletului, faceți clic pe fila Foi de pontaj și faceți clic pe Adăugați o linie. Alegeți un Angajat, adăugați o Descriere a sarcinii și introduceți numărul de Ore petrecute.
Pe măsură ce se adaugă linii noi la fila Foile de pontaj, câmpul Ore rămase pe SO, din colțul din dreapta jos al filei, este actualizat automat.
Notă
Dacă numărul de ore din fila Foi de pontaj depășește numărul de ore vândute, Ore rămase din SO devine roșu.
Pe măsură ce orele sunt adăugate la fila Foile de pontaj, acestea sunt actualizate automat și în câmpul Livrate din SO.
Facturați servicii de asistență postplătite¶
Când serviciile de asistență sunt facturate în funcție de timpul petrecut cu o problemă, o factură nu poate fi creată înainte ca numărul total de ore necesare pentru rezolvarea problemei să fi fost introdus pe o foaie de pontaj. În acest caz, va fi utilizat un produs de serviciu cu Politica de facturare setată la Based on Timesheets, ca cel creat în secțiunea de mai sus.
Creați o comandă de vânzare cu un produs urmărit în timp¶
Pentru a factura unui client pentru servicii de asistență postplătită, creați mai întâi o comandă de vânzare (SO) cu produsul de servicii de asistență. Pentru a face acest lucru, accesați . Apoi, faceți clic pe Nou pentru a dezvălui un formular de ofertă necompletat.
Completați oferta cu informațiile despre client.
În fila Linii de comandă, faceți clic pe Adăugați un produs. Selectați produsul de servicii postplătite configurat în pașii de mai sus. După actualizarea oricăror alte informații necesare, Confirmați oferta.
Important
Spre deosebire de oferta de servicii preplătite, Odoo nu permite crearea unei facturi în acest moment. Asta pentru că nu au fost efectuate servicii; cu alte cuvinte, nimic nu a fost livrat, prin urmare, nu este nimic de facturat.
Creați un bilet de serviciu de asistență pentru servicii urmărite în timp¶
Pentru a înregistra o intrare Foaie de pontaj pentru serviciile de urmărire a timpului, accesați aplicația și selectați echipa corespunzătoare pentru care se aplică aceste servicii.
Dacă există deja un bilet existent pentru această problemă, selectați-l din vizualizarea Kanban. Aceasta deschide formularul cu detaliile biletului. Dacă nu există niciun bilet existent pentru această problemă client, faceți clic pe Nou pentru a crea un nou bilet și introduceți informațiile necesare despre client în formularul gol pentru detaliile biletului.
După selectarea sau crearea unui bilet, accesați meniul derulant Articol de comandă de vânzare. Selectați SO creat la pasul anterior.
Urmăriți orele de asistență pe un bilet¶
Pentru a crea o factură pentru un produs pe baza foilor de pontaj, orele trebuie urmărite și înregistrate. În acest moment, serviciul este considerat livrat. Pentru a înregistra orele pentru acest serviciu de asistență, faceți clic pe fila Fișe de pontaj a biletului.
Faceți clic pe Adăugați o linie pentru a înregistra o nouă intrare. Selectați un Angajat din meniul derulant și înregistrați timpul petrecut în coloana Ore petrecute.
Repetați acești pași după cum este necesar până când tot timpul petrecut cu problemele a fost înregistrat.
Creați o factură pentru orele urmărite pe un bilet¶
După ce problema clientului a fost rezolvată și se stabilește că nu trebuie făcute noi înregistrări de pontaj, poate fi creată o factură, iar clientul poate fi facturat.
Pentru a face acest lucru, reveniți la SO făcând clic pe butonul inteligent Comandă de vânzare din partea de sus a biletului.
Înainte de a crea factura, confirmați că numărul din coloana Livrate se potrivește cu numărul total de Ore petrecute enumerate în fila Foile de pontaj de pe bilet.
Apoi, faceți clic pe Creați factură. Aceasta deschide o fereastră pop-up Creați facturi.
Dacă nu se colectează avans, tipul Creează factură poate rămâne ca Factură obișnuită. Dacă se încasează un avans, alegeți fie Acont (procent), fie Acont (sumă fixă).
Important
Folosiți câmpul Perioada pontajelor dacă această factură trebuie numai să includă foile de pontaj dintr-o anumită perioadă de timp. Dacă acest câmp este lăsat necompletat, vor fi incluse toate foile de pontaj aplicabile care nu au fost încă facturate.
După ce au fost introduse informațiile necesare, faceți clic pe Create Draft. Factura poate fi apoi revizuită, editată și trimisă clientului pentru plată.
Vedeți și