Procese de facturare

În funcție de afacerea dvs. și de aplicația pe care o utilizați, există diferite modalități de automatizare a creării facturilor clienților în Odoo. De obicei, facturile ciornă sunt create de sistem (cu informații venite din alte documente, cum ar fi comanda de vânzare sau contractele) și contabilul trebuie doar să valideze facturile ciornă și să trimită facturile în lot (prin poștă sau e-mail).

În funcție de afacerea dvs., puteți opta pentru una dintre următoarele modalități de creare a facturilor ciornă:

Vânzări

Comanda de vânzare ‣ Factură

În majoritatea companiilor, vânzătorii creează oferte care devin comenzi de vânzare odată ce sunt validate. Apoi, facturile ciornă sunt create pe baza comenzilor de vânzare. Aveți diferite opțiuni, cum ar fi:

  • Facturare manuală: utilizați un buton pe comanda de vânzare pentru a declanșa factura ciornă

  • Facturare înainte de livrare: facturare a întregii comenzi înainte de a declanșa comanda de livrare

  • Facturare pe baza comenzii de livrare: vezi secțiunea următoare

Facturarea înainte de livrare este de obicei utilizată de aplicația eCommerce atunci când clientul plătește la comandă și livrăm mai târziu. (pre-plătit)

Pentru majoritatea altor cazuri de utilizare, este recomandat să facturați manual. Acest lucru permite vânzătorului să declanșeze factura la cerere cu opțiuni: facturarea întregii comenzi, facturarea unei procente (avans), facturarea unor linii, facturarea unui avans fix.

Acest proces este bun atât pentru servicii, cât și pentru produse fizice.

Vedeți și

Comanda de vânzare ‣ Comanda de livrare ‣ Factură

Retailerii și eCommerce facturează de obicei pe baza comenzilor de livrare, în locul comenzilor de vânzare. Această abordare este potrivită pentru afaceri în care cantitățile pe care le livrați pot diferi de cantitățile comandate: alimente (facturare pe baza Kg reale).

Această modalitate, dacă livrați o comandă parțială, facturați doar pentru ce ați livrat. Dacă faceți comenzi de rezervă (livrați parțial și restul mai târziu), clientul va primi două facturi, una pentru fiecare comandă de livrare.

comanda eCommerce ‣ Factură

O comandă eCommerce va declanșa, de asemenea, crearea comenzii atunci când este plătită în totalitate. Dacă permiteți plățile prin ordin sau transfer bancar, Odoo va crea doar o comandă și factura va fi declanșată odată ce plata este primită.

Contracte

Contracte regulate ‣ Facturi

Dacă utilizați contracte, puteți declanșa facturarea pe baza timpului și materialelor consumate, cheltuielilor sau a liniilor fixe de servicii/produse. În fiecare lună, vânzătorul va declanșa factura pe baza activităților din contract.

Activitățile pot fi:

  • produse/servicii fixe, provenite dintr-o comandă de vânzare legată de acest contract

  • materiale achiziționate (pe care le veți re-factura)

  • timp și materiale bazate pe foaie de pontaj sau achiziții (subcontractare)

  • cheltuieli precum călătorii și cazarea pe care le re-facturați clientului

Puteți factura la sfârșitul contractului sau declanșa facturi intermediare. Această abordare este utilizată de companii de servicii care facturează în principal pe bază de timp și materiale. Pentru companii de servicii care facturează la preț fix, utilizează o comandă de vânzare regulată.

Contracte recurente ‣ Facturi

Pentru abonamente, o factură este declanșată periodic, automat. Frecvența facturării și serviciile/produsele facturate sunt definite în contract.

Vedeți și

Altele

Crearea unei facturi manual

Utilizatorii pot crea de asemenea facturi manual, fără a utiliza contracte sau o comandă de vânzare. Este o abordare recomandată dacă nu aveți nevoie să gestionați procesul de vânzări (oferte), sau livrarea produselor sau serviciilor.

Chiar dacă generați factura dintr-o comandă de vânzare, puteți avea nevoie să creați facturi manual în cazuri de uz excepțional:

  • dacă aveți nevoie să creați o restituire

  • Dacă aveți nevoie să acordați o reducere

  • dacă aveți nevoie să modificați o factură creată dintr-o comandă de vânzare

  • dacă aveți nevoie să facturați ceva care nu este legat de activitatea

Module specifice

Unele module specifice pot genera de asemenea facturi proiect:

  • membership: facturare membrilor anual

  • repairs: facturare serviciilor de după vânzare

Reordonarea facturilor

Este posibil să reordonăm facturile, dar cu câteva restricții:

  1. Funcția nu funcționează atunci când intrările sunt anterioare unei date de blocare.

  2. Funcția nu funcționează dacă secvența este incoerentă cu luna intrării.

  3. Nu funcționează dacă secvența duce la o duplicare.

  4. Ordinea facturii rămâne neschimbată.

  5. Este util pentru persoanele care folosesc o numerotare dintr-un alt software și care doresc să continue anul curent fără a începe din nou de la început.

Digitalizarea facturilor cu recunoaștere optică a caracterelor (OCR)

Digitalizarea facturilor este procesul de codificare automată a facturilor pe hârtie tradiționale în formele facturilor în contabilitatea dvs.

Odoo utilizează tehnologiile OCR și inteligență artificială pentru a recunoaște conținutul documentelor. Formele facturilor furnizorilor și facturilor clienților sunt create și populate automat pe baza facturilor scanate.