Documentos¶

O Odoo Documentos permite que você armazene, visualize e gerencie arquivos no Odoo.

Você pode fazer upload de qualquer arquivo (máximo de 64 MB por arquivo no Odoo Online) e organizá-los em vários espaços de trabalho.

Configuração¶

Através de Documentos ‣ Configuração ‣ Definições, é possível ativar a centralização dos arquivos vinculados a uma área específica da sua atividade. Por exemplo, ao selecionar Recursos Humanos, os seus documentos de RH ficam automaticamente disponíveis no espaço de trabalho RH, enquanto que os documentos relacionados com pagamentos ficam automaticamente disponíveis no subespaço de trabalho Pagamentos. É possível alterar o espaço de trabalho padrão pelo menu suspenso e editar as suas propriedades clicando no ícone (Link interno).

Espaços de trabalho¶

Os espaços de trabalho são pastas hierárquicas com o seu próprio conjunto de marcadores e ações. Existem espaços de trabalho padrão, mas pode criar os seus próprios espaços de trabalho indo a Documentos ‣ Configuração ‣ Espaços de trabalho e clicando em Novo. Na nova página, preencha as seguintes informações:

• Nome

• Espaço de trabalho principal: se você quiser criar um subespaço de trabalho, selecione seu Espaço de trabalho principal.

Há três abas disponíveis: Marcadores, Direitos de acesso e Descrição.

Marcadores¶

Marcadores são usados nos espaços de trabalho para adicionar um nível de diferenciação entre os documentos. São organizados por categoria e podem ser usados filtros para ordená-los.

Na aba Marcadores, clique em Adicionar uma linha, crie a Categoria de marcadores, e Nomeie os marcadores.

Direitos de acesso¶

Para gerenciar os direitos de acesso ao seu espaço de trabalho, vá à aba Direitos de acesso. Você pode adicionar Grupos de edição que podem ver, criar e editar os documentos do espaço de trabalho. Também é possível adicionar Grupos de leitura que apenas podem ver os documentos do espaço de trabalho.

Descrição¶

Pode adicionar informações descritiva ao seu espaço de trabalho indo à aba Descrição.

Gerenciamento de documentos¶

Ao selecionar ou abrir um documento, o painel direito apresenta diferentes opções, incluindo, por exemplo:

• (Download);

• (Share this selection): um URL de compartilhamento é copiado para a área de transferência;

• (Substituir): selecione um novo arquivo para substituir o existente. Desça até ao fundo do painel direito para ver o Histórico e Restaurar, Baixar, ou Eliminar o documento;

• (Travar);

• (Dividir).

Você também pode Abrir chatter ou apagar o documento clicando no ícone (Mover para lixeira).

Para modificar o nome do seu arquivo, clique em Nome. Um Contato ou um Proprietário podem ser atribuídos. O Espaço de trabalho relacionado pode ser modificado e é possível acessar ao Item do diário relacionado ou adicionar Marcadores.

Ações diferentes estão disponíveis na parte inferior do painel direito, dependendo do espaço de trabalho em que o documento está armazenado.

Dividir documentos PDF¶

Selecione o PDF que pretende dividir e clique no ícone (tesoura). Uma nova visão apresenta todas as páginas do documento.

Por padrão, todas as páginas são divididas ao clicar em Dividir. Para remover uma divisão entre duas páginas, clique no ícone (tesoura).

Recursos adicionais¶

Selecione um espaço de trabalho e clique no (seta para baixo) junto ao botão Carregar para acessar funcionalidades adicionais:

Solicitação¶

Você pode solicitar arquivos e organizá-los como documentos para lembrar os usuários de fazer o download.

Selecione o espaço de trabalho onde o arquivo deve ser salvo, clique no (seta para baixo) junto ao botão Carregar, e depois em Solicitar. Adicione o Nome do documento e selecione a pessoa a quem pretende enviar o documento no campo Solicitar a. Você também pode preencher o campo Data de entrega em, confirmar o Espaço de trabalho a que o documento deve pertencer, e adicionar Marcadores e uma Mensagem. Depois, clique em Solicitar. É criado um marcador de posição para o documento ausente no espaço de trabalho.

Quando seu documento estiver disponível, clique no espaço reservado para carregá-lo.

Pode ver todos os documentos em falta indo à vista Atividade e à coluna Documento solicitado.

Adicionar um link¶

Para adicionar um link ao painel de controle dos seus documentos, clique em Adicionar um link, introduza o URL e Nome do mesmo.

Compartilhar¶

É possível tornar um documento ou um espaço de trabalho acessível para qualquer pessoa através do compartilhamento de um URL.

Compartilhar um documento¶

Para gerar um link de compartilhamento para um documento, selecione o documento, clique no (seta para baixo) junto ao botão Carregar e clique em Compartilhar.

No pop-up, você pode Nomear o link de compartilhamento, definir uma data de validade preenchendo o campo Válido até e, se tiver mais do que um site, selecionar o Site em questão para que o nome de domínio correto seja refletido no URL.

Clique em Copiar ou Compartilhar para enviar o URL para quem quiser.

Compartilhar um espaço de trabalho¶

Você pode compartilhar um link de um espaço de trabalho e permitir que os usuários façam download do conteúdo, ou que façam download e upload dos arquivos nele.

Para isso, vá à coluna da esquerda do seu painel de controle. Na seção Espaço de trabalho, selecione o espaço de trabalho a compartilhar e, possivelmente, uma ou várias etiquetas que serão automaticamente adicionadas aos documentos carregados. Depois, clique no (seta para baixo) junto ao botão Carregar e Compartilhar.

Na janela pop-up, é apresentada um URL de compartilhamento que você pode copiar. Pode Nomear o seu link de compartilhamento, definir uma data de validade preenchendo o campo Válido até, assinalar a caixa Incluir subpastas se quiser compartilhar as subpastas do espaço de trabalho, e se tiver mais do que um site, selecione o Site em questão para que o link de compartilhamento reflita o nome de domínio correto.

Depois, permita que os usuários façam download arquivos do seu espaço de trabalho, ou que façam download e upload de arquivos nele.

Enviar por e-mail¶

Selecione a opção Download and Upload para permitir que os usuários carreguem seus arquivos no seu espaço de trabalho usando um Alias de e-mail. Para criar o alias de e-mail, digite seu nome no campo Alias de e-mail. O nome do domínio deve ser definido por padrão, mas você pode modificá-lo clicando nele.

Os documentos enviados para este alias de e-mail são carregados no espaço de trabalho usando os marcadores escolhidos.

Nova planilha¶

Para criar uma nova planilha, clique Nova planilha. Você pode selecionar uma planilha em branco ou um modelo existente.

Ações de fluxo de trabalho¶

As ações de fluxo de trabalho auxiliam no gerenciamento de documentos e operações comerciais gerais. Estas são ações automatizadas que podem ser criadas e personalizadas para cada espaço de trabalho. Com um único clique, você pode, por exemplo, criar, mover, assinar, adicionar marcadores a um documento e processar contas.

Quando um documento atende aos critérios definidos, estas ações de fluxo de trabalho são exibidas no painel direito.

Criar ações de fluxo de trabalho¶

Para atualizar uma ação de fluxo de trabalho existente ou criar uma nova, vá a Documentos ‣ Configuração ‣ Ações e clique em Novo.

Definir as condições¶

Defina o Nome da ação e, em seguida, defina as condições que desencadeiam o aparecimento do ícone (play) no painel do lado direito ao selecionar um arquivo.

Há três tipos básicos de condições que você pode definir:

1. Marcadores: você pode usar as condições Contém e Não contém, o que significa que os arquivos devem ter ou não podem ter os marcadores aqui definidos;

2. Contato: os arquivos devem estar associados ao contato aqui definido;

3. Proprietário: os arquivos devem estar associados ao proprietário definido aqui.

Tipo de condição avançada: domínio¶

O modo de desenvolvedor tem que estar ativado para acessar a condição Domínio a partir da aba Ações. Uma vez feito isso, selecione o tipo de condição Domínio e clique em Nova regra.

Para criar uma regra, você normalmente seleciona um campo, um operador e um valor. Por exemplo, se você quiser adicionar uma ação de fluxo de trabalho a todos os arquivos PDF em um espaço de trabalho, defina o campo como Tipo mime, o operador como contém e o valor do pdf.

Clique no ícone (Adicionar nova regra) e no ícone (Adicionar ramificação) para adicionar condições e sub-condições. Você pode então especificar se a sua regra deve corresponder a todas ou qualquer uma das condições. Também é possível editar a regra diretamente usando o Editor de código.

Configurar as ações¶

Selecione a aba Ações para configurar sua ação. Você pode simultaneamente:

• Mover para o espaço de trabalho: mover o arquivo para qualquer espaço de trabalho;

• Criar: criar um dos seguintes itens anexados ao arquivo em sua base de dados:

  • Vincular ao registro: criar uma ligação entre um documento e um registro de um modelo específico;

  • Modelo de produto: criar um produto que você possa editar diretamente;

  • Tarefa: criar uma tarefa de projeto que você pode editar diretamente;

  • Modelo de assinatura em PDF: criar um novo modelo de assinatura para enviar;

  • PDF para assinar: criar um modelo do app Assinar para assinar diretamente;

  • Candidato: criar uma nova candidatura no RH que pode ser editada diretamente;

  • Fatura do fornecedor: criar uma fatura do fornecedor usando OCR e IA para extrair informações do conteúdo do arquivo;

  • Fatura do cliente: criar uma fatura utilizando OCR e IA para extrair informações do arquivo;

  • Nota de crédito do fornecedor: criar uma nota de crédito do fornecedor usando OCR e IA para extrair informações do arquivo;

  • Nota de crédito: criar uma nota de crédito do cliente usando OCR e IA para extrair informações do arquivo;

  • Operações diversas: criar um lançamento de diário de Operações diversas;

  • Extrato bancário: importar um extrato bancário;

  • Recibo de compra: criar um recibo de fornecedor;

  • Despesa: criar uma despesa de RH.

• Definir contato: adicionar um contato ao arquivo ou substituir um contato existente por um novo;

• Definir proprietário: adiciona um proprietário ao arquivo ou substitui um proprietário existente por um novo;

• Definir marcadores: adicionar, remover e substituir qualquer quantidade de marcadores;

• Atividades - Marcar como concluído: marca todas as atividades vinculadas ao arquivo como concluídas;

• Atividades - Agendar atividade: cria uma nova atividade vinculada ao arquivo, conforme configurado na ação. Você pode optar por definir a atividade no proprietário do documento.

Digitalizar documentos com IA e reconhecimento óptico de caracteres (OCR)¶

Os documentos disponíveis no espaço de trabalho Finanças podem ser digitalizados. Selecione o documento a ser digitalizado, clique em Criar conta, Criar fatura do cliente ou Criar crédito de nota e, em seguida, clique em Enviar para digitalização.