Faturamento baseado em tempo e materiais¶
O faturamento baseado em tempo e/ou materiais é normalmente usado quando não é possível estimar com precisão o tamanho de um projeto ou quando os requisitos de um projeto podem mudar.
Isso é diferente de um contrato de preço fixo, quando um cliente concorda em pagar um total específico pelo cumprimento do contrato, independentemente do que precisa ser pago aos funcionários, subcontratados, vendedores, fornecedores e assim por diante.
O aplicativo Odoo Vendas pode faturar o tempo e várias outras despesas (por exemplo, transporte, hospedagem), bem como as compras necessárias para atender a um pedido.
Configuração de definições e aplicativos¶
Primeiro, para acompanhar com precisão o progresso de um projeto, os aplicativos Projeto e Financeiro do Odoo devem ser instalados.
Para instalar o aplicativo Projeto, navegue até . Em seguida, na página Aplicativos, localize o bloco de aplicativo Projetos e clique em Ativar. A página é atualizada automaticamente e retorna ao painel principal do Odoo, onde o aplicativo Projeto agora está disponível para acesso.
Repita o mesmo processo para instalar o aplicativo Financeiro.
Após a instalação, clique no ícone do aplicativo Financeiro no painel principal do Odoo e navegue até . Na página Definições, role para baixo até a seção Análise e verifique se a caixa ao lado de Contabilidade analítica está marcada.
Em seguida, clique em Salvar para salvar todas as alterações.
Em seguida, navegue até . Na página Definições, na seção Gerenciamento de tempo, verifique se a caixa ao lado do recurso Planilhas de horas está marcada.
Em seguida, clique em Salvar para salvar todas as alterações.
Configuração do produto de serviço¶
Com o recurso Planilhas de horas ativado no aplicativo Projeto, agora é possível faturar o tempo gasto em um projeto, mas somente quando as seguintes configurações de produto tiverem sido feitas.
Importante
O faturamento do tempo gasto em um projeto é possível somente com produtos que tenham Serviço definido como o Tipo de produto em seu formulário de produto.
Para configurar um produto de serviço, primeiro navegue até o . Na página Produtos, selecione o produto de serviço desejado a ser configurado ou clique em Novo para criar um novo produto.
No formulário do produto, na aba Informações gerais, defina o Tipo de produto como Serviço. Em seguida, abra o menu suspenso no campo Política de faturamento e selecione Baseado em planilhas de horas.
Em seguida, no menu suspenso Criar no pedido, selecione Projeto e Tarefa. Essa configuração indica que, quando um pedido de vendas é criado com esse produto de serviço específico, um novo projeto e uma nova tarefa são criados no aplicativo Projeto.
Nota
A opção Tarefa pode ser escolhida no menu suspenso Criar no pedido. Se a opção Tarefa for escolhida, selecione um projeto existente, no qual a tarefa aparecerá no campo Projeto, que só aparece se a opção Tarefa for escolhida no campo Criar no pedido.
Adicionar tempo gasto ao pedido de vendas¶
Depois de configurar adequadamente um produto de serviço com as opções corretas Política de faturamento e Criar no pedido, é possível adicionar o tempo gasto a um pedido de vendas.
Para ver isso em ação, navegue até app Vendas –> Novo para abrir um formulário de cotação em branco. Em seguida, adicione um Cliente e, na guia Linhas do pedido, clique em Adicionar um produto e selecione o produto de serviço configurado corretamente no menu suspenso.
Então, clique em Confirmar para confirmar o pedido de venda.
Depois de confirmar o pedido de venda, dois botões inteligentes aparecem na parte superior do formulário de pedido: Projetos e Tarefas.
Se o botão inteligente Projetos for clicado, ele revelará o projeto específico relacionado a esse pedido de venda. Se o botão inteligente Tarefas for clicado, ele revelará a tarefa específica do projeto relacionada a esse pedido de venda. Ambos também podem ser acessados no aplicativo Projeto.
Para adicionar o tempo gasto a um pedido de vendas, clique no botão inteligente Tarefas.
No formulário de tarefa, selecione a aba Planilhas de horas. Na aba Planilhas de horas, é possível designar funcionários para trabalhar no projeto, e o tempo gasto trabalhando na tarefa pode ser adicionado pelos funcionários ou pela pessoa que criou o pedido de venda.
Para adicionar um funcionário e o tempo gasto trabalhando na tarefa, clique em Adicionar uma linha na aba Planilhas de vendas. Em seguida, selecione a Data e o Funcionário apropriados. Há também a opção de adicionar uma breve descrição do trabalho realizado durante esse período na coluna Descrição, mas isso não é obrigatório.
Por fim, insira a quantidade de tempo trabalhado na tarefa na coluna Horas gastas e clique para concluir essa linha na aba Planilhas de horas.
Nota
O tempo inserido na coluna Horas gastas é imediatamente refletido no campo Tempo alocado (localizado próximo à parte superior do formulário de tarefa) como uma porcentagem, que reflete quanto do total de horas de trabalho alocadas foi gasto até o momento.
Essas mesmas informações são encontradas como horas numéricas nos campos Horas gastas e Horas restantes, localizados na parte inferior da aba Planilhas de horas.
Repita esse processo para o número de funcionários e horas que foram trabalhados no projeto.
Faturar o tempo gasto¶
Depois que o tempo gasto e todos os funcionários necessários tiverem sido adicionados à tarefa do projeto, retorne ao pedido de venda para faturar essas horas do cliente. Para fazer isso, clique no botão inteligente Pedido de venda na parte superior do formulário de tarefa ou retorne ao pedido de venda pala trilha de navegação, localizados no canto superior esquerdo da tela.
De volta ao formulário de pedido de venda, o tempo que foi adicionado à tarefa aparece na aba Linhas do pedido (na coluna Entregue) e no novo botão inteligente Horas registradas na parte superior do pedido de venda.
Para faturar o cliente pelo tempo gasto no projeto, clique em Criar fatura e selecione Fatura normal na janela pop-up Criar faturas. Em seguida, clique em Criar fatura provisória.
Isso revela uma Fatura provisória do cliente, mostrando claramente todo o trabalho que foi feito na aba Linhas da fatura.
Dica
Preste atenção à coluna Distribuição analítica na Fatura do cliente, pois essas informações são necessárias para garantir que outras tarefas de faturamento de tempo/material sejam concluídas de forma adequada e precisa.
Clique em Confirmar para confirmar a fatura e continuar com o processo de faturamento.
Configuração de despesas¶
Para rastrear e faturar despesas relacionadas a um pedido de vendas, o aplicativo Odoo Despesas deve ser instalado.
Para instalar o aplicativo Despesas, navegue até . Em seguida, na página Aplicativos, localize o bloco de aplicativos Despesas e clique em Ativar.
A página é atualizada automaticamente e retorna ao painel principal do Odoo, onde o aplicativo Despesas agora está disponível para acesso.
Adicionar despesas a pedidos de vendas¶
Para adicionar uma despesa a um pedido de vendas, primeiro navegue até o aplicativo . Em seguida, no painel principal Despesas, clique em Novo, que revela um formulário de despesas em branco.
No formulário de despesas, adicione uma Descrição da despesa (por exemplo, estadia em hotel, passagem de avião). Em seguida, no campo Categoria, selecione a opção apropriada no menu suspenso (por exemplo, Refeições, Milhas, Viagem e Hospedagem).
Nota
As categorias de despesas podem ser adicionadas e modificadas navegando até o .
Em seguida, insira o valor total da despesa no campo Total, bem como impostos incluídos que possam se aplicar. Em seguida, certifique-se de que o Funcionário correto esteja selecionado e designe quem pagou pela despesa no campo Pago por: o Funcionário (a reembolsar) ou o Empresa.
Em seguida, no campo Cliente a reembolsar, selecione o pedido de vendas em questão no menu suspenso. Então, selecione também as mesmas informações do pedido de vendas no campo Distribuição analítica.
Nota
O campo Distribuição analítica terá apenas o pedido de venda correspondente como uma opção se o pedido de venda contiver um produto de serviço que seja faturado com base em Planilhas de horas, Marcos ou Quantidades entregues.
Se houver algum recibo que deva ser carregado e anexado à despesa, clique no botão Anexar recibo e carregue os documentos necessários para a despesa. Isso não é obrigatório, mas pode afetar o fato de uma despesa ser aprovada ou não.
Quando todas as informações tiverem sido inseridas, clique em Criar relatório para criar um relatório de despesas detalhando todas as informações de despesas que acabaram de ser inseridas.
Em seguida, há a opção de Enviar ao gerente para aprovação. Uma vez aprovado, Relatório no próximo holerite é exibido.
Para ver um fluxo completo neste exemplo, selecione Enviar ao gerente. Em seguida, o gerente clicaria em Aprovar para aprovar essa despesa e clicaria em Postar lançamentos de diário para lançar essa despesa no diário contábil.
Faturar despesas¶
Para faturar um cliente por uma despesa em um pedido de venda, navegue até o pedido de venda relacionado, seja no aplicativo ou no relatório de despesas no aplicativo . No relatório de despesas, clique no botão inteligente Pedidos de venda na parte superior da página.
Se o relatório de despesas estiver vinculado ao pedido de vendas, a despesa recém-configurada agora tem sua própria linha na aba Linhas do pedido e pode ser faturada para o cliente.
Para faturar o cliente pela despesa no pedido de vendas, clique em Criar fatura, selecione Fatura normal na janela pop-up Criar faturas e, em seguida, clique em Criar fatura provisória.
Isso revela a Fatura provisória do cliente da despesa. Em seguida, o processo de faturamento pode ser concluído como de costume.
Configuração de compra¶
Para faturar um cliente por compras feitas em um pedido de vendas, o aplicativo Compras deve ser instalado.
Para instalar o aplicativo Compras, navegue até . Em seguida, na página Aplicativos, localize o bloco do aplicativo Compras e clique em Ativar. A página é atualizada automaticamente e retorna ao painel principal do Odoo, onde o aplicativo Compras agora está disponível para acesso.
Adicionar compra ao pedido de vendas¶
Para adicionar uma compra a um pedido de vendas, primeiro é necessário criar um pedido de compra. Para criar um pedido de compra, navegue até o :menuselection:` app Compras –> Novo` para revelar um formulário de pedido de compra em branco.
Primeiro, adicione um Fornecedor ao pedido de compra. Em seguida, na aba Produtos, clique no menu suspenso opções de coluna extra, representado por duas linhas horizontais com pontos, localizado na extrema direita dos cabeçalhos das colunas. Nesse menu suspenso, selecione Distribuição analítica.
Depois de adicionar a coluna Distribuição analítica aos cabeçalhos na aba Produtos do formulário de pedido de compra, prossiga para adicionar o(s) produto(s) ao pedido de compra. Para fazer isso, clique em Adicionar um produto e selecione o produto desejado no menu suspenso. Repita o procedimento para todos os produtos a serem adicionados.
Importante
Para que uma compra seja faturada corretamente em um pedido de venda, o produto no pedido de compra deve ser marcado como Pode ser despesa, ter uma Política de faturamento definida como Quantidades entregues e ter a opção No custo selecionada no campo Refaturar despesas em seu formulário de produto.
Em seguida, selecione a Distribuição analítica adequada associada ao pedido de vendas ao qual esse pedido de compra está relacionado. Para fazer isso, clique no campo vazio Distribuição analítica para exibir uma janela pop-up Análise.
Em seguida, no menu suspenso Departamentos, selecione a distribuição analítica associada ao pedido de vendas em questão que deve ser faturado pela compra.
Depois que todas as informações forem inseridas na guia Produtos do pedido de compra, confirme o pedido clicando em Confirmar pedido. Em seguida, clique em Receber produto quando os produtos tiverem sido recebidos. Isso cria um formulário de recebimento.
Nota
Se for necessário inserir algum número de série/lote antes de validar o recebimento dos produtos, no formulário de recebimento, clique no ícone detalhes representado por quatro linhas horizontais localizadas na extrema direita da linha do produto.
Isso revela uma guia Operações detalhadas, na qual as quantidades necessárias Número de série/lote e Concluído podem ser adicionadas. Quando estiver pronto, clique em Confirmar para confirmar os dados.
Em seguida, clique em Validar para validar o pedido de compra.
Em seguida, retorne ao pedido de compra pelas trilhas de navegação na parte superior da página, e clique em Criar fatura para criar uma fatura de fornecedor que possa ser faturada no pedido de venda vinculado.
Nota
Certifique-se de inserir uma Data da fatura na Fatura provisória do fornecedor antes de confirmar. Se uma Data da fatura não for inserida, será exibida uma janela de erro solicitando essa informação antes que a confirmação possa ocorrer.
Em seguida, clique em Confirmar para confirmar a fatura do fornecedor, que será automaticamente adicionada ao pedido de vendas, onde poderá ser faturada diretamente para o cliente vinculado a ela.
Faturar compra¶
Para cobrar um cliente por uma compra em um pedido de venda, primeiro adicione a compra ao pedido de venda e, em seguida, navegue até o pedido de venda em questão no aplicativo .
No pedido de venda que foi anexado ao pedido de compra, o produto comprado agora tem sua própria linha de produto na aba Linhas do pedido e está pronto para ser faturado.
Para faturar a compra para o cliente, basta clicar em Criar fatura, selecionar Fatura normal na janela pop-up Criar faturas e, em seguida, clicar em Criar fatura provisória.
Isso exibe uma Fatura provisória do cliente com o produto do pedido de compra recém-adicionado na aba Linhas da fatura.
Para concluir o processo de faturamento, clique em Confirmar para confirmar a fatura e, em seguida, clique em Registrar pagamento no formulário pop-up Registrar pagamento.