문서¶

**Odoo 문서**로 Odoo 내에서 파일을 저장, 열람, 관리할 수 있습니다.

파일을 업로드하고 (Odoo 온라인에서 파일당 최대 64MB) 다양한 작업 공간에서 정리할 수 있습니다.

설정¶

문서 ‣ 환경 설정 ‣ 설정 으로 이동하면 특정한 활동 영역에 첨부된 파일을 중앙에서 관리하는 기능을 활성화할 수 있습니다. 예를 들어, 인적 자원 을 선택하면 HR 문서를 HR 작업 영역에서 자동으로 사용할 수 있고, 급여와 관련된 문서는 급여 하위 작업 영역에서 자동으로 사용할 수 있습니다. 드롭다운 메뉴를 사용하여 기본 작업 공간을 변경하고 (내부 링크) 아이콘을 클릭하면 속성을 편집할 수 있습니다.

Enable the centralization of files attached to a specific area of your activity.

참고

회계 파일 및 문서의 중앙 집중화 기능을 활성화하는 경우, 자동으로 동기화되도록 하려면 :guilabel:`전표`를 클릭하고 각각의 전표를 개별적으로 정의해야 합니다.
If you select a new workspace, existing documents are not moved. Only newly created documents will be found under the new workspace.

저장공간¶

작업 공간은 자체 태그 및 활동 세트가 계층 구조로 되어 있는 폴더입니다. 기본값으로 작업 공간이 있으나, 문서 ‣ 환경 설정 ‣ 작업 공간 으로 이동하여 새로 만들기 를 클릭하면 직접 만들 수 있습니다. 새 페이지에서 다음 내용을 입력합니다.

이름
Parent Workspace: if you want to create a sub-workspace, select its Parent Workspace.

Three tabs are available: Tags, Access Rights, and Description.

태그¶

태그는 작업 공간 내에서 문서 간의 차별화 수준을 추가하기 위해서 사용합니다. 카테고리별로 구성되어 있으며 필터를 이용하여 정렬할 수 있습니다.

From the Tags tab, click Add a line, create the Tag Category, and Name your tags.

참고

상위 작업 공간의 태그는 하위 작업 공간으로 자동 적용됩니다;
Tags can be created and modified by going to Documents ‣ Configuration ‣ Tags;
Tags can also be created or edited by clicking the (gear) icon on the left panel;
An email alias can be used to automatically send received documents to a specific workspace based on the tag assigned.

액세스 권한¶

작업 공간 액세스 권한을 관리하려면 액세스 권한 탭으로 이동합니다. 쓰기 그룹 을 추가하면 작업 공간에 있는 문서를 보고, 만들고, 편집할 수 있습니다. 읽기 그룹 을 추가하면 작업 공간에 있는 문서를 보기만 할 수 있습니다.

팁

Enable Own Documents Only to limit Read Groups and Write Groups to the documents of which they are owner.

설명¶

You can add descriptive information to your workspace by going to the Description tab.

참고

Workspaces can also be created and edited by clicking the (gear) icon on the left panel.

문서 관리¶

When selecting or opening a document, the right panel displays different options, including, for example:

(Download);
(Share this selection): a share URL is copied to your clipboard;
(바꾸기): 기존 파일을 대체할 새 파일을 선택합니다. 오른쪽 패널 하단으로 스크롤을 이동하여 이력 을 확인한 후 문서를 복원, 다운로드 또는 삭제 합니다.
(Lock);
(Split).

You can also Open chatter or delete the document by clicking the (Move to trash) icon.

참고

Items moved to the trash are permanently deleted after 30 days.

파일명을 수정하려면 이름 을 클릭합니다. 연락처 또는 소유자 를 지정할 수 있습니다. 관련 작업 공간 을 수정할 수 있으며 관련된 전표 항목 에 액세스하거나 태그 를 추가할 수 있습니다.

참고

The Contact is a person related to the document who only has read access rights to the document, e.g., an existing supplier in your database;
문서 작성자는 자동으로 문서의 소유자 로 지정되고 해당 문서에 대해 전체 액세스 권한이 부여됩니다. 문서 소유자를 바꾸려면 소유자 항목의 드롭다운 목록에서 해당 사용자를 선택합니다.

팁

An employee must be a user and the owner of a document to view it in My Profile.

문서가 저장된 작업 공간에 따라 오른쪽 패널 하단에서 다른 :ref:`활동 <documents/workflow-actions>`을 진행할 수 있습니다.

PDF 문서 분할하기¶

Select the PDF you want to split, and click the (scissors) icon. A new view displays all the pages of the document.

By default, all pages are split when you click Split. To remove a split between two pages, click the (scissors) icon.

팁

To merge documents from your dashboard, select them and click the (scissors) icon. Click on the scissors between the two documents and click Split to merge the documents.

추가 기능¶

Select a workspace and click the (down arrow) next to the Upload button to access additional features:

요청¶

You can request files and organize them as documents to remind users to download them.

파일을 저장할 작업 공간을 선택하고 업로드 버튼 옆에 있는 (아래쪽 화살표)을 클릭한 다음 요청 을 클릭합니다. 문서 이름 을 추가하고 요청 대상 필드에서 문서를 사용할 사람을 선택합니다. 또한 마감일 을 입력하고 문서가 속할 작업 공간 을 확인한 후 태그 와 메시지 를 추가할 수도 있습니다. 그런 다음 요청 을 클릭합니다. 누락된 문서에 대한 자리 표시자가 작업 공간에 생성됩니다.

문서가 준비되면, 자리 표지자를 클릭하여 업로드합니다.

You can see all missing documents by going to the Activity view and the Requested Document column.

팁

활동 보기에서 문서를 받을 사용자에게 이메일 리마인더 를 보낼 수 있습니다. 요청된 문서 열로 이동하여 (줄임표) 아이콘과 문서 요청: 리마인더 를 클릭합니다. 날짜를 클릭하면 요청에 대한 세부 정보를 볼 수 있습니다. (펜) 아이콘을 클릭하여 변경하거나, 리마인더 이메일의 내용을 미리보기 할 수 있으며, 지금 보내기 를 클릭해서 리마인더 이메일을 전송할 수 있습니다.

링크 추가¶

To add a link to your documents dashboard, click Add a Link, enter the URL, and Name it.

이메일로 업로드¶

다운로드 및 업로드 항목을 선택하면 이메일 별칭 을 사용하여 작업 공간에 파일을 업로드할 수 있습니다. 이메일 별칭을 만들려면 이메일 별칭 에 사용할 이름을 입력합니다. 기본값으로 도메인 주소 가 설정되지만 클릭하면 수정할 수 있습니다.

The documents sent to this email alias are uploaded to the workspace using the chosen tags.

참고

기본값으로 문서 소유자 는 파일을 작업 공간에 업로드한 사람으로 설정되어 있으나 다른 사용자를 선택할 수 있습니다. 보통 파트너와 같은 외부인 연락처 를 설정할 수도 있습니다.
문서가 업로드되면 자동으로 활동이 생성되게 하려면 새 활동 만들기 를 활성화합니다. 드롭다운 목록에서 활동 유형 을 선택하고 마감일 필드를 설정합니다. 요약 및 활동을 배정받을 담당자 를 추가할 수도 있습니다.

팁

공유 링크를 확인 및 관리하려면 환경 설정 ‣ 공유 및 이메일 로 이동합니다. 줄을 선택한 후 삭제 를 클릭하여 URL을 비활성화합니다. 이 링크를 받았던 사람은 더 이상 문서나 작업 공간에 액세스할 수 없습니다.

새 스프레드시트¶

새로 스프레드시트 <spreadsheet>`를 생성하려면 :guilabel:`새 스프레드시트`를 클릭합니다. :guilabel:빈 스프레드시트 또는 :doc:`기존 서식 <spreadsheet/templates>`을 선택할 수 있습니다.

워크플로우 활동¶

워크플로우 활동으로 문서 및 전반적인 비즈니스 운영을 관리할 수 있습니다. 각각의 작업 공간에 맞추어 생성하고 사용자 지정할 수 있도록 활동을 자동화합니다. 예를 들어, 클릭 한 번으로 문서를 생성하거나, 이동 및 서명과 태그 추가, 청구서 처리까지 할 수 있습니다.

When a document meets the set criteria, these workflow actions appear on the right panel.

워크플로우 활동 생성하기¶

To update an existing workflow action or create a new one, go to Documents ‣ Configuration ‣ Actions and click New.

참고

해당 활동은 선택한 관련 작업 공간 아래에 있는 모든 **하위 작업 공간**에 적용됩니다.

조건 설정하기¶

Define the Action Name and then set the conditions that trigger the appearance of the (play) icon on the right-side panel when selecting a file.

설정할 수 있는 세 가지 기본 조건의 유형은 다음과 같습니다.

Tags: you can use the Contains and Does not contain conditions, meaning the files must have or must not have the tags set here;
Contact: the files must be associated with the contact set here;
소유자: 여기에 설정된 소유자와 파일이 연결되어 있어야 합니다.

팁

If you do not set any conditions, the action button appears for all files inside the selected workspace.

고급 조건 유형: 도메인¶

중요

도메인 필터를 올바르게 설정하기 위해서는 Odoo 개발에 대하여 어느 정도의 지식이 있는 것이 좋습니다.

The developer mode needs to be activated to access the Domain condition from the Actions tab. Once done, select the Domain condition type and click New Rule.

보통 규칙을 생성하려면 필드, 운영자 및 :guilabel:`값`을 선택합니다. 예를 들어, 작업 공간 내에 있는 모든 PDF 파일에 워크플로우 활동을 추가하려면 :guilabel:`필드`를 *마임 형식*으로, :guilabel:`운영자`를 *포함함*으로, pdf :guilabel:`값`을 설정합니다.

조건 및 하위 조건을 추가하려면 (새 규칙 추가) 아이콘과 (브랜치 추가) 아이콘을 클릭합니다. 그런 다음 규칙이 전체 또는 일부 조건과 일치해야 할지 여부를 지정할 수 있습니다. 또한 코드 편집기 로 규칙을 직접 편집할 수도 있습니다.

활동 설정¶

활동을 설정하려면 활동 탭을 선택합니다. 다음 내용을 동시에 설정할 수 있습니다:

Move to Workspace: move the file to any workspace;
만들기: 데이터베이스에서 파일에 첨부된 다음의 항목 중 하나를 생성합니다:
- Link to record: create a link between a document and a record from a specific model;
- 품목 서식: 직접 편집할 수 있는 품목을 생성합니다;
- 작업: 직접 편집할 수 있는 프로젝트 작업을 생성합니다;
- 서명 PDF 서식: 새로운 서명 서식을 만들어 발송합니다;
- PDF to sign: create a Sign template to sign directly;
- 지원자: 직접 편집할 수 있는 새로운 HR 지원서를 생성합니다.
- 공급업체 청구서: OCR 및 AI로 파일 콘텐츠에서 정보를 스크랩하여 공급업체 청구서를 생성합니다;
- Customer invoice: create an invoice using OCR and AI to scrape information from the file;
- 공급업체 대변전표: OCR 및 AI로 파일에서 정보를 스크랩하여 공급업체 대변전표를 생성합니다;
- 대변전표: OCR 및 AI로 파일에서 정보를 스크랩하여 고객 대변전표를 생성합니다;
- Miscellaneous Operations: create an entry in the Miscellaneous Operations journal;
- Bank Statement: import a bank statement;
- Purchase Receipt: create a vendor receipt;
- Expense: create an HR expense.
Set Contact: add a contact to the file, or replace an existing contact with a new one;
Set Owner: add an owner to the file, or replace an existing owner with a new one;
Set Tags: add, remove, and replace any number of tags;
Activities - Mark all as Done: mark all activities linked to the file as done;
활동 - 활동 예약: 활동에 설정된 대로 파일에 연결된 새로운 활동을 만듭니다. 문서 소유자의 활동을 설정하도록 선택할 수 있습니다.

AI 및 광학 문자 인식 (OCR: optical character recognition )을 통해 문서 디지털 변환하기¶

재무 작업 공간에서 사용 가능한 문서를 디지털로 변환할 수 있습니다. 디지털로 변환할 문서를 선택하고 청구서 생성, 고객 청구서 생성 또는 :guilabel:`대변전표 생성`을 클릭한 다음 :guilabel:`전송하여 디지털 변환하기`를 클릭합니다.