Suivi des factures¶
Un message de suivi peut être envoyé aux clients lorsqu’un paiement est en retard. Odoo vous aide à identifier les paiements en retard et vous permet de planifier et d’envoyer des rappels appropriés en utilisant des actions de relance qui déclenchent automatiquement une ou plusieurs actions en fonction du nombre de jours de retard. Vous pouvez envoyer des rappels par différents moyens, tels que par email, par courrier postal ou par SMS.
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Configuration¶
Pour configurer une Action de relance, allez à , et sélectionnez ou créez un (de) nouveau(x) niveau(x) de relance. Plusieurs actions de relance sont disponibles par défaut dans l’onglet Notification et vous pouvez modifier le nom et le nombre de jours. Les Actions de relance disponibles sont :
Envoyer un email ;
Vous pouvez utiliser un modèle prérempli pour vos messages en sélectionnant un Modèle de contenu. Pour changer le modèle utilisé, survolez le champ et cliquez sur –>. Si cette option est activée, les messages SMS disposent d’un champ spécifique Modèle de SMS.
Il est possible d’envoyer automatiquement un rappel en activant l’option Automatique et de joindre la ou les factures ouvertes en activant l’option Joindre des factures, dans le cadre d’une action de relance spécifique.
En cliquant sur l’onglet Activité, il est possible de planifier des activités (tâches). Ainis, une activité est automatiquement planifiée lorsque la relance est déclenchée. Pour ce faire, activez l’option Planifier une activité et sélectionnez une personne Responsable pour la tâche. Choisissez un Type d’activité et saisissez un Résumé de la façon de traiter l’activité, si vous le souhaitez.
Astuce
Définissez un nombre de jours négatif pour envoyer un rappel avant la date d’échéance réelle.
Rapports de relance¶
Les factures en retard que vous devez suivre sont disponibles dans . Odoo applique par défaut le filtre Factures en retard, mais vous pouvez également filtrer par Nécessite une action dans le menu des Filtres.
Lorsque vous sélectionnez une facture, vous pouvez voir toutes les factures impayées du client (en retard ou non), les dates d’échéance des factures en retard apparaissant en rouge. Vous pouvez exclure des factures d’un rappel en cliquant sur Exclure des relances. Vous pouvez définir des rappels automatiques ou Manuels, ainsi qu’une personne responsable pour ce client.
Pour envoyer des rappels, cliquez sur Relance et sélectionnez l’action ou les actions que vous souhaitez effectuer :
Imprimer ;
Email ;
SMS ;
Par la poste.
Vous pouvez joindre des factures et modifier les modèles de contenu dans cette vue. Lorsque vous avez fini, cliquez sur Envoyer ou Envoyer & Imprimer.
Note
Les informations de contact figurant sur la facture ou la fiche du contact sont utilisées pour envoyer le rappel.
Lorsque le rappel est envoyé, il est documenté dans le chatter de la facture.
Si ce n’est pas le moment d’envoyer un rappel, vous pouvez indiquer la date du Prochain rappel. Vous recevrez le prochain rapport en fonction de la date du prochain rappel.
Astuce
Rapprochez tous les relevés bancaires juste avant de lancer le processus de rappel pour éviter d’envoyer un rappel à un client qui a déjà payé la facture.
Niveau de confiance du débiteur¶
Pour savoir si un client paie généralement en retard ou non, vous pouvez définir un niveau de confiance en le marquant comme Bon débiteur, Débiteur normal, ou Mauvais débiteur sur leur rapport de relance. Pour ce faire, cliquez sur la puce à côté du nom du client et sélectionnez un niveau de confiance.
Envoyer des rappels groupés¶
Vous pouvez envoyer des emails de rappel groupés à partir de la page des Rapports de relance. Pour ce faire, sélectionnez tous les rapports que vous souhaitez traiter, cliquez sur l’icône d’engrenage Action et sélectionnez Traiter les relances.
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