Processus de facturation¶

En fonction de vos activités et des applications que vous utilisez, il existe différentes façons d’automatiser la création des factures clients dans Odoo. En général, les factures brouillon sont créées par le système (en prenant des informations d’autres documents tels que les commandes clients ou les contrats) et le comptable n’a plus qu’à valider les factures brouillon et envoyer les factures par lot (par la poste ou par email).

Selon vos activités, vous pouvez choisir l’une des méthodes suivantes pour créer des factures brouillon :

Ventes¶

Commande client ‣ Facture¶

Dans la plupart des entreprises, les vendeurs créent des devis qui deviennent des commandes clients une fois qu’ils sont validés. Ensuite, des factures brouillon sont créées sur la base des commandes. Vous avez différentes options telles que :

• Facturation manuelle : utilisez un bouton sur la commande client pour générer la facture brouillon

• Facturation avant livraison : facturez la commande complète avant la génération du bon de livraison

• Facturation basée sur le bon de livraison : voir la section suivante

La facturation avant la livraison est habituellement utilisée par l’application d’eCommerce lorsque le client paie à la commande et que l’expédition se fait ultérieurement. (pré-paiement)

Pour la plupart des autres cas d’utilisation, il est recommandé de facturer manuellement. Cela permet au vendeur de générer la facture à la demande avec les options suivantes : facturer l’intégralité de la commande, facturer un pourcentage (acompte), facturer certaines lignes, facturer un acompte fixe.

Ce processus convient aussi bien aux services qu’aux produits physiques.

Commande client ‣ Bon de livraison ‣ Facture¶

Les détaillants et les sites d’eCommerce facturent généralement sur la base des bons de livraison, au lieu des commandes. Cette approche convient aux entreprises pour lesquelles les quantités livrées peuvent différer des quantités commandées : denrées alimentaires (facture sur la base des kg réels).

De cette manière, si vous livrez une commande partiel, vous ne facturez que ce que vous avez réellement livré. Si vous effectuez des reliquats (livraison partielle et le reste plus tard), le client recevra deux factures, une pour chaque bon de livraison.

Commande eCommerce ‣ Facture¶

Une commande d’eCommerce générera également la création de la commande lorsqu’elle est intégralement payée. Si vous autorisez le paiement des commandes par chèque ou par virement bancaire, Odoo crée uniquement une commande et la facture sera générée après la réception du paiement.

Contrats¶

Contrats réguliers ‣ Factures¶

Si vous utilisez des contrats, vous pouvez générer les factures sur la base du temps et du matériel utilisé, des dépenses ou des lignes fixes de services/produits. Chaque mois, le vendeur générera une facture sur la base des activités prévues dans le contrat.

Les activités peuvent être :

• des produits/services fixes, provenant d’une commande liée à ce contrat

• des matériels achetés (que vous refacturez)

• du temps et du matériel basés sur des feuilles de temps ou sur des achats (sous-traitance)

• des dépenses comme les frais de déplacement que vous refacturez au client

Vous pouvez facturer à la fin du contrat ou générer des factures intermédiaires. Cette approche convient aux sociétés de services qui facturent la plupart du temps sur la base du temps et du matériel. Quant aux entreprises de services qui facturent un prix fixe, elles utilisent plutôt une commande régulière.

Contrats récurrents ‣ Factures¶

Pour les abonnements, une facture est émise périodiquement et automatiquement. La fréquence de la facturation et les services/produits facturés sont définis dans le contrat.

Autres¶

Créer une facture manuellement¶

Les utilisateurs peuvent également créer des factures manuellement sans utiliser des contrats ou des commandes clients. Cette approche est recommandée si vous n’avez pas besoin de gérer le processus de vente (devis) ou la livraison des produits ou services.

Même si vous générez la facture à partir d’une commande client, vous pouvez être amené à créer des factures manuellement dans des cas d’utilisation exceptionnels :

• si vous devez créer un remboursement

• Si vous devez accorder une remise

• si vous voulez modifier une facture créée à partir d’une commande client

• si vous voulez facturer quelque chose qui n’est pas lié à votre activité principale

Modules spécifiques¶

Quelques modules spécifiques peuvent également générer des factures brouillon :

• Adhésion : facturez vos membres sur base annuelle

• réparations : facturez vos services d’après-vente

Réordonnancement des factures¶

Il est toujours possible de réordonner les factures, mais en respectant quelques limites :

1. La fonctionnalité ne fonctionne pas lorsque les écritures sont antérieures à une date de verrouillage.

2. La fonctionnalité ne fonctionne pas si la séquence n’est pas cohérente avec le mois de l’écriture.

3. Elle ne fonctionne pas si la séquence génère un doublon.

4. L’ordre de la facture reste inchangé.

5. C’est utile pour les personnes qui utilisent la numérotation d’un autre logiciel et qui veulent continuer l’année en cours sans la reprendre depuis le début.

Numérisation des factures grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR)¶

La numérisation des factures consiste à encoder automatiquement des factures papier traditionnelles dans les formulaires de factures de votre comptabilité.

Odoo utilise les technologies OCR et d’intelligence artificielle pour reconnaître le contenu des documents. Les factures fournisseurs et les factures clients sont créées automatiquement et remplies sur la base des factures numérisées.