Factures clients¶

De la facture client à l’encaissement des paiements¶

Odoo prend en charge plusieurs flux de facturation et de paiement, de sorte que vous pouvez choisir et utiliser ceux qui correspondent à vos activités. Que vous souhaitiez accepter un seul paiement pour une seule facture ou traiter un paiement couvrant plusieurs factures et accorder des remises pour les paiements anticipés, vous pouvez le faire de manière efficace et précise.

De la facture brouillon au compte de résultat¶

Si nous reprenons à la fin d’un scénario typique “commande à encaissement”, après que les marchandises ont été expédiées, vous devez : émettre une facture ; recevoir le paiement ; déposer le paiement à la banque ; vous assurer que la facture client est clôturée ; assurer le suivi si les clients accusent un retard ; et enfin présenter vos revenus sur le compte de résultat et afficher la diminution de l’actif sur le bilan.

Dans la plupart des pays, la facturation se produit lorsque une obligation contractuelle est remplie. Si vous expédiez un colis à un client, vous avez rempli les conditions du contrat et vous pouvez procéder à la facturation. Si votre fournisseur vous envoie un colis, il a respecté les conditions du contrat et il peut vous envoyer une facture. Par conséquent, les conditions du contrat sont respectées lorsque le colis se déplace vers ou depuis le camion. À ce stade, Odoo permet la création de ce qu’on appelle une facture brouillon par le personnel de l’entrepôt.

Création d’une facture¶

Les factures brouillon peuvent être générées manuellement à partir d’autres documents tels que les commandes clients, les bons de commande, etc. Vous pouvez également créer directement une facture brouillon si vous le souhaitez.

Une facture client doit contenir toutes les informations nécessaires pour que le client puisse payer les marchandises et les services commandés et livrés. Elle doit également inclure d’autres informations nécessaires au paiement de la facture en temps voulu et de manière précise.

Factures brouillon¶

The system generates invoice which are initially set to the Draft state. While these invoices remain unvalidated, they have no accounting impact within the system. There is nothing to stop users from creating their own draft invoices.

Créons une facture client contenant les informations suivantes :

• Client : Agrolait

• Produit : iMac

• Quantité : 1

• Prix unitaire : 100

• Taxes : TVA 15%

Le document est composé de trois parties :

• L’en-tête de la facture, contenant les informations relatives au client,

• le corps principal de la facture, contenant des lignes de factures détaillées,

• le bas de la page, contenant des détails sur les taxes, et les totaux.

Factures ouvertes ou pro forma¶

Une facture comprendra généralement la quantité et le prix des biens et/ou des services, la date, toutes les parties impliquées, le numéro de facture unique et toute information fiscale.

« Validez » la facture lorsque vous êtes prêt à l’approuver. La facture passe alors du statut Brouillon au Statut Ouvert.

Lorsque vous avez validé une facture, Odoo lui donne un numéro unique à partir d’une séquence définie et modifiable.

Les pièces comptables correspondant à cette facture sont générées automatiquement lorsque vous validez la facture. Vous pouvez voir les détails en cliquant sur l’écriture dans le champ Pièce comptable dans l’onglet « Autres informations ».

Envoyer la facture au client¶

Après avoir validé la facture du client, vous pouvez l’envoyer directement au client via la fonctionnalité “Envoyer par email”.

Une pièce comptable typique générée à partir d’une facture validée se présente comme suit :

Paiement¶

Dans Odoo, une facture est considérée comme payée lorsque la pièce comptable associée a été lettrée avec le paiement. S’il n’y a pas eu de lettrage, le statut de la facture restera Ouvert jusqu’à ce que vous avez enregistré le paiement.

Une pièce comptable typique générée par un paiement se présente comme suite :

Recevoir un paiement partiel par le relevé bancaire¶

Vous pouvez manuellement saisir vos relevés bancaires dans Odoo ou vous pouvez les importer depuis un fichier csv ou d’autres formats prédéfinis en fonction de votre localisation comptable.

Créez un relevé bancaire depuis le tableau de bord de la comptabilité, dans le journal approprié, et saisissez un montant de 100 $.

Réconcilier¶

Passons à présent au rapprochement !

Vous pouvez maintenant passer en revue chaque transaction et la rapprocher ou vous pouvez effectuer un rapprochement en masse en suivant les instructions ci-dessous.

Après avoir rapproché les écritures sur la feuille, la facture correspondante affichera alors « Vous avez des paiements en suspens pour ce client. Vous pouvez les rapprocher pour payer cette facture. »

Appliquez le paiement. Ci-dessous, vous pouvez voir que le paiement a été ajouté à la facture.

Suivi du Paiement¶

Les clients ont tendance à payer leurs factures de plus en plus tard. Par conséquent, les agents de recouvrement doivent faire tout leur possible pour recouvrer l’argent et le recouvrer plus rapidement.

Odoo vous aide à définir votre stratégie de suivi. Pour rappeler aux clients de payer leurs factures impayées, vous pouvez définir différentes actions en fonction de l’importance de retard du client. Ces actions sont regroupées dans des niveaux de suivi qui sont déclenchés lorsque la date d’échéance de la facture dépasse un certain nombre de jours. Si ce même client a d’autres factures impayées, les actions de la facture la plus en retard seront exécutées.

En allant à la fiche du client, dans les « Paiements en retard », vous verrez le message de suivi et toutes les factures en retard.

Balance âgée des clients :¶

Le balance âgée des clients est un outil clé supplémentaire qui permet à l’agent de recouvrement de comprendre les problèmes de crédit du client et de prioriser son travail.

Utilisez la balance âgée des clients pour déterminer quels clients accusent des retards et commencer vos efforts de recouvrement.

Compte de résultat¶

Le compte de résultat affiche les détails de vos produits et de vos charges. En fin de compte, il vous donne un aperçu clair de vos pertes et profits nets. Il est parfois appelé le « compte de profits et pertes ».

Bilan¶

Le bilan résume le passif, l’actif et les fonds propres de votre entreprise à un moment précis.

Par exemple, si vous gérez vos stocks selon la méthode de l’inventaire permanent, vous devez vous attendre à une diminution du compte « Actifs circulants » une fois que le matériel a été expédié au client.