Facturation basée sur le temps et les matériaux¶
La facturation basée sur le temps et/ou les matériaux est généralement utilisée lorsqu’il n’est pas possible d’estimer avec précision la taille d’un projet ou lorsque les exigences d’un projet sont susceptibles de changer.
Cela diffère d’un contrat à prix fixe, lorsqu’un client accepte de payer un montant total spécifié pour l’exécution du contrat—sans tenir compte de ce qui doit être payé aux employés, aux sous-traitants, aux vendeurs, aux fournisseurs, etc.
L’application Odoo Ventes peut facturer le temps et diverses autres dépenses (par ex. le transport, l’hébergement), ainsi que les achats nécessaires à l’exécution d’une commande.
Configuration de l’application et des paramètres¶
Tout d’abord, afin de suivre avec précision la progression d’un projet, les applications Odoo Projet et Comptabilité doivent être installées.
Pour installer l’application Projet, allez au . Ensuite, sur la page des Apps, localisez le bloc de l’application Projet et cliquez sur Activer. La page s’actualise automatiquement et revient au tableau de bord principal d’Odoo, où il est désormais possible d’accéder à l’application Projet.
Répétez les mêmes étapes pour installer l’application Comptabilité.
Après l’installation, cliquez sur l’icône de l’application Comptabilité dans le tableau de bord principal d’Odoo et allez à . Sur la page des Paramètres, faites défiler jusqu’à la section Analytique et cochez la case à côté de la Comptabilité analytique.
Cliquez ensuite sur Enregistrer pour enregistrer tous les changements.
Allez ensuite au . Sur la page des Paramètres, dans la section Gestion du temps, assurez-vous que la case à côté de la fonctionnalité Feuilles de temps est cochée.
Cliquez ensuite sur Enregistrer pour enregistrer tous les changements.
Configuration du produit service¶
Une fois que la fonctionnalité Feuilles de temps est activée dans l’application Projet, il est désormais possible de facturer le temps passé sur un projet, mais uniquement lorsque les configurations de produit suivantes ont été effectuées.
Important
La facturation du temps passé sur un projet n’est possible **qu”**avec les produits dont le Type de produit est Service.
Pour configurer un service, allez d’abord l’application . Sur la page des Produits, sélectionnez le produit de service souhaité à configurer ou cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau produit.
Dans le formulaire de produit, dans l’onglet Informations générales, définissez le Type de produit sur Service. Ouvrez ensuite le menu déroulant dans le champ Politique de facturation et sélectionnez Basé sur les feuilles de temps.
Ensuite, dans le menu déroulant Créer à la commande, sélectionnez Projet & Tâche. Ce paramètre indique que, lorsqu’une commande est créée avec ce produit de service spécifique, un nouveau projet et une nouvelle tâche sont créés dans l’application Projet.
Note
Il est possible de choisir l’option Tâche au lieu du menu déroulant Créer à la commande. Si vous avez choisi Tâche, sélectionnez un projet existant dans lequel la tâche sera créée dans le champ Projet, qui ne s’affiche que lorsque vous avez choisi Tâche dans le champ Créer à la commande.
Ajouter le temps passé à une commande¶
Après avoir correctement configuré un produit de service avec les options Politique de facturation et Créer à la commande, il est possible d’ajouter le temps passé à une commande.
Pour voir cela en action, allez à l’application pour ouvrir un formulaire de devis vierge. Ensuite, ajoutez un Client et dans l’onglet Lignes de commande, cliquez sur Ajouter un produit, et sélectionnez le produit de service correctement configuré dans le menu déroulant.
Ensuite, cliquez sur Confirmer pour confirmer la commande.
Après avoir confirmé la commande, deux boutons intelligents apparaissent en haut du formulaire de commande : Projets et Tâches.
En cliquant sur le bouton intelligent Projets, il affiche le projet spécifique lié à cette commande. En cliquant sur le bouton intelligent Tâches, il affiche la tâche de projet spécifique liée à cette commande. Les deux sont également accessibles dans l’application Projet.
Pour ajouter le temps passé à une commande, cliquez sur le bouton intelligent Tâches.
Dans le formulaire des tâches, sélectionnez l’onglet Feuilles de temps. Dans l’onglet Feuilles de temps, les employés peuvent être assignés au projet et le temps qu’ils passent à travailler sur la tâche peut être ajouté par les employés ou par la personne qui a créé la commande.
Pour ajouter un employé et le temps passé à travailler sur la tâche, cliquez sur Ajouter une ligne dans l’onglet Feuilles de temps. Ensuite, sélectionnez la bonne Date et le bon Employé. Vous avez également la possibilité d’ajouter une brève description du travail effectué pendant cette période dans la colonne Description, mais ce n’est pas obligatoire.
Enfin, saisissez le temps consacré à la tâche dans la colonne Heures passées et cliquez à côté pour terminer cette ligne dans l’onglet Feuilles de temps.
Note
Le temps saisi dans la colonne Heures passées est immédiatement reflété dans le champ Temps alloué (situé près du haut du formulaire de tâche) sous la forme d’un pourcentage, qui reflète la proportion du total des heures de travail allouées qui ont été effectuées jusqu’à présent.
Ces mêmes informations se retrouvent sous forme d’heures numériques dans les champs Heures passées et Heures restantes, situés en bas de l’onglet Feuilles de temps.
Répétez ce processus pour le nombre d’employés et d’heures travaillées sur le projet.
Facturer le temps passé¶
Une fois que tous les employés nécessaires et le temps passé ont été ajoutés à la tâche du projet, retournez à la commande pour facturer ces heures au client. Pour ce faire, cliquez sur le bouton intelligent Commande en haut du formulaire de la tâche ou retournez à la commande via le fil d’Ariane, situé en haut à gauche de l’écran.
De retour sur le formulaire de commande, le temps ajouté à la tâche est reflété dans l’onglet Lignes de commande (dans la colonne Livré) et dans le nouveau bouton intelligent Heures enregistrées en haut de la commande.
Pour facturer au client le temps passé sur le projet, cliquez sur Créer une facture, et sélectionnez Facture normale dans la fenêtre contextuelle Créer les factures. Cliquez ensuite sur Créer une facture brouillon.
Cette opération fait apparaître une Facture client brouillon, qui montre clairement tout le travail effectué dans l’onglet Lignes de facture.
Astuce
Faites attention à la colonne Distribution analytique de la Facture client, car ces informations sont nécessaires pour s’assurer que les autres tâches de facturation du temps/du matériel sont effectuées correctement et avec précision.
Cliquez sur Confirmer pour confirmer la facture et poursuivre le processus de facturation.
Pour plus d'infos
Configuration des notes de frais¶
Afin de suivre et facturer les dépenses liées à une commande, l’application Odoo Notes de frais doit être installée.
Pour installer l’application Notes de frais, allez au . Ensuite, sur la page des Apps, localisez le bloc de l’application Notes de frais et cliquez sur Activer.
La page s’actualise automatiquement et revient au tableau de bord principal d’Odoo, où il est maintenant possible d’accéder à l’application Notes de frais.
Ajouter des dépenses à une commande¶
Pour ajouter une dépense à une commande, allez d’abord à l’application . Ensuite, dans le tableau de bord principal des Notes de frais, cliquez sur Nouveau, ce qui fait apparaître un formulaire de notes de frais vierge.
Sur le formulaire de note de frais, ajoutez la Description de la dépense (par ex. Séjour à l'hôtel, Billet d'avion). Ensuite, dans le champ Catégorie, sélectionnez l’option appropriée dans le menu déroulant (par ex. Repas, Kilométrage, Voyage & Hébergement).
Note
Vous pouvez ajouter et modifier les catégories de notes de frais en allant à l’application .
Saisissez ensuite le montant total de la dépense ans le champ Total, ainsi que les Taxes comprises qui s’appliquent éventuellement. Veillez ensuite à ce que le bon Employé soit sélectionné et désignez qui a payé la dépense dans le champ Payé par : l”Employé (à rembourser) ou la Société.
Ensuite, dans le champ Client à refacturer, sélectionnez la commande correspondante dans le menu déroulant. Sélectionnez également les informations de la même commande dans le champ Distribution analytique.
Note
Le champ Distribution analytique proposera uniquement la commande correspondante en tant qu’option si la commande contient un produit de service dont la facturation est basée sur les Feuilles de temps, les Jalons ou la Quantité livrée.
Si des reçus doivent être téléchargés et joints à la note de frais, cliquez sur le bouton Joindre le reçu et chargez les documents nécessaires. Cette opération n’est pas obligatoire, mais elle peut avoir une incidence sur l’approbation de la dépense.
Lorsque toutes les informations ont été saisies, cliquez sur Créer un rapport pour créer une note de frais détaillant toutes les informations qui viennent d’être saisies.
Ensuite, vous avez la possibilité de la Soumettre au manager pour approbation. Dès qu’elle est approuvée, vous avez la possibilité de la Rapporter dans la prochaine fiche de paie.
Pour présenter un flux complet dans cet exemple, cliquez sur Soumettre au manager. Le manager cliquerait alors sur Approuver pour accepter cette dépense et sur Enregistrer les pièces comptables pour enregistrer cette dépense dans le journal comptable.
Facturer les dépenses¶
Pour facturer une dépense sur une commande à un client, allez à la commande correspondante, à partir de l’application ou à partir du rapport de note de frais dans l’application . Depuis le rapport de note de frais, cliquez sur le bouton intelligent Bons de commande en haut de la page.
Si le rapport de note de frais était lié à la commande, la dépense nouvellement configurée a maintenant sa propre ligne dans l’onglet Lignes de commande et peut être facturée au client.
Pour facturer la dépense sur le bon de commande au client, cliquez sur Créer une facture, sélectionnez Facture normale dans la fenêtre contextuelle Créer les factures et cliquez sur Créer une facture brouillon.
Cette opération fait apparaître une Facture client brouillon pour la dépense. Le processus de facturation peut alors se dérouler comme d’habitude.
Configuration des achats¶
Pour facturer à un client les achats effectués dans le cadre d’une commande, l’application Achats doit être installée.
Pour installer l’application Achats, allez au . Puis, sur la page Apps, localisez le bloc de l’application Achats et cliquez sur Activer. La page s’actualise automatiquement et revient au tableau de bord principal d’Odoo, où il est maintenant possible d’accéder à l’application Achats.
Ajouter des achats à la commande¶
Pour ajouter un achat à une commande, vous devez d’abord créer un bon de commande. Pour créer un bon de commande, allez à l’application pour faire apparaître un bon de commande vierge.
Ajoutez d’abord un Fournisseur au bon d’achat. Ensuite, dans l’onglet Produits, cliquez sur le menu déroulant options de colonne supplémentaires, représenté par les deux lignes horizontales avec des points, situé à l’extrême droite des en-têtes de colonnes. Dans ce menu déroulant, sélectionnez Distribution analytique.
Après avoir ajouté une colonne Distribution analytique aux en-têtes de l’onglet Produits du bon de commande, ajoutez le ou les produits au bon de commande. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter un produit, et sélectionnez le produit souhaité dans ce menu déroulant. Répétez les mêmes étapes pour tous les produits que vous voulez ajouter.
Important
Pour qu’un achat soit correctement facturé sur une commande, le produit sur le bon de commande doit être marqué en tant que Peut être inséré dans une note de frais, avoir la Politique de facturation définie sur Quantités livrées, et avoir l’option Au prix coûtant sélectionné dans le champ Refacturer les dépenses du formulaire du produit.
Sélectionnez ensuite la Distribution analytique appropriée associée à la commande à laquelle ce bon de commande est associé. Pour ce faire, cliquez sur le champ Distribution analytique vide pour faire apparaître une fenêtre contextuelle Analytique.
Ensuite, dans le menu déroulant Départements, sélectionnez la distribution analytique associée à la commande souhaitée pour la facturation de l’achat.
Une fois que toutes les informations sont saisies dans l’onglet Produits du bon de commande, confirmez la commande en cliquant sur Confirmer la commande. Cliquez ensuite sur Recevoir les produits lorsque les produits ont été reçus. Cette opération crée un formulaire de réception.
Note
Si des numéro de série/lot doivent être saisis avant de valider la réception des produits, cliquez sur l’icône des détails représentée par quatre lignes horizontales situées à l’extrême droite de la ligne de produit.
Cela fait apparaître un onglet Opérations détaillées, dans lequel vous pouvez ajouter le Lot/Numéro de série et la quantité Faite. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Confirmer pour confirmer les données.
Cliquez ensuite sur Valider pour valider le bon de commande.
Retournez ensuite au bon de commande via le fil d’Ariane en haut de la page et cliquez sur Créer une facture pour créer une facture fournisseur qui peut être facturée au client sur la commande associée.
Note
Veillez à ce qu’une Date de facturation soit indiquée sur la Facture fournisseur brouillon avant de la confirmer. Si aucune Date de facturation n’est fournie, une fenêtre d’erreur s’ouvre et demande de saisir les informations avant la confirmation.
Cliquez ensuite sur Confirmer pour confirmer la facture fournisseur, qui est ajoutée automatiquement à la commande, où elle peut être facturée directement au client associé.
Facturer les achats¶
Pour facturer les achats sur une commande à un client, ajoutez d’abord le bon de commande à la commande et allez ensuite à la commande souhaitée dans l’application .
Sur la commande associée au bon d’achat, le produit acheté a maintenant sa propre ligne de produit dans l’onglet Lignes de commande, et il est prêt à être facturé.
Pour facturer l’achat au client, cliquez simplement sur Créer une facture, sélectionnez Facture normale dans la fenêtre contextuelle Créer les factures, puis cliquez sur Créer une facture brouillon.
Cette opération fait apparaître une Facture client brouillon avec le produit de bon de commande nouvellement ajouté dans l’onglet Lignes de facture.
Pour compléter le processus de facturation, cliquez sur Confirmer pour confirmer la facture et cliquez sur Enregistrer un paiement dans le formulaire contextuel Enregistrer un paiement.