Signature¶

Odoo Sign allows you to send, sign, and approve documents online, using electronic signatures.

Une signature électronique montre l’accord d’une personne sur le contenu d’un document. Tout comme une signature manuscrite, la signature électronique représentant un engagement légal par rapport aux conditions du document signé.

With Sign, you can upload any PDF file and add fields to it. These fields can be automatically filled in with the user’s details present in your database.

Validité des signatures électroniques¶

Les documents signés par l’application Signature sont des signatures électroniques valides dans l’Union européenne et les États-Unis d’Amérique. Elles répondent également aux exigences relatives aux signatures électroniques dans la plupart des pays. La validité légale des signatures électroniques générées par Odoo dépend de la législation de votre pays. Les entreprises qui font des affaires à l’étranger doivent également prendre en considération la législation des autres pays relative à la signature électronique.

Union européenne¶

Le Règlement eIDAS fournit le cadre des signatures électroniques dans les 27 États membres de l’Union européenne. Il reconnaît trois types de signatures électroniques :

1. Signatures électroniques simples

2. Signatures électroniques avancées

3. Signatures électroniques qualifiées

Odoo génère le premier type, les signatures électroniques simples ; ces signatures sont légalement valides au sein de l’Union européenne, comme le stipule le Règlement eIDAS.

Les signatures électroniques peuvent ne pas être automatiquement reconnues comme valides. Il se peut que vous deviez apporter des preuves de la validité d’une signature. Alors que l’application Signature fournit une signature électronique simple, certaines preuves sont automatiquement recueillies au cours du processus de signature, telles que :

1. Validation par mail et par SMS (si activée)

2. Preuve d’identité solide via itsme® (disponible en Belgique et aux Pays-Bas)

3. Journaux d’accès horodatés, IP et géographiquement traçables aux documents et aux signatures associées.

4. Traçabilité et inaltérabilité des documents (toute altération apportée à un document signé est détectée par Odoo grâce à l’aide de preuves cryptographiques)

États-Unis d’Amérique¶

L”ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), aux niveaux interétatique et international, et l”UETA (Uniform Electronic Transactions Act), au niveau étatique, fournissent le cadre juridique des signatures électroniques. Notez que l’Illinois et New York n’ont pas adopté l’UETA, mais des législations similaires à la place.

Globalement, pour être reconnues comme valides, les signatures électroniques doivent répondre à cinq critères :

1. Le signataire doit montrer une intention claire de signer. Par exemple, l’utilisation d’une souris pour dessiner une signature peut montrer l’intention. Le signataire doit également avoir la possibilité de se retirer du document électronique.

2. Le signataire doit d’abord exprimer ou impliquer son consentement à la conduite des affaires par voie électronique.

3. La signature doit être clairement attribuée. Dans Odoo, les métadonnées, telles que l’adresse IP du signataire, sont ajoutées à la signature, qui peuvent être utilisées comme preuve.

4. La signature doit être associée au document signé, par exemple, en conservant un enregistrement détaillant la façon dont la signature a été saisie.

5. Les documents signés électroniquement doivent être conservés et stockés par toutes les parties concernées ; par exemple, en fournissant au signataire soit une copie entièrement signée, soit la possibilité de télécharger une copie.

Other countries¶

• Algeria

• Angola

• Argentina

• Australia

• Azerbaijan

• Bangladesh

• Brazil

• Canada

• Chile

• China

• Colombia

• Dominican Republic

• Ecuador

• Egypt

• Ethiopia

• Guatemala

• Hong Kong

• India

• Indonesia

• Iran

• Iraq

• Israel

• Japan

• Kazakhstan

• Kenya

• Kuwait

• Malaysia

• Mexico

• Morocco

• New Zealand

• Nigeria

• Norway

• Oman

• Pakistan

• Peru

• Philippines

• Qatar

• Russia

• Saudi Arabia

• Singapore

• South Africa

• South Korea

• Switzerland

• Thailand

• Turkey

• Ukraine

• United Arab Emirates

• United Kingdom

• Uzbekistan

• Vietnam

Send a document to sign¶

One-time signature¶

You can click Upload a PDF to sign from your dashboard for a one-time signature. Select your document, open it, and drag and drop the required fields in your document. You can modify the role assigned to a field by clicking on it and selecting the one you want.

When ready, click Send, and fill in the required fields. Once sent, your document remains available. Go to Documents ‣ All Documents to see your document and the status of the signatures.

Validity dates and reminders¶

You can set validity dates on limited-duration agreement documents or send automatic email reminders to obtain signatures on time. From your dashboard, click Send on your document. On the new page, go to the Options section and fill in the Valid Until and Reminder fields.

Modèles¶

You can create document templates when you have to send the same document several times. From your dashboard, click Upload a PDF template. Select the document and add the required fields. You can modify the role of a field by clicking on it and selecting the one you want.

Click Template Properties to add Tags to your template, define a Signed Document Workspace, add Signed Document Tags, set a Redirect Link that will be available in the signature confirmation message received after the signature, or define Authorized Users if you want to restrict the use of your template to specific authorized users or groups.

Your templates are visible by default on your dashboard. You can click Send to quickly send a document template to a signer or Sign Now if you are ready to sign your document immediately.

Rôles¶

Each field in a Sign document is related to a role corresponding to a specific person. When a document is being signed, the person assigned to the role must fill in their assigned fields and sign it.

Les rôles sont disponibles en allant dans Signature ‣ Configuration ‣ Rôles.

It is possible to update existing roles or to create new roles by clicking on New. Choose a Role Name, add an Extra Authentication Step to confirm the identity of the signing person, and if the document can be reassigned to another contact, select Change Authorized for the role. A Color can also be chosen for the role. This color can help understand which roles are responsible for which field when configuring a template.

Identification sécurisée¶

As the owner of a document, you may request an Extra Authentication Step through SMS verification or via Itsme® (available in Belgium and the Netherlands). Both authentication options require credits. If you do not have any credits left, the authentication steps will be skipped.

Vérification par SMS¶

Allez à Signature ‣ Configuration ‣ Rôles. Cliquez sur la colonne Étape d’authentification supplémentaire du rôle et sélectionnez Code unique par SMS.

Go to the document to sign, add the field for which the SMS verification is required, for example, the Signature field, and click Send. On the new page, select the customer and click Send.

The person signing the document fills in the Signature field, then Sign, and clicks Validate & Send Completed Document. A Final Validation page pops up where to add their phone number. One-time codes are sent by SMS.

Itsme®¶

Itsme® authentication can be used to allow signatories to provide their identity using itsme®. This feature is only available in Belgium and the Netherlands.

The feature can be enabled in Sign Settings and applies automatically to the Customer (identified with itsme®) role. To enable it for other roles, go to Sign ‣ Configuration ‣ Roles. Click in the Extra Authentication Step column for the role, and select Via itsme®.

Go to the document that needs to be signed and add the Signature field. Switch to any role configured to use the feature, and click Validate and Send.

Upon signing the document, the signer completes the Signature field and proceeds by clicking on Validate & Send Completed Document, triggering a Final verification page where authentication via itsme® is required.

Hachage du signataire¶

Each time someone signs a document, a hash - a unique digital signature of the operation - is generated to ensure traceability, integrity, and inalterability. This process guarantees that any changes made after a signature is affixed can be easily detected, maintaining the document’s authenticity and security throughout its lifecycle.

A visual security frame displaying the beginning of the hash is added to the signatures. Internal users can hide or show it by turning the Frame option on or off when signing the document.

Étiquettes¶

Tags can be used to categorize and organize documents, allowing users to quickly search for and filter documents based on specific criteria.

You can manage tags by going to Configuration ‣ Tags. To create a tag, click New. On the new line, add the Tag Name and select a Color Index for your tag.

To apply a tag to a document, use the dropdown list available in your document.

Sign order¶

When a document needs to be signed by different parties, the signing order lets you control the order in which your recipients receive it for signature.

After uploading a PDF with at least two signature fields with two different roles and clicking Send, toggle the Specify Signing Order switch and search for the signer’s name or email information to add them. You can decide on the signing order by typing 1 or 2 in the first column.

Each recipient receives the signature request notification only once the previous recipient has completed their action.

Field types¶

Fields are used in a document to indicate what information must be completed by the signers. You can add fields to your document simply by dragging and dropping them for the left column into your document.

Various field types can be used to sign documents (placeholder, autocompletion, etc.). By configuring your own field types, also known as signature item types, the signing process can be even faster for your customers, partners, and employees.

Pour créer et modifier les types de champ, allez à Signature ‣ Configuration ‣ Paramètres ‣ Modifier les types de champ.

You can select an existing field by clicking on it, or you can Create a new one. First, edit the Field Name. Then, select a Field Type:

• Signature : les utilisateurs sont invités à saisir leur signature, soit en la dessinant, soit en générant une signature automatique basée sur leur nom, soit en téléchargeant un fichier local (généralement une image). Chaque type de champ Signature suivant réutilise les données saisies dans le premier champ.

• Initiales : les utilisateurs sont invités à saisir leurs initiales, de la même manière que le champ Signature.

• Texte : les utilisateurs saisissent du texte sur une seule ligne.

• Texte multiligne : les utilisateurs saisissent du texte sur plusieurs lignes.

• Case à cocher : les utilisateurs peuvent cocher une case (par ex. pour marquer leur approbation ou leur consentement).

• Sélection : les utilisateurs choisissent une option unique parmi une variété d’options.

Le paramètre Remplir automatiquement le champ partenaire est utilisé pour compléter automatiquement un champ pendant le processus de signature. Il utilise la valeur d’un des champs du modèle de contact (res.partner) du signataire du document. Pour ce faire, saisissez le nom technique du champ du modèle de contact.

The size of the fields can also be changed by editing the Default Width and Default Height. Both sizes are defined as a percentage of the full page expressed as a decimal, with 1 equalling the full page’s width or height. By default, the width of new fields you create is set to 15% (0.150) of a full page’s width, while their height is set to 1.5% (0.015) of a full page’s height.

Rédigez ensuite un Conseil. Les conseils sont affichés à l’intérieur de flèches sur le côté gauche de l’écran de l’utilisateur pendant le processus de signature pour l’aider à comprendre ce que l’étape implique (par ex. « Signer ici » ou “Saisir votre date de naissance”). Vous pouvez également utiliser un texte Placeholder qui s’affichera dans le champ avant qu’il ne soit complété.