Recibos de nómina¶

Los empleados o sus gerentes se encargan de crear los recibos de nómina y luego los empleados autorizados (por lo general suelen ser los gerentes) deben aprobarlos. Una vez que los recibos están aprobados, se entregan a los empleados y se efectúa el pago mediante cheque o depósito, según la configuración del perfil del empleado.

El menú desplegable Recibos de nómina ubicado en el encabezado de la aplicación Nómina consta de tres secciones: Por pagar, Todos los recibos de nómina y Lotes.

Estas tres secciones le proporcionan todas las herramientas necesarias para crear recibos de nómina para los empleados, por ejemplo, recibos individuales, por lote o por comisión.

Por pagar¶

Haga clic en Nómina ‣ Recibos de nómina ‣ Por pagar para ver los recibos que debe pagar. En esta página Odoo muestra los recibos que aún no han sido generados y puede crearlos desde este tablero.

Cada recibo de nómina incluye el número de referencia del recibo, el nombre del empleado, el nombre del lote, la empresa, el salario básico, el salario bruto, el salario neto y el estado del recibo de nómina.

Haga clic en la entrada de un recibo de nómina para visualizar los detalles correspondientes.

Crear un nuevo recibo de nómina¶

Es posible crear un nuevo recibo de nómina desde la página de Recibos de nómina por pagar o la de Recibos de nómina del empleado.

Haga clic en el botón Nuevo ubicado en la esquina superior izquierda para crear un recibo de nómina.

Esta acción abrirá un formulario vacío para un recibo de nómina, allí complete la información necesaria.

Formulario de recibo de nómina¶

Varios campos de este formulario son obligatorios y la mayoría de ellos se completan de forma automática después de seleccionar un empleado.

Complete la siguiente información en el formulario del recibo de nómina:

• Empleado: escriba el nombre de un empleado o seleccione uno con la lista desplegable de este campo. Este campo es obligatorio.

  Nota

  Le recomendemos que solo cree recibos de nómina para empleados que ya están en la base de datos. Si no hay un registro de empleado actual (y por lo tanto no hay un contrato), le recomendamos que primero cree al nuevo empleado en la aplicación Empleados antes de crear sus recibos de nómina. Consulte la documentación sobre nuevos empleados para obtener instrucciones sobre cómo agregar un empleado.

• Periodo: el primer día hasta el último día del mes actual completa en automático el campo Periodo de forma predeterminada. Es posible cambiar las fechas en caso de que lo desee.

  Haga clic en la primera fecha en el campo Periodo para cambiar la fecha de inicio, esto abrirá un calendario emergente. En este calendario utilice los iconos < (menor que) y > (mayor que) para seleccionar el mes deseado y después haga clic en un día para seleccionar esa fecha específica.

  Repita este proceso para modificar la fecha de finalización del recibo de nómina. Estos campos son obligatorios.

• Contrato: seleccione el contrato correspondiente para el empleado con el menú desplegable. Solo aparecerán como opciones los contratos disponibles para el empleado seleccionado. Este campo es obligatorio.

• Lote: seleccione el lote de recibos de nómina al que se debe agregar este nuevo recibo con el menú desplegable de este campo.

• Estructura: seleccione el tipo de estructura salarial con el menú desplegable. Solo aparecerán como opciones las estructuras salariales relacionadas al contrato seleccionado de ese empleado en específico.

  Todas las estructuras disponibles aparecen en la lista si aún no ha seleccionado ningún empleado o contrato. Después de que selecciona uno, las estructuras establecidas que no estén disponibles para ese empleado o contrato no aparecerán. Este campo es obligatorio.

Pestaña de días trabajados y entradas¶

• Días trabajados: las entradas que están en días trabajados (como Tipo, Descripción, Número de días, Número de horas y Cantidad) se completan de forma automática con la información de los campos Periodo, Contrato y Estructura del formulario del recibo de nómina.

• Otras entradas: en esta sección puede agregar datos adicionales que influyan en el recibo de nómina, como deducciones, reembolsos y gastos.

  Haga clic en Agregar una línea para crear una entrada en la sección Otras entradas.

  Seleccione un tipo para la entrada con el menú desplegable de la columna correspondiente. Escriba una descripción si lo desea y, por último, ingrese el monto en el campo Número.

Pestaña de cálculo del salario¶

• Cálculo del salario: la pestaña Cálculo del salario se completa de forma automática luego de hacer clic en el botón Calcular hoja. Después, aparecen los salarios, deducciones, impuestos y otros datos correspondientes.

• Tiene neto negativo para reportar: seleccione la casilla si el empleado tiene un importe neto negativo en este recibo de nómina. Esto solo aparece si el saldo del recibo del empleado es negativo.

Pestaña de Otra información¶

• Nombre de recibo de nómina: escriba un nombre para el recibo en este campo. El nombre debe ser breve y descriptivo, como (Nombre del empleado) - Abril de 2023. Este campo es obligatorio.

• Empresa: con el menú desplegable de este campo seleccione la empresa a la que se aplica el recibo de nómina. Este campo es obligatorio.

• Fecha de cierre: escriba en este campo la fecha en que el pago se realiza al empleado.

  Haga clic en el campo para abrir un calendario emergente y use los iconos < > (menor que y mayor que) para ir al mes y año deseado.

  Haga clic en la fecha deseada para seleccionarla.

• Fecha de cuenta: en este campo proporcione la fecha en la que se debe registrar el recibo de nómina.

• Diario de salarios: este campo se completa de forma automática después de seleccionar un empleado existente. Este campo está vinculado a la aplicación Contabilidad y no puede editarse. Además, es obligatorio.

• Asiento contable: este campo se completa de forma automática al confirmar el recibo de nómina, si aplica. Este campo no se puede modificar.

• Agregue una nota interna…: en este campo puede escribir cualquier nota o mensaje de referencia para la nueva entrad.

Procesar el nuevo recibo de nómina¶

Una vez que haya agregado toda la información necesaria al recibo de nómina, haga clic en el botón Calcular hoja. Esta acción almacenará toda la información del recibo de nómina y la pestaña Cálculo del salario se completará en automático con la información del contrato del empleado o sus registros de asistencia.

Si necesita realizar modificaciones, primero haga clic en el botón Cancelar y después en el botón Establecer como borrador. Haga los cambios y vuelva a hacer clic en el botón Calcular hoja, los cambios se reflejarán en las pestañas Días trabajados y Cálculo del salario.

Cuando toda la información en el formulario del recibo de nómina sea correcta, haga clic en el botón Crear un asiento en estado de borrador para crear el recibo.

Aparecerá una ventana emergente de confirmación con la pregunta ¿Está seguro de que desea continuar?, haga clic en De acuerdo para confirmar.

El chatter se actualizará en automático y aparecerá el correo electrónico que se le envió al empleado, junto con una copia en PDF del recibo de nómina.

Haga clic en el botón Imprimir para imprimir el recibo de nómina. Para cancelarlo, haga clic en el botón Cancelar.

Lo que debe hacer a continuación es enviar el pago al empleado. Haga clic en el botón Registrar pago, aparecerá un formulario emergente en el que debe seleccionar el Diario bancario correspondiente en donde se recibe el pago desde un menú desplegable. Luego, haga clic en el botón Confirmar para confirmar el diario y volver al recibo de nómina.

Importante

Para poder pagar una nómina, el empleado debe tener una cuenta bancaria en su información de contacto. Si no hay información bancaria, no podrá recibir su salario y aparecerá un error al hacer clic en el botón Realizar pago. La información bancaria está disponible en la pestaña Información privada de la tarjeta del empleado en la aplicación Empleados. Edite la tarjeta del empleado y, en caso de que sea necesaria, agregue la información bancaria.

Odoo verifica la información de la cuenta bancaria de forma automática. Si hay un error con la cuenta bancaria del empleado, aparecerá una ventana emergente con el mensaje «La cuenta bancaria del empleado no es fiable». Si este error aparece, actualice la información de la cuenta bancaria en su formulario de empleado.

Si necesita cancelar o reembolsar un pago, haga clic en los botones Cancelar o Reembolso. Estos botones están ubicados en la parte superior de la pantalla.

Todos los recibos de nómina¶

Para ver todos los recibos de nómina sin importar el estado que tengan, vaya a Nómina ‣ Recibos de nómina ‣ Todos los recibos de nómina. Una vez que la página Recibos de nómina del empleado cargue, aparecerán todos los recibos organizados por lote en una vista de lista predeterminada.

Haga clic en la ▶ (flecha derecha) junto al nombre de un lote para ver todos los recibos de nóminas de ese lote en particular con sus detalles correspondientes.

El número de recibos de nómina en el lote está escrito entre paréntesis después del nombre del lote. El Estado de cada recibo aparece del lado derecho e indica alguna de las siguientes opciones:

• Borrador: el recibo de nómina se creó y aún puede realizar modificaciones, ya que todavía no se calculan los importes.

• En espera: ya se calculó el recibo de nómina y los detalles salariales están disponibles en la pestaña Cálculo del salario.

• Listo: el recibo de nómina ya está calculado y está listo para pagarse.

• Pagado: el empleado ya recibió su pago.

Haga clic en un recibo de nómina individual para ver los detalles en una página por separado. Use el menú de migas de pan y haga clic en Recibos de nómina del empleado para volver a la vista de lista de todos los recibos de nómina.

Puede crear un nuevo recibo de nómina desde la página de Recibos de nómina con el botón Nuevo que se ubica en la esquina superior izquierda. Esta acción abrirá un formulario vacío para elaborar un nuevo recibo, allí deberá ingresar toda la información necesaria que se describe en la sección Crear un nuevo recibo de nómina.

Para imprimir la versión en PDF de los recibos de nómina desde las páginas de Recibos de nómina por pagar o Recibos de nómina del empleado, primero selecciónelos. Haga clic en la casilla ubicada a la izquierda de cada recibo que desea imprimir. También puede hacer clic en la casilla que se encuentra a la izquierda del título de la columna Referencia, así seleccionará todas las nóminas visibles en la página. Luego, haga clic en el botón Imprimir para imprimir los recibos de nómina.

Es posible importar los recibos de nómina a una hoja de cálculo de Excel. Para exportarlos todos, haga clic en el icono ⚙️ (engranaje) ubicado al final de Recibos de nómina del empleado que se encuentra en la esquina superior izquierda. Esta acción abrirá un menú desplegable, haga clic en Exportar todo para exportar todos los recibos de nómina a una hoja de cálculo.

Para exportar solo los recibos de nómina seleccionados, primero seleccione aquellos que desea exportar de la lista. Haga clic en la casilla ubicada del lado izquierdo de cada recibo para seleccionarlo. A medida que selecciona los recibos de nómina, aparece un botón inteligente en la parte superior central de la página con el número de recibos que ha seleccionado. Después, haga clic en el icono ⚙️ (engranaje) Acciones que se encuentra en la parte superior central de la página y haga clic en Exportar.

Lotes¶

Para ver los recibos de nómina por lotes, vaya a Nómina ‣ Recibos de nómina ‣ Lotes para mostrar todos los lotes de los recibos de nómina que se han creado. De manera predeterminada, estos lotes aparecen en una lista.

Cada lote muestra el nombre, las fechas Desde y Hasta, su estado, el número de recibos de nómina en el lote (Número de recibos de nómina) y la empresa.

Crear un nuevo lote¶

Para crear un nuevo lote de recibos de nómina desde la página de Lotes de recibos de nómina (Nómina ‣ Recibos de nómina ‣ Lotes), haga clic en el botón Nuevo que se ubica en la esquina superior izquierda. Esta acción abrirá un formulario vacío para un lote de recibos de nómina en otra página.

Escriba el Nombre del lote en el formulario del nuevo lote de recibos de nómina.

Seleccione el rango de fechas al cual se aplica el lote. Haga clic en uno de los campos Periodo para abrir un calendario emergente, allí busque el mes correcto y haga clic en el día correspondiente tanto para la fecha de inicio como para la fecha de finalización del lote.

La empresa actual completa el campo Empresa. Si se encuentra en un entorno multiempresa no podrá modificar la empresa desde el formulario, debe crearlo desde la base de datos de la empresa deseada.

Procesar un lote¶

Haga clic en un lote para ver sus detalles en una página separada. En esa página aparecerán diferentes opciones (botones) en la parte superior, según el estado del lote:

• Estado Nuevo: los lotes sin recibos de nómina tienen el estado Nuevo. Los siguientes botones aparecen para esos lotes:

  

  • Agregar recibos de nómina: haga clic en el botón Agregar recibos de nómina para agregar recibos al lote, aparecerá la ventana emergente Agregar recibos de nómina. En la lista solo aparecerán los recibos que puede agregar al lote (es decir, aquellos que aún no forman parte de uno).

    Para seleccionar los recibos haga clic en la casilla ubicada a la izquierda de cada nombre, después haga clic en el botón Seleccionar para agregarlos al lote. El estado cambia a Confirmado después de seleccionarlos y agregarlos.

  • Generar recibos de nómina: después de agregar los recibos al lote, haga clic en el botón Generar recibos de nómina para procesarlos y crearlos en la base de datos.

    Aparecerá la ventana emergente Generar recibos de nómina. Si solo e desea crear recibos para una estructura salarial específica o un departamento específico, selecciónelos en los menús desplegables correspondientes. Si no selecciona nada, entonces todos los recibos que aparezcan en la ventana emergente se procesan de forma común.

    Haga clic en el botón Generar para crear los recibos de nómina. El botón Generar recibos de nómina cambia a un botón Crear un borrador de entrada y el estado cambia a Confirmado.

• Estado Confirmado: los lotes creados y que tienen recibos de nómina, pero estos aún no se han procesado, tienen el estado Confirmado. Los siguientes botones de opción aparecen para esos lotes:

  

  • Crear borrador de entrada: haga clic en el botón Crear borrador de entrada para confirmar los recibos (y el lote) y crear los respectivos borradores. El lote ahora tiene el estado Hecho.

  • Establecer como borrador: haga clic en el botón Establecer como borrador si en algún momento es necesario revertir el lote al estado de Nuevo. Esta acción no elimina ningún recibo de nómina que ya haya agregado al lote.

• Estado Hecho: los lotes con recibos de nómina confirmados tienen el estado Hecho. Los siguientes botones aparecen para esos lotes:

  

  • Crear reporte de pago: haga clic en el botón Crear reporte de pago y aparecerá la ventana emergente Seleccione un diario bancario. Elija el diario bancario correcto con el menú desplegable.

    El nombre del lote aparece en el campo Nombre del archivo, pero puede modificarlo si así lo desea. Por último, haga clic en Confirmar para procesar los recibos de nómina y pagarle a sus empleados.

  • Marcar como pagado: deberá marcar los recibos de nómina en la base de datos como pagados después de que haya creado los pagos con el botón Crear reporte de pago.

    Haga clic en el botón Marcar como pagado, el estado del lote cambiará a Pagado.

  • Establecer como borrador: haga clic en el botón Establecer como borrador si en algún momento es necesario revertir el lote al estado de Nuevo. Esta acción no elimina ningún recibo de nómina que ya haya agregado al lote.

• Estado Pagado: los lotes que se han completado tienen el estado Pagado. En este estado no aparecen otros botones.

  

Es posible acceder a cada recibo de nómina del lote desde la página de detalles del lote con el botón inteligente Recibos de nómina que se encuentra arriba de la información del lote en el centro. Haga clic en allí para ver una lista con todos los recibos.

Utilice las migas de pan para volver a la página de detalles de un lote individual, o a la lista de todos los lotes.

Generar recibos de nómina con garantía¶

En Odoo, las comisiones se pagan a los empleados a través de recibos de nómina con garantía.

Es posible generar los recibos de nómina con garantía desde la página Lotes de recibos de nómina (Nómina ‣ Recibos de nómina ‣ Lotes).

Primero, haga clic en la casilla ubicada a la izquierda de cada lote para el cual se deben crear los recibos de nómina. Después, haga clic en el botón Generar recibos de nómina con garantía ubicado en la parte superior de la página.

Esta acción abre la ventana emergente Generar recibos de nómina con garantía en la que debe completar la información necesaria.

En esta ventana emergente, haga clic en el menú desplegable que se ubica junto al campo Periodo para abrir una ventana emergente con un calendario. Aquí podrá seleccionar el periodo que desee en el que se generarán los recibos de nómina. Use las flechas < (izquierda) y > (derecha) para ir al mes correcto y seleccionar la fecha.

En el campo Departamento , seleccione el correspondiente con el menú desplegable.

Cuando selecciona un departamento, los empleados de ese departamento aparecerán en la sección de Empleados.

En la sección de Empleados, escriba el importe de la comisión para cada empleado en la columna ubicada en el extremo derecho. Para quitar a un empleado, haga clic en el icono 🗑️ (papelera) para eliminar la línea.

Para agregar un nuevo asiento haga clic en Agregar una línea, seleccione a un empleado y escriba el importe de la comisión correspondiente.

Si es necesario, haga clic en el botón Suba su archivo para agregar uno. Todos los tipos de archivo con compatibles.

Una vez que haya agregado todas las comisiones, haga clic en el botón Generar recibos de nómina para crear los recibos en un lote.

Procese el lote de la misma manera en que procesaría un lote común para completar el proceso de pago.