Call for tenders¶
Sometimes, companies might want to invite vendors to submit offers for similar goods or services all at once. This helps companies select the cheapest, fastest vendors for their specific business needs.
In Odoo können Sie dazu alternative Angebotsanfragen für verschiedene Lieferanten erstellen. Sobald Sie von jedem Anbieter eine Antwort erhalten haben, können Sie die Produktzeilen aus jeder Anfrage vergleichen und entscheiden, welche Produkte Sie von welchem Anbieter kaufen möchten.
Bemerkung
Dieses Verfahren, das manchmal auch als Ausschreibung bezeichnet wird, wird vor allem von Organisationen im öffentlichen Sektor verwendet, die gesetzlich dazu verpflichtet sind, dieses Verfahren zu verwenden, wenn sie einen Kauf tätigen. Aber auch private Unternehmen können alternative Angebotsanfragen verwenden, um effizient Geld auszugeben.
Konfiguration¶
Um alternative Angebotsanfragen zu erstellen, muss die Funktion Kaufverträge in den Einstellungen der Einkaufsapp aktiviert sein. Navigieren Sie dazu zur und klicken Sie im Abschnitt Aufträge auf das Kontrollkästchen neben Kaufverträge.
Klicken Sie dann auf Speichern, um alle Änderungen zu speichern.
Eine Angebotsanfrage erstellen¶
To create a new RfQ, follow the instructions in the Angebotsanfragen documentation.
Alternative Angebotsanfragen erstellen¶
Sobald eine Bestellung erstellt und per E-Mail an einen Lieferanten gesendet wurde, können alternative Angebotsanfragen erstellt und an weitere, alternative Lieferanten gesendet werden, um Preise, Lieferzeiten und andere Faktoren zu vergleichen und eine Entscheidung zu treffen, bei welchem Lieferanten Sie welche Produkte bestellen.
Um alternative Anfragen zu erstellen, klicken Sie auf den Reiter Alternativen und dann auf Alternative erstellen. Wenn Sie darauf klicken, erscheint ein Pop-up-Fenster Alternative erstellen.
In diesem Fenster wählen Sie aus dem Dropdown-Menü neben dem Feld Lieferant einen alternativen Lieferanten aus, dem dieses alternative Angebot zugewiesen ist.
Daneben befindet sich ein Kontrollkästchen Produkte kopieren, das standardmäßig aktiviert ist. Wenn es aktiviert ist, werden die Produktmengen der ursprünglichen Angebotsanfrage in die Alternative kopiert. Für dieses erste alternative Angebot lassen Sie das Kontrollkästchen aktiviert. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Alternative erstellen. Dadurch wird ein neues Angebotsanfrageformular erstellt.
Da das Kontrollkästchen Alternative erstellen markiert gelassen wurde, ist dieses neue Formular bereits mit denselben Produkten, Mengen und anderen Details gefüllt wie die vorige Angebotsanfrage.
Bemerkung
Wenn das Kontrollkästchen Produkte kopieren bei der Erstellung eines alternativen Angebots aktiviert ist, müssen keine zusätzlichen Produkte hinzugefügt werden, sofern dies nicht gewünscht ist.
Wenn jedoch ein ausgewählter Lieferant in der Spalte Lieferant auf einem Produktformular aufgeführt ist, das in der Bestellung enthalten ist, werden die auf dem Produktformular eingestellten Werte in der Angebotsanfrage übernommen und müssen, falls gewünscht, manuell geändert werden.
Sobald Sie fertig sind, erstellen Sie ein zweites alternatives Angebot, indem Sie auf den Reiter Alternativen klicken, gefolgt von Alternative erstellen.
Dies öffnet das Pop-up-Fenster Alternative erstellen. Auch hier wählen Sie einen anderen Lieferanten aus dem Dropdown-Menü neben Lieferant. Deaktivieren Sie jedoch in diesem Fall das Kontrollkästchen Produkte kopieren. Dadurch werden alle Produkte auf der neuen alternativen Angebotrsanfrage entfernt, sodass diese leer bleibt. Die spezifischen Produkte, die bei diesem bestimmten Anbieter bestellt werden sollen, können bei Bedarf hinzugefügt werden.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Alternative erstellen.
Tipp
Wenn ein alternatives Angebot im Reiter Alternativen entfernt werden muss, können Sie es einzeln entfernen, indem Sie auf das Symbol Entfernen (X) am Ende der jeweiligen Zeile klicken.
Dadurch wird eine dritte neue Angebotsanfrage erstellt. Da die Produktmengen der ursprünglichen Angebotsanfrage jedoch nicht übernommen wurden, sind die Produktzeilen leer und neue Produkte können hinzugefügt werden, indem Sie auf Produkt hinzufügen klicken und die gewünschten Produkte aus dem Drop-down-Menü auswählen.
Sobald Sie die gewünschte Anzahl von Produkten hinzugefügt haben, klicken Sie auf Per E-Mail versenden.
Daraufhin wird ein Popup-Fenster E-Mail verfassen geöffnet, in dem Sie die Nachricht an den Lieferanten anpassen und bei Bedarf Anhänge hinzufügen können. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Senden.
Klicken Sie in diesem neuesten Formular auf den Reiter Alternativen. in diesem Reiter sind alle drei Angebotsanfragen in der Spalte Referenz zu sehen. Außerdem sind die Lieferanten in der Spalte Lieferant aufgelistet und das Gesamt (und der Status) der Aufträge stehen ebenfalls in den Zeilen.
Das Datum in der Spalte Erwartete Ankunft wird für jeden Lieferanten auf der Grundlage der in den Lieferanren- und Produktformularen vorkonfigurierten Vorlaufzeiten berechnet.
Neue Angebotsanfrage mit bestehenden Angeboten verknüpfen¶
Auch wenn ein Angebot nicht direkt im Reiter Alternativen einer anderen Angebotsanfrage erstellt wird, kann es dennoch mit bestehenden Angebotsanfragen verknüpft werden.
Beginnen Sie dazu mit der Erstellung einer neuen Angebotsanfrage. Navigieren Sie zu . Füllen Sie die Angebotsanfrage aus, entsprechend der vorherigen Anleitung.
Then, once ready, click the Alternatives tab. Since this new RfQ was created separately, there are no other orders linked yet.
However, to link this RfQ with existing alternatives, click Link to Existing RfQ on the first line in the Vendor column.
This opens an Add: Alternative POs pop-up window. Select the desired previously-created RfQs, and click Select. All of these orders are now copied to this RfQ, and can be found under the Alternatives tab.
Tipp
If a large number of POs are being processed, and the previous POs can’t be located, click the (chevron) icon to the right of the search bar, at the top of the pop-up window.
Then, under the Group By section, click Vendor. Vendors are displayed in their own nested drop-down lists, and each vendor’s list can be expanded to view open POs for that vendor.
Produktzeilen vergleichen¶
Alternative RfQs can be compared side-by-side, in order to determine which vendors offer the best deals on the products included in the orders.
To compare alternative RfQs, navigate to the app, and select one of the previously-created RfQs.
Klicken Sie dann im Reiter Alternativen, um alle verknüpften Angebotsanfragen zu sehen. Klicken Sie dann unter der Option Alternative erstellen auf Produktzeilen vergleichen. Dadurch gelangen Sie auf die Seite Auftragszeilen vergleichen.
The Compare Order Lines page, by default, groups by Product. Each product included in any of the RfQs is displayed in its own nested drop-down list, and features all of the PO numbers in the Reference column.
Bemerkung
To remove product lines from the Compare Order Lines page, click Clear at the far-right end of that product line’s row.
Doing so removes this specific product as a selectable option from the page, and changes the
Total price of that product on the page to 0.
Additionally, on the RfQ form, in which that product was included, its ordered quantity is also
changed to 0.
Once the best offers have been identified, individual products can be selected by clicking the Choose button at the end of each corresponding row.
Once all desired products have been chosen, click Requests for Quotation (in the breadcrumbs, at the top of the page) to navigate back to an overview of all RfQs.
Alternativen stornieren (oder beibehalten)¶
Once the desired products have been chosen from the Compare Order Lines page, the remaining RfQs, from which no products were chosen, can be canceled.
The cost in the Total column for each product that wasn’t chosen is automatically set to
0, indicated at the far-right of each corresponding row.
Although they haven’t been canceled yet, this indicates that each of those orders can be canceled without having an effect on the other live orders, once those orders have been confirmed.
To confirm an RfQ for which products were selected, click into an RfQ, and click Confirm Order.
This causes a What about the alternative Requests for Quotations? pop-up window to appear.
To view a detailed form of one of the RfQs listed, click the line item for that quotation. This opens an Open: Alternative POs pop-up window, from which all details of that particular RfQ can be viewed.
Once ready, click Close to close the pop-up window.
In the What about the alternative Requests for Quotations? pop-up window, two options are presented: Cancel Alternatives and Keep Alternatives.
If this PO should not be confirmed, click Discard.
Selecting Cancel Alternatives automatically cancels the alternative RfQs. Selecting Keep Alternatives keeps the alternative RfQs open, so they can still be accessed, if any additional product quantities need to be ordered later.
Once all products are ordered, select Cancel Alternatives from whichever PO is open at that time.
Finally, using the breadcrumbs at the top of the page, click Requests for Quotation to navigate back to an overview of all RfQs.
The canceled orders can be seen, greyed out and listed with a Cancelled status, under the Status column at the far-right of their respective rows.
Now that all product quantities have been ordered, the purchase process can be completed, and the products can be received into the warehouse.
Siehe auch