Rechnungsstellung basierend auf Zeitaufwand und Material¶
Die Rechnungsstellung nach Zeitaufwand und/oder Material wird in der Regel verwendet, wenn eine genaue Schätzung des Projektumfangs nicht möglich ist oder wenn sich die Anforderungen eines Projekts ändern können.
Dies steht im Gegensatz zu einem Festpreisvertrag, bei dem sich der Kunde verpflichtet, einen bestimmten Gesamtbetrag für die Erfüllung des Vertrags zu zahlen, unabhängig davon, was den Mitarbeitern, Subunternehmern und Lieferanten gezahlt werden muss.
Odoo Verkauf kann Zeit und verschiedene andere Ausgaben (z. B. Transport, Unterkunft) sowie Einkäufe, die zur Erfüllung eines Auftrags erforderlich sind, in Rechnung stellen.
Konfiguration der App und Einstellungen¶
Um den Fortschritt eines Projekts genau verfolgen zu können, müssen die Apps Projekt und Buchhaltung von Odoo installiert sein.
Um die Projekte-App zu installieren, navigieren Sie zum Odoo-Hauptdashboard –> Apps. Suchen Sie dann auf der Seite Apps den App-Block Projekte und klicken Sie auf Aktivieren. Die Seite wird automatisch aktualisiert und kehrt zum Odoo-Hauptdashboard zurück, wo die Projekte-App nun zur Verfügung steht.
Wiederholen Sie den gleichen Vorgang, um die Buchhaltungsapp zu installieren.
Klicken Sie nach der Installation auf das Symbol der Buchhaltungsapp im Odoo-Hauptdashboard und navigieren Sie zu Konfiguration –> Einstellungen. Auf der Seite Einstellungen scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Analysen und stellen Sie sicher, dass das Kästchen neben Kostenrechnung markiert ist.
Klicken Sie dann auf Speichern, um alle Änderungen zu speichern.
Navigieren Sie dann zu Odoo-Hauptdashboard –> Projekt –> Konfiguration –> Einstellungen. Stellen Sie auf der Seite Einstellungen im Abschnitt Zeitmanagement sicher, dass das Kästchen neben der Funktion Zeiterfassungen markiert ist.
Klicken Sie dann auf Speichern, um alle Änderungen zu speichern.
Konfiguration eines Dienstleistungsprodukts¶
Wenn die Funktion Zeiterfassungen in der Projekt-App aktiviert ist, ist es jetzt möglich, die für ein Projekt aufgewendete Zeit in Rechnung zu stellen, aber nur wenn die folgenden Produktkonfigurationen vorgenommen wurden.
Wichtig
Die Rechnungsstellung für die für ein Projekt aufgewendete Zeit ist nur bei Produkten möglich, bei denen Dienstleistung als Produktart im Produktformular eingestellt ist.
Um ein Dienstleistungsprodukt zu konfigurieren, navigieren Sie zunächst zu . Klicken Sie dann auf der Seite Produkte auf ein zu konfigurierendes Produkt oder klicken Sie auf Neu, um ein neues Produkt zu erstellen.
Im Produktformular setzen Sie im Reiter Allgemeine Informationen die Produktart auf Dienstleistung. Öffnen Sie dann das Dropdown-Menü im Feld Abrechnungspolitik und wählen Sie Basierend auf Zeiterfassungen.
Als nächstes wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Bei Auftrag erstellen die Option Projekt & Aufgabe. Diese Einstellung bedeutet, dass bei der Erstellung eines Verkaufsauftrags mit diesem speziellen Dienstleistungsprodukt ein neues Projekt und eine neue Aufgabe in der Projekt-App erstellt werden.
Bemerkung
Die Option Aufgabe kann stattdessen aus dem Dropdown-Menü Bei Auftrag erstellen gewählt werden. Wenn Sie Aufgabe wählen, wählen Sie im Feld Projekt ein bestehendes Projekt aus, in dem die Aufgabe erscheinen soll. Dieses Feld erscheint nur, wenn Sie im Feld Bei Auftrag erstellen die Option Aufgabe gewählt haben.
Zeitaufwand zum Verkaufsauftrag hinzufügen¶
Nach der korrekten Konfiguration eines Dienstleistungsprodukts mit den Optionen Abrechnungspolitik und Bei Auftrag erstellen ist es möglich, die aufgewendete Zeit zu einem Verkaufsauftrag hinzuzufügen.
Um das in Aktion zu sehen, navigieren Sie zu , um ein leeres Angebotsformular zu öffnen. Fügen Sie dann einen Kunden hinzu und klicken Sie auf den Reiter Auftragspositionen auf Produkt hinzufügen und wählen Sie das richtige Konfiguriertes Dienstleistungsprodukt aus dem Dropdown-Menü.
Klicken Sie anschließend auf Bestätigen, um den Auftrag zu bestätigen.
Nach der Bestätigung des Verkaufsauftrags erscheinen zwei intelligente Schaltflächen oben auf dem Auftragsformular: Projekt und Aufgaben.
Wenn Sie auf die intelligente Schaltfläche Projekte klicken, wird das spezifische Projekt angezeigt, das mit diesem Verkaufsauftrag verbunden ist. Wenn Sie auf die intelligente Schaltfläche Aufgaben klicken, wird die spezifische Projektaufgabe für diesen Verkaufsauftrag angezeigt. Beide sind auch über die Projekt-App zugänglich.
Um die für einen Verkaufsauftrag aufgewendete Zeit hinzuzufügen, klicken Sie auf die intelligente Schaltfläche Aufgaben.
Wählen Sie im Aufgabenformular den Reiter Zeiterfassungen. Im Reiter Zeiterfassungen können Mitarbeiter für die Arbeit an dem Projekt eingeteilt werden und die Zeit, die sie für die Aufgabe aufwenden, kann von den Mitarbeitern oder von der Person, die den Verkaufsauftrag erstellt hat, hinzugefügt werden.
Um einen Mitarbeiter und die für die Aufgabe aufgewendete Zeit hinzuzufügen, klicken Sie auf Zeile hinzufügen im Reiter Zeiterfassungen. Wählen Sie dann das entsprechende Datum und Mitarbeiter. Sie haben auch die Möglichkeit, in der Spalte Beschreibung eine kurze Beschreibung der in dieser Zeit geleisteten Arbeit hinzuzufügen, aber das ist nicht erforderlich.
Geben Sie schließlich die für die Aufgabe aufgewendete Zeit in die Spalte Aufgewendete Stunden ein und klicken Sie weg, um diese Zeile im Reiter Zeiterfassungen abzuschließen.
Bemerkung
Die in der Spalte Aufgewendete Stunden eingegebene Zeit wird sofort im Feld Zugewiesene Zeit (ioben im Aufgabenformular) als Prozentsatz angezeigt, der angibt, wie viel der insgesamt zugewiesenen Arbeitsstunden bisher geleistet wurden.
Die gleichen Informationen finden Sie als numerische Stunden in den Feldern Aufgewendete Stunden und Verbleibende Stunden, die sich unten im Reiter Zeiterfassungen befinden.
Wiederholen Sie den Vorgang für so viele Mitarbeiter und Stunden, die an dem Projekt gearbeitet haben.
Zeitaufwand abrechnen¶
Sobald alle erforderlichen Mitarbeiter und die aufgewendete Zeit zur Projektaufgabe hinzugefügt wurden, kehren Sie zum Verkaufsauftrag zurück, um dem Kunden diese Stunden in Rechnung zu stellen. Klicken Sie dazu entweder auf die intelligente Schaltfläche Verkaufsauftrag am oberen Rand des Aufgabenformulars oder kehren Sie über die Brotkrümelnavigation oben links auf dem Bildschirm zum Verkaufsauftrag zurück.
Zurück im Verkaufsauftragsformular wird die Zeit, die der Aufgabe hinzugefügt wurde, im Reiter Auftragspositionen (in der Spalte Geliefert) und in der neuen intelligenten Schaltfläche Erfasste Stunden oben auf dem Verkaufsauftrag angezeigt.
Um dem Kunden die für das Projekt aufgewendete Zeit in Rechnung zu stellen, klicken Sie auf Rechnung erstellen und wählen Sie im Pop-up-Fenster Rechnungen erstellen die Option Reguläre Rechnung. Klicken Sie dann auf Entwurfsrechnung erstellen.
Auf diese Weise wird ein Kundenrechnungsentwurf angezeigt, die die ganze eledigte Arbeit im Reiter Rechnungszeilen anzeigt.
Tipp
Achten Sie auf die Spalte Kostenverteilung in der Kundenrechnung, da diese Informationen notwendig sind, um sicherzustellen, dass andere Aufgaben der Zeit-/Materialabrechnung ordnungsgemäß und genau erledigt werden.
Klicken Sie auf Bestätigen, um die Rechnung zu bestätigen und mit dem Rechnungsstellungsprozess fortzufahren.
Spesenkonfiguration¶
Um mit einem Verkaufsauftrag verbundene Spesen zu verfolgen und abzurechnen, muss Odoo Spesenabrechnung installiert sein
Um die Spesenabrechnungsapp zu installieren, navigieren Sie zu . Suchen Sie dann auf der Seite Apps den App-Block Spesenabrechnung und klicken Sie auf Aktivieren.
Die Seite wird automatisch aktualisiert und kehrt zum Odoo-Hauptdashboard zurück, wo Sie nun auf die App Spesenabrechnung zugreifen können.
Spesen zum Verkaufsauftrag hinzufügen¶
Um einem Verkaufsauftrag Spesen hinzuzfügen, navigieren Sie zur . Klicken Sie dann auf dem Hauptdashboard Spesenabrechnung auf Neu, das ein leeres Spesenformular anzeigt.
Fügen Sie aus dem Spesenformular eine Beschreibung der Ausgabe (z. B. Hotel-Aufenthalt, Flugticket). Wählen Sie dann neben Kategorie die entsprechende Option aus dem Dropdown-Menü aus (z. B. Mahlzeiten, Meilen, Reisen & Unterkunft).
Bemerkung
Die Spesenkategorien können hinzugefügt und bearbeitet werden, indem Sie zu navigieren.
Geben Sie dann den Gesamtbetrag der Ausgabe in das Feld Gesamt ein, ebenso wie die eventuell anfallenden Enthaltene Steuern. Vergewissern Sie sich anschließend, dass der richtige Mitarbeiter ausgewählt ist und geben Sie im Feld Bezahlt von an, wer die Ausgabe bezahlt hat: der Mitarbeiter (zu erstatten) oder das Unternehmen.
Wählen Sie dann im Feld An Kunden berechnen den entsprechenden Verkaufsauftrag aus dem Dropdown-Menü. Wählen Sie dann dieselben Verkaufsauftragsdaten auch im Feld Kostenverteilung aus.
Bemerkung
Im Feld Kostenverteilung stehen nur die entsprechenden Verkaufsaufträge als Option zur Verfügung, wenn der Verkaufsauftrag ein Dienstleistungsprodukt enthält, das basierend auf Zeiterfassungen, Meilensteinen oder Gelieferten Mengen abgerechnet wird.
Wenn es Belege gibt, die hochgeladen und an die Ausgabe angehängt werden sollten, klicken Sie auf die Schaltfläche Beleg anhängen, und laden Sie die erforderlichen Dokumente zu der Ausgabe hoch. Dies ist nicht erforderlich, kann sich aber darauf auswirken, ob eine Ausgabe genehmigt wird oder nicht.
Wenn Sie alle Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf Abrechnung erstellen, um eine Spesenabrechnung zu erstellen, die alle soeben eingegebenen Speseninformationen enthält.
Es gibt die Option Beim Manager einreichen zur Genehmigung. Nach der Genehmigung erscheint der Hinweis In nächster Gehaltsabrechnung verrechnen.
Um einen vollständigen Ablauf in diesem Beispiel zu zeigen, wählen Sie Beim Manager einreichen. Dann würde der Manager auf Genehmigen klicken, um diese Ausgabe zu genehmigen, und auf Journalposten buchen, um diese Ausgabe im Buchhaltungsjournal zu buchen.
Auslagen in Rechnung stellen¶
Um einem Kunden eine Rechnung für eine Ausgabe auf einem Verkaufsauftrag zu stellen, navigieren Sie zu dem entsprechenden Verkaufsauftrag, entweder von der oder von der Spesenabrechnung in der . Klicken Sie in der Spesenabrechnung auf die intelligente Schaltfläche Verkaufsaufträge oben auf der Seite.
Wenn die Spesenabrechnung mit dem Verkaufsauftrag verknüpft war, hat die neu konfigurierte Ausgabe jetzt eine eigene Zeile im Reiter Auftragspositionen und kann dem Kunden in Rechnung gestellt werden.
Um dem Kunden die Ausgabe auf dem Verkaufsauftrag in Rechnung zu stellen, klicken Sie auf Rechnung erstellen und wählen Sie im Pop-up-Fenster Rechnungen erstellen die Option Reguläre Rechnung. Klicken Sie dann auf Entwurfsrechnung erstellen.
Auf diese Weise wird ein Kundenrechnungsentwurf für die Ausgabe angezeigt. Dann kann der Rechnungsstellungsprozess wie gewohnt fortgesetzt werden.
Einkaufskonfiguration¶
Um einem Kunden die Einkäufe einer Bestellung in Rechnung stellen zu können, muss die Einkaufsapp installiert sein.
Um die Einkaufsapp zu installieren, navigieren Sie zum Odoo Hauptdashboard –> Apps. Suchen Sie dann auf der Seite Apps den App-Block Einkauf und klicken Sie auf Aktivieren. Die Seite wird automatisch aktualisiert und kehrt zum Odoo-Hauptdashboard zurück, wo die Einkaufsapp nun zur Verfügung steht.
Einkauf zu Verkaufsauftrag hinzufügen¶
Um einen Einkauf zu einem Verkaufsauftrag hinzuzufügen, muss zuerste eine Bestellung erstellt werden. Um eine Bestellung zu erstellen, navigieren Sie zu , um ein leeres Bestellungsformular zu öffnen.
Fügen Sie zuerst einen Lieferanten zur Bestellung hinzu. Klicken Sie dann im Reiter Produkte auf das Dropdown-Menü zusätzliche Spaltenoptionen, dargestellt durch zwei horizentale Zeilen mit Punkten darauf, ganz rechts neben der Spaltenüberschrift. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü eine Kostenverteilung aus.
Nachdem Sie die Spalte Kostenverteilung zu den Überschriften im Reiter Produkte des Bestellformulars hinzugefügt haben, fügen Sie das/die Produkt(e) zur Bestellung hinzu. Klicken Sie dazu auf Produkt hinzufügen, und wählen Sie das gewünschte Produkt aus dem Dropdown-Menü. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Produkte, die Sie hinzufügen möchten.
Wichtig
Damit ein Kauf auf einem Verkaufsauftrag ordnungsgemäß fakturiert werden kann, muss das Produkt auf der Bestellung als Kann als Aufwand verbucht werden markiert sein, eine Abrechnungspolitik haben, die auf Gelieferte Mengen eingestellt ist, und die Option Nach Aufwand im Feld Spesen weiterberechnen auf seinem Produktformular ausgewählt haben.
Wählen Sie dann die entsprechende Kostenverteilung, die mit dem Verkaufsauftrag verbunden ist, auf den sich diese Bestellung bezieht. Klicken Sie dazu auf das leere Feld Kostenverteilung, um ein Pop-up-Fenster Kostenrechnung zu öffnen.
Wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü Abteilungen die Kostenverteilung, die mit dem gewünschten Verkaufsauftrag verbunden ist, der für den Kauf in Rechnung gestellt werden soll.
Sobald Sie alle Informationen im Reiter Produkte der Bestellung eingegeben haben, bestätigen Sie die Bestellung durch Klicken auf Auftrag bestätigen. Klicken Sie dann auf Produkte erhalten, wenn Sie die Produkte erhalten haben. Dadurch wird ein Wareneingangsformular erstellt.
Bemerkung
Wenn Sie Serien-/Losnummern eingeben müssen, bevor Sie den Erhalt von Produkten bestätigen, klicken Sie auf dem Wareneingangsformular auf das Symbol Details, das durch vier horizontale Linien ganz rechts neben der Produktzeile dargestellt wird.
Daraufhin wird ein Reiter Detaillierte Vorgänge angezeigt, auf der Sie die erforderliche Los-/Seriennummer(n) und Erledigte Menge hinzufügen können. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Bestätigen, um die Daten zu bestätigen.
Klicken Sie dann auf Validieren, um die Bestellung zu validieren.
Kehren Sie dann über die Brotkrümelnavigation oben auf der Seite zur Bestellung zurück und klicken Sie auf Rechnung erstellen, um eine Lieferantenrechnung zu erstellen, die dem Kunden über den angehängten Verkaufsauftrag in Rechnung gestellt werden kann.
Bemerkung
Stellen Sie sicher, dass Sie ein Rechnungsdatum auf dem Lieferantenrechnungsentwurf eingeben, bevor Sie bestätigen. Wenn kein Rechnungsdatum eingegeben wird, erscheint ein Fehlerfenster, das Sie auffordert, diese Information einzugeben, bevor die Bestätigung erfolgen kann.
Klicken Sie dann auf Bestätigen, um die Lieferantenrechnung zu bestätigen. Die Rechnung wird dann automatisch zum Verkaufsauftrag hinzugefügt, wo sie direkt an den zugehörigen Kunden fakturiert werden kann.
Einkauf abrechnen¶
Um einem Kunden einen Kauf auf einem Verkaufsauftrag in Rechnung zu stellen, fügen Sie zunächst den Kauf zum Verkaufsauftrag zum Verkaufsauftrag hinzu und navigieren dann zum gewünschten Verkaufsauftrag in der .
Auf dem Verkaufsauftrag, der an die Bestellung angehängt wurde, hat das gekaufte Produkt nun eine eigene Produktzeile im Reiter Auftragspositionen und ist bereit für die Rechnungsstellung.
Um dem Kunden den Einkauf in Rechnung zu stellen, klicken Sie auf Rechnung erstellen und wählen Sie im Pop-up-Fenster Rechnungen erstellen die Option Reguläre Rechnung. Klicken Sie dann auf Entwurfsrechnung erstellen.
Auf diese Weise wird ein Kundenrechnungsentwurf mit dem kürzlich hinzugefügten bestellten Produkt unter Rechnungszeilen angezeigt.
Um den Rechnungsstellungsprozess abzuschließen, klicken Sie auf Bestätigen, um die Rechnung zu bestätigen, und klicken Sie dann auf Zahlung registrieren im Pop-up-Formular Zahlung registrieren.