Spesen an Kunden weiterberechnen¶
Während der Arbeit an einem Projekt für einen Kunden müssen die Mitarbeiter oft ihr eigenes Geld für verschiedene Ausgaben im Zusammenhang mit dem Projekt ausgeben.
So kann es beispielsweise vorkommen, dass ein Mitarbeiter mit seinem eigenen Geld ein Hotel bezahlen muss, während er einen Vor-Ort-Service für einen Kunden erbringt. Als Unternehmen sollten diese Ausgaben dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Mit Odoo können Sie diese Art von Ausgaben schnell an den Kunden weiterberechnen.
Spesenabrechnungsapp¶
Um einem Kunden eine Ausgabe erneut in Rechnung stellen zu können, muss die **Spesenabrechnungsapp* installiert sein.
Um die Spesenabrechnungsapp zu installieren, navigieren Sie zu , und klicken Sie auf Installieren im Block der Spesenabrechnung. Wenn Sie darauf klicken, installiert Odoo die App, aktualisiert die Seite und kehrt zum Hauptdashboard von Odoo zurück.
Verkaufsauftrag Spesen hinzufügen¶
Lassen Sie sich zunächst in der Verkaufsapp einen Verkaufsauftrag bestätigen, dem Sie eine neu berechnete Ausgabe hinzufügen können. Oder Sie erstellen einen neuen Verkaufsauftrag von Grund auf. Navigieren Sie dazu zur :Menüauswahl:`Verkaufsapp --> Neu`. Daraufhin wird ein leeres Angebotsformular angezeigt.
Fügen Sie dann einen Kunden hinzu und fügen Sie im Reiter Auftragspositionen ein Produkt hinzu, indem Sie auf Produkt hinzufügen klicken. Wählen Sie dann ein Produkt aus dem Dropdown-Menü aus.
Klicken Sie schlussendlich auf Bestätigen, um den Verkaufsauftrag zu bestätigen.
Wenn der Verkaufsauftrag bestätigt ist, wird eine Ausgabe erstellt.
Navigieren Sie dazu zu Spesenabrechnungsapp, indem Sie zum gehen.
Klicken Sie dann im Spesenabrechnungsdashboard auf Neu, um ein leeres Spesenformular zu öffnen.
Fügen Sie auf dem Spesenformular eine Beschreibung hinzu, um die Ausgabe leicht referenzieren zu können.
Wählen Sie im Feld Kategorie eine der folgenden Optionen aus dem Dropdown-Menü aus:
Kommunikation: jegliche Form der Kommunikation in Bezug auf ein Projekt oder einen Auftrag.
Andere: Ausgabe, die in keine andere Kategorie passt.
Mahlzeiten: jegliche Form von Verzehrkosten in Bezug auf ein Projekt oder einen Auftrag.
Geschenke: jegliche Form von Geschenkkosten in Bezug auf ein Projekt oder einen Auftrag.
Kilometergeld: jegliche Form von Fahrtkosten (Gas) in Bezug auf ein Projekt oder einen Auftrag.
Reisen & Unterkunft: jegliche Form von Reise- oder Übernachtungskosten in Bezug auf ein Projekt oder einen Auftrag.
Tipp
Neue Ausgabenkategorien können in einem Ausgabenformular erstellt werden, indem Sie auf das Dropdown-Menü des Feldes Kategorie klicken, die Option Alle anzeigen wählen und im Pop-up-Fenster Suchen:Kategorie auf Neu klicken.
Für dieses Beispiel, bei dem ein Kunde für einen kurzen Hotelaufenthalt eine neue Rechnung erhält, lautet die Kategorie [TRANS & ACC] Reisen & Unterkunft.
Bemerkung
Das folgende Beispiel erfordert die Apps Verkauf, Buchhaltung und Spesenabrechnung, um alle während des Prozesses genannten Felder anzuzeigen/zu ändern.
Geben Sie unter dem Feld Kategorie den Betrag ein, der in das Feld Gesamt verbucht werden soll.
Als nächstes geben Sie an, ob im Feld Gesamt irgendwelche Enthaltene Steuern enthalten sind. Wenn ein vorkonfigurierter Steuerbetrag im Feld Enthaltene Steuern ausgewählt wird, berechnet Odoo automatisch den zu versteuernden Betrag auf der Grundlage des im Feld Gesamt eingegebenen Betrags.
Wählen Sie dann, welcher Mitarbeiter für die Ausgabe verantwortlich war, und wählen Sie eine Option im Feld Bezahlt von: Mitarbeiter (zu erstatten) oder Unternehmen.
In diesem Fall hat unser Mitarbeiter das Hotel mit seinem eigenen Geld bezahlt, sodass die Option Mitarbeiter (zu erstatten) gewählt wird.
Auf der rechten Seite des Ausgabenformulars haben Sie die Möglichkeit, eine Rechnungsreferenz hinzuzufügen. Darunter sind die automatisch ausgefüllten Felder :guilabel:Datum der Ausgabe` und Konto verfügbar.
Bemerkung
Die Felder Datum der Ausgabe und Konto können bei Bedarf geändert werden.
Als nächstes klicken Sie im Feld An Kunden berechnen auf das leere Feld, um ein Dropdown-Menü zu öffnen. Wählen Sie in diesem Dropdown-Menü den entsprechenden Verkaufsauftrag aus, dem diese Ausgabe zugeordnet werden soll. Dieses Feld muss ausgefüllt werden, um einem Kunden eine erneute Rechnung für eine Ausgabe zu stellen.
Schließlich haben Sie noch die Möglichkeit, die Felder Kostenverteilung und Unternehmen zu ändern. Diese Felder sind nicht erforderlich, um eine erneute Rechnungsstellung an einen Kunden durchzuführen, können aber bei Bedarf geändert werden.
Außerdem gibt es am unteren Rand des Ausgabenformulars einen Abschnitt Notizen …, in dem Sie bei Bedarf Notizen zu dieser Ausgabe hinzufügen können.
Am oberen Rand des Ausgabenformulars finden Sie die Schaltflächen Beleg anhängen, Abrechnung erstellen und Ausgabe aufteilen.
Wenn es einen physischen oder digitalen Beleg gibt, der an die Ausgabe angehängt werden soll, klicken Sie auf Beleg anhängen.
Wenn die Kosten für diese Ausgabe aufgeteilt werden müssen, klicken Sie auf Ausgabe aufteilen. Diese Funktion kann aus einer Reihe von Gründen verwendet werden (Aufteilung der Ausgaben mit einem anderen Mitarbeiter, Berücksichtigung unterschiedlicher Steuersätze usw.).
Wenn keine dieser Optionen erforderlich ist, klicken Sie auf Abrechnung erstellen, um die soeben konfigurierte Spesenabrechnung zu speichern.
Auf diese Weise erhalten Sie eine Zusammenfassung der Spesenabrechnung für die neue Ausgabe.
Klicken Sie hier, nachdem Sie die Details der Ausgabe bestätigt haben, auf Beim Manager einreichen. Dadurch wird die Spesenabrechnung an den genehmigenden Manager geschickt, der die Spesen überprüfen wird.
Der Manager, der für die Überprüfung und Genehmigung der Ausgabe zuständig ist, prüft die Details der Ausgabe und klickt, wenn es keine Probleme gibt, auf die Schaltfläche Genehmigen - die nur in der Ansicht des Managers auf der Zusammenfassung der Spesenabrechnung erscheint, die der Mitarbeiter dem Manager vorgelegt hat.
Nach der Genehmigung ändern sich die Schaltflächen am oberen Rand des Fensters Zusammenfassung der Spesenabrechnung noch einmal. Zu diesem Zeitpunkt lauten die Schaltflächen am oberen Rand der Zusammenfassung der Spesenabrechnung: Journalposten buchen, In nächster Gehaltsabrechnung verrechnen, Ablehnen und Auf Entwurf zurücksetzen.
Wenn der Manager mit der Zusammenfassung der Spesenabrechnung zufrieden ist, klickt er auf Journalposten buchen.
Wenn Sie auf Journalposten buchen klicken, verschwindet diese Schaltfläche und die Spalte Kostenverteilung im Reiter Ausgabe wird mit dem Verkaufsauftrag gefüllt, der ursprünglich für die Ausgabe im Feld An Kunden berechnen konfiguriert wurde.
Wichtig
Standardmäßig ist das Feld An Kunden berechnen für die Ausgabenkategorien [TRANS & ACC] Reisen & Unterkunft, [COMM] Kommunikation, [FOOD] Mahlzeiten und [MIL] Kilometergeld aktiviert.
Bitte beachten Sie, dass nicht alle Standardausgabenkategorien, die mit der Spesenabrechnungsapp installiert werden, über aktivierte Richtlinien für die erneute Rechnungsstellung verfügen. Die Einstellung muss möglicherweise manuell aktiviert werden.
Navigieren Sie dazu zu , um eine Liste aller Spesenkategorien in der Datenbank anzuzeigen.
Schauen Sie in die Spalte Spesen weiterberechnen, um zu sehen, welche Auswahlen für jede Spesenkategorie getroffen wurden.
Um eine Spesenkategorie zu ändern, klicken Sie auf das (Rechtspfeil) im Feld Kategorie, um die entsprechende Ausgabe anzuzeigen.
Wählen Sie im Abschnitt Rechnungsstellung im Feld Spesen weiterberechnen entweder Nach Aufwand oder Verkaufspreis aus.
Spesen weiterberechnen¶
Wenn diese Schritte abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, zum Verkaufsauftrag zurückzukehren und die erneute Rechnungsstellung an den Kunden abzuschließen.
Navigieren Sie dazu zu , und wählen Sie den entsprechenden Verkaufsauftrag aus, für den die Kosten erneut in Rechnung gestellt werden sollen.
Auf dem Verkaufsformular befindet sich die neu konfigurierte Ausgabe nun im Reiter Auftragspositionen, wobei die Spalte Geliefert ausgefüllt ist, und in Rechnung gestellt werden kann.
Nachdem Sie die Details der Ausgabe bestätigt haben, klicken Sie auf Rechnung erstellen am oberen Rand des Verkaufsauftrags. Wenn Sie darauf klicken, erscheint ein Pop-up-Fenster Rechnungen erstellen.
In diesem Pop-up-Fenster lassen Sie das Feld Rechnung erstellen auf der Standardoption Reguläre Rechnung und klicken auf Rechnungsentwurf erstellen.
Auf diese Weise wird ein Kundenrechnungsentwurf angezeigt, der nur die Ausgaben im Reiter Rechnungszeilen enthält.
Wenn alle Angaben zur Ausgabe korrekt sind, klicken Sie auf Bestätigen, um die Rechnung zu bestätigen. Dadurch wird der Status der Rechnung von Entwurf auf Gebucht geändert.
Um die Rechnung an den Kunden zu senden, klicken Sie auf Senden & drucken. Daraufhin öffnet sich ein Pop-up-Fenster Senden mit einer vorkonfigurierten Nachricht und einer PDF-Rechnung im Textkörper der Nachricht. Die Nachricht kann überprüft und bei Bedarf geändert werden.
Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Senden & drucken, um die Rechnung an den Kunden zu senden. Wenn Sie darauf klicken, wird das Pop-up-Fenster ausgeblendet und Odoo sendet die Nachricht/Rechnung an den Kunden. Außerdem wird automatisch eine PDF-Datei der Rechnung heruntergeladen, die Sie für Ihre Unterlagen und/oder zum Drucken verwenden können.
Zurück auf der Kundenrechnung klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlung registrieren, wenn der Kunde die in Rechnung gestellte Ausgabe bezahlt.
Wenn Sie auf Zahlung registrieren klicken, erscheint ein Pop-up-Fenster Zahlung registrieren. In diesem Pop-up-Fenster werden die erforderlichen Felder automatisch mit den richtigen Informationen ausgefüllt. Nachdem Sie die Informationen überprüft haben, klicken Sie auf Zahlung erstellen.
Sobald Sie auf Zahlung erstellen geklickt haben, verschwindet das Pop-up-Fenster und ein grünes In Zahlung-Banner erscheint in der oberen rechten Ecke der Rechnung, was bedeutet, dass diese Rechnung vollständig bezahlt ist. Damit ist der Arbeitsablauf abgeschlossen.