Lieferantenrechnungen verwalten¶

Eine Lieferantenrechnung ist eine Rechnung für Produkte und/oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen von einem Lieferanten erworben hat. Lieferantenrechnungen erfassen Verbindlichkeiten, sobald sie von den Lieferanten eingehen, und können Beträge für die gekauften Waren und/oder Dienstleistungen, Umsatzsteuern, Fracht- und Lieferkosten und mehr enthalten.

In Odoo kann eine Lieferantenrechnung an verschiedenen Stellen des Einkaufsprozesses erstellt werden, je nach der in den Einstellungen der App Einkauf gewählten Richtlinie zur Rechnungskontrolle.

Richtlinien zur Rechnungskontrolle¶

To configure the default bill control policy, navigate to Purchase app ‣ Configuration ‣ Settings, and scroll to the Invoicing section.

The Bill Control feature lists two policy options: Ordered quantities and Received quantities.

The policy selected acts as the default for any new product created. Each policy acts as follows:

• Bestellte Mengen: erstellt eine Lieferantenrechnung, sobald ein Einkaufsauftrag bestätigt wird. Die Produkte und Mengen im Einkaufsauftrag werden verwendet, um einen Rechnungsentwurf zu erstellen.

• Bestellte Mengen: Eine Rechnung wird erst erstellt, nachdem alles (oder ein Teil) des gesamten Auftrags eingegangen ist. Die erhaltenen Produkte und Mengen werden verwendet, um einen Rechnungsentwurf zu erstellen.

Once a policy is selected, click Save to save the changes.

Tipp

If a product needs a different control policy than the one set in the Purchase app settings, that product’s control policy can be overridden by going to the Purchase tab on a product form, and selecting the desired policy in the Control Policy field.

3-Wege-Abstimmung¶

The 3-way matching policy ensures vendor bills are only paid once all (or some) products in a purchase order (PO) have been received.

To activate 3-way matching, navigate to Purchase app ‣ Configuration ‣ Settings, and scroll to the Invoicing section.

Tick the checkbox next to 3-way matching, and click Save.

Lieferantenrechnungen auf Wareneingängen erstellen und verwalten¶

When products are received into a company’s warehouse, receipts are created. Once the company processes the received quantities, they can choose to create a vendor bill directly from the warehouse receipt form.

Depending on the bill control policy chosen in the settings, vendor bill creation is completed at different steps of the procurement process.

Bestellte Mengen¶

To create and manage vendor bills for receipts with the Bill Control policy set to Ordered Quantities, first navigate to the Purchase app, and click New from the Requests for Quotation dashboard.

Doing so opens a new Request for Quotation (RfQ) form. On the blank RfQ form, add a Vendor, and click Add a line under the Product tab to add products to the order.

On the product line, select a product from the drop-down menu in the Product field, and enter the quantity to order in the Quantity field.

Once ready, click Confirm Order to confirm the RfQ into a PO.

Then, click Create Bill to create a vendor bill. This opens a Vendor Bill form in the Draft state. From here, add a billing date in the Bill Date field.

Once ready, confirm the bill by clicking Confirm on the Vendor Bill page.

Once a payment has been received, click Register Payment at the top of the bill to record it.

Doing so causes a Register Payment pop-up window to appear, wherein a payment Journal can be chosen, and a Payment Method selected.

Additionally, the bill Amount, Payment Date, and Memo (Reference Number) can be edited from this pop-up window, if necessary.

Once ready, click Create Payment to finish creating the Vendor Bill. Doing so displays a green Paid banner on the RfQ form.

Erhaltene Mengen¶

To create and manage vendor bills for receipts with the bill control policy set to Received quantities, first navigate to the Purchase app, and click New.

Doing so opens a new RfQ form. On the blank RfQ form, add a Vendor, and click Add a line under the Product tab to add products to the order.

On the product line, select a product from the drop-down menu in the Product field, and enter the quantity to order in the Quantity field.

Once ready, click Confirm Order to confirm the RfQ into a PO.

Wichtig

When using the Received quantities control policy, clicking Create Bill before any products are received causes an Invalid Operation pop-up window to appear.

Odoo requires at least partial quantities of the items included in the PO to be received in order to create a vendor bill.

On the PO, click the Receipt smart button to view the warehouse receipt form.

From here, click Validate to register the Done (received) quantities.

Then, navigate back to the PO, via the breadcrumb, and click Create Bill.

This opens a Vendor Bill form in the Draft state. From here, add a billing date in the Bill Date field. Once ready, confirm the bill by clicking Confirm at the top of the draft.

Once a payment has been received, click Register Payment at the top of the bill to record it.

Doing so causes a Register Payment pop-up window to appear, wherein a payment Journal can be chosen, and a Payment Method selected.

Additionally, the bill Amount, Payment Date, and Memo (Reference Number) can be edited from this pop-up window, if necessary.

Once ready, click Create Payment to finish creating the Vendor Bill. Doing so displays a green Paid banner on the RfQ form.

Lieferantenrechnungen in Buchhaltung verwalten¶

Lieferantenrechnungen können auch direkt aus der Buchhaltungsapp erstellt werden, ohne zuerst eine Bestellung erstellen zu müssen.

Navigieren Sie zu Buchhaltung ‣ Lieferanten ‣ Rechnungen und klicken Sie auf Neu. Dadurch erscheint ein leeres Formular für eine Lieferantenrechnung.

Fügen Sie im Feld Lieferant einen Lieferanten ein. Klicken Sie dann im Reiter Rechnungszeilen auf Zeile hinzufügen, um Produkte hinzuzufügen.

Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü ein Produkt im Feld Produkt aus und geben Sie die zu bestellende Menge im Feld Menge ein.

Wählen Sie ein Rechnungsdatum aus und konfigurieren Sie alle anderen notwendigen Informationen. Klicken Sie schließlich auf Bestätigen, um die Rechnung zu bestätigen.

Klicken Sie nach der Bestätigung auf den Reiter Journalbuchungen, um die Konto-Journale anzuzeigen. Diese Journale werden auf der Grundlage der Konfiguration in den entsprechenden Lieferant- und Produkt-Formularen ausgefüllt.

Klicken Sie bei Bedarf auf Gutschrift, um eine Gutschrift für die Rechnung zu erstellen. Außerdem kann eine Rechnungsreferenz hinzugefügt werden.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Zahlung registrieren –> Zahlung erstellen, um die Lieferantenrechnung abzuschließen.

Tipp

Um einen Rechnungsentwurf mit einer bestehenden Bestellung zu verknüpfen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Autovervollständigung und wählen Sie eine Bestellung aus dem Menüaus, bevor Sie auf Bestätigen klicken.

Die Rechnung wird automatisch mit den Informationen aus der gewählten Bestellung ausgefüllt.

Sammelabrechnung¶

Lieferantenrechnungen können in der Buchhaltung-App stapelweise bearbeitet und verwaltet werden.

Navigieren Sie zu Buchhaltung ‣ Lieferanten ‣ Rechnungen. Klicken Sie auf das Kästchen oben links neben der Spalte Nummer unter der Schaltfläche Neu.

Dadurch werden alle bestehenden Lieferantenrechnungen mit einem Status auf Gebucht oder Entwurf ausgewählt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken, um die ausgewählten Rechnungen zu drucken.

Klicken Sie auf Zahlung registrieren, um Zahlungen für mehrere Lieferantenrechnungen auf einmal zu erstellen und bearbeiten.

Wenn Sie auf Zahlung registrieren klicken, öffnet sich ein Pop-up-Fenster Zahlung registrieren. Wählen Sie im Pop-up-Fenster das Journal, auf das die Rechnungen gebucht werden sollen, wählen Sie ein Zahlungsdatum und eine Zahlungsmethode.

In diesem Pop-up-Fenster gibt es auch die Option Zahlungen gruppieren. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird nur eine Zahlung erstellt, statt einer pro Rechnung. Diese Option wird nur angezeigt, wenn die Funktion Sammelzahlungen in den Einstellungen der Buchhaltungsapp aktiviert ist.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlung erstellen, wodurch eine Liste von Journalbuchungen auf einer separaten Seite erstellt wird. Die Journalbuchungen in der Liste sind mit den entsprechenden Lieferantenrechnungen verknüpft.