KI-gestützte Dokument-Digitalisierung¶

Rechnungsdigitalisierung ist das Umwandlung von Papierdokumenten in Formulare für Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen in Ihrer Buchhaltung.

Odoo verwendet OCR und Technologien der künstlichen Intelligenz, um den Inhalt der Dokumente zu erkennen. Die Formulare für Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen werden automatisch erstellt und auf der Grundlage der gescannten Rechnungen ausgefüllt.

Konfiguration¶

Kreuzen Sie unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ‣ Digitalisierung das Kästchen Dokument-Digitalisierung und wählen Sie, ob Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen (dies schließt Kundengutschriften ein) automatisch oder nach Bedarf verarbeitet werden sollen.

Wenn Sie die Option Einzelne Rechnungszeile pro Steuer aktivieren, wird nur eine Zeile pro Steuer in der neuen Eingangsrechnung erstellt, unabhängig von der Anzahl der Zeilen auf der Ausgangsrechnung.

Rechnung hochladen¶

Rechnungen manuell hochladen¶

Klicken Sie im Buchhaltungsdashboard auf die Schaltfläche Hochladen des Journals Ihrer Lieferantenrechnungen. Alternativ gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Rechnungen oder Buchhaltung ‣ Lieferanten ‣ Rechnungen und wählen Hochladen.

Rechnungen mittels E-Mail-Alias hochladen¶

Sie können Ihren angeschlossenen Scanner so konfigurieren, dass gescannte Dokumente an einen E-Mail-Alias gesendet werden. Die an diese Alias-Namen gesendeten E-Mails werden in neue Entwürfe von Kunden- oder Lieferantenrechnungen umgewandelt.

Sie können den E-Mail-Alias eines Journals ändern. Gehen Sie dazu zur App Einstellungen. Unter Allgemeine Einstellungen: Dialog aktivieren Sie Benutzerdefinierte E-Mail-Server, fügen eine Alias-Domain hinzu und Speichern Sie.

Der E-Mail-Alias ist nun im Reiter für Erweiterte Einstellungen des Journals verfügbar. E-Mails, die an diese Adresse gesendet werden, werden automatisch in neue Ein-/Ausgangsrechnungen umgewandelt.

Für die Journale Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen werden automatisch die Standard-E-Mail-Aliase Lieferantenrechnungen@ und Kundenrechnungen@ gefolgt von der von Ihnen festgelegten Alias-Domain erstellt. An diese Adressen gesendete E-Mails werden automatisch in neue Ein- oder Ausgnagsrechnungen umgewandelt.

Um einen Standard-E-Mail-Alias zu ändern, gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Buchhaltung: Journale. Wählen Sie das Journal, das Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf den Reiter Erweiterte Einstellungen und bearbeiten Sie den E-Mail-Alias.

Rechnungsdigitalisierung¶

Je nach Ihren Einstellungen wird das Dokument entweder automatisch verarbeitet, oder Sie müssen auf Zur Digitalisierung versenden klicken, um es manuell zu verarbeiten.

Sobald die Daten aus der PDF-Datei extrahiert sind, können Sie sie bei Bedarf korrigieren, indem Sie auf die entsprechenden Stichwörter (verfügbar im Modus Bearbeiten) klicken und stattdessen die richtigen Informationen auswählen.

Datenerkennung mit KI¶

Es ist wichtig, dass Sie die während der Digitalisierung hochgeladenen Informationen überprüfen und (falls erforderlich) korrigieren. Anschließend müssen Sie das Dokument durch Klicken auf Bestätigen veröffentlichen. Auf diese Weise lernt die KI und das System erkennt die richtigen Daten für zukünftige Digitalisierungen.

Positionen¶

Die Rechnungsdigitalisierung ist ein In-App-Kauf-(IAP-)Dienst, der im Voraus bezahlte Guthaben erfordert. Für die Digitalisierung eines Dokuments wird ein Guthaben verbraucht.

Um Guthaben zu kaufen, gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ‣ Digitalisierung, klicken Sie auf Guthaben kaufen oder gehen Sie zu Einstellungen ‣ Odoo IAP, und klicken Sie auf Meine Services anzeigen.