開支¶

Odoo **開支**應用程式簡化費用報銷的管理流程。員工在 Odoo 提交要報銷的開支後，會由管理及會計團隊審核。一經批准，即可處理付款並將款項發還給員工。

設立開支類別¶

追蹤開支的第一步，是為公司配置不同類型的開支（在 Odoo 內稱為**開支類別**去管理）。開支類別可根據需要，設定為概括或非常精細的分類。前往 開支應用程式 ‣ 配置 ‣ 開支類別，可在預設的列表檢視畫面中，查看目前使用的開支類別。

要建立新的開支類別，請按一下 新增。系統會顯示一個產品表單，其描述欄位會標籤為 產品名稱。

只有兩個欄位必須填寫：產品名稱 及 計量單位。請在欄位中輸入 產品名稱，然後從下拉式選單選擇 計量單位`（大多數產品會設為 :guilabel:`單位）。

產品表單上的 成本 欄位，預設會填入值 0.00。如果某項開支是必定會以特定價格報銷，你可在 成本 欄位中輸入該金額。否則，請將 成本 保留為 0.00，讓員工在提交開支報銷報告時，才報告實際成本。

如果使用 Odoo 會計 應用程式，請選擇一個 開支賬戶。建議與會計部門核實，以確定在此欄位中應該引用哪個正確賬戶，因為此設定會影響財務報表。

在 供應商稅項 及 客戶稅項 欄位中，為每項產品設定適用的稅項（如果適用）。好的做法是使用配置為 價格連稅 的稅項。選用這種設定後，稅項會自動配置。

記錄開支¶

手動建立新開支¶

要記錄新的開支，請從 開支 應用程式的主Dashboard開始，畫面會顯示預設的 我的開支 檢視畫面。你亦可前往 開支應用程式 ‣ 我的開支 ‣ 我的開支 存取此檢視畫面。

首先，按一下 新增，然後填寫表單上的各個欄位。

• 描述：請在 描述 欄位中，輸入開支的簡短描述。此描述應該簡明交代資訊，例如 客戶午餐 或 會議酒店。

• 類別：從下拉式選單中，選擇與該開支最接近的開支類別。例如，機票適合使用名為 航空交通 的 類別。

• 總計：透過以下兩種方式的其中一種，輸入已支付的開支總金額：

  1. 如果開支是針對單一的項目/費用，而且所選類別也是針對單一項目，請在 總計 欄位輸入成本（此情況下 數量 欄位會被隱藏）。

  2. 如果開支屬相同項目/費用的某個固定價格的倍數，會顯示 單價 欄位。請在 數量 欄位中輸入數量，總成本將會自動更新為正確的總計（單價 乘以 數量 = 總計）。請留意，「總計」（Total）一詞不會出現，只會在 數量 下方顯示總成本。

     Example

     以「行駛里程」為例，單價 將自動填入*每英里*的成本，你只需將 數量 設為 已行駛的英里數，系統便會自動計算總成本。

• 包括的稅項：如果開支類別有配置了稅項，會在用戶輸入 總計 或 數量 後，自動顯示稅率（百分比）及稅款金額。

  備註

  若開支類別有配置稅項，包括的稅項 的數值會隨着 總計 或 數量 更新，而同時即時更新。

• 員工：使用下拉式選單，選擇該開支適用的員工。

• 付款人：按下單選圓按，以表示誰人支付了開支及應該收到發還款項。如果是員工墊支了費用（而開支應該報銷發還），請選擇 員工（待發還）。如果是公司直接付款（例如：使用公司信用卡支付費用），請選擇 公司。視乎所選的開支類別，此欄位可能不會出現。

• 賬單參考：如果開支需要附帶任何參考文字，請在此欄位輸入。

• 開支日期：使用日曆模組，輸入開支發生的日期。使用 <（左） 及 >（右） 箭嘴，導航至正確的月份，然後按一下特定日期，以輸入選擇。

• 賬戶：從下拉式選單中，選擇該開支應該記入的開支賬戶。

• 再開立發票客戶：如果開支應由客戶付款，請從下拉式選單中，選擇此開支開立發票的銷售訂單（sales order，SO）及客戶。下拉式選單中的所有銷售訂單，都會列出 SO 名稱以及該銷售訂單的對象公司；但開支一經儲存後，客戶名稱會消失，只剩下 SO 在開支資料上可見。

  Example

  假設客戶想為自訂設計花園（包括設計及安裝）進行一次實地會議，並同意支付與會議相關的費用（例如交通、酒店、餐膳等）。該次會議的所有相關開支，都會將自訂花園的銷售訂單，指明為開支的 :guilabel:`再開立發票客戶`（這張銷售訂單最終也是指向該名客戶）。

• 分析分佈：從下拉式選單中，選擇開支應該記入的賬戶，可以是 專案項目、部門 或兩者皆有。如有需要，每個開支類別可以列出多個賬戶。在賬戶旁邊輸入百分比數值，可調整每個分析賬戶所佔的百分比。

• 公司：如果設定了多間公司，請從下拉式選單中，選擇應記錄此開支的公司。系統會自動填入目前操作的公司。

• 備註：如果需要加入任何註釋以澄清開支細節，請在備註欄位輸入。

附上收據¶

建立開支後，下一步是附上收據。按一下 附加收據 按鈕，系統會顯示一個檔案總管。導航至需要附上的收據，然後按一下 開啟。新提供的收據會記錄在聊天視窗中，而收據數目會顯示在開支表格下方的 📎（迴紋針） 圖示旁邊。按實際需要，單一項開支可附上多張收據。各項開支所附的收據數量，會在迴紋針圖示註明。

從掃瞄的收據建立新開支¶

與其手動輸入開支詳情，你其實只需要掃瞄收據為 PDF 檔案，即可建立開支資料。

首先，在 開支 應用程式的主Dashboard（也可從 開支應用程式 ‣ 我的開支 ‣ 我的開支 存取此畫面），按一下 掃瞄，系統會顯示一個檔案總管彈出視窗。導航至需要上載的收據，按一下以選取它，然後按一下 開啟。

掃瞄收據後，系統會自動建立一個新記項，以今天的日期作為 開支日期，並會根據掃瞄得到的資料，填寫其他可以填寫的欄位，例如總金額。請按一下新記項，以開啟個別開支表格，按需要作任何更改。已掃瞄的收據會在聊天視窗顯示。

從電子郵件自動建立新開支¶

與其在*開支*應用程式內單獨建立每項開支，你可透過向電郵別名發送電子郵件，讓系統自動建立開支資料。

要執行此操作，你首先需要設定一個電郵別名。請前往 開支應用程式 ‣ 配置 ‣ 設定，確保已啟用 傳入電子郵件。

然後，在電郵地址欄位輸入要使用的電郵地址，再按 儲存。輸入電郵地址後，便可向這個別名發送電郵，以建立新的開支記項，完全無需進入 Odoo 資料庫或操作介面。

要透過電子郵件提交開支資料，請建立一封新的電郵，在電郵主題欄位中，輸入產品的 內部參考 代碼（如有）以及開支金額。之後，請將收據附加至電子郵件中。Odoo 會運用電郵主題中的資訊，與收據資料結合，然後自動建立開支。

若要翻查開支類別的內部參考，請前往 開支應用程式 ‣ 配置 ‣ 開支類別。如果該開支類別是有內部參考，會在 內部參考 直欄顯示。

若要為開支類別新增內部參考，請按一下該類別，以開啟表單，然後在欄位輸入內部參考。內部參考 欄位的下方會顯示這句話：以電郵提交開支資料時，請使用此參考，作為電郵主題的字首。

備註

基於保安考慮，以電郵建立開支時，Odoo 只會接受已驗證的員工電郵地址。要確認已驗證的員工電郵地址，請前往 員工 應用程式內的員工資料卡片，然後參閱 工作電子郵件。

建立開支報告¶

準備好提交開支報銷時（例如完成出差，或每月一次例行報銷），你需要建立一份「開支報告」。請前往 開支 應用程式的主Dashboard，當中會顯示預設的 我的開支 檢視畫面。你亦可前往 開支應用程式 ‣ 我的開支 ‣ 我的開支。

各項開支會按狀態編配不同顏色。狀態為 待報告 的開支（仍有待加入至開支報告），文字會顯示為藍色。所有其他狀態（待提交、已提交 及 已批准）的文字會顯示為黑色。

首先，透過點按每個記項旁邊的勾選方格，選取報告中的每項開支；或者，按一下 開支日期 旁邊的勾選方格，快速選取清單中的所有開支。

另一個快速新增所有未報告開支的方法，是不選擇任何開支便按 建立報告，Odoo 會自動選擇狀態為 待提交 而尚未加入任何開支報告的全部開支。

選擇開支後，按一下 建立報告 按鈕。系統會顯示新的報告，當中的 開支 分頁會列出所有開支。若個別開支附有收據，會在 再開立發票客戶 及 分析分佈 直欄旁邊，顯示一個 📎 （迴紋針） 圖示。

系統建立報告時，開支涵蓋的日期範圍預設會在 開支報告摘要 欄位顯示。建議編輯此欄位，為報告提供簡短摘要，協助保持開支記錄有條理。你可在 開支報告摘要 輸入該份報告的簡短描述（例如：紐約市出差見客 或 維修公司車輛）。之後，從下拉式選單中選擇 經理，以指定一名批核報告的經理/主管。如有需要，可以更改 日記賬。使用下拉式選單便可選擇不同的 日記賬。

就算某些開支未有出現在應有的報告內，你仍可加入開支。按一下 開支 分頁底部的 新增資料行。系統會顯示一個彈出視窗，顯示所有可以加入報告的開支（即狀態為 待提交）。你可為每項要新增的開支旁邊，按一下勾選方格，然後按 選取。所選項目會加入並顯示在剛剛建立的報告中。如果需要新增的開支 尚未 在清單內，請按一下 新增，以建立新開支並將其加入至報告。

提交開支報告¶

開支報告完成後，下一步是將報告提交給經理審批。開支報告必須單獨提交，不可一次過大批提交。要提交報告，請在開支報告清單中，開啟該報告（如果報告尚未開啟）。若要查看所有開支報告，請前往 開支應用程式 ‣ 我的開支 ‣ 我的報告。

如果清單很長，按狀態將結果分組可能有幫助，因為只有狀態為 待提交 的報告才需要提交。狀態為 已批准 或 已提交 的報告，不需要提交。

待提交 的開支不單可利用其 待提交 狀態輕易識別，開支的文字也會顯示為藍色，而其他開支的文字只會顯示為黑色。

按一下報告以開啟，然後按 提交給經理。提交報告後，下一步就是等待經理批核報告。

批准開支¶

在 Odoo 中，並非任何人都可以批准開支報告：只限擁有必要權限（或許可）的使用者，才可批准開支。意思是，在 開支 應用程式中，使用者必須至少擁有 團隊批核人 的權限，才可執行此操作。擁有適當權限的員工，可查看開支報告、批准或拒絕報告，並透過內置的通訊工具提供回應。

要查看誰人有權限批准，請前往主要的 設定 應用程式，然後按一下 管理使用者。

按下某人即可查看其資料卡。卡片在預設檢視模式會顯示 存取權限 分頁。請向下捲動至 人力資源 部份。在 開支 之下，有四個選項：

• 沒有資料（空白）：空白欄位表示使用者沒有權限去查看或批准開支報告，只可查看自己的開支報告。

• 團隊批核人：使用者只可查看及批准自己管轄的特定團隊的開支報告。

• 全權批核人：使用者可查看及批准任何開支報告。

• 系統管理員：使用者可查看及批准任何開支報告，並可存取 開支 應用程式中的「報告」及「配置」選單。

有權限批准開支報告的使用者（通常是經理/主管）可輕鬆查看他們有權限存取的所有開支報告。請前往 開支應用程式 ‣ 開支報告，系統會顯示一個列表，顯示所有狀態為 待提交、已提交、已批准、已過賬 或 完成 的開支報告。狀態為 已拒絕 的開支報告，在預設檢視模式中不會顯示。

查看開支報告時，左側有一個可以啟用及停用的篩選器面板。有三個類別可套用篩選器：分別是 狀態、員工 以及 公司。若只想查看某個狀態的開支報告，你可啟用特定狀態篩選器，以只顯示該狀態的開支報告。停用特定狀態篩選器便可隱藏該狀態的報告。同樣道理，若要查看特定員工及/或公司的開支報告，請在 員工 及 公司 部份中，啟用特定員工姓名及/或公司的篩選器。

開支報告可透過兩種方式批准（單獨批准或同時批准多份報告），但只有一種方式可以拒絕。若要一次過批准多份開支報告，請留在列表檢視畫面。首先，在每份需要批准的報告旁邊按一下勾選方格，以選取要批准的報告，或按一下 員工 旁邊的勾選方格，以選擇清單中的所有報告。

然後，按一下 批准報告 按鈕。

若要批准單一份報告，請按一下報告，以進入該報告的詳細檢視畫面。此處提供幾個選項：批准、下期工資單才報告、拒絕 或 重設為草稿。按一下 批准 以批准報告。

如果按下 拒絕，會顯示一個彈出視窗。請在 拒絕開支原因 欄位中，輸入拒絕的簡要理由，然後按一下 拒絕。

團隊經理可輕易查看團隊成員的所有開支報告。在 開支報告 檢視畫面中，可按一下搜尋框右側的下拉箭頭，然後在 篩選器 部份按一下 我的團隊。系統會顯示該經理團隊的所有報告。

小訣竅

如果需要更多資訊，例如收據遺失，可使用聊天視窗輕易溝通。在單一份報告中，只需按一下 傳送訊息，即可開啟訊息文字方塊。輸入訊息內容，標記適當的人（如有需要），然後按 傳送，便可將訊息發佈至聊天視窗。訊息發佈至聊天視窗後，標記的人以及任何關注的人，會收到有關此訊息的電郵通知。

訊息只可以標記其 關注者。要查看誰是關注者，可按一下 👤（人像） 圖示，以顯示正在追蹤該項開支的人。

在會計中過賬開支¶

開支報告獲批准後，下一步是將報告過賬至會計日記賬。要查看所有開支報告，請前往 開支應用程式 ‣ 開支報告。若只想查看已獲批准並且需要過賬的開支報告，請調整左側的篩選器，並只啟用 已批准 狀態。

像批核一樣，開支報告可透過兩種方式過賬（單獨過賬或同時過賬多份報告）。若要一次過將多份開支報告過賬，請留在列表檢視畫面。首先，在每份需要過賬的報告旁邊按一下勾選方格，以選取要過賬的報告，或按一下 員工 旁邊的勾選方格，以選擇清單中的所有報告。之後，按一下 過賬記項。

若要過賬單一份報告，請按一下報告，以進入該報告的詳細檢視畫面。此處提供幾個選項：過賬日記賬記項、下期工資單才報告、拒絕 或 重設為草稿。按一下 過賬日記賬記項 將報告過賬。

如果按下 拒絕，會顯示彈出視窗。請在 拒絕開支原因 欄位中，輸入拒絕的簡要理由，然後按一下 拒絕。已被拒絕的報告可在 開支應用程式 ‣ 開支報告 查看，請調整左側的篩選器，只選擇 拒絕 狀態，系統便只會顯示已拒絕的開支報告。

向員工發還款項¶

開支報告過賬至會計日記賬後，下一步是向員工發還墊支的開支。要查看所有需要支付的開支報告，請前往 開支應用程式 ‣ 開支報告 ‣ 待付款報告。

像批核及過賬一樣，開支報告可透過兩種方式付款（單獨付款或同時為多份報告付款）。若要一次過為多份開支報告付款，請留在列表檢視畫面。首先，在每份需要付款的報告旁邊按一下勾選方格，以選取需要付款的報告，或按一下 員工 旁邊的勾選方格，以選擇清單中的所有報告。之後，按一下 登記付款。

要為單一份報告的開支付款，請按一下報告，以進入該報告的詳細檢視畫面。按一下 登記付款 以向員工付款。

系統會顯示一個 登記付款 的彈出視窗，你可根據需要修改以下項目：日記賬、付款方式 以及 付款日期。正確設定後，按一下 建立付款 以將付款傳送給員工。

若要為單一份報告付款，請在列表檢視畫面按一下任何報告，以進入該報告的詳細檢視畫面。按一下 登記付款 以向員工付款。系統會顯示一個 登記付款 彈出視窗，但若是為單一份開支報告付款而非一次過為多份開支報告付款時，彈出視窗內會有更多選項。除 日記賬、付款方式 及 付款日期 欄位外，還會顯示 收件人銀行賬戶、金額 及 備忘 欄位。從下拉式選單中，選擇員工的銀行賬戶，以將付款直接存入其賬戶。當所有其他選項都正確設定後，按一下 建立付款 以將付款傳送給員工。

向客戶開立開支發票¶

如果客戶專案項目有追蹤開支，系統可以自動向客戶收回相關開支及費用。若要享用此功能，你需要建立開支、引據這項開支應該新增至的銷售訂單（sales order，SO），然後建立開支報告。之後，經理會批准開支報告，隨後會計部門會將日記賬記項過賬。最後，開支報告過賬至日記賬後，開支就會在所引用的 SO 上出現。如此，你便可按照銷售訂單開立發票，變相向客戶開立有關開支的發票。

設定¶

首先，為每個開支類別指定開立發票的政策。請前往 開支應用程式 ‣ 配置 ‣ 開支類別。按一下開支類別，以開啟開支類別表單。在 開立發票 部份，按一下選項旁邊的單選圓鈕，以選擇想要的 為開支重新開立發票 選項。選項包括：不使用、以成本價 及 以售價。

為開支重新開立發票 選項：

• 不使用：開支類別不會重新開立發票。

• 以成本價：開支類別將以實際成本，為開支開立發票。

• 以售價：開支類別會以銷售訂單上設定的價格開立發票。

建立開支¶

首先，當你 建立新開支 時，需要輸入正確的資訊，才可以對客戶重新開立開支發票。在 再開立發票客戶 部份，從下拉式選單選擇將會顯示該開支的 銷售訂單。然後，選擇開支將會過賬至哪個 分析賬戶。建立開支後，開支報告需要像平時一樣 建立 及 提交。

驗證及過賬開支¶

只有擁有適當權限的員工（通常是經理或主管）才可以 批准開支。批准開支報告之前，請確保報告的每個開支資料行，都已設定 分析分佈。如果缺漏 分析分佈，請使用下拉式選單設定正確的賬戶，然後按 批准 或 拒絕。

一般來說，過賬日記賬記項 通常由會計部門負責。開支報告獲批准後，就可以進行過賬。銷售訂單**只會在**日記賬記項過賬 之後，才會更新。日記賬記項一經過帳，相關開支就會在所引用的 SO 上顯示。

發票開支¶

銷售訂單更新後，是時候向客戶開立發票。在開支報告獲批准以及日記賬記項過賬後，按一下 銷售訂單 智能按鈕，以開啟 SO。要重新開立發票的開支，現在會於銷售訂單中顯示。

開支詳情會在銷售訂單的 訂單資料行 分頁中列出。

之後，按一下 建立發票，並按選項旁邊的單選圓鈕，以選擇發票是屬於 正常發票、首期付款（百分比） 發票，還是 首期付款（固定金額） 發票，然後按一下 建立發票。這樣便完成向客戶開立開支發票。