Hantera leverantörsfakturor¶

En leverantörsfaktura är en faktura för produkter och/eller tjänster som ett företag köper från en leverantör. Leverantörsfakturor registrerar leverantörsskulder när de kommer från leverantörer och kan inkludera belopp för inköpta varor och/eller tjänster, moms, frakt- och leveranskostnader med mera.

I Odoo kan en leverantörsfaktura skapas vid olika tidpunkter i inköpsprocessen, beroende på vilken policy för fakturakontroll som valts i appens Inköp-inställningar.

Policy för kontroll av fakturor¶

Om du vill visa och redigera standardpolicyn för fakturakontroll och göra ändringar i den går du till Köpsapp ‣ Konfiguration ‣ Inställningar och bläddrar ner till avsnittet Fakturering.

Här finns två policyalternativ för Bill Control: Ordered quantities och Received quantities. När du har valt en policy klickar du på Spara för att spara ändringarna.

Den valda policyn kommer att vara standard för alla nya produkter som skapas. Definitionen av varje policy är som följer:

• Ordered quantities: skapar en leverantörsfaktura så snart en inköpsorder har bekräftats. Produkterna och kvantiteterna i inköpsordern används för att generera ett utkast till faktura.

• Mottagna kvantiteter: En faktura skapas först efter att en del av den totala ordern har mottagits. De mottagna produkterna och kvantiteterna används för att generera ett utkast till faktura.

3-vägs matchning¶

3-vägsmatchning säkerställer att leverantörsfakturor betalas först när några (eller alla) av de produkter som ingår i inköpsordern faktiskt har mottagits.

För att aktivera det, gå till Köpsapp ‣ Konfiguration ‣ Inställningar och bläddra ner till avsnittet Fakturering. Markera sedan rutan bredvid 3-vägs matchning: inköp, mottagningar och fakturor, och klicka på Spara för att spara ändringarna.

Viktigt

3-vägs matchning är endast avsedd att fungera med policyn Bill Control inställd på Received quantities.

Skapa och hantera leverantörsfakturor på kvitton¶

När produkter tas emot på ett företags lager skapas kvitton. När företaget har bearbetat de mottagna kvantiteterna kan de välja att skapa en leverantörsfaktura direkt från kvittoformuläret. Beroende på vilken policy för fakturakontroll som valts i inställningarna, skapas leverantörsfakturor i olika steg i inköpsprocessen.

Med fakturakontrollpolicyn inställd på beställda kvantiteter¶

Om du vill skapa och hantera leverantörsfakturor på kvitton med fakturakontrollpolicyn beställda kvantiteter går du först till Köpsapp ‣ Konfiguration ‣ Inställningar, bläddrar ner till avsnittet Fakturering och väljer beställda kvantiteter under Fakturakontroll. Klicka sedan på Spara för att spara ändringarna.

Gå sedan till appen Purchase och klicka på Create för att skapa en ny offertförfrågan (RFQ). När du gör det visas ett tomt RFQ detaljformulär.

I det tomma detaljformuläret lägger du till en leverantör i RFQ i fältet Vendor, och lägger till produkter i Product-raderna genom att klicka på Add a line.

Bekräfta sedan RFQ genom att klicka på knappen Bekräfta order ovanför detaljformuläret. På så sätt förvandlas RFQ till en inköpsorder.

Klicka sedan på knappen Create Bill för att skapa en leverantörsfaktura för inköpsordern.

Om du klickar på knappen Create Bill visas sidan Draft Bill för inköpsordern.

På Draft Bill klickar du på knappen Edit för att ändra fakturan och lägga till ett fakturadatum i fältet Bill Date. Lägg vid behov till ytterligare produkter på Produkt-raderna genom att klicka på Lägg till en rad på fliken Fakturarader.

Bekräfta sedan räkningen genom att klicka på knappen Confirm på sidan Draft Bill.

På den nya Vendor Bill lägger du till ett Bill Reference-nummer, som kan användas för att matcha fakturan med ytterligare dokument (t.ex. PO). Klicka sedan på Bekräfta ‣ Registrera betalning. Då visas en popup där du kan välja en Journal, en Payment Method och en Recipient Bank Account från en rullgardinsmeny.

Dessutom kan fakturans Amount, Payment Date och Memo (Reference Number) ändras från denna pop-up. När du är klar klickar du på Create Payment för att slutföra skapandet av Vendor Bill. Detta gör att en grön In Payment banner visas på RFQ formuläret.

Med fakturakontrollpolicyn inställd på mottagna kvantiteter¶

Om du vill skapa och hantera leverantörsfakturor på kvitton med hjälp av fakturakontrollpolicyn mottagna kvantiteter går du först till Köpsapp ‣ Konfiguration ‣ Inställningar, bläddrar ner till avsnittet Fakturering och väljer Mottagna kvantiteter under Fakturakontroll. Klicka sedan på Spara för att spara ändringarna.

Gå sedan till appen Purchase och klicka på Create för att skapa en ny RFQ. När du gör det visas ett tomt RFQ detaljformulär.

I det tomma detaljformuläret lägger du till en leverantör i RFQ i fältet Vendor, och lägger till produkter i Product-raderna genom att klicka på Add a line.

Bekräfta sedan RFQ genom att klicka på knappen Bekräfta order ovanför detaljformuläret. På så sätt förvandlas RFQ till en inköpsorder.

Slutligen klickar du på knappen Create Bill för att skapa en faktura för inköpsordern.

Klicka sedan på smartknappen Kvitto för att visa formuläret för lagerkvitto.

Klicka på Validera ‣ Tillämpa på blanketten för lagerkvitto för att markera Done kvantiteterna. Navigera sedan tillbaka till Inköpsorder (via brödsmulorna) och klicka på knappen Create Bill på formuläret för inköpsorder.

På så sätt visas Draft Bill för inköpsordern. På Draft Bill klickar du på knappen Edit och lägger till ett Bill Date. Lägg vid behov till ytterligare produkter på Product-raderna genom att klicka på Add a line.

Klicka sedan på knappen Confirm för att bekräfta Draft Bill.

På den nya Vendor Bill lägger du till ett Bill Reference-nummer, som kan användas för att matcha fakturan med ytterligare dokument (t.ex. PO). Klicka sedan på Bekräfta ‣ Registrera betalning. Då visas en popup där du kan välja en Journal, en Payment Method och en Recipient Bank Account från en rullgardinsmeny.

Dessutom kan fakturans Amount, Payment Date och Memo (Reference Number) ändras från denna pop-up. När du är klar klickar du på Create Payment för att slutföra skapandet av leverantörsfakturan. Då visas en grön banner In Payment på formuläret RFQ.

Skapa och hantera leverantörsfakturor i bokföringen¶

Leverantörsfakturor kan också skapas direkt från appen Redovisning, utan att först behöva skapa en inköpsorder. För att göra detta, gå till Accounting app ‣ Vendors ‣ Bills, och klicka på Create. När du gör detta visas ett tomt formulär för leverantörsfakturor.

I detta tomma formulär för fakturadetaljer lägger du till en leverantör i fältet Vendor och lägger till produkter i raderna Product (under fliken Invoice Lines) genom att klicka på Add a line. Lägg sedan till ett faktureringsdatum i fältet Faktureringsdatum och all annan nödvändig information. Klicka slutligen på Bekräfta för att bekräfta fakturan.

Klicka sedan på fliken Journal Items för att visa (eller ändra) Account-journalerna som fylldes i baserat på konfigurationen i motsvarande formulär Vendor och Product.

Klicka sedan på Add Credit Note eller Add Debit Note för att lägga till kredit- eller debetnoter på fakturan. Du kan också lägga till ett Fakturans referensnummer (i läget Redigera).

När du är klar klickar du på Registrera betalning ‣ Skapa betalning för att slutföra Vendörfakturan.

Tips

Om du vill koppla fakturautkastet till en befintlig inköpsorder klickar du på rullgardinsmenyn bredvid Auto-Complete och väljer en PO från menyn. Fakturan fylls i automatiskt med informationen från PO.

Batchfakturering¶

Leverantörsfakturor kan bearbetas och hanteras i satser i appen Accounting.

För att göra detta, gå till Räkenskapsprogram ‣ Leverantörer ‣ Räkningar. Klicka sedan på checkbox längst upp till vänster på sidan, bredvid kolumnen Number, under knappen Create. Detta markerar alla befintliga leverantörsfakturor med Posted eller Draft Status.

Klicka sedan på kugghjulsikonen Action för att exportera, ta bort eller skicka och skriva ut fakturorna; klicka på ikonen Print för att skriva ut fakturorna; eller klicka på Register Payment för att skapa och behandla betalningar för flera leverantörsfakturor på en gång.

När Registrera betalning väljs visas ett popup-fönster. I detta popup-fönster väljer du lämplig journal i fältet Journal, väljer ett betalningsdatum i fältet Payment Date och väljer en Payment Method. Det finns också möjlighet att välja Group Payments i detta popup-fönster.

När du är klar klickar du på knappen Create Payment, som skapar en lista med journalposter på en separat sida. Denna lista över journalposter är alla knutna till sina respektive leverantörsfakturor.