Skapa alternativa offertförfrågningar för flera leverantörer¶

Ibland kan företag vilja begära in offerter från flera leverantörer samtidigt, genom att bjuda in dessa leverantörer att lämna offerter för liknande varor eller tjänster på en och samma gång. Detta hjälper företagen att välja de billigaste (och snabbaste) leverantörerna, beroende på deras specifika affärsbehov.

I Odoo kan detta göras genom att lägga till alternativa offertförfrågningar (RFQ) för olika leverantörer. När ett svar har mottagits från varje leverantör kan produktlinjerna från varje RFQ jämföras och ett beslut kan fattas om vilka produkter som ska köpas från vilka leverantörer.

Denna process, som ibland kallas anbudsförfrågan, används främst av organisationer inom den offentliga sektorn, som är juridiskt bundna att använda den när de gör ett inköp. Men även privata företag kan använda alternativa RFQs för att spendera pengar på ett effektivt sätt.

Konfigurera inställningar för inköpsavtal¶

För att skapa alternativa RFQs direkt från en offert, måste funktionen Köpsavtal först aktiveras i inställningarna för appen Köp. För att göra detta, gå till Köp ‣ Konfiguration ‣ Inställningar, och under Ordrar avsnittet, klicka på kryssrutan bredvid Köpsavtal. Detta gör det möjligt att skapa alternativa RFQs, samt möjligheten att skapa blanket orders.

Skapa en :abbr:`RFQ (Request for Quotation) `¶

För att skapa en ny RFQ, gå till appen Purchase och klicka på New.

Lägg sedan till information i formuläret RFQ: lägg till en leverantör från rullgardinsmenyn bredvid fältet Vendor, och klicka på Add a product för att välja en produkt från rullgardinsmenyn i kolumnen Product. Ange sedan önskad inköpskvantitet i kolumnen Quantity och ändra inköpspriset i kolumnen Unit Price, om så önskas.

Klicka på ikonen Ytterligare alternativ (två punkter) för att lägga till ytterligare synlighetsalternativ för artikeln. Upprepa dessa steg för att lägga till så många alternativ som önskas, inklusive UoM (måttenheter) att köpa produkterna i, och Expected Arrival datum.

När du är klar klickar du på Send by Email. Då visas popup-fönstret Compose Email, där du kan anpassa meddelandet till säljaren. När du är klar klickar du på Sänd. Detta förvandlar RFQ till en inköpsorder (PO) och skickar ett e-postmeddelande till den leverantör som anges på inköpsorderformuläret.

Skapa alternativ till en RFQ¶

När en PO har skapats och skickats via e-post till en leverantör, kan alternativa RFQ skapas och skickas till ytterligare, alternativa leverantörer för att jämföra priser, leveranstider och andra faktorer för att fatta beslut om från vilka leverantörer man ska beställa vilka produkter.

Om du vill skapa alternativa RFQ klickar du på fliken Alternatives i inköpsorderformuläret och sedan på Create Alternative. När du klickar visas popup-fönstret Create alternative.

I detta fönster väljer du en ny/annan leverantör från rullgardinsmenyn bredvid fältet Vendor som du vill tilldela denna alternativa offert till.

Bredvid detta finns en Kopiera produkter kryssruta som är markerad som standard. När den är markerad kopieras produktkvantiteterna i den ursprungliga PO till alternativet. Låt kryssrutan vara markerad för den första alternativa offerten. När du är klar klickar du på Create Alternative. Detta skapar (och navigerar till) en ny PO.

Eftersom kryssrutan Create Alternative inte var markerad, är detta nya inköpsorderformulär redan ifyllt med samma produkter, kvantiteter och andra uppgifter som det tidigare, ursprungliga PO.

När du är klar skapar du en andra alternativ offert genom att klicka på fliken Alternativ och återigen klicka på Create Alternative. Detta gör att popup-fönstret Create alternative visas igen. Den här gången väljer du en annan leverantör i rullgardinsmenyn bredvid Vendor, och den här gången avmarkerar du kryssrutan Copy Products. Klicka sedan på Create Alternative.

Detta skapar en tredje, ny inköpsorder. Men eftersom produktkvantiteterna i den ursprungliga PO inte kopierades över, är produktraderna tomma och nya produkter måste läggas till genom att klicka på Add a product och välja önskade produkter från rullgardinsmenyn. När du har lagt till önskat antal produkter klickar du på Send by Email.

Då visas popup-fönstret Compose Email, där du kan anpassa meddelandet till säljaren. När du är klar klickar du på Send för att skicka ett e-postmeddelande till den leverantör som anges på inköpsorderformuläret.

Klicka på fliken Alternativ i det senaste inköpsorderformuläret. Under den här fliken visas alla tre inköpsorderna i kolumnen Reference. Dessutom listas leverantörerna i kolumnen Vendor, och beställningarnas Total och Status finns också i raderna.

Länka en ny RFQ till befintliga offerter¶

Att skapa alternativa offerter direkt från ett inköpsorderformulär under fliken Alternatives är det enklaste sättet att skapa och länka offerter. Separata RFQs kan dock också länkas efter faktum, även om de först skapades helt separat.

För att skapa en ny RFQ, gå till appen Purchase och klicka på New.

Lägg sedan till information i formuläret RFQ: lägg till en leverantör från rullgardinsmenyn bredvid fältet Vendor, och klicka på Add a product för att välja en produkt från rullgardinsmenyn i kolumnen Product. Ange sedan önskad inköpskvantitet i kolumnen Quantity och ändra inköpspriset i kolumnen Unit Price, om så önskas.

När du är klar klickar du på Send by Email. Då visas popup-fönstret Compose Email, där du kan anpassa meddelandet till säljaren. När du är klar klickar du på Sänd för att skicka ett e-postmeddelande till den leverantör som anges på inköpsorderformuläret.

Klicka sedan på fliken Alternativ en gång till. Eftersom denna nya PO skapades separat, finns det inga andra ordrar länkade ännu. För att länka denna order till de alternativ som skapats tidigare, klicka på Link to Existing RfQ på den första raden i kolumnen Vendor.

Då visas ett Add: Alternativa POs popup-fönster visas. Markera de tre inköpsorder som skapades tidigare och klicka på Select. Alla dessa beställningar kopieras nu till denna PO under fliken Alternatives.

Jämför produktlinjer¶

När det finns flera RFQs länkade som alternativ, kan de jämföras sida vid sida för att avgöra vilka leverantörer som erbjuder de bästa erbjudandena på vilka produkter. För att jämföra varje offert, gå till appen Köp och välj en av de offerter som skapats tidigare.

Klicka sedan på fliken Alternativ för att se alla länkade RFQs. Klicka sedan på Compare Product Lines under fliken Create Alternative. Detta navigerar till sidan Jämför orderrader.

Sidan Jämför orderrader grupperar som standard efter Produkt. Varje produkt som ingår i någon av RFQ:erna visas i en egen rullgardinsmeny, tillsammans med alla PO-nummer i Reference-kolumnen.

Ytterligare kolumner på denna sida inkluderar Vendor från vilken produkter beställdes, Status för offerten (dvs. RFQ, RFQ Sent); Quantity av produkter beställda från varje leverantör; Unit Price per produkt och Total pris för ordern, och mer.

När de bästa erbjudandena har identifierats, i slutet av varje rad, kan enskilda produkter väljas genom att klicka på Choose. När alla önskade produkter har valts, klicka på Requests for Quotation (i brödsmulorna, högst upp på sidan) för att navigera tillbaka till en översikt över alla RFQs.

Annullera (eller behålla) alternativ¶

Nu när de önskade produkterna har valts, baserat på vilka leverantörer som gav det bästa erbjudandet, kan de andra RFQs (från vilka inga produkter valdes) annulleras.

Under kolumnen Total, längst till höger på varje rad, har de beställningar från vilka inga produkter valdes automatiskt fått sin totalkostnad satt till 0. Även om de inte har avbrutits ännu, innebär detta att de kan avbrytas utan återverkningar efter att de önskade inköpsorderna har bekräftats.

För att bekräfta en offert som innehåller de valda produktkvantiteterna, klicka på en offert. Klicka sedan på Bekräfta order. Detta gör att ett Alternativvarning popup-fönster visas. Därifrån kan du klicka på antingen Avbryt alternativ eller Behåll alternativ. Om denna PO inte ska bekräftas, klicka på Cancel.

Cancel Alternatives avbryter automatiskt de alternativa inköpsorderna. Keep Alternatives håller de alternativa inköpsorderna öppna, så att de fortfarande kan nås om ytterligare produktkvantiteter behöver beställas. När alla produkter är beställda kan Annullera alternativ väljas från den PO som är öppen.

För att se ett detaljerat formulär för en av de RFQs som listas, klicka på artikeln för den offerten. Då öppnas ett Öppna: Alternativa POs”, där du kan se all information om den aktuella offerten. Klicka på :guilabel:`Close när du är klar.

I popup-fönstret Alternativvarning klickar du på Keep Alternatives för att hålla alla alternativa offerter öppna tills vidare. Klicka sedan på Förfrågningar om offert (i brödsmulorna, högst upp på sidan) för att navigera tillbaka till en översikt över alla RFQs.

Klicka på den eller de återstående offerter som innehåller produkter som måste beställas och klicka på Confirm Order. Detta gör att popup-fönstret Alternativvarning visas igen. Den här gången klickar du på Avbryt alternativ för att avbryta alla andra alternativa RFQs som är kopplade till den här offerten.

Slutligen, klicka på Requests for Quotation (i brödsmulorna, högst upp på sidan) för att navigera tillbaka till en översikt över alla RFQs. De annullerade orderna kan ses gråmarkerade och listade med en Cancelled status under Status kolumnen längst till höger på deras rader.

Nu när alla produktkvantiteter har beställts kan inköpsprocessen följas och fullföljas tills produkterna har tagits emot på lagret.