Utilize activities for sales teams¶

Activities are follow-up tasks tied to a record in an Odoo database. Activities can be scheduled on any page of the database that contains a chatter thread, Kanban view, list view, or activities view of an application.

Typer av verksamhet¶

A set of preconfigured activity types is available in the CRM app. To view the list of available activity types, navigate to the CRM app ‣ Configuration ‣ Activity Types.

The preconfigured activity types for the CRM app are as follows:

• Email: adds a reminder to the chatter that prompts the salesperson to send an email.

• Call: opens a calendar link where the salesperson can schedule time to call the contact.

• Meeting: opens a calendar link where the salesperson can schedule time to have a meeting with the contact.

• To Do: adds a general reminder task to the chatter.

• Upload Document: adds a link on the activity where an external document can be uploaded. Note that the Documents app is not required to utilize this activity type.

Create a new activity type¶

To create a new activity type, click New at the top-left of the page to open a blank form.

At the top of the form, start by choosing a Name for the new activity type.

Inställningar för aktiviteter¶

Åtgärder¶

Fältet Aktion anger avsikten med aktiviteten. Vissa åtgärder utlöser specifika beteenden efter att en aktivitet har schemalagts.

• Om Upload Document är markerat läggs en länk för att ladda upp ett dokument direkt till den planerade aktiviteten i chattern.

• Om antingen Phonecall eller Meeting har valts, har användarna möjlighet att öppna sin kalender för att schemalägga en tid för denna aktivitet.

• Om Request Signature är markerat läggs en länk till den planerade aktiviteten i chatten som öppnar ett popup-fönster för signaturförfrågan.

Standardanvändare¶

För att automatiskt tilldela denna aktivitet till en specifik användare när denna aktivitetstyp schemaläggs, välj ett namn från Default User rullgardinsmenyn. Om det här fältet lämnas tomt tilldelas aktiviteten till den användare som skapar aktiviteten.

Standard sammanfattning¶

För att inkludera anteckningar när denna aktivitetstyp skapas, ange dem i Default Summary fältet.

Nästa aktivitet¶

För att automatiskt föreslå, eller trigga, en ny aktivitet efter att en aktivitet har markerats som slutförd, måste Chaining Type anges.

Föreslå nästa aktivitet¶

I fältet Chaining Type väljer du Suggest Next Activity. När du gör det ändras fältet nedanför till: Suggest. Klicka på rullgardinsmenyn Suggest för att välja aktiviteter som du vill rekommendera som uppföljningsuppgifter till denna aktivitetstyp.

I fältet Schedule väljer du en standarddeadline för dessa aktiviteter. Konfigurera önskat antal Dagar, Veckor eller Månader. Bestäm sedan om det ska ske efter slutdatum eller efter föregående aktivitets deadline.

Denna Schedule fältinformation kan ändras innan aktiviteten schemaläggs.

När alla konfigurationer är klara klickar du på Spara.

Observera

Om en aktivitet har Chaining Type inställd på Suggest Next Activity, och har aktiviteter listade i Suggest fältet, presenteras användare med rekommendationer för aktiviteter som nästa steg.

Utlösa nästa aktivitet¶

Om du ställer in Chaining Type till Trigger Next Activity startar nästa aktivitet omedelbart när den föregående aktiviteten är slutförd.

Om Trigger Next Activity är markerat i fältet Chaining Type ändras fältet nedanför till: Trigger. I rullgardinsmenyn för fältet Trigger väljer du den aktivitet som ska startas när denna aktivitet är slutförd.

I fältet Schedule väljer du en standarddeadline för dessa aktiviteter. Konfigurera önskat antal Dagar, Veckor eller Månader. Bestäm sedan om det ska ske efter slutdatum eller efter föregående aktivitets deadline.

Denna Schedule fältinformation kan ändras innan aktiviteten schemaläggs.

När alla konfigurationer är klara klickar du på Spara.

Activity tracking¶

To keep the pipeline up to date with the most accurate view of the status of activities, as soon as a lead is interacted with, the associated activity should be marked as Done. This ensures the next activity can be scheduled as needed. It also prevents the pipeline from becoming cluttered with past due activities.

The pipeline is most effective when it is kept up-to-date and accurate to the interactions it is tracking.

Activity plans¶

Activity types with the Chaining Type set to Trigger New Activity provide the opportunity to preplan a sequence of customized activities. Once an activity is marked as Done, the next activity is automatically scheduled.

The Chaining Type setting on an activity type provides the opportunity to preplan a sequence of events, that can aide in the sales process.

Example

A salesperson adds a new lead to their pipeline, and schedules an Email activity for the following day. The email activity type is configured with the following settings:

• Chaining Type: Suggest Next Activity

• Suggest: Call, Meeting

• Schedule: 2 days after previous activity deadline

After sending an email to the lead, the salesperson clicks DONE & SCHEDULE NEXT on the Schedule Activity pop-up window. This opens a new pop-up window, where the suggested next activities are listed as recommendations for next steps.

The suggested or triggered activities may vary, depending on a variety of factors. See below for some suggested sequences: