Viktigt för evenemanget¶

Odoo Events ger evenemangskoordinatorer en arsenal av planerings-, kommunikations- och rapporteringsverktyg för att skapa uppslukande och engagerande upplevelser för kunderna. Personalen kan nämligen skapa och publicera evenemang på sin webbplats, sälja biljetter online, skanna biljetter med Odoo streckkod, skicka ut automatiserade e-postmeddelanden och generera omfattande rapporteringsdata när evenemanget accepterar registreringar.

Kanban-koncept och organisation¶

För att komma igång klickar du på Events-applikationen på hempanelen, som sedan leder till kanban-vyn med en mängd olika pipeline-steg. Nyckelinformation anges på varje evenemangskort, t.ex. datum/tid för evenemanget, tillsammans med antalet förväntade (och bekräftade) deltagare.

För att skapa en ny scen, klicka på Add a Column och ange en passande titel som återspeglar syftet med scenen.

För att omorganisera stegen, dra och släpp dem bara tills de är i rätt ordning. Etapper kan också ”vikas” i kanban för en renare presentation, via Inställningar-menyn till höger om varje etapps titel, som representeras av en kugghjulsikon.

När du klickar på den visas en rullgardinsmeny med inställningar.

Skapa ett nytt evenemang¶

För att skapa ett evenemang, klicka på Create från evenemangspanelen. Odoo kommer då att dirigera sidan till ett tomt formulär för evenemangsmall.

Fyll i de nödvändiga fälten i evenemangsformuläret, antingen genom att välja från befintliga data i Odoo-databasen eller genom att skapa och redigera nya fältdata. Viktig information att ange för evenemanget inkluderar:

• Event Name: ge evenemanget en titel.

• Date: inkluderar start- och slutdatum/tid för evenemanget.

• Timezone: täcker tidszonen för när evenemanget äger rum.

• Template: välj från en färdig evenemangsmall eller skapa en egen och anslut den här.

• Tags: lägg till taggar för att kortfattat ange vad evenemanget är för (t.ex. tradeshow). Taggar hjälper till att bättre organisera evenemangskort i kanban och är användbara när du använder sökfilter under rapporteringsperioder.

• Organizer: ange organisatör(er) för evenemanget. Detta fält är vanligtvis det företag som äger Odoo-databasen, eller en leverantör.

• Responsible: namnge den person som är ansvarig för att organisera evenemanget.

• Website: ange vilken eller vilka Odoo-webbplatser som händelsen ska publiceras på.

• Venue: ange information om spelplatsen här om det är en ny skiva, eller välj från en befintlig plats.

• Limit Registrations: när denna inställning är aktiverad begränsas antalet deltagarregistreringar till ett angivet belopp

• Autoconfirmation: när den här inställningen är aktiverad hoppar du över bekräftelseförfrågan som skickas via e-post till personer som registrerar sig för evenemanget och bekräftar automatiskt deras registrering.

När fälten i evenemangsformuläret är ifyllda, gå vidare till flikarna Tickets och Communication, och eventuellt fliken Questions om registreringarna kräver ytterligare information.

Lägg till och sälj evenemangsbiljetter¶

Under fliken Tickets lägger du till rader för varje typ av biljett som evenemanget planerar att erbjuda. Här bestämmer du biljettpriset, start- och slutdatum för registreringar samt det maximala antalet biljetter som kan säljas.

Om biljettförsäljning inte är nödvändigt för evenemanget kommer en enkel Registrering-knapp att visas på evenemangets sida som standard.

Skicka automatiserade e-postmeddelanden, textmeddelanden och sociala inlägg till deltagare i evenemanget¶

Under fliken Kommunikation kan du konfigurera personliga e-postmeddelanden, SMS eller sociala inlägg för att hålla kontakten med deltagarna i evenemanget. För varje meddelande klickar du på Lägg till en rad i fliken Kommunikation och väljer (eller skapar) sedan en kommunikationsmall med hjälp av rullgardinsmenyn i kolumnen Mall.

Definiera sedan Interval och Unit för hur ofta meddelandet ska skickas; använd dessa tidsfält för att ange hur ofta Hours, Days, Weeks eller Monthhs meddelanden ska skickas. Det finns också möjlighet att skicka meddelanden omedelbart efter att en angiven Trigger har aktiverats.

I den sista kolumnen bestämmer du Trigger som styr hur och när meddelandet skickas. För denna åtgärd, välj mellan: Före evenemanget, Efter varje registrering, eller Efter evenemanget.

Bifoga ett frågeformulär till anmälningar till evenemang¶

Att använda ett frågeformulär vid anmälan till evenemanget är ett effektivt sätt att i förväg ta reda på vilka önskemål, behov och intressen deltagarna har. Frågeformulär fungerar också som informativa analysverktyg för rapporteringsperioder före (eller efter) evenemanget.

För att skapa ett frågeformulär, gå från applikationen Events till Configuration ‣ Settings och aktivera sedan inställningen Questions.

Med inställningen aktiverad kan frågor och svar nu läggas till (och registreras) under fliken Questions på eventformuläret. För varje fråga anger du om den bara ska ställas en gång med kryssrutan Ask once per order, eller om frågan kräver ett Mandatory Answer, vilket gör att frågan krävs för registrering.

Det finns två Frågetyper att välja mellan: Val och Textinmatning. Med Selection-typen kan deltagarna välja ett svar från förkonfigurerade alternativ, som anges på fliken Answers nedan. Med typen Textinmatning kan deltagarna skriva in sitt eget svar på frågan i en textruta.

Logga in interna anteckningar eller lägg till biljettinstruktioner¶

På fliken Notes finns möjlighet att lägga till en Note och/eller Ticket instructions.

Under Note kan interna anteckningar lämnas (t.ex.: att göra-listor, kontaktinformation, etc.) för evenemangets personal att referera till. I fältet Ticket instructions kan användbar information för personal och deltagare delas (t.ex. vägbeskrivning till platsen, öppnings-/stängningstider etc.)

Bjuda in deltagare till evenemanget¶

För att bjuda in personer till ett evenemang, klicka på knappen Invite som finns i det övre vänstra hörnet av evenemangsformuläret.

I formuläret för inbjudningsmallen finns alternativ för att skicka inbjudningar via e-post eller SMS. Varje meddelande kan anpassas helt och hållet och mottagare kan läggas till.

Att lägga till en Subject-rad för inbjudningsmeddelandet är obligatoriskt, men Preview Text-fältet är valfritt. Preview Text är en fängslande förhandsmening som är tänkt att uppmuntra mottagarna att öppna e-postmeddelandet.

Välj inbjudna och konfigurera mottagarfilter¶

I mitten av inbjudningsformuläret, hitta och klicka på Mottagare fält, för att avslöja en rullgardinsmeny med mottagaralternativ. Dessa val representerar var Odoo kommer att hitta de önskade mottagarnas information.

När ett alternativ från denna meny har valts (t.ex. Applicant, Contact, Event Registration, Lead/Opportunity, etc.) kommer Odoo att skicka inbjudan till alla mottagare som matchar den första regeln. Ytterligare regler kan läggas till för att begränsa målmottagarna genom att klicka på Add Filter.

Om du klickar på Add Filter visas tre fält, formaterade som en ekvation. För att visa undermenyalternativen klickar du på varje fält och gör önskade val tills den önskade konfigurationen har uppnåtts. Antalet Records som matchar regeln/reglerna anges till höger om fältet Recipients, i grönt.

Till höger om varje regel finns ikonerna x, + och …. Ikonen x raderar en specifik nod (rad) i regeln. Ikonen + lägger till en nod (rad) till regeln. Och ikonen … lägger till en förgrening till noden. En förgrening innebär att två ytterligare, indragna undernoder läggs till i regeln, vilket ger ännu mer specificitet till raden ovanför den.

Skapa en anpassad inbjudan till evenemanget¶

På fliken Mail Body finns ett antal förkonfigurerade meddelandemallar att välja mellan. Välj önskad mall och modifiera varje element i dess designdetaljer med Odoo’s drag-and-drop webbbyggare, som finns på höger sidofält.

Ändra inställningar för inbjudan till evenemang¶

Alternativen under fliken Inställningar är olika beroende på vilken Mailing-typ som angetts.

Om alternativet Email är valt som Mailing Type, kan en anställd anges som Responsible, vilket innebär att den personen är ansvarig för just detta inbjudningsmeddelande. Send From och Reply To e-postaliaser kan också anges här.

Om några specifika dokument krävs (eller är till hjälp) för denna inbjudan, kan de skickas tillsammans med detta e-postmeddelande genom att klicka på ATTACH A FILE och lägga till lämpligt dokument.

Om alternativet SMS är valt som Mailing Type, kan en Responsible utses, och alternativet att Include an opt-out link är tillgängligt.

Skicka inbjudningar till evenemang till mottagare¶

Om den valda Mailing Type är Email, finns det tre alternativ för att skicka inbjudan: Send, Schedule, och Test.

Alternativet Send skickar inbjudan direkt. Alternativet Schedule visar en popup där du kan välja ett datum/tid för när e-postmeddelandet ska skickas. Alternativet Test visar en Test Mailing pop-up, där specifika mottagares e-postadresser kan anges för att Odoo ska skicka dem den aktuella versionen av utskicket för granskning innan det officiellt skickas ut till potentiella evenemangsdeltagare.

Om Mailing Type är SMS finns det fyra alternativ för att skicka inbjudan: Put in Queue, Send Now, Schedule, och Test.

Alternativet Put in Queue schemalägger ett SMS-meddelande till alla mottagare (som matchar de angivna reglerna, om några) inom en snar framtid. Om du klickar på Put in Queue visas en popup som kräver bekräftelse. När du har bekräftat visas en blå banner i formuläret för inbjudan till evenemanget, som anger att SMS:et kommer att skickas senare samma dag.

Publicera evenemang¶

Innan ett evenemang har publicerats kommer det att vara dolt för allmänheten på webbplatsen och det kommer inte att vara möjligt att registrera sig för det. För att publicera ett evenemang, navigera till det antingen från backend av Odoo genom Events ansökan, eller komma åt den dolda evenemangssidan genom frontend som antingen en priveliged användare eller administratör.

Om du navigerar från backend, gå till händelseformuläret och klicka på Go to Website smart-knappen för att nå händelsesidan på webbplatsen (på frontend). Om du startar från frontend navigerar du helt enkelt till den händelsesida som behöver publiceras.

Oavsett väg kan en händelsesida endast publiceras från frontend. I det övre högra hörnet på evenemangssidan på webbplatsen växlar du från den röda Ompublicerad-statusen till den gröna Publicerad-statusen. Genom att göra detta blir händelsesidan omedelbart tillgänglig för allmänheten på webbplatsen.