Urmăriți și facturați timpul¶

Odoo Helpdesk provides teams with the ability to track the amount of hours spent working on a ticket, and to bill a customer for that time. Through integrations with the Sales, Timesheets and Accounting applications, customers can be charged once the work is completed, or before it has even begun.

Configurați funcțiile de urmărire și timp de facturare¶

Before a customer can be invoiced for support services, the Track & Bill Time features must first be enabled. These features must be enabled on each Helpdesk team where they will be utilized.

Activați timpul de urmărire și facturare într-o echipă de asistență¶

To view and enable the Track & Bill Time features on a Helpdesk team, first navigate to Helpdesk ‣ Configuration ‣ Teams. Then select a team from the list or create a new one. This will reveal a team’s settings page.

Pe pagina de setări a echipei, derulați la secțiunea Track & Bill Time. Bifați casetele etichetate Foaie de pontaj și Facturare timp.

Odată bifată caseta Foi de pontaj, apare un câmp nou, etichetat Proiect.

The project selected in this field is where all the timesheets for this team’s tickets will be recorded. Click into the drop-down menu to select a Project.

To create a new project where the timesheets will be recorded, click into the drop-down menu, type a name for the project, and then click Create.

Configurați produsele de service¶

When the Time Billing feature is enabled, a new product is created in the Sales app called Service on Timesheets. This product can be found under Sales ‣ Products ‣ Products. Search for Service on Timesheets in the Search… bar. This is the product that will be used when invoicing for post-paid support services after they have been completed.

Select Service on Timesheets from the product page. This reveals the product detail form. The product is configured with the Product Type set to Service and the Invoicing Policy set to Based on Timesheets.

In order to invoice for support services before the work has been completed (also known as prepaid support services), a separate product with a different invoicing policy must be created.

To create a new service product, go to Sales ‣ Products ‣ Products and click New. This will reveal a blank product detail form.

Pe noul formular de produs, adăugați un Nume produs și setați Tipul de produs la Serviciul. Apoi, setați Politica de facturare la Preplătit anticipat/Preț fix. Aceasta înseamnă că poate fi generată o factură și plata poate fi primită pentru acest produs înainte ca orice înregistrări de pontaj să fie înregistrate pentru aceste servicii.

În cele din urmă, setați Prețul de vânzare și confirmați că Unitatea de măsură este setată la Ore.

Facturați servicii de asistență preplătite¶

When support services are billed on a fixed price, an invoice can be created before any work is completed on the issue. In this case, a service product with the invoicing policy set to Prepaid/Fixed Price would be used, just like the section above.

Creați o comandă de vânzare cu un produs preplătit¶

To invoice a customer for prepaid support services, first create a sales order (SO) with the support services product. To do this, go to Sales ‣ Orders ‣ Quotations ‣ New, which reveals a blank quotation form.

Apoi, completați formularul de ofertă cu informațiile despre client.

Accesați fila Linii de comandă a ofertei și faceți clic pe Adăugați un produs. Apoi, selectați produsul de servicii preplătite configurat în pașii de mai sus. Actualizați câmpul Cantitate cu numărul de ore.

După actualizarea oricăror alte informații necesare, Confirmați oferta. Aceasta transformă oferta într-un SO.

Creați și trimiteți o factură pentru servicii preplătite¶

Once the SO has been confirmed, click the Create Invoice button. This will open a Create Invoices pop-up window.

If no down payment will be collected, the Create Invoice type can remain as Regular Invoice. If a down payment will be collected, choose between either Down payment (percentage) or Down payment (fixed amount).

După ce au fost introduse informațiile necesare, faceți clic pe Creați Ciornă de Factură.

Factura poate fi apoi trimisă clientului pentru plată.

Creați bilet de serviciu de asistență pentru servicii preplătite¶

Pentru a crea un bilet Helpdesk pentru servicii preplătite, navigați la Helpdesk și faceți clic pe butonul Bilete pentru a dezvălui conducta unei anumite echipe. Faceți clic pe Nou pentru a crea un bilet nou.

Pe formularul de bilet necompletat, creați un bilet Titlu și introduceți informațiile Customer.

When the customer name is added, the Sales Order Item field will automatically populate with the most recent prepaid sales order item that has time remaining.

Urmăriți orele pe biletul de asistență¶

Timpul petrecut lucrând la un bilet Helpdesk este urmărit în fila Foaie de pontaj de pe biletul specific.

În formularul de detalii ale biletului, faceți clic pe fila Foi de pontaj și faceți clic pe Adăugați o linie. Alegeți un Angajat, adăugați o Descriere a sarcinii și introduceți numărul de Ore petrecute.

As new lines are added to Timesheets tab, the Remaining Hours on SO field is automatically updated.

Pe măsură ce orele sunt adăugate la fila Foile de pontaj, acestea sunt actualizate automat și în câmpul Livrate din SO.

Facturați servicii de asistență postplătite¶

When support services are billed based on the amount of time spent on an issue, an invoice cannot be created before the total number of hours required to solve the problem have been entered on a timesheet. In this case, a service product with the invoicing policy set to Based on Timesheets would be used, like the one created above.

Creați o comandă de vânzare cu un produs urmărit în timp¶

To invoice a customer for post-paid support services, first create a sales order (SO) with the support services product. To do this, go to Sales ‣ Orders ‣ Quotations ‣ New.

Completați oferta cu informațiile despre client.

În fila Linii de comandă, faceți clic pe Adăugați un produs. Selectați produsul de servicii postplătite configurat în pașii de mai sus. După actualizarea oricăror alte informații necesare, Confirmați oferta.

Creați un bilet de serviciu de asistență pentru servicii urmărite în timp¶

To record a Timesheet entry for time-tracker services, go to Helpdesk and select the appropriate team for which these services apply.

If there is already an existing ticket for this issue, select it from the kanban view. This will open the ticket details form. If there is no existing ticket for this customer issue, click New to create a new ticket and enter the necessary customer information on the blank ticket details form.

After selecting or creating a ticket, go to the Sales Order Line drop-down menu. Select the SO created in the previous step.

Urmăriți orele de asistență pe un bilet¶

Pentru a crea o factură pentru un produs pe baza foilor de pontaj, orele trebuie urmărite și înregistrate. În acest moment, serviciul este considerat livrat. Pentru a înregistra orele pentru acest serviciu de asistență, faceți clic pe fila Fișe de pontaj a biletului.

Faceți clic pe Adăugați o linie pentru a înregistra o nouă intrare. Selectați un Angajat din meniul derulant și înregistrați timpul petrecut în coloana Ore petrecute.

Repetați acești pași după cum este necesar până când tot timpul petrecut cu problemele a fost înregistrat.

Creați o factură pentru orele urmărite pe un bilet¶

After the customer’s issue has been solved, and it is determined no new timesheet entries will be made, an invoice can be created, and the customer can be billed.

Pentru a face acest lucru, reveniți la SO făcând clic pe butonul inteligent Comandă de vânzare din partea de sus a biletului.

Înainte de a crea factura, confirmați că numărul din coloana Livrate se potrivește cu numărul total de Ore petrecute enumerate în fila Foile de pontaj de pe bilet.

Then, click Create Invoice. This will open a Create Invoices pop-up window. If no down payment will be collected, the Create Invoice type can remain as Regular Invoice. If a down payment will be collected, choose between either Down payment (percentage) or Down payment (fixed amount).

When the necessary information has been entered, click Create Invoice. The invoice can then be sent to the customer for payment.