Facturare in functie de timp si materiale¶

Facturarea bazată pe timp și/sau materiale este utilizată de obicei atunci când estimarea cu precizie a dimensiunii unui proiect nu este posibilă sau când cerințele unui proiect se pot schimba.

Acest lucru este diferit de un contract cu preț fix, când un client este de acord să plătească un total specificat pentru îndeplinirea contractului — indiferent de ceea ce trebuie plătit angajaților, subcontractanților, vânzătorilor, furnizorilor și așa mai departe .

Aplicația Odoo Vânzări poate factura timp și diverse alte cheltuieli (de exemplu, transport, cazare), precum și achiziții necesare pentru a onora o comandă.

Configurarea aplicației și a setărilor¶

În primul rând, pentru a ține evidența cu exactitate a progresului unui proiect, aplicațiile Odoo Proiect și Contabilitate trebuie să fie instalate.

Pentru a instala aplicația Project, navigați la Tabloul de bord principal Odoo ‣ Aplicații. Apoi, pe pagina Aplicații, localizați blocul de aplicație Proiect și faceți clic pe Activați. Pagina se reîmprospătează automat și revine la tabloul de bord principal Odoo, unde aplicația Proiect este acum disponibilă pentru acces.

Repetați același proces pentru a instala aplicația Contabilitate.

După instalare, faceți clic pe pictograma aplicației Accounting din tabloul de bord principal Odoo și navigați la Configuration ‣ Settings. Pe pagina Setări, derulați în jos la secțiunea Analitice și asigurați-vă că caseta de lângă Contabilitate analitică este bifată.

Apoi, faceți clic pe Salvați pentru a salva toate modificările.

Apoi, navigați la Tabloul de bord principal Odoo ‣ Aplicația proiect ‣ Configurare ‣ Setări. Pe pagina Setări, în secțiunea Gestionarea timpului, asigurați-vă că caseta de lângă caracteristica Foi de pontaj este bifată.

Apoi, faceți clic pe Salvați pentru a salva toate modificările.

Configurarea produsului de service¶

Cu funcția Foi de pontaj activată în aplicația Proiect, acum este posibilă facturarea pentru timpul petrecut pe un proiect, dar numai atunci când au fost efectuate următoarele configurații de produs.

Pentru a configura un produs de serviciu, mai întâi navigați la Aplicația de vânzări ‣ Produse ‣ Produse. Pe pagina Produse, selectați produsul de serviciu dorit pentru a fi configurat sau faceți clic pe Nou pentru a crea un produs nou.

Din formularul de produs, în fila Informații generale, setați Tipul de produs la Serviciul. Apoi, deschideți meniul derulant în câmpul Politica de facturare și selectați Based on Timesheets.

Apoi, din meniul drop-down Creare on Order, selectați Proiect & Sarcină. Această setare indică faptul că, atunci când o comandă de vânzare este creată cu acest produs de serviciu specific, un nou proiect și sarcină sunt create în aplicația Proiect.

Adăugați timpul petrecut la comanda de vânzare¶

După configurarea corectă a unui produs de serviciu cu opțiunile corecte de Politica de facturare și Creare la comandă, este posibil să adăugați timpul petrecut la o comandă de vânzare.

Pentru a vedea asta în acțiune, navigați la Aplicația de vânzări ‣ Nou pentru a deschide un formular de ofertă necompletat. Apoi, continuați să adăugați un Client, iar în fila Linii de comandă, faceți clic pe Adăugați un produs și selectați produsul de serviciu configurat corespunzător din meniul drop-down.

Apoi, faceți clic pe Confirm pentru a confirma comanda.

După confirmarea comenzii de vânzare, în partea de sus a formularului de comandă apar două butoane inteligente: Proiecte și Sarcini.

Dacă se face clic pe butonul inteligent Proiecte, acesta dezvăluie proiectul specific legat de această comandă de vânzare. Dacă se face clic pe butonul inteligent Tasks, acesta dezvăluie sarcina specifică a proiectului legată de această comandă de vânzare. Ambele sunt accesibile și în aplicația Proiect.

Pentru a adăuga timpul petrecut pentru o comandă de vânzare, faceți clic pe butonul inteligent Sarcini.

Pe formularul de activitate, selectați fila Foaie de pontaj. Din fila Fișe de pontaj, angajații pot fi desemnați să lucreze la proiect, iar timpul pe care îl petrec lucrând la sarcină poate fi adăugat de către angajați sau de către persoana care a creat comanda de vânzare.

Pentru a adăuga un angajat și timpul petrecut lucrând la sarcină, faceți clic pe Adăugați o linie în fila Foaie de pontaj. Apoi, selectați Data și Angajat corespunzătoare. Există, de asemenea, opțiunea de a adăuga o scurtă descriere a muncii efectuate în acest timp în coloana Description, dar nu este obligatorie.

În cele din urmă, introduceți cantitatea de timp lucrat la sarcină în coloana Ore petrecute și faceți clic departe pentru a completa acel rând în fila Foaie de pontaj.

Notă

Timpul introdus în coloana Ore petrecute se reflectă imediat în câmpul Timp alocat (situat în partea de sus a formularului de activitate) ca procent, care reflectă cât de mult din totalul orelor de lucru alocate au fost făcute până acum.

Aceleași informații se găsesc sub formă de ore numerice în câmpurile Ore petrecute și Ore rămase, situate în partea de jos a filei Foaie de pontaj.

Repetați acest proces pentru cât de mulți angajați și ore au fost lucrate la proiect.

Timpul petrecut pe factura¶

Odată ce toți angajații necesari și timpul petrecut au fost adăugați la sarcina proiectului, reveniți la comanda de vânzare pentru a factura clientul pentru acele ore. Pentru a face acest lucru, fie dați clic pe butonul inteligent Comandă de vânzări din partea de sus a formularului de activitate, fie reveniți la comanda de vânzare prin link-urile de breadcrumb, situate în partea din stânga sus a ecranului.

Înapoi pe formularul de comandă de vânzări, ora care a fost adăugată sarcinii este reflectată în fila Linii de comandă (în coloana Livrate) și în noua Ore înregistrate butonul din partea de sus a comenzii de vânzare.

Pentru a factura clientului pentru timpul petrecut pe proiect, faceți clic pe Creați factură și selectați Factură obișnuită din fereastra pop-up Creați facturi. Apoi, faceți clic pe Creați proiectul de factură.

Procedând astfel, dezvăluie o Ciornă de factură pentru client, care arată în mod clar toate lucrările efectuate în fila Linii de factură.

Sfat

Fiți atenți la coloana Distribuție analitică din Factura clientului, deoarece aceste informații sunt necesare pentru a vă asigura că alte sarcini de facturare de timp/materiale sunt îndeplinite corect și cu acuratețe. Acordați atenție Analitică Distribuție din coloana Factura clientului, deoarece aceste informații sunt necesare pentru a se asigura că alte sarcini de facturare de timp/materiale sunt îndeplinite corect și cu acuratețe.

Faceți clic pe Confirmați pentru a confirma factura și a continua cu procesul de facturare.

Configurarea cheltuielilor¶

Pentru a urmări și factura cheltuielile legate de o comandă de vânzare, aplicația Odoo Cheltuieli trebuie să fie instalată.

To install the Expenses app, navigate to Odoo main dashboard ‣ Apps. Then, on the Apps page, locate the Expenses app block, and click Activate.

The page automatically refreshes and returns to the main Odoo dashboard, where the Expenses app is now available to access.

Add expenses to sales order¶

To add an expense to a sales order, first navigate to the Expenses app. Then, from the main Expenses dashboard, click New, which reveals a blank expense form.

On the expense form, add a Description of the expense (e.g. Hotel Stay, Plane Ticket). Next, in the Category field, select the appropriate option from the drop-down menu (e.g. Meals, Miles, Travel & Accommodation).

Then, enter the total amount of the expense in the Total field, as well as any Included Taxes that may apply. Next, ensure that the correct Employee is selected, and designate who paid for the expense in the Paid By field: the Employee (to reimburse) or the Company.

Next, in the Customer to Reinvoice field, select the appropriate sales order from the drop-down menu. Then, select that same sales order information from the Analytic Distribution field, as well.

If there are any receipts that should be uploaded and attached to the expense, click the Attach Receipt button, and upload the necessary documents to the expense. This is not required, but it may affect whether or not an expense is approved.

When all the information has been entered, click Create Report to create an expense report detailing all the expense information that was just entered.

Then, there’s the option to Submit to Manager for approval. Once approved, the Report in Next Payslip appears.

To showcase a complete flow in this example, select Submit to Manager. Then, the manager would click Approve to approve this expense, and click Post Journal Entries to post this expense to the accounting journal.

Refacturare cheltuieli¶

To invoice a customer for an expense on a sales order, navigate to the related sales order, either from the Sales app or from the expense report in the Expenses app. From the expense report, click the Sales Orders smart button at the top of the page.

If the expense report was linked to the sales order, the newly-configured expense now has its own line in the Order Lines tab, and can be invoiced to the customer.

To invoice the customer for the expense on the sales order, click Create Invoice, select Regular Invoice from the Create invoices pop-up window, then click Create Draft Invoice.

Doing so reveals a Customer Invoice Draft for the expense. Then, the invoicing process can be completed as usual.

Purchase configuration¶

In order to invoice a customer for purchases made on a sales order, the Purchase application must be installed.

To install the Purchase application, navigate to Odoo main dashboard ‣ Apps. Then, on the Apps page, locate the Purchase app block, and click Activate. The page automatically refreshes and returns to the main Odoo dashboard, where the Purchase app is now available to access.

Add purchase to sales order¶

To add a purchase to a sales order, a purchase order must first be created. To create a purchase order, navigate to Purchase app ‣ New to reveal a blank purchase order form.

First, add a Vendor to the purchase order. Then, under the Products tab, click the extra column options drop-down menu, represented by two horizontal lines with dots on them, located to the far-right of the column headers. From that drop-down menu, select Analytic Distribution.

After adding the Analytic Distribution column to the headers on the Products tab of the purchase order form, proceed to add the product(s) to the purchase order. To do that, click Add a product, and select the desired product from the drop-down menu. Repeat for all the products to add.

Important

In order for a purchase to be properly invoiced on a sales order, the product on the purchase order must be marked as Can be Expensed, have an Invoicing Policy set to Delivered quantities, and have the At cost option selected in the Re-Invoice Expenses field on its product form.

Then, select the appropriate Analytic Distribution associated with the sales order to which this purchase order is related. To do that, click the empty Analytic Distribution field to reveal an Analytic pop-up window.

Then, from the Departments drop-down menu, select the analytic distribution associated with the desired sales order to be invoiced for the purchase.

Once all the information is entered in the Products tab of the purchase order, confirm the order by clicking Confirm Order. Then, click Receive Products when the products have been received. This creates a receipt form.

Then, click Validate to validate the purchase order.

Next, return to the purchase order, via the breadcrumb links at the top of the page, and click Create Bill to create a vendor bill that can be invoiced to the customer on the attached sales order.

Then, click Confirm to confirm the vendor bill, which is then automatically added to the sales order, where it can be invoiced directly to the customer attached to it.

Invoice purchase¶

To invoice a customer for a purchase on a sales order, first add the purchase to the sales order, then navigate to the desired sales order in the Sales app.

On the sales order that was attached to the purchase order, the purchased product now has its own product line under the Order Lines tab, and it is ready to be invoiced.

To invoice the customer for the purchase, simply click Create Invoice, select Regular Invoice from the Create invoices pop-up window, then click Create Draft Invoice.

Doing so reveals a Customer Invoice Draft with the newly-added purchase order product in the Invoice Lines tab.

To complete the invoicing process, click Confirm to confirm the invoice, and then click Register Payment in the Register Payment pop-up form.