Mesaje vocale și mesaje audio¶

Gestionarea mesageriei vocale este o parte importantă a oricărei afaceri. O companie trebuie să își acceseze mesajele cu ușurință și să rămână la curent cu orice apel pierdut. Înregistrarea mesajelor audio, cum ar fi mulțumirea unui apelant pentru că l-a contactat sau direcționarea acestuia către extensia potrivită, este, de asemenea, o modalitate excelentă de a personaliza interacțiunea de afaceri și de a da tonul cu clientul.

Acest document acoperă configurația atât a mesajelor vocale, cât și a mesajelor audio în portalul administrativ Axivox.

Setați limba globală¶

Pentru a începe să utilizați mesajele vocale și mesajele audio cu Axivox, limba globală ar trebui setată în setările portalului de administrare Axivox. Pentru a face asta, navigați la manage.axivox.com. După conectarea la portal, accesați Setări ‣ Limbă globală (de ex.: mesaje vocale,…).

De aici, setați limba fie la: Francais, English, Espanol sau Deutsch.

Apoi, faceți clic pe Salvați, urmat de Aplicați modificări în colțul din dreapta sus al paginii Setări generale pentru a implementa modificarea în producție.

Activați mesageria vocală¶

Pentru ca un utilizator să utilizeze mesageria vocală în Axivox, funcția de mesagerie vocală trebuie să fie activată în portalul administrativ Axivox. Pentru a începe să utilizați mesageria vocală cu un utilizator, navigați la manage.axivox.com. Apoi, conectați-vă cu acreditările de administrator corespunzătoare.

În meniul din stânga al panoului administrativ Axivox, faceți clic pe Utilizatori.

Apoi, faceți clic pe utilizatorul specific pentru care ar trebui să fie activată mesageria vocală. Sub secțiunea marcată, Mesajă vocală, deschideți meniul derulant și faceți clic pe Da.

În cele din urmă, Salvați modificarea, apoi faceți clic pe Aplicați modificări în colțul din dreapta sus al ecranului.

Mesageria vocală¶

Următorul pas este configurarea căsuțelor vocale individuale pe portalul administrativ Axivox. Pentru a accesa portalul, vizitați manage.axivox.com și conectați-vă. Apoi, navigați la Voicemails, aflat în meniul din stânga.

Dacă opțiunea de mesagerie vocală a fost activată în profilul utilizatorului, folosind acest proces Activați mesageria vocală, atunci se creează automat un mesaj vocal pe pagina Mesajele vocale.

Creați manual mesageria vocală¶

Pentru a crea manual o nouă căsuță vocală, faceți clic pe Adăugați un mesaj vocal pe pagina Mesaje vocale. Sau editați o casetă de mesagerie vocală existentă, făcând clic pe Editați în extrema dreaptă a unei căsuțe de mesagerie vocală existentă pe pagina Mesaje vocale.

Noua căsuță vocală creată manual ar trebui să fie atașată unui număr de intrare, astfel încât să poată primi mesaje. Pentru a face acest lucru, navigați la Numere primite, aflat în meniul din stânga. Apoi, faceți clic pe Editați în extrema dreaptă a numărului specific la care ar trebui să fie conectată mesageria vocală.

În câmpul Tipul de destinație pentru apel vocal, faceți clic pe meniul derulant și selectați Mesajă vocală. Apoi, deschideți meniul derulant pe următoarea linie etichetată, Mesajă vocală și selectați caseta de mesagerie vocală creată manual.

Apoi, dacă este cazul, în câmpul etichetat, Adresa de e-mail de destinație pentru SMS-urile primite, introduceți un e-mail la care să poată fi primite mesajele text primite trimise către numărul primit. Unele numere primite (SUA +1) din Axivox sunt capabile să primească mesaje text de la persoane fizice și numere automate.

În cazul în care acest câmp este lăsat gol, se folosește adresa de destinație implicită (așa cum a fost stabilită anterior la începutul procesului de creare manuală a unei mesagerie vocale).

După ce toate configurațiile dorite sunt finalizate, faceți clic pe Salvați, apoi faceți clic pe Aplicați modificări în colțul din dreapta sus al ecranului pentru a implementa modificarea în producție.

Notificări¶

Acum, ori de câte ori se primește un mesaj vocal în oricare dintre căsuțele de mesagerie vocale pre-configurate automat sau conectate manual, un e-mail este trimis la adresa de e-mail a utilizatorului, așa cum este listată în pagina Mesaje vocale sau în profilul Axivox al utilizatorului .

Aceste informații pot fi accesate navigând la Utilizatori din meniul din stânga și făcând clic pe Editează lângă utilizatorul în cauză.

Redirecționare către mesageria vocală¶

În Axivox, există și numeroase setări de redirecționare pentru un utilizator. Pentru a accesa aceste setări de redirecționare, accesați manage.axivox.com și conectați-vă.

Apoi, navigați la Utilizatori, aflat în meniul din stânga.

De acolo, faceți clic pe utilizatorul specific la care ar trebui adăugat redirecționarea. Apoi, deschideți fila Redirecționări.

Dacă utilizatorul este ocupat cu un alt apel, sau departe de telefon, există o opțiune prezentă în această filă pentru a Trimite la mesageria vocală ca ultimă soluție, situată în Redirecționare fără răspuns și Redirecționare pe câmpuri ocupate.

Dacă caseta Trimite la mesageria vocală ca ultimă soluție este bifată, atunci când acțiunile de redirecționare menționate în fiecare secțiune nu au succes, apelantul este direcționat către mesageria vocală setată pe utilizatorul respectiv.

Când toate configurațiile dorite sunt finalizate, faceți clic pe Salvați, apoi faceți clic pe Aplicați modificări în colțul din dreapta sus al ecranului pentru a implementa modificarea.

Mesaje audio¶

Este posibil să adăugați mesaje audio înainte chiar de preluarea apelului unui client, pentru a-i informa despre timpul de așteptare pentru livrări, disponibilitatea unui produs sau orice alte mesaje promoționale importante.

Pentru a înregistra un mesaj audio în Axivox, navigați la manage.axivox.com și conectați-vă.

Apoi, faceți clic pe Mesaje audio din meniul din stânga. Din pagina Mesaje audio, faceți clic pe Adăugați un mesaj.

Introduceți un Nume și faceți clic pe Salvați.

După ce faceți clic pe Salvați, browserul redirecționează înapoi la pagina principală Mesaje audio, unde mesajul nou creat poate fi găsit în listă.

Există două moduri diferite de a face mesajul audio. Utilizatorul poate fie să înregistreze mesajul prin telefon, fie să tasta mesajul (în text) și să selecteze un difuzor generat de computer pentru a citi mesajul.

Înregistrați mesajul audio¶

Pentru a înregistra un mesaj audio prin telefon, faceți clic pe butonul portocaliu etichetat, Înregistrați/Ascultați, situat în dreapta mesajului dorit din lista de înregistrat, pe pagina Mesaje audio.

Când faceți clic, apare o fereastră pop-up Înregistrați / ascultați un mesaj. De aici, mesajul este apoi înregistrat, prin intermediul uneia dintre extensiile care este asociată utilizatorului. În câmpul Extensie de utilizat pentru gestionarea mesajelor, faceți clic pe meniul drop-down și selectați extensia la care Axivox ar trebui să sune pentru a înregistra mesajul.

Apoi, faceți clic pe OK pentru a începe apelul.

La conectarea la linia de gestionare a recorderului audio Axivox, un operator înregistrat de limbă franceză oferă următoarele opțiuni:

1. Apăsați 1 pentru a înregistra un mesaj.

2. Apăsați 2 pentru a asculta mesajul curent.

Apăsați fie 1, fie 2, în funcție de dacă există sau nu deja un mesaj prezent în sistem pentru acest mesaj audio particular care necesită o revizuire, înainte de a înregistra unul nou.

Înregistrați noul mesaj audio după ce apăsați 1, apoi apăsați # pentru a termina înregistrarea.

Operatorul de limbă franceză revine la rând prezentând din nou primul set de întrebări:

1. Apăsați 1 pentru a înregistra un mesaj.

2. Apăsați 2 pentru a asculta mesajul curent.

Apăsați # pentru a termina apelul.

Scrieți mesaj audio¶

Pentru a tasta mesajul și a selecta un difuzor computerizat pentru a rosti textul, navigați la Mesaje audio din meniul din stânga.

Din pagina Mesaje audio, selectați butonul albastru etichetat, Mesaj text, lângă mesajul audio corespunzător Nume la care ar trebui să fie atașat mesajul.

Procedând astfel, apare o fereastră pop-up Conversie text în mesaj.

Din fereastra pop-up Convertire în mesaj text, faceți clic pe meniul derulant de lângă câmpul etichetat, Voce și selectați o opțiune pentru Textul de citit în.

După ce a fost făcută selecția Voce și mesajul a fost scris în câmpul Text, faceți clic pe Generează pentru a procesa fișierul audio.

Textul este citit în aceeași limbă în care este scris în câmpul Text. Dacă limba diferă în câmpul Voce, atunci vorbitorul computerizat folosește un accent.

În cele din urmă, când acești pași sunt finalizați, faceți clic pe Salvați pentru a salva mesajul audio.

Pentru a implementa modificările, faceți clic pe Aplicați modificări în colțul din dreapta sus al ecranului.

Muzică în așteptare¶

Axivox are opțiunea de a adăuga muzică de așteptare personalizată la apel ori de câte ori un apelant așteaptă ca apelul său să fie răspuns. Pentru a adăuga muzică de așteptare la portalul administrativ Axivox, navigați la manage.axivox.com și conectați-vă.

Apoi, faceți clic pe Music on hold din meniul din stânga și apare o fereastră pop-up Schimbați muzica în așteptare.

În fereastra pop-up Schimbați muzica în așteptare, faceți clic pe butonul Choose File pentru a selecta un fișier MP3 (MPEG Audio Layer 3) sau WAV (Waveform Audio File Format) pentru a fi încărcat.

Odată ce fișierul este selectat, bara Progression arată o stare de încărcare. Când această activitate se încheie, fereastra poate fi închisă, făcând clic pe Închidere.

Când modificările dorite sunt complete, faceți clic pe Aplicați modificări în colțul din dreapta sus al ecranului.